合同归档管理办法.docx

合同归档管理制度1.目的为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。2.适用范围适用于公司各类合同的管理。3.职责3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；3.2 各部门是本制度执行的责任部门。4. 合同分类管理合同分类管理部门备注（客户）商务类行政人事部存档文件为原件（供应商）商务类行政人事部技术类行政人事部（客户）保密类行政人事质量类行政人事部人事类行政人事部其他行政人事部5. 合同编号5.1编号规则HSNE XXXX X XXXX 文件编号企业代码 年份 流水号 5.2文件编号SW商务合同ZL质量协议JS技术协议BM保密协议QT其它 6. 归档管理6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；6.2 原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。7.借阅管理如需查询或使用原件，需填写文件借阅登记表（详见附件：文件借阅登记表）。8.交接管理 各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。9.本制度由行政人事部制定，于2017年 月 日生效。 XXXXX有限公司 2017年 月 日