房地产合同管理规定(2005年修订).doc

合同管理规定第一章 总则第一条 为了加强合同管理，明确合同审批过程中的职责权限，制定本管理规定。第二条 投资公司及各所属房地产企业在从事涉及权利义务关系的经济活动时必须签订书面合同。第三条 本规定适用于投资公司及所属房地产企业。第二章 合同的分类第四条 一般合同指工程勘察、策划、设计、监理合同，材料、设备采购合同，工程施工合同，装饰装修工程施工合同，广告设计、制作、发布合同等。第五条 特殊合同指借款合同、担保合同、股份转让合同、涉及公司合并、分立、破产、解散、改制等方面的合同、投资合同、设立公司、分公司的合同、涉及无形资产的合同、咨询合同、涉及房屋类固定资产转让合同、土地合同、涉外经济、技术、工程承包、劳务合作合同等。第三章 机构与职责第六条 投资公司由总裁、副总裁、各部门总经理组成合同管理委员会。负责对所属房地产企业合同进行监督、管理和审批。第七条 投资公司业务部是合同管理的职能部门，其职责是：1、负责对各所属房地产企业合同工作的管理和指导。2、负责研究制定合同管理规定，组织宣传贯彻合同管理规定，并负责检查监督。3、负责对各所属房地产企业合同的签订、履行、存档情况进行检查，提出整改意见。第八条 各所属房地产企业必须建立合同会签制度，并成立以总经理为组长的合同审核小组，成员为各部门负责人及相关人员。第九条 合同审核小组履行下列职责：1、制定合同管理实施细则；2、合同审核会签。第十条 各所属房地产企业必须设立专职或兼职合同管理员，报投资公司业务部备案，其职责是：1、参与合同的谈判、起草、签订，组织合同审核会签；2、审查对方当事人的主体资格、营业执照、资质证书、授权委托书等，保证其具备签约的法律资格；3、保证合同条款合法、完备、填写符合规范、程序符合规定；4、跟踪合同履行情况，及时补充、变更合同，会同合同经办人员处理合同履行中的问题；5、负责合同鉴证、公证或登记备案； 6、负责组织相关部门对合同执行情况进行履约评价。7、负责在合同签订后2日内将合同有关内容录入到成本管理软件中，合同电子文档上传到成本管理软件中。第十一条 合同归口管理部门负责人为合同签署的经办人，其职责是：1、审查对方当事人的主体资格、调查资信和履约能力，保证其符合签约条件；2、商谈合同条款，起草合同；3、负责履行合同，及时处理履行中发生的问题；对需要变更合同内容的，及时提出变更意见，并拟订变更协议； 4、妥善保管合同书、签证单、往来传真等有关合同签订与履行的书面资料、凭证，并按时归档。第十二条 各相关部门为合同签订的参与部门，其职责分别是：1、确定合同价款及有关建经条款；2、保证合同条款和价款的合理性；3、调查对方当事人的资信状况；4、审核项目的付款方式、付款条件付款条件，保证合同付款方式的合理性、可行性。第十三条 合同审核要点1、审核合作单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或姓名和住所是否记录清楚、准确；2、经济合同的标的是否明确；3、经济合同中的数量、质量是否符合有关国家、地方规定和公司要求；4、经济合同的价款或报酬以及方式是否确定和准确；5、经济合同的履行期限、地点和方式是否确定；6、经济合同的违约责任是否明确；7、经济合同中是否有发生争议的解决方法。第十四条 对工程类合同还必须进行以下事项的审查1、是否有保修条款；2、结算和付款条件是否有利；3、计价依据是否完备。第十五条 投资公司及异地所属房地产企业必须设定合同章管理员，其职责是：1、审查对方是否签字盖章（二页以上加盖骑缝章）；2、审查我方是否有经办人、总经理签字；3、审查合同的完整性、一致性；4、负责合同归档管理工作。第十六条 企业总经理对合同签订和履行的全过程负责，其具体职责是：1、组织建立企业内部合同管理体系；2、保证合同标的和条款的合理性，维护企业权益；3、保证合同内容及签订、履行过程符合法律法规和投资公司合同管理规定；4、及时处理合同签订和履行中发生的问题，重大问题及时向投资公司总裁汇报。第四章 合同的签订第十七条 各所属企业必须全面实行合同会签审核制度、终结制度、备案制度。所有合同必须按照合同会签程序批准后方可订立，履行完毕的合同须签订终结协议。第十八条 签订合同之前，应验证对方当事人的营业执照、资质证书等证明文件的原件，并将其复印件存档。的原件，确定主体是否合格如果对方不提供上述证明文件，不得进行合同会签。；审查对方经办人的授权委托书，掌握其代理权限；调查资信情况、履约记录，预测其履约能力。上述证明文件的复印件随合同会签并存档。企业名称变更时，应以合格的主体签订合同。第十九条 所有合同必须经所属企业法律顾问审核，并留存审核意见。第二十条 在签约过程中应遵循诚实信用原则，任何人不得向对方当事人作虚假的宣传和承诺，不得故意隐瞒与订立合同有关的重要事实。第二十一条 合同文本必须符合国家及投资公司有关规定，并以合同书形式签订，不得以传真或电子邮件等方式签订合同，以传真或电子邮件等方式就合同内容达成一致的，必须补签合同书加以确认。第二十二条 合同内容需以招标方式确定的，应按投资公司招标管理规定进行招标后签订。第二十三条 合同的内容应当包括：当事人名称、住所、标的、数量、质量标准、验收标准、价款、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决的方式等条款，并对各条款内容作详细的约定。第二十四条 合同必须经法定代表人或委托代理人及经办人签字并加盖合同专用章后生效。特殊情况法定代表人可委托他人签订，委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。第二十五条 法律、法规规定应当鉴证、登记、备案的合同必须鉴证、登记、备案。合同由法定代表人签订后生效，特殊情况法定代表人可委托他人签订，委托代理人必须在授权范围内签订合同。无法定代表人的授权委托书，任何人不得签订合同。此条款已与第23条合并，此条款删除。第五章 合同的履行第二十六条 合同一经签订即具法律效力。各公司有关部门应互相协作，认真履行合同义务，确保公司信誉。第二十七条 经办人应随时掌握对方经营状况，若发现停产、停业、准备解散或破产、转移资产、抽逃资金、有重大诉讼案件等严重影响履行能力的情况发生时，应及时向总经理汇报，有确切证据证明以上事实时，企业应要求对方提供有效的担保，不提供担保的，应中止履行合同。中止履行合同的，应及时书面通知对方。第二十八条 企业应慎重对待合同履行中的往来传真、书信、签证等书面文件，并妥善保存。经办人应建立合同签订与履行情况台帐。第二十九条 合同管理员应随时跟踪合同履行过程，发现问题协同各部门及时解决，发生诉讼或其他重大问题应及时上报投资公司。第三十条 合同管理员应组织相关部门在每年年初对各合作单位的合同履行情况进行评价，并将评价结果删除上报企业经营机构上报总经理作为今后选择合作伙伴的参考依据，同时上报投资公司业务部。第三十一条 企业签订终结协议时，应当审核合同双方的义务是否履行完毕。合同任何一方的义务尚未履行完毕时不得签订终结协议。第六章 合同的变更、中止与解除第三十二条 合同一经签订即受法律约束，企业不得擅自变更、中止或解除。若确需变更、中止或解除的，由经办人提出书面报告，按合同会签程序审核会签后实施。“特殊合同”需要中止或解除的，须上报投资公司审批。第三十三条 变更合同内容的，双方应当签订补充协议，对变更的内容作详细的约定。第三十四条 企业单方面中止合同的，应当符合合同约定。双方协议中止合同履行的，应当签订中止合同协议书。第三十五条 企业单方面解除合同的，应当符合合同约定；双方协议解除的，应当签订解除合同协议书，明确解除的原因和解除后双方应尽的义务。 第三十六条 变更或解除合同需要办理变更登记等相关手续的，应及时办理；财务部门应及时作相应的帐务处理。 第七章 合同纠纷的处理第三十七条 合同履行中双方发生争议应积极协商，对对方合理的要求应妥善解决，以防止出现法律纠纷。第三十八条 投资公司业务部负责各所属公司的诉讼协调工作。各公司发生诉讼案件时应立即将诉讼相关材料报送投资公司业务部，经总裁批示后，由各公司按法定程序办理。第八章 合同档案管理第三十九条 经办人和有关人员应妥善保存合同、补充协议、签证单、往来传真等关于合同签订和履行的书面材料，并按要求及时归档。第四十条 以下关于合同签订和履行的原始材料，应由档案管理员统一归档：1、合同及其补充协议；2、合同变更、中止或解除协议、终结协议；3、招投标文件；修改为招投标文件4、合同会签单；5、其他重要材料。第四十一条 合同管理员应建立企业合同签订与履行情况综合台帐，并每月进行一次分析，提出分析报告，上报投资公司业务部备案。第九章 权限、程序第四十二条 合同审批权限1、本地所属企业合同审批管理权限：合同范围所属公司会签投资公司业务部法定代表人各部门总经理特殊合同起草、会签审核组织审核、备案批准单体总包工程起草、会签审核组织审核、备案批准单体内外土建、安装、环境等配套工程30万元以下起草、会签受权批准备案授权30万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准装饰装修工程20万元以下起草、会签受权批准备案授权20万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准勘察、监理20万元以下起草、会签受权批准备案授权20万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准方案设计10万元以下起草、会签受权批准备案授权10万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准施工图设计20万元以下起草、会签受权批准备案授权20万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程材料、设备采购20万元以下起草、会签受权批准备案授权20万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程手续类合同起草、会签审核组织审核、备案批准营销类合同10万元以下起草、会签受权批准备案授权10万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准商品房买卖、租赁合同标准范本起草、会签审核组织审核、备案批准软件技术类合同5万元以下起草、会签受权批准备案授权5万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准办公家具、设备类采购5万元以下起草、会签受权批准备案授权5万元以上起草、会签审核备案批准行政人事类合同全部起草、会签受权批准备案授权前期物业合同起草、会签审核组织审核、备案批准其他合同起草、会签受权批准备案授权2、异地所属企业合同审批管理权限：合同范围所属公司会签投资公司业务部法定代表人各部门总经理特殊合同起草、会签审核组织审核、备案批准所有主体总包工程起草、会签审核组织审核、备案批准单体内外土建、安装、环境等配套工程200万元以下起草、会签受权批准备案授权200万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准装饰装修工程100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准勘察、监理50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准方案设计20万元以下起草、会签受权批准备案授权20万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准施工图设计50万元以下起草、会签受权批准备案授权50万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程材料、设备采购100万元以下起草、会签受权批准备案授权100万元以上起草、会签审核组织审核、备案批准工程手续类合同起草、会签受权批准备案授权营销类合同起草、会签受权批准备案授权商品房买卖、租赁合同标准范本起草、会签审核组织审核、备案批准软件技术类合同起草、会签受权批准备案授权办公家具、设备类采购起草、会签受权批准备案授权行政人事类合同起草、会签受权批准备案授权前期物业委托合同起草、会签审核组织审核、备案批准其他合同起草、会签受权批准备案授权3、合同范围定义1）主体总包工程是指承包主体工程土建、水暖、电气的总包项目。2）单体内外土建、安装、环境等配套工程是指由发包方单独发包的土石方、道路、挡土墙、喷锚、强夯、灌注桩、防水、楼内栏杆、地热、通风、空调、消防、弱电内外线、煤气内外线、采暖外线、排水外线、给水外线、供电外线、排洪、变配电、硬覆盖、绿化、室外围挡、钢结构、玻璃及理石幕墙、塑胶铺装等项目。3）装饰装修工程指样板房、售楼处、电梯前室、办公楼等室内装修。4）勘察、设计、监理指规划设计、单体设计、景观设计、采暖外网设计、给水外网设计、煤气外网设计、工程监理、地质勘察等项目。5）工程材料、设备采购指外墙砖、踏步砖、涂料、石材、红砖、空心砖、商品砼、通风管、散热器、应急电源箱、高低压配电设备、电线电缆、空调通风设备、灯具、绿化苗木、防火门、防盗门、单元门、车库门、人防门、屋面瓦、外墙窗、天窗、电梯、洗浴设备、消防设备、锅炉设备、信报箱、换热站设备等项目。6）工程手续类合同指劳动保险、白蚁防治、竣工档案整理、建设项目环境评估、地震安全性技术咨询等合同。7）营销类合同指除了商品房买卖合同外的各报纸广告、户外广告、名片、样本印刷、展位租赁、电台、电视直播、营销策划、短信群发等合同。8）商品房买卖、租赁合同指公司开发建设或通过其他合法手续取得的房屋的转让、租赁合同。9）软件技术类合同指技术服务、委托开发、数据录入外包、保密协议等合同。10）办公家具、设备类合同指办公用的沙发、窗帘、音响、电子白板、地毯、计算机、服务器、数码相机、车辆等合同。11）行政人事类合同指委托招聘、员工劳动合同、委托培训、委托提供会员服务、办公楼内绿化租摆等合同。12）其他类合同指聘请长途电话服务、网络线路、服务器租用、提供宽带服务、安全生产、计划生育、社会稳定责任状、委托检验等合同。13）本条内额度指单项的预算额， “以上”是指包含本数。第四十三条 权限内的合同，在签订后，由所属企业存档备查。第四十四条 超出权限的合同，在所属企业内部会签审核完，报投资公司业务部，由业务部组织投资公司相关部门审核通过报总裁批准后签订。第十章 罚则第四十五条 有下列情况之一的，视情节轻重给予罚款5005,000元、赔偿经济损失、解除劳动合同等处罚，情节特别严重的，触犯刑法，构成犯罪的，构成犯罪的，提交司法机关追究刑事责任：一、属属删除经经办人责任：1、不签书面合同，给企业造成损失的；2、未经授权或超越代理权限签订合同，给企业造成损失的；3、填写合同内容错误，给企业造成损失的；4、因严重不负责任被骗，给企业造成损失的；5、与对方串通，损害企业利益的；6、利用职务之便，收受对方贿赂或以其他方式谋取私利的；7、其他因未尽职责，给企业造成损失的。二、属属删除合合同管理员责任：1、未认真审查合同，致使签订的合同无效或存在严重漏洞，给企业造成损失的；2、未及时办理登记、备案等相关手续，给企业造成损失的；3、合同管理档案丢失，给企业造成损失的。三、成本管理部负责人未尽审查职责，致使合同价款明显高于或低于正常水平，给企业造成损失的。四、财务部门负责人未尽审查职责，致使无法按合同约定收款的。五、合同章管理员擅自加盖印章给企业造成损失的。六、档案管理员丢失关于合同签订和履行情况的原始资料，给企业造成损失的。七、属属删除总总经理责任： 1、企业合同管理混乱、不成体系、责任不明，漏洞百出，给企业造成损失的；2、超越权限擅自签订合同或处理合同签订和履行中的重大问题，给企业造成损失的；3、其他违反法律、法规和本办法规定，给企业造成损失的。第十一章 附 则第四十六条 本规定由投资公司业务部负责解释。第四十七条 本规定自下发之日起施行。附表1 合同会签单所属公司负责填报的会签单附表2 合同审批会签单投资公司负责填报的会签单附表3 合同签订月报表合同管理规定附表1（ ）合同会签单拟稿部门拟稿日期合同名称合同内容合同额合作单位合作单位概况说明（公司性质、执照、资质、规模及主要业绩）：合作单位来源情况说明（招标、市调、介绍或其它）：合同主要内容：合同份数共 份，正本 份，副本 份经办人意见：经办部门负责人意见：相关部门意见成本管理部：财务部：其它相关部门：项目负责人意见：总经理意见：附：1、合作单位资质、年检的营业执照、授权委托书、业绩等自然状况。2、公司法律顾问意见。合同管理规定附表2合同审批会签单 编号：呈报公司项目名称合同名称合同内容合同额（万元）施工单位合同主要内容：附所属公司合同会签情况投资公司审核委员会委员意见业务部：计财部：其他主管部门（规划设计、开发部、市场部、管理部）：总裁审批：合同管理规定附表3合同签订情况月报表月份 公司项目合同签订情况报表序号工程内容合作单位合同额签订时间经办人备注此表于每月25日报投资公司业务部