人事劳动合同管理程序.doc

主題(Title): 劳动合同管理程序
分發編號(Distribution No.):

生效日期(Date of Issue): may01, 2004
文件編號(Document No.): HRP003
版本(Revision): 01
頁次(Page No.)： 3/3

1 目的(Purpose)
规范公司劳动合同签署及到期续签程序，明确合同双方的法律责任及义务。

2 适用范圍(Scope)
2.1 适用于XX工业园全体员工（在香港集团及台湾公司签约的员工除外）。
2.2 XX工业园内包括下述公司：
XX工业园(深圳)有限公司
XX机械(深圳)有限公司
XX精密设备(深圳)有限公司
XX机电设备(深圳)有限公司

3 應用表格(Form Used)
3.1 《劳动合同》
3.2 《劳动合同签收备案表》
3.3 《试用期满通知单》
3.4 《合同期满通知单》
3.5 《雇员工作表现评核表》
3.6 《试用合格通知单》
3.7 《试用期延长通知单》
3.8 《试用不合格通知单》
3.9 《拒签合同声明》
3.10 《解除劳动合同通知单》
3.11 《辞职申请书》
3.12 《解雇通知单》
3.13 《自动离职通知单》

4 应用软件(Sofrwave)
无

5 責任(Responsibilities)
5.1 人事组将负责贯彻执行这项程序；
5.2 人事行政部根据外部环境变化及运行中的反馈适时对该程序进行修订。

6 定义(Defination)
6.1 劳动合同：是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的书面协议。
6.2 试用期： 新聘员工与公司依法在劳动合同中约定一段时间，以提供给合同双方一个灵活的考察及适应期。
6.3 试用期不合格：在双方约定的试用期内，雇员被证明无法胜任本职工作或不能适应公司环境及文化，公司依法与其解除劳动合同。
6.4 延长试用期：因为职位变动或试用期内表现不理想，需更长时间进行考察及适应，公司与雇员在合同规定的试用期满日前协商同意增加一至三个月考察期。
6.5 合同终止：劳动合同期满或者当事人约定的其他劳动合同终止条件出现，劳动合同即行终止。
6.6 解雇：在合同有效期内，公司主动提出解除劳动关系，提前中止劳动合同的行为。
6.7 辞职：雇员在劳动合同有效期内主动申请解除劳动合同，而提前中止劳动合同的行为。
6.8 离职面谈：若员工提交辞职申请书，其主管应及时通知人事行政部。在收到辞职书后，人事部将安排离职面谈，以给予员工表达其意见，不满和建议的机会。
6.9 续订合同：劳动期限届或其他法定、约定终止条件出现后，公司与员工共同表示愿意继续签订劳动合同，并在经协商同意的条件下重新签订合同。
6.10 默认续约：根据高等法院解释，合同到期但双方均未提出续约，但依然继续履行原合同，则视为双方默认续约，默认续约期内一切权利义务按上一合同规定执行，公司有责任尽快与员工协商下一合同内容，并尽快续订合同。

7 规定（Regulations）
7.1 公司严格执行与劳动者签订劳动合同的规定，并在新员工入职时与之签订合法有效的劳动合同。
7.2 公司劳动合同期限通常为一年，受训工程师则与公司签订两年期劳动合同；员工于某月中任何一天入职，其合同均签署至一年或两年后该月的最后一日。
7.3 劳动合同必须填定完整，经过员工及法人委托代表签署，并加盖工业园人事行政部公章方为有效；通常管理人员等不方便以计时衡量及劳动成果的工作人员实行不定时工作制。
7.4 劳动合同一式两份，员工及公司各执一份，公司确保与员工签订合同45日内将合同属员工的一份合同发放给员工，并要求员工在合同签收备案表中签收。
7.5 新员工入职时所签劳动合同中通常约定3个月试用期，试用期可以书面通知的形式予以延长，但最长不得超过6个月。续约时所签订的劳动合同中不能约定试用期。试用期内员工在社保、食宿方面享有正式员工同等待遇；
7.6 人事部应当在员工之试用期到期前请所属部门对其进行试用期评核，并要求各部门于试用到期前提交评核结论(试用合格、试用不合格或延长试用期)，如试用期已结束，但未收到部的试用期评核意见，则视为“通过试用期，试用合格”。对表现优秀的员工，可视其表现提前为其进行通过试用期评核。
7.7 辞职必须提前申请，并经公司管理代表同意和承担约定的责任，其中试用期内员工只需提前一至三天申请辞职，而试用期后的员工则必须提前30天申请。
7.8 合同到期前三十至四十五天内，人事部门会书面通知用人部门对雇员进行考评，各部门应当在合同到期前完成考评，并通知人事部评核结论，结论分为：续聘、解约两种。人事部门对部门评核审核无误后，办理相关之续订合同或离职手续。

8 程序(Procedures)
8.1 新员工在得到公司录用通知的同时，获知公司将为自已提供相关待遇条件，并在体检合格后，办理正式入职手续时，按约定的条件签订与公司的第一份劳动合同。
8.2 人事部通常在每月20号通知各部门其部门内下月试用到期及合同到期员工名单，并要求各部门对拟将续约或试用合格之员工进行评核，并于上述两期届满前提交雇员表现评核表，或者，不予续约通知，又或者，试用不合格之解雇通知书。部门经理可于雇员表现评核表中对员工两期后待遇提出建议，经审批后，人事部将发出相关人事通知单,如试用不合格。
8.3 当公司与员工就续订合同达成一致意见后，人事行政部根据已核准续约条款准备好新的合同，并及时完成续订合同相关手续。
8.4 收到部门不予续约通知时，人事行政部须立即安排审核，如符合公司规定，则于合同期届满前通知该员工，并于合同届满之日或次日办理离职手续；如部门结论不符合公司规定，则须及时与部门协商，并于该员工前一合同期届满前作出结论，并通知该员工。
8.5 当员工于合同届满之日之前，到人事行政部签署不续约申明书时，人事行政部应立即通知所属部门，并依法于合同届满之日或次日与该员工办理离职手续。
8.6 在员工申请辞职或不与公司续订合同时，人事部均须为其安排离职面谈，主任级以上员工或关键职位员工离职由人事主管或以上级别人仕主持离职面谈；公司优秀员工离职则须请工业园总监主持面谈。

9 参考文件及程序
9.1 《员工手册》
9.2 《中华人民共和国劳动法》