采购部ISO文件...doc

采购部ISO文件 来源: 珠三角采购网
1、目的
为使本公司采购作业有所依循，物料有所控制，达到提供适质、适量的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求条件，物制定本程序。
2、适用范围
适用于原物料、生产辅料、仪器设备、办公劳保用品等有形物之采购及承运、委外加工等劳务管理。关注更多免费采购流程，采购管理，合同范本，销售管理，销售技巧。

3、职责
3．1 物料课长：订购价格在5万元以上之订单之审核。
3．2 采购课：运输、办公劳保用品、生产及辅助材料、承运及委外加工之采购经办单位。
3．2．1 采购主管：采购计划之编制、5万以下订单之审核及5万以上订单之复核、急料之跟催。
3．2．2 采购员：订单之计算与下达、物料之跟催。
3．3 货仓部收料员：所有有形物料、设备及办公劳保品之数量验收。
3．4 IQC部：秘有生产及辅助材料品质验收。
3．5 工程部：仪器设备品质验收。
3．6 工模部：工模品质验收。
3．7 PMC部：生产计划之编排，物料之跟踪及交期控制。
4、定义
4．1 订购点=实际最低存量=理想最低存量+安全存量=购备时间*每日耗用量+安全存量。
4．2 购备时间=处理订购时间+承商制备时间+运交时间+检验验收时间。
4．3 最高存量=一个生产周期时间*每日耗用量+安全存量。
4．4 存货订购量=最高存量-安全存量=一个生产周期时间*每日耗量。
4．5 净需求=计划生产量*BOM+损耗?库存量?已订未交量。
4．6 库存量=现有库存?生产线已开单未领量。
4．7 已订未交量=订购量-已交货数量。
5、程序要点
5．1 下达月出货计划：PMC接到订单计划后，经分析物料、产能及其他因素、编制月出货计划，并下达到采购部。（有关作业参考《生产计划控制程序》）
5．2 提出采购需求：
5．2．1提出物料、半成品外协采购需求
A、订存货：物料库存到达订购点（实际最低存量）时，由采购员下达《订购单》进行订购，订购量介于“订购点”与“最高丰量”之间。
B、跟单订货：采购员查询《库存报表》（物料、半成品），展开BOM，除去已订购存货之物料，得到毛需求，再填制《物料需求分析表》，计算出净需求。
5．2．2 仪器设备、工模及仪校服务等由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理批准，超过5万元经副总批准方可下过《订购单》。
5．2．3 承运事务由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理，超过5万元经副总经理批准方可下达《订购单》办理订购。
5．3 物料、半成品外协采购计划：计算出物料、半成品外包净需求后，根据《月出货计划表》、《产品产能表》及参考协力商《生产能力调查表》、采购主管编制出《采购计划表》并交与物料经理审批。
5．4 物料订购及半成品外协：根据《采购计划表》，各采购员下达相应《订购单》至供应商办理订购事宜。
5．5 询问交货期：
5．5．1 下达《订购单》后，同时附上《物料供应回复表》，到供应商，并要求供应商24小时内将表复回，回复交货期。
5．5．2 根据供应商回复之《物料供应回复表》。判断其我货期是否影响要公司之出货计划，若有影响，根据《采购协议书》，再与PMC部和供应 商之间进行协调，协商一个合理交期。
5．5．3 由PMC部填写《交期交量变更通知单》经主管审核送交销售部门，根据《合同评审程序》之规定与客房商讨交期变更事宜。
5．6 确定物料最后交期：供应商得到所有交期协商结果后，于24小时之内确定所有物料最后交货期 ，并填于《订购单》上，回传至采购部，以确定违约责任。
5．7 进度控制：
5．7．1 根据回复之《订购单》，采购员编制《物料进度控制表》经采购主管审核后进行物料跟催。
5．7．2 交期交量变更处理：
A、协力商因内部原因而影响交期交量者，须尽快书面通知采购部门并重新确定交期，除按《采购协议书》确定其违约责任外，按5.5.3程序处理。
B、如客户有要求变更交期交量者，须由销售部门按《合同评审程序》及《客户协议书》之规定进行沟通协商，确定违约责任，若确认变更，将结
果填写《交期交量变更通知单》交由PMC部门，PMC部门书面通知采购部，采购部根据《采购协议书》确认是否可以通知供应商变更交期交量，若本公司有违协议条款，可与供应商协商变更事宜，以尽量减少公司损失。有关作业可参考《合同评审程序》和《生产计划控制程序》。
5．8 验 收：协力商提供之产品按《保管控制程序》和《进货检验与试验控制程序》进行数量与品质验收。
5．9 记录维护：包括请购、采购订单等资料，应由采购经办部门按《品质记录控制程序》之规定加以保管及维护。

采购管理文件，管理流程等
采购管理制度

一、采购质量政策的原则：
a) “择优、择廉、先优后廉”原则。选择合格供方，做到“货比三家”，择优、择廉购买；
b) “防范”原则。
c) “就近”原则。在质量、价格相同的情况下，就近采购，先市内后市外，先省内后省外，先国内后国外；
d) “诚信、共荣”原则。坚持信守合同，建立平等互利、共存共荣的供方关系；
e) 采购货品必须在合格供方中采购。除经批准，任何人无权决定在非合格供方中进行采购（低值易耗品除外）。
二、采购货品的订货或招标、签订合同和/或质量保证协议、采购实施（有关“材料定价”内容详见《物资采购定价管理办法》（经营ZD-004））
4.4.1 当采购货品采用谈判议价的方式，必需经过以下步骤：
● 对供方质量保证能力、技术能力、生产能力、服务水平、合作年限及前景等的综合评价；
●  应提供完整的采购文件；
● 与供方谈判，达成质量（质量要求、验收方法、检验手段等）、交货期、价格、质量保证能力要求、技术服务要求、质量责任处理、环保、安全等方面的协议；
●  达成协议后，签定合同和各种协议
三、 采购的实施
4.5.1采购部负责下达《采购订单）给供应商，并要求供应商确认供货日期。
4.5.2《采购订单》必须注明生产订单号、数量（含预损量）、送货数量及时间分配等情况，并送一联《采购订单》到相关仓管员，以便仓管员按计划数量（日期）安排收货和仓储布置。
4.5.3 《采购订单》发出后，业务员密切与供方联系跟踪，出现异常情况及时协调处理。
 4.5.4 货品到仓后，仓管员应在1个小时内通知进货检验进行检验,检验结果及时传递相关部门的人员。
4.5.6 仓管员根据进货检验报告结果对合格货品进行入库，不合格品通知相关采购员协厂家退货或办理回用手续（填写回用申请单），经相关部门确认签名后交仓管员对物料办理入库。
四、货款支付
4.6.1供方5号前把上月对帐单交事业物控部和财务部对账，确认上月的送货数量、金额无误后，25号前根据确认金额的对帐单开具“增值税专用发票”或“普通发票”。
4.6.2采购部成本核算主办，每月的5号和15号根据已确认的对帐单、供方发票和入库单，按采购合同规定办理“用款申请单”：
a) 附仓库仓管员确认的入仓单和财务部成本会计主办确认的对帐单；
b) 送财务部成本会计主办审核(辅料部份送材料会计主办审核)。
c) 部门领导审签；
d) 生产总监审签；
e) 财务部部长审签；
4.6.3 采购部把经审批后的用款单送交财务部资金计划主管支付货款给供应商。
五、 供方管理
采购部对供方采购合同、采购订单执行情况进行有效管理，对违反采购合同、采购订单的供应商按相关合同、协议进行考核，考核结果填入《供方考核通知单》经物控部部长批准，相关方确认后，交财务部执行考核。

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