公司综合管理规定员工档案管理制度.doc

员工档案管理制度（草拟）

一、目的
为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的运用档案材料，特制定本制度。

二、归档范围
员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动协议、综合信息、解决决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文献资料。

三、归档内容
（一）在职工工档案：
1、目录；
2、《员工登记表》；（附件一）
3、劳动协议；
4、《员工（安全）培训表》；（附件二）
5、员工入职须知；（附件三）
6、个人证件（身份证复印件或户口本复印件、学历证复印件、资格证书复印件等）。
（二）培训档案：
1、培训协议、协议；
2、培训相关资料及获取证书复印件。
（根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容） 
（三）绩效管理档案：
将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。
（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） 
（四）员工异动档案：
1、《试用期员工转正表》；（附件四）
2、任免文献；
3、《内部调动审批表》；（附件五）
4、奖惩文献。
（五）员工离职档案：
1、《辞职申请表》；（附件六）
2、《员工离职单》；（附件七）
3、劳动协议解除证明；（附件八）
（六）其他资料档案：
综合信息、解决决定、其他协议及协议、告知等与个人有关的具有参考价值的文献资料。

四、档案管理员的职责
由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。
五、档案管理相关规定
（一）基础管理
1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息台账。
3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，应编号、制检索目录（附件九），文献按顺序打印编码（档案编码=部门+二级部门+入职序号 例：THJB001 张三，表达张三是天华普工卷包车间第一位入职工工）。及时登录《在职工工档案登记台账》（附件十）、《离职工工档案登记台账》（附件十一）。
4、当在职工工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。
5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
6、离职工工档案每月清查，离职工工档案保存三年（管理人员及高级技术人员保存八年）后方可销毁。
（二）档案的查阅
1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（附件十二），经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总经理批准后方可办理。
2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。
3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》（附件十三）签字确认。
4、查阅档案注意事项：
（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总经理批准。
（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以处罚。情节特别严重的，公司保存追究其法律责任的权利。
（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接受方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

六、档案的销毁
（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司员工档案资料销毁审批表》（附件十四），经人力资部负责人、分管负责人、总经理审批后执行。
（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附件十五）永久保存。
（四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或分管负责人指定专人监督销毁。
七、制定、修订、废除与组织实行
本制度经报批后，由人力资源部组织实行；修订或废止亦同。

附件一： ＿＿＿＿＿＿＿业务外包人员登记表

外派单位： 外派部门： 班组/岗位： 编号：
姓名

性别

出生年月

相片
曾用名

民族

文化限度

籍贯

身高

填表日期

身份证号码

户口性质
农业 非农
家庭住址

现住址

出入证号码

联系电话

以前是否在此务工过

家庭成员
情况
姓名
关系
工作单位
职业
联系电话

个人简历

担保人署名
担保人所在部门或单位
担保人联系电话

单位意见
外派单位或部门意见
培训记录

身份证复印件粘贴处

附件二：
长沙市雨花区天华搬运服务队员工培训表
编号：
学习项目：
培训人：
培训时间：
培训地点：
学习目的：

学习内容提纲：

培训结果：
1、 通过培训，你是否已接受并自愿遵守员工入职须知？□ 是 □ 否

2、 通过培训，你是否已了解自己的工作区域与岗位职责？□ 是 □ 否

3、 通过培训，你是否已了解自己工作的基本流程与安全规定？□ 是 □ 否

4、 通过培训，你是否已了解你的工作岗位和工作区域中有哪些危险源或危险有害因素；并了解要保证自己的安全需注意哪些问题？□ 是 □ 否

5、 通过培训，你是否已了解公司的相关制度并承诺遵守公司制度、接受公司制度中相关的条款约束，若出现违反公司制度行为，自愿接受公司制度所规定的相关解决决定？
□ 是 □ 否

6、 你在培训过程中尚有哪些问题不明白？对公司有何意见或建议？

签 名：
身份证号码：
附件三： 天华队业务承包人员须知
劳动关系：（甲方）天华劳务公司 工作地点：长沙卷烟厂卷包车间区域
岗位规定：1．年满 岁， 岁以下。 以上学历。身体健康，无重大疾病（如传染病、心脏病、精神病史、吸毒、或对工作有影响的疾病和生理缺陷）。
2．遵纪守法，品行端正，爱岗敬业，关心同事，协作精神强，积极化解各类矛盾；
进厂程序:
员隔 天华队初审合格/劳务工填写<业务外包人员登记表> 交四张相片四张身份证复印件。
交105元办出入证 (出入证100元押金，5元工本费。出入证请勿遗失,若遗
失押金不退，还需交纳105元重新办证. 出入证若破损严重或过期者一律作废，
不予换证、退款). 交90元领取工作服 (工作服三天内无破损可退, 三天以上
不退)
凭出入证到食堂办就餐卡(餐卡为充值IC卡，押金30元，辞工时可退还)
送用工部门报到面试
用工部门审核合格后签定劳动协议/上岗试用
请假程序: 因疾病或急事不能上班，须提前一天向用工部门和天华搬运队请假，未请假视同旷工，无端旷工责整天华辞退。病事假扣款50元/天
辞工程序: 未办辞工手续擅自离岗者，工资中考核100元
自辞者需提前三天向用工部门及天华队提出申请
经批准及拟定辞工日期退出后到天华队车间协管员处填写《离职告知单》
凭出入证去餐饮公司退餐卡
凭《离职告知单》到天华办公室退出入证和押金。
 关于协议：符合下列情形之一的，甲方可以立即解除劳动协议并且无须支付任何经济补偿：
⑴乙方在试用期内，被证明不符合录用条件的；
⑵甲方发现乙方提交履历表有不真实时；
⑶乙方严重违反劳动纪律或甲方规章制度，按甲方有关奖惩规定应予以辞退的；
⑷乙方严重失职，对甲方利益导致重大损害的，按甲方有关奖惩规定应予以辞
退的；
⑸乙方被依法追究刑事责任或劳动教养的。
符合下列情形之一的，甲方可以解除劳动协议：
⑴乙方患病或非工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事另行安排的工作；
⑵乙方不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
⑶劳动协议订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动协议无法履行，
经双方协商，不能就变更劳动协议达成协议的。
车间制度及工作规定：
1．上下班途中自身安全由个人负责。
2．进入生产区须遵守作业区劳动工艺纪律，尽快熟悉岗位工作。
3．严禁带食品、雨具和有气味的东西进入生产区域，严禁在工作场合吃口香糖、嚼槟榔。
4．工作时穿工作服，戴耳塞。特殊环境须戴口罩和手套，女工须戴工作帽。不允许穿高跟鞋上班。
5．工作时严格按岗位工作规定操作机械、电器设备，严禁违章操作。
6．工作必须服从安排，严禁离岗、串岗、闲谈、懒散、悲观怠工。
7．严禁在机台拿烟。严禁流动吸烟，须在指定的场合吸烟。厕所禁烟，违则罚款200元/次。
8．严禁偷盗烟支、烟包、原辅料、零配件等公司财物。偷烟罚款100元/支，并由天华辞退。
9．薪酬：实行按岗位计酬，月工资=岗位日工资*标准工作日+夜班12元/天*夜班天数+餐补
4元/天*进班天数。标准工作日21.75天/月,季度综合计时。每月工资次月15左右发放。
岗位试用期为一个月。
10．奖金及其它福利：奖金是用人单位根据公司效益为嘉奖突出的奉献和业绩而发放的特殊的薪资。奖金及其它福利发放属于用人单位的自主权，即单位可以自行决定发不发奖金，发奖金的条件和标准。本队根据本年度实际情况在年终时决定年终奖发放与否并制定方案。在年终本队制定方案之前离职的员工（不管以何种因素离职）均无年终奖。

以上条款，本人已认真学习并完全接受。如有违反，乐意接受天华搬运队按制度处罚。

署名： 年 月 日

天华队业务承包人员须知
劳动关系：（甲方）天华劳务公司 工作地点：长沙卷烟厂卷包车间礼品包装区域
岗位规定：1．年满 岁， 岁以下。 以上学历。身体健康，无重大疾病（如传染病、心脏病、精神病史、吸毒、或对工作有影响的疾病和生理缺陷）。
2．遵纪守法，品行端正，爱岗敬业，关心同事，协作精神强，积极化解各类矛盾。
进厂程序:
员隔 天华队初审合格/劳务工填写<业务外包人员登记表> 交四张相片四张身份证复印件。
交105元办出入证 (出入证100元押金，5元工本费。出入证请勿遗失,若遗
失押金不退，
还需交纳105元重新办证. 出入证若破损严重或过期者一律作废，不予换证、
退款). 交90元领取工作服 (工作服三天内无破损可退, 三天以上不退)
凭出入证到食堂办就餐卡(餐卡为充值IC卡，押金30元，辞工时可退还)
送用工部门报到面试
用工部门审核合格后签定劳动协议/上岗试用
请假程序: 因疾病或急事不能上班，须提前一天向用工部门和天华搬运队请假，未请假视同旷工，无端旷工责整天华辞退。病事假扣款50元/天
辞工程序: 未办辞工手续擅自离岗者，工资中考核100元
自辞者需提前三天向用工部门及天华队提出申请
经批准及拟定辞工日期退出后到天华队车间协管员处填写《离职告知单》
凭出入证去餐饮公司退餐卡
凭《离职告知单》到天华办公室退出入证和押金。
 关于协议：符合下列情形之一的，甲方可以立即解除劳动协议并且无须支付任何经济补偿：
⑴乙方在试用期内，被证明不符合录用条件的；
⑵甲方发现乙方提交履历表有不真实时；
⑶乙方严重违反劳动纪律或甲方规章制度，按甲方有关奖惩规定应予以辞退的；
⑷乙方严重失职，对甲方利益导致重大损害的，按甲方有关奖惩规定应予以辞退的；
⑸乙方被依法追究刑事责任或劳动教养的。
符合下列情形之一的，甲方可以解除劳动协议：
⑴乙方患病或非工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事另行安排的工作；
⑵乙方不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
⑶劳动协议订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动协议无法履行，
经双方协商，不能就变更劳动协议达成协议的。
车间制度及工作规定：
1．上下班途中自身安全由个人负责。
2．进入生产区须遵守作业区劳动工艺纪律，尽快熟悉岗位工作。
3．严禁带食品、雨具和有气味的东西进入生产区域，严禁在工作场合吃口香糖、嚼槟榔。
4．工作时穿工作服，戴耳塞。特殊环境须戴口罩和手套，女工须戴工作帽。不允许穿高跟鞋上班。
5．工作时严格按岗位工作规定操作机械、电器设备，严禁违章操作。
6．工作必须服从安排，严禁离岗、串岗、闲谈、懒散、悲观怠工。
7．严禁在机台拿烟。严禁流动吸烟，须在指定的场合吸烟。厕所禁烟，违则罚款200元/次。
8．严禁偷盗烟支、烟包、原辅料、零配件等公司财物。偷烟罚款100元/支，并由天华辞退。
9．薪酬：实行按件计酬，每月工资次月15左右发放。岗位试用期为一个月。

以上条款，本人已认真学习并完全接受。如有违反，乐意接受天华搬运队按制度处罚。

署名： 年 月 日

天华队业务承包人员须知
劳动关系：（甲方）天华劳务公司 工作地点：长沙卷烟厂成品库
岗位规定：1．年满 岁， 岁以下。 以上学历。身体健康，无重大疾病（如传染病、心脏病、精神病史、吸毒、或对工作有影响的疾病和生理缺陷）。
2．遵纪守法，品行端正，爱岗敬业，关心同事，协作精神强，积极化解各类矛盾；
进厂程序:
员隔 天华队初审合格/劳务工填写<用工登记表> 交四张相片四张身份证复印件
交105元办出入证 (出入证请勿遗失,若遗失刚需交纳105元重新办证. 出入
证若破损或过期请及时到天华队办公室换取新证) 交90元领取工作服 (工作
服三天内无破损可退, 三天以上不退)
凭出入证到食堂办就餐卡(餐卡为充值IC卡，押金30元，辞工时可退还)
送用工部门报到面试
用工部门审核合格后签定劳动协议/上岗试用
请假程序: 因疾病或急事不能上班，须提前一天向用工部门和天华搬运队请假，未请假视同旷工，无端旷工责整天华辞退。病事假扣款50元/天
辞工程序: 未办辞工手续擅自离岗者，工资中考核100元
自辞者需提前三天向用工部门及天华队提出申请
经批准及拟定辞工日期退出后到天华队车间协管员处填写《退出告知单》
凭出入证去餐饮公司退餐卡
凭《退出告知单》到天华办公室退出入证（出入证）
 关于协议：符合下列情形之一的，甲方可以立即解除劳动协议并且无须支付任何经济补偿：
⑴乙方在试用期内，被证明不符合录用条件的；
⑵甲方发现乙方提交履历表有不真实时；
⑶乙方严重违反劳动纪律或甲方规章制度，按甲方有关奖惩规定应予以辞退的；
⑷乙方严重失职，对甲方利益导致重大损害的，按甲方有关奖惩规定应予以辞退的；
⑸乙方被依法追究刑事责任或劳动教养的。
符合下列情形之一的，甲方可以解除劳动协议。
⑴乙方患病或非工负伤，医疗期满后，不能从事原工作也不能从事另行安排的工作；
⑵乙方不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
⑶劳动协议订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动协议无法履行，
经双方协商，不能就变更劳动协议达成协议的。
规章制度及工作规定：
1．上下班途中自身安全由个人负责。
2．进入生产区须遵守作业区劳动工艺纪律，尽快熟悉岗位工作。
3．严禁带食品、雨具和有气味的东西进入生产区域，严禁在工作场合吃口香糖、嚼槟榔。
4．工作时穿工作服，戴耳塞。特殊环境须戴口罩和手套，女工须戴工作帽。不允许穿高跟鞋上班。
5．工作时严格按岗位工作规定操作机械、电器设备，严禁违章操作。
6．工作必须服从安排，严禁离岗、串岗、闲谈、懒散、悲观怠工。
7．严禁在机台拿烟。严禁流动吸烟，须在指定的场合吸烟。厕所禁烟，违则罚款200元/次。
8．严禁偷盗烟支、烟包、原辅料、零配件等公司财物。偷烟罚款100元/支，并由天华辞退
9. 严禁搬运工向车主、司机索要槟榔和钱物。发现立即辞退。
10．综合工岗位薪酬：月工资=岗位日工资*工作日。标准工作日21.75天/月,季度综合计时。每月工资次月15左右发放。岗位试用期为一个月。
11．奖金及其它福利：奖金是用人单位根据公司效益为嘉奖突出的奉献和业绩而发放的特殊的薪资。奖金及其它福利发放属于用人单位的自主权，即单位可以自行决定发不发奖金，发奖金的条件和标准。本队根据本年度实际情况在年终时决定年终奖发放与否并制定方案。在年终本队制定方案之前离职的员工（不管以何种因素离职）均无年终奖。

以上条款，本人已认真学习并完全接受。如有违反，乐意接受天华搬运队按制度处罚。

署名： 年 月 日
附件四：
试用期员工转正表
编号：
姓名

性别

所在部门

试用岗位

上岗试用起止时间

试
用
期
工
作
综
合
评
价
员工自我评价

部门评价
评价意见：

评价结果：
①批准正式上岗（ ） ② 不批准正式上岗（ ）
③其它：
部门签章： 部门领导：
年 月 日 年 月 日
人资部门意见

公司领导意见
公司总经理签字：
年 月 日
备注
请在认定的评价结果后划√，如有不批准见请在“其它”后面填写清楚。

附件五：
员工内部调动审批表
姓 名

性 别

原工作部门

拟调入部门

报到的时间

调动因素：
人力资源部签字：
总经理签字：

姓 名

性 别

原工作部门

拟调入部门

报到的时间

调动因素：
人力资源部签字：
总经理签字：
注：此表一式两份，原部门和拟调部门各存一份。
附件六：
辞职申请表
申请人
姓 名

部门主管

部 门

职 务

辞职日期

辞职因素

人事主管意见

签字________
总经理意见

签字_______

申请人
姓 名

部门主管

部 门

职 务

辞职日期

辞职因素

人事主管意见

签字________
总经理意见

签字_______
注：此表一式两份，现场主管和人力资源部各存一份。

附件七：
离职告知单
姓 名

性别

到职
时间
年 月 日
工作部门

出入证号

离职
时间
年 月 日
退出因素
是否自辞 是否违纪
用工部门
意见

现场管理
意见

天华队
意见

备 注

注：上表一式二份，天华队、用工部门各存一份。

附件八：
解除劳动协议证明

兹有____________同志，身份证号______________________________。
因其本人提出辞职，我队与其解除劳动协议。现已办理完所有离职手续，特此证明。

长沙市雨花区天华搬运服务队
签收人署名：
年 月 日

附件九：
员工档案检索目录

部门
二级部门
序号
备注
拼音字母
拼音字母
001-999

天华普工 TH
卷包 JB

配送 PS

成品 CP

动力 DL

天华特烟 TY

嘉沙 JS
餐饮 CY
01-99　

招待所 ZDS
01-99

幼儿园 YEY
01-99

物业PA班 PA
01-99

工贸 GM
01-99

机修 JX
01-99

乳胶 RJ
01-99

附件十：
在职工工档案登记台账（格式）
部 门
档案编号
姓 名
入档日期
登记人

附件十一：
离职工工档案登记台账（格式）
部门
档案编号
姓 名
离职日期
登记人

附件十二：
天华劳务公司查阅员工档案审批表
文献名称【文献号】

申请查阅日期

申请查阅因素：

申请人：

年 月 日
部门负责人意见：

签字：

年 月 日
人力资源部负责人意见：

签字：

年 月 日
分管负责人意见：

签字：

年 月 日
总经理意见：

签字：

年 月 日
附件十三：
员工档案查阅登记表（格式）
查阅日期
档案编号
文献名称
查阅 页数
查阅人
档案管理员

附件十四：
天华劳务公司员工档案资料销毁审批表
文献资料名称

申请销毁日期

申请销毁因素：

申请人：

年 月 日
人力资源部负责人意见：

签字：

年 月 日
分管负责人意见：

签字：

年 月 日
总经理意见：

签字：

年 月 日

附件十五：
员工档案资料销毁登记表（格式）
销毁日期
档案编号
文献名称
销毁 页数
销毁人
监督人