信息技术助力医院固定资产管理.pdf

-131-CHINA SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION Feb.2024中国科技信息 2024 年第 3 期科技工作进行固定资产盘点时，由于固定资产遍布全院且须对贴在每一个固定资产上的标签进行逐一扫描，工作量较大。第二，由于条形码只收集固定资产的资产编码信息，需从院内固定资产明细表中查找该固定资产其它信息。这样的工作方式不仅费时费力，也会一定程度引起固定资产管理人员在重复繁琐的步骤中出现工作厌烦情绪，容易出现固定资产的错盘、漏盘，经常出现“回头找错”的情况，从而降低工作准确性和效率性。传统固定资产模式各环节缺少联动性传统的固定资产管理模式看似各个步骤环环相扣，但各环节之间却缺少联动性。第一，主设备与附属设备缺少联动性。传统的固定资产管理模式一般是主设备到附属设备的单向关联。比如，采购院内专用设备时需配置的附属设备，无法与主设备进行信息关联。第二，信息采集环节与数据分析环节缺少联动性。比如，在进行固定资产盘点时，先收集条码数据，再根据人工数据比对，无法实时获得盘点进度提示以提示下一步工作。传统固定资产模式下人员重视不足传统的固定资产管理模式下，容易造成固定资产使用及管理人员对于固定资产的管理重视不足。使用科室人员缺少资产管理全流程的参与度，导致其缺乏日常管理的意识。比如，科室之间的转移调拨，不通过流程直接进行；出现仓促盘点现象。这种落后的资产管理模式可能会导致医院固定资产出现账物不符的现象，甚至会造成固定资产的丢失，损害医院的经济利益。信息技术下固定资产管理系统促进实现医院固定资产精细化、信息化管理传统的医院固定资产管理多采用人工处理方式，工作量巨大，耗时耗力，也容易出错，效率低下。传统固定资产管理模式的这些弊端，使得优化固定资产管理体系迫在眉睫。借助先进的信息技术，特别是物联网技术，针对医院固定资产日常管理要求，构建一套有序、高效、可操作性强的固定资产信息管理系统，可以极大地提升医院内固定资产管理的效率，实现医院固定资产管理科学化、规范化、精细化、信息化。信息技术助力医院固定资产管理孙 桐孙 桐南京市职业病防治院孙桐（1995），女，江苏南京，硕士研究生，工程师，研究方向：电子信息工程信息与通信。医院固定资产管理的背景长久以来，固定资产管理在单位的日常管理中都处于较为重要地位，尤其对于医院来说，因其特殊性，医院内资产尤其是医疗专业设备的管理，更是重中之重。近年来，在科技强国战略的指导下，政府不断加大对公立医院的建设投资力度，其中高精尖设备引进就是较为重要的一块内容，使得公立医院的固定资产规模快速扩张。根据南京市职业病防治院 2023 年数据显示，固定资产在院内总资产的占比大于七成，足见固定资产在一定程度上是医院的医疗水平、医疗规模、经济实力的直观体现。医院的固定资产，主要包括房屋建筑物、专业设备、一般设备、家具、图书和其他固定资产等，是医院开展医疗、科研、教学服务等工作的物质保障。而医院内固定资产因其品目多、分布广、后期管理要求各异等特点，再加上医院内使用人员对固定资产日常管理重视不足，权责不明，经常出现资产损毁、丢失现象，给固定资产管理相关人员的日常管理工作带来了许多困难。传统的固定资产管理模式一般是应用条码技术，给医院内的每一个固定资产生成专属“身份”条码。但由于一维码存储信息量低，通过扫描条形码，只能读取对应固定资产的资产编码，如需获得资产多维度信息，需根据读取出的资产编码，从医院固定资产明细表中获取，这样将导致信息读取效率低下。在这样的资产管理模式下，会提高固定资产管理人员的工作量，延长工作周期，降低其工作效率。信息技术助力医院资产管理的必要性传统固定资产模式耗费大量人力资源传统的固定资产管理模式需要大量人工的参与。第一，中国科技信息 2024 年第 3 期CHINA SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION Feb.2024-132-科技工作信息技术助力医院固定资产管理的基本思路为加强固定资产使用部门、资产归口管理部门和财务、审计部门之间的互联互通，实现业务活动与财务管理有机融合，打破科室间的职能壁垒，利用物联网+技术，以医院内固定资产管理制度为指导，将院内的固定资产管理按照资产从获得使用再到后期管理的全生命周期进行管理，包括采购、验收入库、出库、盘点、转移（调拨）、处置（报废）、维修、巡检、计量、检定、校准等环节，构建医院内固定资产管理系统的基本流程框架，如图 1 所示。对医院内各类型固定资产分类管理，并进行唯一身份标识，制定唯一资产编码，结合应用条码技术、二维码技术、RFID 技术、传感技术等，制作专属固定资产复合标签。借助 PDA 终端，通过无线电波进行不接触数据、时序、能量的快速交换和存储，通过无线通信结合数据访问技术，连接服务器数据库，通过电磁波实现电子标签的读写与通信，以此进行固定资产盘点，射频识别系统模型如图 2 所示。同时，以企业微信客户端为载体，实现移动盘点、调拨、审批等功能。信息技术在医院固定资产管理体系的具体应用信息技术在医院固定资产采购中的应用资产采购作为资产管理中极为重要一环，一直是“有痕工作”的重抓区域。传统的纸笔作业，容易造成采购存档资料冗杂、重复甚至丢失，后期难以查找等问题。引入固定资产管理系统，采购人可以录入采购资产清单，包括资产名称、规格型号、品牌产地、数量、价格、存放位置、使用科室、合同号、发票号等信息，给财务、合同管理、后续资产验收提供重要依据，这样避免之前纸质采购资料的丢失，促进实现无纸化的“有痕办公”。在制作采购单时，也可勾选主设备与附属设备，建立主附设备之间的联系，一方面，实现主附设备的双向联动性，另一方面，也构建采购环节与资产管理其他环节的联动性，进一步提高固定资产管理效率。信息技术在医院固定资产验收中的应用资产验收是依据资产采购中的采购合同或者标书规定核算是否达到验收标准环节，是固定资产管理的重要组成部分。传统的资产验收一般为纸面作业，通过手写记录验收报告，再进行存档。后续查询该固定资产相关信息，须从档案纸质资料查找，无法满足即查即得的要求。通过固定资产管理系统，可根据录入的验收数据，自动生成验收报告。在验收环节，给每一个固定资产附上唯一“身份证”资产编码，作为后续资产信息查询的媒介，再整合采购环节录入的采购数据和验收环节的验收信息，例如序列号、生产日期等信息，生成固定资产卡片，进入医院内固定资产档案，以便进行后续的资产信息查询，特别是资产是否在质保期、给资产的维修、报废处置等操作提供便捷、有力的依据。根据之前的经验，不同的固定资产后续管理方式也有较大差异。比如，医疗设备需要进行定期的巡检、计量、校准等，而普通的办公家具则没有此类特殊要求。于是，需要在验收阶段，根据固定资产的类目进行分类，以便后期对不同类目的固定资产进行个性化、差异化管理，提高固定资产日常管理维护精度。信息技术在医院固定资产日常盘点、转移、实时跟踪中的应用传统资产盘点仍然使用手工处理方式，盘点工作任务重，需要投入大量人力财力物力，固定资产盘点作业不标准、不规范，造成盘点效率低下，极易出现错盘、漏盘等现象，盘点质量不高。为了避免医院内固定资产账务不符的情况，医院一般每年都需要进行一次资产盘点工作，但是在传统纸面作业模式下，需要庞大的人力和时间成本。同时，在冗长的盘点过程中，账物无法停滞在同一时间上等待清查，时常会出现边盘边变的现象；传统的纸笔方式的资产盘点模式下，暴露出了人力成本高、周期长、误差大、效率低、盘点责任不明确、盘点后结果汇总工作烦琐、账务对比难度大等问题。利用信息技术，在固定资产标签表面印制专属条形码和二维码，内置专属信息芯片，这样的条码-RFID复合标签（如图 3 所示），结合了条形码标签可靠性高和 RFID 标签存储量大、读取效率高的特点 6。在进行医院固定资产盘点时，借助 PDA 终端，可自动收集规定范围内的标签内置芯片信息，节省了大量的人力资源。通过 RFID 盘点，可实现一键式快速盘点、资产准确定位，可对固定资产各维度信息查询，同时实现了医院对资产入库、出库、使用、转移、处置等全生命周期管理，大大提高了医院固定资产盘点效率。可对医院内固定资产，尤其是贵重资产的实时追踪定位，实现全过程跟踪和动态化管理。对于单个或者少量固定资产信息的查询，也可使用带有条码扫描功能的 PDA 终端或者手机企业微信客户端扫描复合标签二维码获取相关信息，这也在一定程度上减小了设备图 1 固定资产管理系统基本流程框架图 2 射频识别系统模型-133-CHINA SCIENCE AND TECHNOLOGY INFORMATION Feb.2024中国科技信息 2024 年第 3 期科技工作限制的影响。需要提出的是，固定资产系统也以企业微信为载体，可在手机上实现资产的调拨、处置（报废）、审批等操作，大大放宽了操作在时间、空间上的限制。医院原有的固定资产管理模式容易出现权责不清的现象，甚至最后演变为单一的归口资产管理员的管理。固定资产管理系统的上线，大大增加了使用科室人员的参与程度，更加清晰固定资产的日常使用、转移、报修等流程，权责明晰，一定程度上能提高使用科室人员对于固定资产管理的重视程度。这样，一方面，有利于推动实现资产实时追踪；另一方面，也提高了资产日常使用的利用率，有利于更好地盘活资产。信息技术在医院固定资产维修、处置、巡检中的应用固定资产在使用过程会出现不同程度的磨损和各种故障，在医疗设备出现故障时，也需要专业人员进行维修，并进行相关记录。而在传统固定资产管理系统中，一般未将此方面的管理纳入固定资产管理体系当中。在扩展的固定资产系统中，固定资产如遇故障，使用科室应对资产（设备）进行报修，再由归口部门进行技术鉴定，决定进行维修或者报废处置，同时系统根据维修（报修）记录生成日常维修日志，以便归口部门技术人员分析设备使用状况，为资产购买、处置（报废）提供重要的证据支撑。技术人员应定期对医院的医疗设备进行巡检，记录仪器设备使用状况。在固定资产系统中，可以定期提醒相关技术人员进行巡检活动。巡检人员录入巡检信息，系统会自动整合巡检信息，根据验收录入信息，例如设备限使用期限等，做出使用状况初步提示，供相关技术人员后续设备管理参考。信息技术在医院专业设备定期计量、检定、校准的应用由于医院业务的特殊性，专业医疗设备占固定资产的数量和价值比例都较大，根据国家技术监督局规定，专用医疗设备须进行定期的计量、检定、校准，但传统的固定资产管理系统中也未纳入此模块进行管理。因此，对原有的固定资产管理系统框架也进行了拓展。在专用医疗设备的前期资产验收环节，增加录入是否需要计量、检定、校准、设备使用期限、首次计量、检定、校准时间及有效期等信息，在检测合格效期临近时，系统自动进行弹窗提醒下一次的医疗设备计量检测工作。同时，系统可以根据录入的历史计量检测信息，自动给每个医疗设备生成专属计量、检定、校准日志；对不同医疗设备的计量工作实行分类管理，可以根据不同需求导出相关数据表格。这样的信息化数据库管理，一方面，可以免去计量、检定、校准人员定期检查合格证书效期的工作；另一方面，支持一键导出临期待检专业医疗设备，为下一次计量、检定、校准送检工作提供数据支撑。信息技术应用于医院固定资产管理体系的意义传统的固定资产管理模式，在长期试验中暴露出了人员冗杂、程序烦琐复杂、工作周期长、权责不清等问题。固定资产管理作为医院日常管理的重要组成部分，借助先进的信息技术，建立高效、有序的固定资产管理系统，可以减少不必要的固定资产闲置，有效地防止国有资产流失，有助于盘活资产，提高资产使用效率，这将有力推动医院综合实力，特别在医疗规模和医疗实力方面的提升，进一步提高医院的医疗服务质量。结束语引入固定资产管理系统，辅助以 RFID 等技术，为医院节省了大量的人力，大大提高了固定资产管理的效率。同时，针对医院的特殊职能，增设固定资产维修、医用设备的计量、检定、校准模块，实现差异化、个性化资产管理，进一步释放了人力成本，更好地提升人力资源质量。但是，该固定资产管理系统也有进一步拓展空间，比如，现阶段只能实现了院内的医疗设备的计量、检定、校准的统计管理，可进行系统对接计量检测机构的可行性分析论证。检测合格证书临期时，自动通知计量检测机构上门检测，并自动回传检测结果，实现实时跟踪、预警、自动响应等功能。图 3 条码-RFID 复合标签示例