金蝶采购管理操作规程.doc

XXX股份有限公司金蝶软件（中国）有限公司2024年7月1日2024-07-01 K/3标准操作规程供应链采购管理 文档创建及更新记录日期创建或更新人版本备注刘鹏东V1.0文档审核记录日期审核人职务备注文档去向记录拷贝份数接受人职务备注目录第1章采购系统平常业务解决41.1采购业务解决41.1.1采购资料设立41.1.2采购业务解决5第1章 采购系统平常业务解决基于上述前面的基础，在初始化系统后，业务系统就可以进行平常业务的解决。1.1 采购业务解决采购管理系统，是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票解决等功能综合运用的管理系统，对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款解决，进行有效的控制和跟踪，完善公司物资供应信息管理。 1.1.1 采购资料设立。1.1.2 采购业务解决1.1.2.1 常用采购流程流程：采购申请单采购协议采购订单收料告知单外购入库单采购发票费用发票（1）采购申请单：用户吴伟登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-新增】，依此途径进入采购申请单录入界面：（2）采购协议：点击【供应链】【采购管理】【采购协议】【采购协议-新增】，依此途径进入采购协议录入界面，录入协议日期、协议名称、产品代码、数量及单价等信息， 然后点击【保存】按钮，保存单据，再点【审核】按钮审核单据，（3）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购协议】【采购协议-维护】，依此途径进入采购协议序时簿界面，点击【下推】，弹出下拉菜单，选择“采购订单”（4）调出采购订单编辑界面，协议上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段，但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入，单据录入完毕后点击【保存】，保存成功后点击【审核】（5）收料告知单：点击【供应链】【采购管理】【收料告知】【收料告知单-新增】，进入收料告知单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“采购订单”，再在“选单号”处按F7调出订单界面，将相应的订单POORD000001选中双击，此时订单信息便回填收料告知单相关字段，手工录入日期、仓库等其他信息后，保存、审核单据采购订单上没有仓库信息，收料告知单上的“收料仓库”是由单据上的物料属性中“默认仓库”回填的，可以修改；若物料属性中没有录入“默认仓库”，则收料告知单上的“收料仓库”为空，需要手工录入，也可以不录，在做外购入库单时再进行维护。并且表头的“收料仓库”显示为空，仓库信息在表体显示：（6）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】，进入外购入库单编辑界面，表头的“选单类型”处选择“收料告知单”，再在“选单号”处按F7调出收料告知单序时簿界面，将相应的收料告知单DD000001选中【双击】，此时收料告知单信息便回填到外购入库单相关字段，手工录入日期、业务员等其他信息后，保存、审核单据：（7）采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，表头的“选单类型”处选择“外购入库单”，再在“选单号”处按【F7】调出外购入库单序时簿界面，将相应的外购入库单WIN000002选中【双击】，此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段，手工录入日期、单价等其他信息后，保存、审核单据：在采购发票编辑界面的【查看】菜单下，选择“采购费用发票”，如下图所示，系统会调出费用发票录入界面将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-维护】，进入采购发票序时簿界面，点击【编辑】菜单下的【钩稽】，系统会调出钩稽界面，上半部分为采购发票，下半部分为外购入库单，如下图所示：在“费用发票”页签下是关联的费用发票，如下图所示，点击【钩稽】的按钮，将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽，系统提醒钩稽成功。 进行外购入库核算：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击“分派”按钮，如下图所示费用分派的作用：将该笔采购业务中发生的费用按一定的方式分派到物料上，计入相应的原材料成本中。在【外购入库核算】界面，【核算】菜单下，参数【费用分派方式】，有两个选择“按数量分派”和“按金额分派”，本案例选择“按数量分派”。 本案例中采购CPU和内存条的业务中，有200元的运费，通过费用分派后，分别更新了采购发票上“应计成本费用”字段。分派原理如下： CPU：80=100200（100+150）； 内存条：120=150200（100+150）。 费用发票分派完毕后，进行入库成本核算。仍然在此界面，点击【核算】按钮，如下图所示，核算完毕后系统会提醒核算成功。 核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入库成本，涉及两部分：原材料的实际价款和价外费用（两者都不含税），分别更新了外购入库单上“金额”字段。在该外购入库核算界面上【查看】菜单下“相应入库单”中可以查看的到该笔采购业务中物料的入库成本账务解决：一方面要进行凭证模板的设立。点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板新增的凭证模板完毕后，需要设立为默认模板，生成凭证时直接取该模板，若此处不进行设立，则在生成凭证时需手工制定，否则就是取系统自带模板。凭证模板设立完毕后，点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将需要生成凭证的采购发票过滤出来，如下图所示。勾上【选择标志】点击【生成凭证】的按钮，系统会自动生成一张外购入库的凭证。1.1.2.2 暂估入库流程原材料暂估入账后，如何进行后续解决？系统提供两种暂估凭证冲回解决方式：月初一次冲回和单到冲回，它们分别的基本流程如下： 月初一次冲回：材料入库时直接做外购入库单，期末发票未到达，做暂估入账，然后期末结账，系统在期末结账后，会自动按根据上期生成的暂估凭证，相应生成暂估冲回的红字凭证。若在当期发票仍未到，则应继续生成暂估凭证，下期继续自动冲回。在此种方式下， 当暂估的存货发票长期未收届时，会多次生成暂估和暂估冲回凭证。直到收到发票时才确认应付账款和材料的实际入库成本。具体做法为：在系统中录入采购发票，将此发票与相应的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，之后重新按照采购发票金额生成外购入库凭证。具体流程如下所示单到冲回：材料入库时与前操作相同，做暂估入库，期末结账后系统不予自动冲回，直到收到供应商的采购发票时，才对暂估的外购入库单进行操作，具体做法为：在系统中录入采购发票，与之前暂估的外购入库单钩稽，进行外购入库核算，生成暂估冲回凭证，然后再做外购入库凭证。具体流程如下所示例子：2023 年8 月5 日，采购部的崔小燕向石家庄电子厂订购键盘100 个，电源100 个，不含税单价分别为12 元、15 元； 8 月8 日货到，经仓管部何佳检查入原材料仓库，次日财务部支付了键盘的价款并收到 对方开出的键盘的增值税专用发票价税合计1,404.00元，经手人为满军。 9月8 日，财务部支付上期购买电源的剩余货款，不含税单价为14元；并收到石家庄电子厂开具电源的增值税专用发票价税合计1,638.00元，经手人为满军（1）采购订单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，依此途径进入采购订单录入界面，录入日期、供应商、物料代码、数量等信息，然后将单据保存并审核。（2）外购入库单：点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-维护】，依此途径进入采购订单序时簿界面，选择POORD000002号订单，点击【下推】下的“外购入库单”，进入外购入库单编辑界面，录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核（3）外购入库单拆分：点击【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-维护】，依此途径进入外购入库单序时簿界面，选择【编辑】菜单下【拆分单据】系统会调出外购入库单编辑界面，此界面上会多余“拆分数量”一列，把需要拆分的数量录在此字段下，然后保存单据，系统会提醒拆分单据成功（4）采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此途径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入WIN000003A，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核（5）将商品“键盘”的外购入库单与发票钩稽，进行外购入库核算，再进行账务解决（6）暂估入账：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【存货暂估入账】，进入暂估入账序时簿界面，即本期未与发票钩稽的外购入库单，双击打开WIN000003号外购入库单，录入往来科目，在“单价”字段下录入暂估单价，保存单据（7）账务解决：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，并将此模板设立为默认模板：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库暂估入账”事务类型，点击【重设】按钮，将暂估外购入库单过滤出来，点击【生成凭证】按钮，系统会按照以上模板生成一张暂估凭证（8）期末结账：8月结束后将账套结账到第9期，点击【供应链】【存货核算】【期末解决】【期末结账】，进入期末结账界面（9）系统自动生成一张暂估冲回凭证，通过【凭证管理】【凭证查询】可以查到此张凭证：（10）9月收到采购发票时的解决：一方面是录入采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，依此途径进入采购发票录入界面，源单类型选择外购入库单，选单号处录入WIN000003，回车后即可带出外购入库单上的相应信息，手工录入日期、保管等信息后保存单据并进行审核（11）外购入库核算：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击【核算】按钮核算成功后，系统会自动生成一张外购入库暂估补差单，点击【供应链】【存货核算】【出库核算】【核算单据查询】，过滤条件的【事务类型】下选择【外购入库暂估补差单】，如下图所示；点击【拟定】就可以查看这张暂估补差单暂估补差单的作用在于当实际确认的入库成本与暂估金额不一致时，通过此单调整外购入库成本。它的特点在于外购入库核算之后，系统会根据实际成本与暂估金额的差额自动生成，若实际成本大于暂估成本，则生成一张金额为正的暂估补差单；反之，则生成一张金额为负的暂估补差单。本文案例中，暂估金额为1,500元，但是采购发票确认的实际成本为1,400元，所以差额为-100元（12）账务解决：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证模板】，进入凭证模板编辑界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【新增】按钮，新增一个凭证模板，并设立为默认模板，具体设立如下图（13）生成凭证：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将钩稽期间为本期的采购发票过滤出来，点击【生成凭证】按钮，选择相应的凭证模板，如下图所示；系统会按照以上模板生成一张外购入库凭证（14）凭证查询：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证查询】存货暂估明细账：点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【存货暂估明细账】，进入报表查看界面1.1.2.3 退货业务流程公司的采购业务中，若发现采购的物料有质量问题、与订单不符等情况，需要将货品退还给供应商，规定供应商退款或者进行换货解决。 功能介绍 退货业务基本流程： 退料告知单红字外购入库单红字采购发票 案例 2023 年8 月10 日，向苏州电子厂采购的CPU 中发现有10 片质量不合格，采购部的吴伟告知仓管部的陈鱼进行退货解决，陈鱼将这10 片CPU 由原材料仓库退货，财务部于8 月11 日收到苏州电子厂的退款以及红字增值税专用发票，合计5,850.00 元，经手人为贾全。 （1）退料告知单：点击【供应链】【采购管理】【退货告知单】【退料告知单-新增】， 进入退料告知单新增界面，表头的“选单类型”处选择“收料告知单”，再在“选单号”处按F7 调出收料告知单序时簿界面，将相应的收料告知单DD000001 选中双击，相关信息会自动携带到退料告知单上，手工将“数量”修改为10，再录入日期、等信息，然后保存并审核单据，如下图所示：应用流程 （2）红字外购入库单：点击【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单- 新增】，进入外购入库单编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张红字外购入库单，源单类型选择“退料告知单”，选单号处录入POOUT000001，回车后将退料告知单上的相关信息关联到此单上，手工录入日期、保管等信息，然后保存并审核单据，如下图所示： 提醒 外购入库单录入可由两个途径进入：一个是【供应链】【采购管理】【外购入库】【外购入库单-新增】；此外一个是【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单-新增】。 （3）红字采购发票：点击【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票-新增】，进入采购发票编辑界面，点击工具栏中的【红字】按钮，新增一张采购发票，源单类型处选择“外购入库单”，选单号处录入WIN000004，回车后将红字外购入库单上的相关信息带到此单上，手工录入日期、往来科目等信息，然后保存并审核单据，如下图（4）将红字外购入库单与红字采购发票钩稽，点击已审核的采购发票上【钩稽】按钮，如下图2-3-04所示： 图2-3-04 已审核的发票界面 系统会调出钩稽界面，点击【钩稽】按钮进行钩稽，钩稽完毕系统提醒【钩稽成功】，如下图 （5）外购入库核算：具体做法与采购标准流程的核算同样，点击【供应链】【存货核算】【入库核算】【外购入库核算】，系统调出采购发票的界面，选择需要核算的发票，点击【核算】按钮，如下图所示： 核算完毕后，发票金额会反写相应外购入库单的“单价”和“金额”字段，即入库单位成本、成本，如下图核算后红字外购入库单界面 （6）账务解决：点击【供应链】【存货核算】【凭证管理】【凭证生成】，进入凭证生成界面，选择“实际成本法外购入库”事务类型，点击【重设】按钮，将本期的红字采购发票过滤出来，“实际价凭证模板”处指定相应的凭证模板，点击“生成凭证”按钮，选择相应的凭证模板，如下图所示。系统会按照以上模板生成一张红字外购入库凭证，如下图所示： 报表 1、 物料收发汇总表 点击【供应链】【仓存管理】【报表分析】【物料收发汇总表】，系统调出过滤条件，设立如下图物料收发汇总表过滤条件界面