公司办公室规范化建设及各项工作流程.doc

办公室职责负责文秘（印）和上传下达、请示报告、督促贯彻工作；负责馆务活动安排、协调、联络和接待工作；负责财务管理、会计核算、资金运营和票房管理工作；负责政府采购、合同（协议）审核和办公用品采购工作；负责宁夏自然科学博物馆协会建设工作；负责党办工作；负责档案和印章管理工作；负责对外宣传材料审核和重大新闻发布工作；负责服务总台管理及相关数据采集工作；负责车辆调配、维护保养、安全运行工作；完成馆领导交办的其他工作。具体工作流程（一）承办收文工作流程收文编号登记填写文件处理单填写拟办意见董事长审批分管领导阅示对口部室落实填写承办情况文件回档。（二）承办发文工作流程1、内部发文：部室撰写文件部长核稿分管领导审批办公室主任核稿办公室文秘确定文号董事长签发办公室印发。2、联合发文：部室撰写文件部长审签分管领导审批办公室主任核稿送外会签办公室文秘确定文号董事长签发办公室印制承办部室分发。（三）接待工作流程接收来访函填写接待审批单制作接待方案办公室主任审阅董事长审批通知分管领导和相关部室做准备采购接待用品按程序接待财务人员结帐。（四）政府采购工作流程部室确定招标采购方案分管领导审签董事长审批预算报办公室财务审核报财政审核协调部室完善并确认招标书协调招标部门公示通知分管领导、相关技术人员招标（办公室参与监督、协调和印章服务）承办人（或项目负责人）与中标单位对接（承办人在合同上签字、分管领导签字）董事长审批办公室盖章生效；工程完成后，承办部室、分管领导、相关技术人员和办公室人员同时在场验收并签字、董事长审批后财务人员按手续付款。（五）办公用品采购工作流程办公室征询各部室申报办公室汇总主任审批董事长审批双人采购验收入库各部室按程序审批后领取。（六）印章使用流程1、普通证明（介绍信）：个人申请签字备案办公室盖章；2、特殊证明（介绍信）（如房产、二胎子女、高等学历等）：个人申请填写印章使用申请单分管领导审签董事长审批办公室盖章。（七）新闻发布工作流程个人撰写部长批改分管领导审批办公室接洽副主任校对主任终审投递数字声像部发布。（八）复印、打印工作流程交稿复（打）印经办人登记取回。为便于工作，急件可随时复（打）印，普通件为每周三、五下午统一服务。（九）投诉接待工作流程1、当面投诉：服务台接待疏导登记报告值班领导并处理向投诉人反馈投诉处理结果向董事长汇报。2、电话投诉：服务台疏导登记报告值班领导反馈相关部室分管领导处理董事长阅批向投诉人反馈。（十）服务总台考勤数据采集工作流程1、正常上班考勤数据采集：人事部授权工作人员统计服务台主管审核人事部审核董事长审批通报。2、节假日及加班考勤数据采集：办公室授权工作人员统计服务台主管审核办公室核实主任审签馆领导审批通报财务兑现加班费。（十一）车辆派遣工作流程市内派车：部室填写车辆派出单办公室登记并确定司机及车辆口头（电话）向主任报告出车用车人在车辆使用登记册签字并填写车辆回场时间和行驶里程车辆入库。市外派车：部室填写车辆派出单分管领导审批办公室登记并确定司机及车辆主任签字董事长签字出车用车人在车辆使用登记册签字并填写车辆回场时间和行驶里程车辆入库。（十二）采购及报销工作流程部室填写采购申请单分管领导审批董事长审批采购入库经手人签字部长核实分管领导审核财务审核董事长审批（需附采购申请单）。为保证馆领导正常的办公秩序，除不可预见的特殊情况外，董事长对采购、报销的签字审批集中在每周三、四下午，由于出差、开会或接待等冲突，时间顺延至周五下午。（十三）信息稿酬兑现流程工作人员统计部长核对办公室主任核实公示分管领导审批董事长审批财务发放。（十四）机票预订流程订票人填写机票预订申请单部长签字分管领导审核董事长审批办公室与签订协议售票处预订出差人员刷个人公务卡支付票款凭纸质机票和开会（出差）的通知（函）到办公室财务报销票款。（十五）地下餐厅因公接待流程承办部室填写地下餐厅接待用餐审批单分管领导审批办公室确认董事长审批地下餐厅就餐。结帐时，地下餐厅主管持接待用餐审批单和发票到办公室办理。