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信息交流控制程序发行日期第 5 页 共 5 页程 序 文 件XXXX印务有限公司 2011年8月28日 版次 C0 更新日期 编号 XG-OP-05021. 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。2. 范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3. 引用文件3.1管理手册 XG-MM-013.2 文件控制程序 XG-OP-04013.3 记录控制程序 XG-OP-0402 3.4 统计技术与数据分析控制程序 XG-OP-08054、主要职责与权限4.1市场部、客服部负责，与顾客有关的产品信息、订单信息、客户满意度包括客户报怨等信息的沟通、控制和管理工作。4.2行政人事部负责，公司环境、基础设施、与产品有关的法律法规等信息的沟通、控制与管理工作。4.3采购部负责，物料采购、供应商以及市场信息的沟通、控制和管理工作。4.4生产各工序、车间负责，产品实现过程中各产品质量、成本控制等信息的沟通、控制和管理工作。4.5生产计划部，负责客户订单进度、生产计划、以及物料控制等信息的沟通、控制和管理工作。4.6工艺工程部负责，产品工艺标准、产品质量要求等信息的沟通、控制和管理工作。4.7品质部负责，来料、制程、成品的质量检验、过程监视和测量等信息的沟通、控制和管理。4.8体系部负责统筹公司对环境、职业健康安全体系内、对外相关信息的传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关的信息。5、程序5.1 信息的分类5.1.1按信息的严重程度分二级：重大和一般。a）重大信息指：影响公司声誉、整体形象的；遭到政府、上级有关部门公开批评或处罚的；员工、参观者、供方等相关方有强烈抱怨、投诉的；造成严重环境影响或严重影响人身安全、健康的；影响生产（工作）秩序，造成重大财产损失的。b）一般信息指 ：影响的程度和后果，相对重大信息较小的信息。5.1.2按信息的来源分二类：外部信息和内部信息。a）外部信息 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等； 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收集方、运输公司等； 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。b）内部信息 正常信息，如方针目标指标、检验、职业健康安全监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录； 其他内部信息（如员工的建议等）。5.2 信息的收集与处理 信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。5.2.1 外部信息的收集与处理5.2.1.1 体系部、品质部负责地方监测站、环保局、安监站、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关责任部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正与预防措施控制程序的要求进行处理。5.2.1.2 与质量相关的政策法规、标准类的资料信息由品质部收集、更新、整理、保存，详见文件控制程序。与环境、职业健康安全相关的资料信息由体系部负责按法律与其他要求控制程序执行。5.2.1.3 采购部、市场部、行政人事部分别负责与物料供应商、运输公司、废物收购方等进行信息沟通，对其施加影响，详见对相关方要求控制程序；销售部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见纠正与预防措施控制程序，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以内部联络函的形式传递给相关主管部门，组织处理。5.2.1.4 各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术，质量、环境管理信息等，在一周内以内部联络函反馈到体系部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关责任部门。5.2.2 内部信息的收集与处理a） 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；体系部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。b）（潜在）不符合信息的处理详见纠正与预防措施控制程序。c）紧急（环境、职业健康安全）信息由发现部门迅速传递给体系部组织处理，可采用电话、传真等方式，参见应急准备与响应控制程序。对于需通报政府上级部门的污染、职业健康安全事件时，由责任人、体系部、管理代表共赴现场考查。如属实，视严重程度于事故发生的48小时内5天上报，记录在环境、职业健康安全警报记录上。5.3员工参与和协商、沟通 5.3.1 体系部负责组织推荐员工代表。5.3.2 公司及各部门在进行以下活动时，应有员工或其代表参与：a）质量、环境、职业健康安全方针和目标的制定、修订与评审；b）质量、环境、职业健康安全程序、作业文件的制定、修订和评审；c）环境因素、危险源识别、评价和控制策划；工作场所职业健康安全的任何变化及其他职业健康安全事务的商讨。5.3.3 品质部、体系部通过会议、文件、培训等方式，使员工知道自己的职业健康安全员工代表和管理者代表。5.3.4 体系部通过合理化建议征集活动、职代会等，征求员工对提高产品质量、改善作业环境、减少环境影响、消除安全隐患等方面的意见和建议。员工及其员工代表对所关心的环境及职业安全健康问题的想法和建议、危险管理过程的实施、工艺和作业场所的模式或程序变更的影响的意见和建议还可随时口头或以内部联络函、改进建议表的形式向相关部门或员工代表反映，受理部门和人员应及时予以处理、答复或传递、上报。对涉及重要质量问题和重要环境因素/危险源的意见、建议，必须向体系部或品质部传递、上报。一般信息由体系部处理，重要信息经管理者代表处理。5.3.5 任何有关生产过程及管理控制改进的建议，应填写改进建议表递交品质部，由品质部处理或验证后，按文件控制程序进行修改。5.3.6管理者代表或总经理应在公司员工代表会议上，向员工代表说明员工关心的事项，并回答员工代表提出的质量环境及职业安全健康事务。5.3.7 品质部、体系部定期召开质量、环境及安全健康工作例会，部署公司质量、环境及安全健康生产的管理工作，落实上级和公司领导各项工作的指示和要求，会议要使用会议记录，每年召开一次工作年会，对年度工作总结、表彰，并对下年度工作做出计划安排。5.4与外界的信息交流体系部、品质部应根据各类信息如质量隐患、重要环境因素、危险源的重要程度决定是否与外界进行信息交流，并将其决定的结果形成文件。如决定进行外部交流，应以文件形式通报各顾客及各相关方，并记录信息外发记录。 5.5信息贮存和管理：5.5.1 各部门按信息的类型，确定适宜的贮存方式。信息可采取电子文本的形式进行贮存。5.5.2公司各类信息的管理，由信息的发出与接收部门，分别对信息的文件、资料和记录，参照文件控制程序和记录控制程序进行管理。6、表单6.1内部联络函 RF-ISO-046.2信息接受、发放记录6.3环境、职业健康安全警报记录6.4信息外发记录6.5改进建议表编 制 批 准