财务报销管理制度[1].doc

财务报销管理制度1、总则为加强财务管理，严格执行财务制度，结合公司的具体实际，特制定本报销制度。2、借款及预付款2.1暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。借款人借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并按规定审批权限依次审批后，由财务部会计制证，出纳员根据凭证审核后付款。如果其情况特殊，两天之内能拿来发票报销完毕的，可暂不挂账，报销时直接抽出欠条。2.2预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写“付款申请书”，出具合同、采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款（计划外业务须经公司总经理审批）。2.3以上经济业务发生时，需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票领用单上签收。支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。不得将空白支票交给其他单位或个人。作废支票须交回财务部留存。遗失支票，领取人必须及时报告财务部通知银行停止付款并作废此支票，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。2.4所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务主管讲明原因，并经领导书面同意后方可再借付。2.5经办人必须在一周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。超出一个月不结清者，除已向公司领导写明理由并出具证明外，财务部有权扣发经办人工资抵偿。3、公司机关物资采购公司机关的物资采购，由使用部门提出书面申请，使用部门领导签字，最后总经理签批后由总经办统一购买并办理结算手续。报销时须出示采购申请单、采购发票、验收领用单，经办人原则上两人，发票必须注明供货单位电话号码，财务部方可给予报销。4、差旅费报销管理规定4.1目的为了进一步规范报销程序，确定报销标准,发挥各职能部门的审核作用，提高各部门的管理水平，节约费用支出，特制定本规定。4.2范围 （一）本规定适用于公司所有人员正常出差费用的报销； （二）本规定明确了差旅费报销的程序、标准、审核要求及注意事项。 4.3审批程序出差人员当天不能往返的，事前必须填写出差申请单，报总经理批准；同时将申请单复印件留人总经办备案以便考勤。4.4出差申请单填写要求出差申请单必须写明：申请时间、申请人、所在部门、职务、出差地点、出差事由、交通工具类型、计划出差起止日期和天数、目的地、出发时间等。附：出差申请单 年 月 日申请人（姓名）拟乘交通工具部 门职务差 期年 月 日起至 年 月 日共天目的地出发时间出差事由审批人签字：4.5报销标准及要求4.5.1交通费 4.5.1.出差人员的长途交通费，按照出差申请单中计划的地点和路线，凭票据据实报销车票。长途车票须有明确的起止时间和地点，否则不予报销；4.5.2出差补助4.5.2.1员工出差补助据出差申请单出差天数计算；4.5.2.2外出发生招待费用的，按照发票日期取消当天的补助，或按照发生次数计算，每发生一次取消一天的补助。4.5.3住宿费4.5.3.1住宿费凭住宿发票，超过标准需提供说明，报总经理批准后据实报销，如无合理说明，按照标准报销；低于标准的据实报销； 4.5.3.2因工作需要经批准和外单位人员共同出差时，根据实际发生额由总经理签批，不再发放其他出差补助。4.5.4差旅费报销的其他规定公司员工临时办事，其费用开支，可后补申请，经公司总经理批准后实报实销。4.6差旅费报销程序4.6.1出差人员回公司后，附出差申请单，在一周内汇总所有出差费用（包括车票、补助、住宿等），写明详细金额，差旅费报销单上必须注明出差人员，通过书面形式报上级领导审核、批准，上级领导出差无法办理签报的，日期顺延；参加会议的出差人员在报销时必须提供会议通知、参会申请及参会审批单等资料的原件或复印件。4.6.2对不符合规定的出差费用，必须说明原因，公司领导及部门负责人签字准报而没有说明的，财务部有权拒绝报销。5、通讯费5.1通讯费开支分为办公室电话费和个人手机费。5.2购买手机费用不予报销。5.3部室办公室电话费和手机费由财务部审核，报总经理审批后报销。各部室电话费实行费用定额管理，定额内实报实销，超定额部分由责任人承担。手机话费超出部分自行承担，遇特殊情况需提高报销限额，应填写特批申请单，经总经理批准；否则不予报销。5.4享受手机通讯报销的人员应24小时保持开机状态，其直接上级有权利和义务监督检查移动电话的使用状况。如无特殊原因说明无故关机、停机的，当月手机费不予报销。多次发生情节严重者，公司有权取消其手机费报销额度。(具体内容参照通讯费管理办法)5.5无电话费定额人员出差期间发生的电话费由部门负责人根据电话清单进行审核并提出实际报销意见，总经理审批后，财务部凭审批意见和补贴的方式核销。6、业务招待费开支6.1公司对业务招待费实行“定额控制”。6.2外地招待费用由经办人（部门）应当在实施招待后五天内凭有效票据报总经理审批，办理结算手续（如属外出，则自出差回来之日起；过期视为自动放弃，不予报销）。招待费发票须在发生当年入账，跨年度的一律不予报销。6.3招待住宿开支，总经理批准后，由总经办统一安排。7、会议费开支7.1公司内部常规性会议均在公司会议室举行，原则上不发生会议经费。7.2 属大型会议或活动，需在公司以外租赁场地，或需聘请外部专家并包食宿的要严格控制，申办部门需列明费用预算表，呈报公司总经理审批后，才能办理借款手续。7.3 会议经办人员应予七天之内凭总经理签批的会议费用预算表和有关单据凭证办理报销手续。8、外部教育培训费的开支8.1 员工教育培训计划和教育培训方案预算由总经办协同各部室统筹制订并由总经理审批后执行。8.2 参加各类学习、培训和进修的员工需写出员工培训申请一式两份，并签订培训协议，由所在部门负责人签字同意，经总经理批准后方可参加。8.3 员工参加经批准的专业对口培训，或因公司相关资质需要配备持证人员的培训，培训结束或期末考试合格者，凭报销凭证和“员工培训申请表”逐级签字审核后到财务部报销培训费、出差补助、住宿费及交通费用。8.4 未经公司制度确定和批准的其他培训一律不予报销。9、咨询费开支9.1 凡因工作需要须邀请专家、人员进行技术咨询，确需支付咨询费的，按照“先申请后开支”的原则，由工程部提出申请。9.2 计划内的咨询费用开支由分管副总审核，报总经理审批后交财务部报销。9.3 计划外的咨询费用开支必须事前由总经理审批同意后才予以列支。10、其他费用支出10.1公司机关的水、电、气、办公费、劳保费、清洁卫生等费用由公司财务部统一缴纳及报销。10.2社会劳动保险费支出，由总经办列表，财务部审核，报总经理审批后予以报销。10.3 业务所需购买的技术图书资料费，经总经理签批后先到总经办存档，后到财务部报销。10.4零星维修费用的报销，除上述程序外，必须有使用部门负责人签字认可的验收合格证明，否则不予报销。11、费用报销票据规范11.1员工每次报销必须提供有效报销凭证。报销凭证应符合国家有关发票管理制度的要求。费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有发票开具单位的发票专用章（或财务专用章）。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。11.2 过期、涂改、伪造的发票不予以报销。发票遗失的费用不予以报销。12、报销流程12.1经办人 部门负责人审核 分管副总审核 财务主管审核 总经理审批 会计填制凭证 出纳根据凭证审核后付款。12.1.1 报销申请。经办人员在报销之前应填写并提供相关的开支申请表和报销单据，如出差报销填写出差申请表和差旅费报销单，并提供有效票据。12.1.2 业务审核。申请人所在部门负责人和分管副总审核业务需要、支出用途和报销金额的合理性，出具初步审核意见。12.1.3 财务审核。财务主管复核相关票据的真实性、合法性。12.1.4 领导审批。公司所有开支费用均由各公司总经理审批后交财务部办理。12.1.5 报销结算。通过各级审批后，由财务部核实是否有借款，如果有，应扣减借款金额后再予以报销，没有则按复核报销金额办理款项结算。13、附则13.1所有开支单据须有经手人、验收人或证明人签名。13.2付款单据必须是符合规定的合法单据。13.3一切收付业务必须凭证齐全，收付业务完成后出纳人员必须在原始凭证上加盖收付讫的印章。13.4公司财务人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合 理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销。任何人不得打击报复。14、本制度由财务部负责解释。8