合同管理.docx

合同管理制度第一章总 则第一条 合同管理的目的：为促进公司依法经营，规范合同管理行为，维护公司合法权益，依据中华人民共和国合同法，结合公司业务特点和管理要求，特制定本制度。第二条 合同管理的核心：合同是公司所有经营业务运行的根本，加强合同专业化管理，全面参与公司经营管理业务，使合同管理贯穿于公司各项经济业务的始终。做到事先审核、事中控制、事后反映，并使合同管理信息系统化。财务管理部为公司所有合同的最终统一管理部门。第三条 合同的分类：按公司实际发生业务的种类，具体划分为采购合同（原料、原煤、备品备件、辅助材料、固定资产），销售合同，土建、安装合同及其它合同。第四条 公司与任何主体（包括：法人及自然人）签订的任何形式的合同、协议、单方的承诺等，无论加盖公司章还是合同章均需履行合同审批程序，经财务审核盖章后生效，财务管理部必须掌握公司全部合同原件，用以通过合同全面掌握、分析、综合判断公司的经济运行。第二章合同管理的审批程序第五条 公司对合同管理实行统一领导、分级管理的原则。第六条 合同审批程序业务处室 使用部门 业务部门负责人 法务审核 财务管理部部长 总经理审批合同必须有以上具有审批权限的人签字，如果相关审批人出差在外，必须事先书面授权相关人员，授权书送财务部备案；如未予授权，可进行电话请示，财务根据电话记录要求进行审核，相关审批人回公司后补签。 “ ”表示必须履行的程序。1、签订重大合同或进出口合同时法务处视情况决定是否经法律顾问审核。2、原则上，签订购进合同不允许预付款，必须预付款的，需提供同等金额的银行保函，确实无法提供的，需经业务部门根据对方的资信情况出具风险评估(近三年的审计报表、信用等级证明、营业执照、税务登记证等)报告，经部门负责人、总经理签批。3、其他合同：借款、资产抵押、为第三方提供担保、质押、主体设备或生产线的出租合同的审批要通过董事会决议或董事会决议指定的授权人签字。4、公司的经济业务原则上应先签订合同后运作，后补合同必须说明原因，然后履行正常合同审批程序。5、签订合同要使用公司统一规定或国家规定的标准文本。6、土建、安装、非标制作等需要预、决算的合同在法务处审核之后需要财务部审核。7、常规、通用的物资不需使用部门审核。第三章合同管理职责第六条 批准人要根据经营业务的需要，对合同的合理性、必要性等做出判断，对合同的经济效益和风险负责。第七条 业务部门具有洽谈权，洽谈人必须对对方的资质、经营范围、履行能力、信誉、技术实力、经营状况深入考察分析，对业务的真实性、可靠性负责。若公司签订进口合同时，业务部门应组织相关部门(财务管理部、法律处、销售部、使用部门等)与外方代表进行技术洽谈和商务洽谈等相关事宜，业务处室做好会议记录。在签订合同时，将参会人员签字的会议记录转交财务管理部备案。1、采购部门对采购的标的物的名称、价格（成本构成）、规格型号、商标品牌、生产厂商、数量、交货期限以及质量要求、技术标准、卖方对质量负责的条件和期限、特殊技术要求、包装标准、验收标准、结算方式、发票开具以及提出异议的期限等负责。2、销售部门对销售合同的产品价格、质量等级、合理损耗标准、货款回收、结算方式与期限、合同履行期限、发票开具等负责。3、法律处对需要其审核的合同条款的合法性、严密性负责。4、财务管理部应对需要预决算审计的合同根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。对合同条款中结算方式及期限、发票种类及取得时间等审核并加盖骑缝章，对审核手续齐全的合同加盖合同章，并对合同统一编号、妥善保管合同正本，对合同执行过程进行监督。5、业务部门根据业务性质和对方资质等情况全面衡量是否需要交纳履约保证金，履约保证金的额度取决于标的物的性质和额度，履约保证金可以采用现金、银行存款、银行保函等形式，也可以将招标时的签约保证金或在我公司账面的存款（未到质保期的质保金除外）转作履约保证金。履约保证金应作为合同条款的一部分。第四章 采购合同第八条 采购合同主要项目约定1、“产品名称、商标、型号、数量、金额、供货时间及数量”栏：对标的物的规定应当清楚明白，准确无误，对于名称、型号、规格、品种、等级、花色等应规定的准确、详细，不能产生疑义。货物单价按含税价填写、金额大小写数字要规范，提货时间及数量约定清楚。2、“质量要求技术标准”栏：应强调按国家标准、行业标准或企业标准加工或提供货物。企业标准应详细说明。如果按合同供方的企业标准，供方应在其书面提交的企业标准上加盖公章或合同专用章作为合同附件。3、“保质期”栏：应标明产品的质量保证期间，如在保质期内发生质量问题，应根据产品的性质，选择退货或维修至合同标准、退还部分或全部货款。如产品本身附带产品说明书和质保卡，我方约定的时间应不少于质保卡上规定的时间。4、“交（提）货方式”栏：注明买方自提、卖方发运到站或到厂交货字样。5、“运输方式及到达站港的费用负担”栏：注明汽运、或铁路运输，到达站港的详细地址及买方或卖方承担运费字样。并注明运输途中发生风险由谁承担。6、“结算方式及期限“栏：注明现金、银行或承兑汇票等方式结算及结算比例、期限。7、“解决合同纠纷的方式”栏：原则上解决纠纷的地点在公司所处行政区内的人民法院。8、“违约责任”栏：应注明双方因违约承担的责任，应具体约定赔偿或支付违约金的标准或比例。明确出现损耗及质量问题的处理方式和标准。详细标明验收产品时发生质量问题，我方提出异议的时间及我方可以主张的权利。我方应在约定的异议期限内，以书面形式通知对方。该书面通知应与合同一同保存。对方不严格按照合同约定履行合同或未履行的，履约保证金不予退还或部分不退还，给公司造成的损失超过履约保证金数额的，应对超过部分予以赔偿；没有提交履约保证金的，应当按合同约定支付违约金，没有约定违约金数额的，对公司造成的损失承担赔偿责任。9、“其它约定事项”栏：应要求客户在交货的同时提供全额发票并注明发票的种类及税率或本合同尚未约定的其他事项。10、“委托代理人”栏：可由业务员、主管领导或部门经理签字，代理人为合同签订的责任代表，委托代理人需经总经理审批，并报财务管理部备案。未予批准和备案的委托代理人，不得代表公司签订合同。第九条 采购合同管理的要求1、财务管理部应严格按照公司的采购控制程序，对采购合同的签订及执行过程进行审核及监督。2、采购部门对供应商的选择上严格把关，尽量选择生产厂家并避免单一采购，减少中间环节，降低采购成本。3、合同的附件明细要与合同正本内容一致，合同附件明细应由客户加盖公章或合同专用章。4、合同生效后，业务部门应指定专人将采购物资及设备明细登记合同台账，财务管理部应建立统一的合同台帐，与采购中心台帐共享使用。5、采购付款业务，财务管理部应根据合同有关条款进行审核。没有签订合同的业务，由财务管理部主办人员在汇款单上注明无合同；已签订合同的按正常业务登记办理，并在汇款单上注明合同编号。对按合同要求预付款的采购合同，应在汇款单上同时标明预付款。6、汇款申请单上所列的厂家名称、银行账号要与合同内容一致，付款金额要与合同签订的付款进度及付款条件相一致。未按合同约定付款进度提前支付货款或改变付款条件的，应由业务处室说明原因总经理签批后方可办理款项结算。7、设备采购等业务确须预付款的，预付款原则上控制在30范围内，需提供同等金额的银行保函，确实无法提供的，需经业务部门根据对方的资信情况出具风险评估(近三年的审计报表、信用等级证明、营业执照、税务登记证等)报告，经主管领导、主管副总签批。质保金在10以上，约定货到付款的合同，必须是货到发票全部入账后方可办理款项结算。若超过该比例或未留质保金的，总经理签批。8、采购合同由总经理签批。10、通过招标方式采购的物资及设备，签订合同时应附签字的招标会议记录及所有评审表、合同签订备忘录。11、采购发票入账需附入库单、质检、计量单，需要按合同规定的标准进行验收；让步接收的业务要依据合同进行折算（折价或补量），需经业务部门说明让步接收原因，并经主管领导、主管经理、主管副总审批后方可入账。采购部门要在验收单、入库单、购货发票上注明合同编号。12、全额预付货款的采购合同，发票必须随货物同时到达。特殊情况发票应在货物全部到达15天内提供。若仍无法提供发票，业务部门应做出说明，经主管副总审批后，将材料转交财务管理部备案。13、采购业务的合同金额起点为一万元人民币（固定资产合同起点标准见固定资产制度）。凡与客户发生的采购业务，在规定起点金额以上的，均需与客户签订正式的合同；在规定起点金额以下，但采购的物资比较贵重，也要与客户签订正式的合同；单笔采购业务在公司规定的金额起点以下的长期客户，要与其签订供货合同或协议。14、一份合同可以开一张或多张发票，不允许多份合同开一张发票。对签订大修可退货合同，必须明确规定提供红字发票的时间。15、采购合同中涉及到公司特别关注的条款，一定要明确写清公司的具体要求及对方违约责任，如对交货期限要求严格的采购合同，应注明每逾期交货一天的罚款额度等。第五章销售合同第十条 销售合同主要项目约定1、“质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限”栏：应注明按国家标准、双方约定其他标准执行。按国家标准执行，国家标准应加以说明。2、“交（提）货地点、方式”栏：提货地点、方式及费用的负担应予明确。3、“运输方式与到站及费用负担”栏：到站前费用及到站后费用的负担应予以明确。4、“合理损耗及计算方法”栏：确定产品的合理损耗标准及供需双方承担损耗的责任。买方（需方）在合同规定的验收期限内，未进行验收或验收后未在规定期限内提出异议，视为默认。对提出质量异议或其它原因拒收，应负责妥善保管产品，不得动用。一经动用视为接收。5 、“验收标准、方法及提出异议期限”栏：应强调货到站后需方当即进行验质、计量，如有异议当日提出，否则视为产品合格。6、“结算方式及期限”栏：如合同属于“款到发货” 类合同，应注明合同生效后几日内付款，若未付款则合同自动失效。除此之外的合同可根据付款方式、期限标明“款到发货”、“货到验收合格后当即付款”、“货到一周内付款”等字样，并明确标明采用银行汇票结算或银行承兑汇票结算。7、“违约责任”栏：如需方未及时付款，则约定供方按日收取需方违约金的数额。8、“纠纷解决方式”栏：双方协商解决，如协商不成强调应在我公司（供方）所在地人民法院解决。 9、“委托代理人”栏：应由主管领导或部门经理签字。10、“其它约定事项”栏：(1)“不可抗力”的解释遵从合同法规定；(2)在产品制造、装运、运输紧张过程中，由于不可抗力事故或其他情形例如：运输紧张致使延期交货或不能交货，卖方（供方）不承担违约责任，但有义务于7 日内以书面形式通知买方（或需方）。第十一条 销售合同管理的要求1、财务管理部应对销售合同的审核及执行过程进行管理2、与客户签订合同时，业务部门要严格掌握客户资信程度，对不同客户依据其资信程度采用不同政策。若与已移交法律部的客户再发生销售业务，应先征得法律部的同意。3、赊销销售合同应由总经理批准。4.对于不符合公司应收账款管理政策的产品销售合同，经业务部门提供情况说明经主管副总、公司总经理批准后执行； 5.客户实行年度招标采购的，投标文件需经财务管理部、法律部审核后上报总经理审批，中标后的确定性文件需报财务部备案。6、装车发运计划应严格依据合同审核，属先款后货类业务必须注明，以便财务管理部复核把关。没有签订合同的销售业务，在装车发运时，财务管理部不予受理审核。8、付款卸货的合同，对外发货可以约定本公司（或本公司销售员）为收货人。在取得货款后，方可按合同中约定的条款移交货物。9、特殊情况合同约定的产品销售价格需要调整时，必须经主管副总审批并报财务管理部，以合同变更生效后为准，其余方式无效。10、销售业务应在合同中注明一票制或两票制。两票制应将代垫运费作为合同的组成内容，按实际发生额登记明细账，其口径应与回款口径相一致。12、销售订货合同在执行中应注意审核合同执行期限，逾期且对公司不利的合同禁止履行。13、销售发票由财务管理部根据开票通知单开具，可以一份合同开一张或多张发票，不允许多份合同开一张发票。出口业务需开具发票时，应先经合同审核登记后方可办理。14、销售合同履行完结应满足以下几个方面：货物发到、货款收到、发票开具、代垫运费收到、两票制回执收到。15、凡以个人名义代理销售公司产品的，要按相关的法律、法规办理担保手续，签订担保合同。16、采用电文(传真)形式订立合同的，需在合同上标明“传真签订有效”，合同内容及印章必须清晰，字面模糊的电文合同，财务管理部有权拒绝受理。第六章 土建、安装合同第十二条 具体要求及规定参照采购合同执行。第十三条 土建、安装合同管理的要求 土建、安装及非标设备的制作合同，原则上严禁签订一口价合同，特殊情况需签订一口价合同时，业务部门需对一拟签订价格进行分解并由审计部进行专业审核分析，并报财务总监、总经理批准后方可执行。1、土建工程合同签订后，向承包单位支付合同约定工程造价款25%的预付工程款，需提供同等金额的银行保函，确实无法提供的，需经业务部门根据对方的资信情况出具风险评估(近三年的审计报表、信用等级证明、营业执照、税务登记证等)报告，经主管领导、主管副总签批。支付进度款时按照比例分次冲销预付工程款，在工程竣工后审计结算前，将预付工程款全部冲销完毕。进度款可按工程形象进度支付，若土建合同项目进行工程预算审计，至竣工结算审计前，工程进度款的支付应控制在合同预算造价的80%以内；若土建合同项目没有进行工程预算审计，至竣工结算审计前，工程进度款的支付应控制在合同预算造价的70%以内。工程完工审计部门出具审计结算意见书、开具全额发票后支付结算款，按审计结果的5%-10%留做质保金，质保期满后付清余款；2、安装工程合同签订后，预付一定额度的搬迁费，每月根据经多方确认的施工进度，支付当月进度款的70%，工程进度达到70%时，预付的搬迁费从当月支付的进度款中扣除。工程完工内审部门出具审计结算意见书、开具全额发票后支付结算款，按审计结果的10%留做质保金，质保期满后付清余款。合同文本中涉及按施工进度付款的，工程双方、监理、审计部共同出具进度确认书，当进度书进度与合同条款一致时方可付款。若预付款比例超出制度规定比例或质保金小于制度规定比例（材料除外），应履行如下合同签批程序：合同金额在10万元(含10万元)以下，需业务部门主管领导、业务部门主管经理、业务部门主管副总、财务管理部总经理签批；合同金额10万以上100万元（含100万元）以下，需主管领导、业务部门主管经理、业务部门主管副总、财务管理部总经理、财务总监签批；合同金额100万元以上，需主管领导、业务部门主管经理、业务部门主管副总、财务管理部总经理、财务总监、总经理签批。第七章 合同其它管理规定第十四条 其他类合同的签订应严格按中华人民共和国合同法的规定办理。第十五条 具体要求及规定参照采购及销售合同执行。第十六条 合同的信息化管理1、业务部门指定专人对合同的签订及执行情况进行登记并形成报表，向本部门主管领导、财务管理部反映合同签订及执行情况信息；部门业务人员必须清楚掌握本人所负责合同具体情况；信息化具备条件的，业务部门可与财务管理部共同合同信息平台，保持信息一致。2、新建项目签订合同，应指定专人负责将设备采购报告附电子表格明细清单，按各项目最末级单元类别进行逐笔登记，并在登记表中将设备按一定编码规则标识后传递给财务管理部。3、财务管理部对合同签订及执行情况进行审核，审核无误后定期向管理班子成员报告合同总体信息，反映各类合同的执行情况。第十七条 合同的档案管理1、各类合同审批生效后，正本一式叁份(进口合同可多份)，其中一份由业务部门经办人转交客户；一份由财务管理部统一编号并妥善保管；另一份业务处室指定专人保管。2、财务管理部定期将合同装订成册，合同履行完结的，财务部应集中填写合同履行完结说明书，签字确认后与合同原件附在一起存档。3、财务管理部应定期整理合同，已履行完结的合同要移交财务档案室，未履行完结的合同由财务管理部妥善保管。第十八条 合同专用章的管理1、合同专用章应由财务管理部指定专人负责管理。2、合同审批程序全部履行后方可加盖合同专用章。3、保管合同专用章应履行审批、交接手续，不得擅自交由他人代管。4、不得出借合同专用章。5、不得在空白文本上加盖合同专用章。第十九条 合同的变更和解除1、合同的变更和解除必须在合同双方协商一致的前提下依法进行，任何一方未经对方允许私自更改合同内容或解除合同均不生效。2、只对原合同部分条款做补充时，应与对方签订补充协议，应在“补充协议”中注明修改的或补充的内容，该补充协议是原合同的组成部分，“补充协议”需按合同审批程序签批。当需要变更的内容较多或与原合同有较大出入时应与对方协商废除原合同，另行签订新的合同。3、公司依法或依合同约定解除合同或提前中止履行合同的，应及时通知合同对方；在法律没有规定或合同没有约定的情况下，公司需要解除合同或终止履行合同应与对方达成一致意见，双方签订终止协议或对方出具有法律效力的确认文书。 4、合同变更和解除程序比照合同审批程序执行。第二十条 业务部门在更换业务员或业务员离职时，应要求业务员对与合同有关的事项进行交接，对合同履行、未回发票等后续事情，由承接人负责办理。业务部门将部门总经理签批后的交接书返到财务备案。若未通知财务擅自离职的，并给公司造成损失的，财务管理部将根据公司制度给予相关责任人处罚。第八章 附则第二十一条本制度由财务管理部负责解释。第二十二条 本制度自发布之日起实行。附：1、合同审批单格式集团有限公司合同审批单编号：时间：合同概况合同类别经办部门标的数量合同金额客户概况客户名称企业性质注册资本经营范围业务主办职务资信评价业务流程总经理（审批）财务部（审定条款）法律部（审定条款）部门负责人（复核）业务主办备注