合同归档管理办法.docx

合同归档管理制度

1.目的
为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围
适用于公司各类合同的管理。
3.职责
3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；
3.2 各部门是本制度执行的责任部门。
4. 合同分类管理
合同分类
管理部门
备注
（客户）商务类
行政人事部

存档文件为原件
（供应商）商务类
行政人事部
技术类
行政人事部
（客户）保密类
行政人事
质量类
行政人事部
人事类
行政人事部
其他
行政人事部
5. 合同编号
5.1编号规则
HSNE — XXXX — X — XXXX
文件编号
企业代码 年份 流水号
5.2文件编号
SW
商务合同
ZL
质量协议
JS
技术协议
BM
保密协议
QT
其它

6. 归档管理
6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；
6.2 原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；
6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；
6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。
7.借阅管理
如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。
8.交接管理
各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。
9.本制度由行政人事部制定，于2017年 月 日生效。

XXXXX有限公司
2017年 月 日