采购管理流程及办法.doc

申购主管经理审批采购管理部审核采购经理审核询价开会决定是否采买采购踩价提供至少两个以上供应商采购管理部做出分析报告开会决定是否采买采购踩价提供至少两个以上供应商采购管理部结合询价结果做出分析报告采购金额小于一千元/日常办公用品采购金额1千-1万元采购金额一万-十万元采购金额大于10万元财务经理审批采购员采买采购踩价提供至少两个供应商选择采购管理部结合询价结果进行分析财务经理审批总经理审批开会决定供应商到货申购部门、采购员、技术人员、库房四方验货 使用部门半个月后提交使用反馈表至采购管理部采购经理复审申购同时提出使用意见、要求、建议采购费用按计划付款作为采购考核依据采购流程及管理办法为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本办法。一、申购及其规定1申购单及其提报规定（1）申购单应按照要素填写完整、清晰 ，如有特殊要求应在请购单上写明并标注建议采购费用，由部门领导审核批准后报采购管理部门；（2）固定资产申购按照附表（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填写提报；（4）日常物资采购按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报，请购部门提报的请购单在经过审批后主表交采购管理部保管，回执联交申请人保管做物资验收用，（涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交）（5）请购单需提交纸质版到相关部门审批另需将电子文档发送至邮箱hlfdinghongxin，缺一不可。（6）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。（7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（8）原则上各部门进行物资申购时应进行物资盘查避免物资库存积压过多和浪费2请购单的提报部门（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。3请购时间（1）公司经营生产用物资、生活及办公用物资以及各部门专用物资申购单需在每月25日前完成审核，各部门将完整的申购单交至采购管理部，采购管理部在2天之内做出回应并答复交期。（2）维修配件类 常规的维修配件需在物资申购时一并提出，突发的维修所需配件机修部需给出采买意见，采购部应优先进行采买。（3）计划外应急物品各部门根据紧急状况进行单独申购。（频繁申请计划外物资是否做出相应惩罚）二、请购单的接收及规定1、请购单的接收（1）采购管理部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过相关公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则（仓储人员有监督举报职责）；（3）符合规定的请购物资应在接收到请购单3日内对申购人做出回应并答复交期，对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。（4）所有申购计划采购管理部均要做好明细登记，并于每月5号前将上月的采购情况汇报至采购经理（5）采购管理部有权监督并提出相应的采购意见。三、权限（需要讨论）1、采购金额小于1000元的日常使用物资 经财务经理审批后采购管理部可通知采购进行采买2、采购金额在1千到1万元之间的物资 需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果，采购管理部结合询价做出分析报告提交采购经理复审确定供应商，采购经理审核通过后给出采买意见，交由财务经理审批并给出采买意见，最后交由总经理审批并做采买最终决定，采购管理部通知采购员进行采买。3、采购金额在1万到10万之间的物资 需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果，采购管理部通知申购部门组织专题会议讨论是否需要购买、购买建议、购买费用等，采购管理部结合询价做出分析报告提交采购经理复审确定供应商，采购经理审核通过后给出采买意见，交由财务经理审批并给出采买意见，最后交由总经理审批并做采买最终决定，采购管理部通知采购员进行采买。4、采购金额在10万元以上 的物资 需要采购员提出两个供应商以上的踩价结果，采购管理部通知申购部门组织专题会议讨论是否需要购买、购买建议、购买费用等，采购管理部结合询价做出分析报告，组织第二次会议决定供应商后采购管理部通知采购员进行采买四、交货验收及反馈1、验收部门货物的验收由采购部主导会同使用/申购部门和技术部门、库房共同验收，对货物的数量质量等进行检验。 2、要求（1） 使用/申购部门、采购部和技术部门对所购的货物或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。（2） 验收过程中如发现货物或劳务等的品种、规格、数量、质量等与申购单或合同不符，验收人员应当立即向采购部门或相关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。（3） 验收合格后验收人员应在验收报告单上签字（4） 验收出现异常 a对于验收不和标准的货物经相关人员核实后通知采购部办理退货手续，并安排及时补货。B对于货物数量不和标准的货物 超过定量的部分应退回供货商，未达到订购数量的验收人员 通知采购进行补货处理（5） 对于已付款但在保修期货保质期内出现质量问题的货物，采购要负责联系维修或索赔（6） 使用部门在使用半个月后需对所用物资的采买及时性、采买质量按照附表四（使用反馈表）作出评价并提交至采购管理部采购管理部内部流程细则一、 请购单的接收及分发1、请购单的接收（1）采购管理部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过相关公司领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则（仓储人员有监督举报职责）；（3）符合规定的请购物资应在接收到请购单3日内对申购人做出回应并答复交期，对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。（4）所有申购计划采购管理部均要做好明细登记，并于每月5号前将上月的采购情况汇报至采购经理（5）采购管理部有权监督并提出相应的采购意见。2、请购任务的分派（1）采购管理部接收到的请购单应按照人员分工和岗位职责进行分类统计汇总之后通知采购员进行采买（2）对于紧急请购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议3、采购周期的规定（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；（2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；（3）单次采购金额预算在10万元以上的项目采购部进行比价或招标采购，采购周期不应超过40天；（4）单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；（5）请购部门应按照以上（1）-（4）条中规定的时间提前提包请购单采购部如不能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略二、询价及其规定1询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门、技术部门沟通；2属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3对于紧急请购项目应优先处理；4所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则不能通过其代理或各种中介机构询价；5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；6遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表五（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；7询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；8除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；9比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；10比价采购或招标采购应按照附表六（材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；11在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。三、比价、议价1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否低于其他厂商的价格，所报价格的综合条件是否更加突出； 3收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。四、比价、议价结果汇总 1比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； 2比价、议价结果汇总应按照附表七（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核； 3如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。五、合同的签订及其规定。 1合同 合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。（1）合同正文应包含的要素1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点；2） 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3） 包装要求；4） 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；5） 付款方式；6） 工期；7） 质量保证期；8） 质量要求及规范；9） 违约责任和解决纠纷的办法；10） 双方的公司信息；11） 其他约定。（2）合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；5）质保期/保修期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期/保修期；6）详细约定发票的提供时间及要求；7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；9）违约责任一定要详细、具体； 10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；11）合同签定签应按照附表八（协议签订审批表）的格式对合同初稿进行巡签审查；12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；13）签订的所有合同应及时报送财务部门。2合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3） 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；六、 付款1、 预付款 采购员依据合同可以申请不超过采购总额30%的预付款申请，提出申请时必须提供巡签完毕、审核通过的合同原件、复印件以及报销凭证。2、 按照公司规定和合同约定达到付款条件的采购项目在付款时采部应提供完整的发票、合同原件及复印件、巡签完毕的合同审批单、物资验收单和填写正确的报销凭证3、 按照进度付款的采购项目必须确保检验合格方可付款4、产品使用期限相对较长的，可能发生质量问题的，如机器设备、贵重物资、建筑施工工程等，在付尾款时需扣留5%的质量保证金，在过保修期后没有其他问题方可归还。附表一固定资产购置申请表企业名称： 编号：申请部门 申请时间购置资产名称购置数量预算单价预算金额购置原因：购置后效益分析：部门负责人采购经理财务经理总经理 年 月 日附表二采 购 申 请 表 申请部门： 填报日期： 年 月 日 加急：采购类别：设备 材料 工程 服务 低值易耗 其他 购置原因：序号名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价）交货期/工期备注12345678备注：申请人： 部门经理： 采购经理： 财务经理： 总经理： 附表三物资采购申请表申请部门: 填报日期: 年 月 日序号项目名称规格单位数量单价金额备注合计金额大写：￥：申请人： 部门负责人： 采购经理：财务经理： 总经理：回执申请部门： 申请日期： 年 月 日序号项目名称规格单位数量接收日期采购人：接收人：附表四产品使用反馈表部门： 日期： 年 月 日使用部门使用人接收日期项目名称反馈内容交付工期产品性能使用效果满意度建议综合评价签名：附表五拟报价/招标单位名单单位名称： 填报日期： 年 月 日序号投标单位名称资质情况经营情况联系人电话/传真手机电子邮箱备注12345经办人： 采购部： 技术负责： 采购经理： 财务经理： 总经理： 附表六 材料（设备）询价表 日期： 年 月 日 需求单位：序号 材料名称规格型号单 位数量单价小 计备 注1234567合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期 付款方式联系人电话 传真邮箱 公司网址办公地址：需方信息公司名称：联系人业务：电话传真技术：邮 箱 公司网址办公地址： 邮 编： 备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。附表七 比价/招标汇总表 企业名称： 制表时间： 年 月 日物料名称规 格单位包装标准公司名称一次报价二次报价工期付款方式联系人选定厂家采购部意见：经办人： 采购部： 技术负责： 采购经理： 财务经理： 总经理：备注： 附表八协议签订审批表协议编号：协 议名 称甲方：乙方：协 议概 要(或附文本)协议拟定部门：经办人：协议期限： 年 月 日 至 年 月 日协议价款：承办部门意见签字/盖章：日期： 年 月 日财务部门意见签字/盖章：日期： 年 月 日总经理意见签字/盖章：日期： 年 月 日备注说明：1 协议编号由行政人事部统一编制；2 公司留存一份协议原件，经办人须将本表签批后与协议原件一并交至行政人事部；3 本表“协议名称”须与合同协议原件上的标题一致，并在协议概要中列明协议主要条款或附文本资料。