EN15085焊接质量管理体系文件文件控制程序.doc

哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件、记录控制程序
文件编号：*****-HJTX-CW-2015-01 共7页 第1页
版本：第A版 第0次修改
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哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件和记录控制程序
文件编号：*****-HJTX-CW-2015-01 共7页 第2页
版本：第A版 第0次修改
1 目的
为了对焊接质量管理体系相关文件和记录样式的制定、审批、发布、存档、修订及作废等管理进行规定，使相关文件和记录在各使用场合具有适宜性、充分性和有效性，以确保各部门能适时获得适当且有效的最新版本的文件和记录，特制定本程序。
2 适用范围
适用于公司焊接质量管理体系相关文件和记录的管理。
3 职责
3.1 质保部负责文件和记录控制的归口管理；
3.2 质保部负责组织焊接质量管理体系文件和记录的编制；
3.3 事业部负责组织焊接技术文件的编制；
3.4 档案室负责焊接质量体系文件和记录存档和归档的管理；
3.5 事业部负责焊接技术文件存档和归档的管理。
4 程序
4.1 文件的分类
4.1.1 焊接质量管理体系文件分管理性文件、技术性文件和外来文件。
4.1.1.1 管理性文件
第一层： 焊接质量手册
第二层： 程序文件
第三层： 作业指导文件
第四层： 记录
4.1.1.2 技术性文件
技术性文件包括产品焊接设计文件、焊接工艺文件、国内外标准等。
4.1.1.3 外来文件
（1）来自外部的法律、法规、标准等；
（2）顾客或供方提供的图样、技术资料、合同、协议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。
4.2 文件的编号、版本、编制、审核、批准和发布
4.2.1 文件的编号规则
序号
文件类别
编号规则
举 例
1
焊接质量手册
*****-HJTX-SC-年份
*****-HJTX-SC-2015
2
程序
*****-HJTX-CW-年份-流水号
*****-HJTX-CW-2015-00
3
作业指导文件
*****-HJTX-ZZ-年份-流水号
*****-HJTX-ZZ-2015-00
4
记录
*****-HJTX-JL-年份-流水号
*****-HJTX-JL-2015-00
5
技术文件
执行《焊接技术文件管理规定》

6
外来文件
执行外来文件编号，需要转换公司文件时，按公司编号规则执行。
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4.2.2 文件的版本
序号
文件类别
版本
说 明
1
首次发布的首版文件
A/00

2
第一次修改—第5次修改
A/01—A/05
局部修改，文件主体内容变化不大
3
第一次换版
B/00
文件改动较大
4
第二次换版，以此类推
C/00……

4.2.3 文件的编制、审核 批准和发布
4.2.3.1 文件编制总则
（1）焊接质量手册的编制
焊接质量手册是公司焊接质量管理体系宏观纲领性文件，根据ISO9001：2008标准要求，结合公司实际情况，简要阐述每个焊接质量管理体系过程的管理内容和要求；公司的质量方针和中长期的质量目标；公司的组织结构及各部门的职责和权限；公司质量管理体系过程之间的相互作用的表述。力求语言简明扼要、简练准确，必要时可以引用相应的程序文件。
（2）程序文件、作业指导文件的编制
应包括以下内容：目的、适用范围、职责、程序/内容、相关文件、相关记录（必要时，增加定义和流程图）
l 目的：叙述该程序欲达成的目标；
l 试用范围：界定该程序所涵盖的人、事、时、地、物；
l 职责：说明程序中的权责部门和人员；
l 程序/内容：工作流程和工作主要内容；
l 相关文件：列出本程序所引用的文件名称和编号；
l 相关记录：列出本程序所引用的记录名称和编号。
（3）记录的编制，按《记录控制程序》执行。
（4）技术文件的编制，按《技术文件管理规定》执行。
4.2.3.2 文件的编制、审核、批准和发布的权限
序号
文件类别
编制部门
审核
批准
发布令
1
焊接质量手册
质保部
管理者代表
总经理
总经理
2
程序文件
相关部门
管理者代表
总经理
总经理
3
作业指导文件
相关部门
相关部门部长
主管副总
管理者代表
4
焊接技术文件
事业部
事业部部长
焊接工程师
焊接工程师
5
记录样式
相关部门
质保部
主管副总
管理者代表
4.3 文件的“受控”和“非受控”
4.3.1 “受控”文件是指受控制并能对其实施更改的文件。在文件发生更改时能追溯到全部使用者，确保文件现行有效。
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4.3.2 凡“受控”文件，除具有编制、审核、批准、文件编号、版本，还必须具有分发号，所有受控文件均加盖红色“受控”章。复印件的黑色“受控”章不受控。
4.3.3 有版本标注的外来文件是特殊的“受控”文件，公司不能实施更改，但需跟踪其版本的变化。
4.3.4 “非受控”文件是指不受公司控制不能进行更改的文件，文件发放时其现行有效，不进行跟踪维护。无版本标注的外来文件，是“非受控”文件。
4.3.4 凡“非受控”文件只作发放登记，不注分发号。当“受控”文件作为“非受控”文件发放（如投标、顾客非现场使用）时，应加盖红色“非受控”印章。
4.4 文件的发放
4.4.1 文件的发放原则
4.4.1.1 焊接质量管理体系管理性文件由管理者代表确定发放范围。
4.4.1.2 焊接技术性文件由事业部部长确定发放范围。
4.4.1.3 外来文件的法律、法规和标准类文件，不发放，在档案室存档，使用者可以借阅。
外来顾客提供的文件，在事业部存档。
4.4.2 部门分发号
部门
分发号
部门
分发号
部门
分发号
管代
01
质保部
04
人力资源部
03
生产部
02
业务部
05
事业部
06
技术部
07

4.4.3 文件的标识：
序
号
文件类别
状态
文件标识（章）
受控
非受控
外来文件
分发号
作废
作废保留
1
受控
公司文件
在用文件（复印件）
○

○

2
存档文件（原件）
○

3
在用文件 作废
○

○
○

4
存档文件 作废保留
○

○
5
非受控
公司文件
在用和存档文件

○

6
存档文件 作废保留

○

○
7
受控外来文件
在用文件
○

○
○

8
存档文件（原件）
○

○

9
在用文件 作废
○

○

○

10
存档文件 作废保留
○

○

○
11
非受控外来文件
在用和存档外来文件

○
○

12
存档原件 作废保留

○
○

○
4.4.4 档案室和事业部分别负责归口管理文件的发放，填写《文件发放/收回记录》。
4.5 文件的更改
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4.5.1 文件的更改审批执行本程序4.2.3.2.
4.5.2 文件更改时，可采取“划改”、换页或换版的形式。
“划改”时，更改人须在更改旁边，做更改标记a、b、c……，签名和日期。同时在更改栏内记入更改信息。“划改”和换页由档案员按《文件更改通知单》实施。
换版更改时，按原文件发放范围进行发放。发新版文件的同时，收回旧版文件。
4.5.3 更改前的存档原文件，档案室和事业部各自归档。
4.6 文件的使用与保管
4.6.1 档案室和事业部负责确保发放文件的有效性。使用部门和人员应将文件放在方便拿取的地方。使用者应注意对文件的保护，保持清晰，不得泄密、误用和损坏。
4.6.2 档案室和事业部负责文件存档文件和归档文件的保管，确保文件访问人员，能查阅适宜的文件。
4.7 文件的评审
4.7.1 为确保文件适宜性和充分性，文件归口部门负责组织文件的评审，填写评审记录，
评审审批执行本程序4.2.3.2。
4.7.2 文件评审和更改时机
（1） 新编制文件时；
（2） 法律、法规、标准颁布或修订时；
（3） 公司组织机构或产品结构发生重大变动时；
（4） 在内、外审核中发现较大问题时；
（5） 与顾客签订合同的要求和技术要求发生重大变更时；
（6） 根据质量问题的原因判明质量体系文件有缺陷、矛盾时；
（6） 公司质量方针和质量目标调整，或持续改进需要等。
4.8 文件的存档和处置
4.8.1 文件的归口部门负责文件的送存。
4.8.2 送存的图样及文件应保持完整、清晰、审批手续完备。
4.8.3 档案室档案员和事业部资料员，要向公司承诺，对公司技术等机密文件不得外借和私下拷贝。
4.8.4 对于回收的旧文件，以及档案室存放的过期文件等，需对文件进行销毁处置，销毁
必须在2人以上监督下进行，销毁后共同签字确认。可重复利用的文件，不进行销毁，要加盖“作废”章。归档保留文件要加盖“作废保留”章。
4.9 外来文件的控制
4.9.1 评审后的外来文件的原件一律由归口部门，送存相应资料室。
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4.9.2 外来文件的标识按本程序4.4.3标注。
4.9.3 顾客提供的外来技术文件，如需要转换成公司文件，转换后的文件按公司要求执行。
4.9.4 事业部应关注产品的有关标准(包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准)是否需更新版本，并对其适用性进行识别，及时更换已经失效的文件，防止失效文件的继续使用。
4.9.4 各相关部门应关注国家各级政府所发布的、与企业相关的法律法规以及政策性文件的有效性，对已经过期失效的法律法规和政策性文件同样应及时更新。
4.10 记录表格样式的编号
焊接专用记录表格的编号方法：
例：*****-HJTX-JL-2015-01，表示：哈通达-焊接体系-记录-2015年发布-第1个记录
4.11 记录样式的编制和更改
4.11.1 各部门的记录样式由各部门组织编制，质保部审核，管理者代表批准。
4.11.2 记录的样式在质保部备案，给出统一编号。
4.11.3 各部门的记录样式需要更改时，由部门提出，按新记录样式审批后，投入使用。
4.12 记录的填写
4.12.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易于识别、检索、不得随意涂改。
4.12.2 如因笔误或计算错误要修改原数据或内容，应用单杠划去原数据或内容、在其上方写上更改后的数据或内容，加盖或签上更改人的印章或姓名。
4.13 记录的归档、保存
4.13.1 各部门所有与产品焊接件有关的质量记录定期送档案室归档、保存，归档和保存期限见《质量记录控制表》。
4.13.2记录整理、装订要求：将记录按时间顺序整理，每一种记录装订一本，加封面。封面的内容有：记录名称、记录编号、归档时间节点、页数、归档人、归档时间，档案室提供统一的《记录归档》封面样式。
4.14 记录的处理
记录如超过保存期要销毁时，由归口部门填写《文件发放/收回/销毁记录表》，经管理者代表批准后，统一销毁。
4.15本程序所涉及的质量记录的归档和保存期限，按《质量记录控制表》的规定执行。
5 相关文件
《质量记录控制表》 *****-HJTX-ZZ-2015-00
6 质量记录
《文件存档单》 *****-HJTX-JL-2015-00
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文件控制程序
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《文件更改通知单》 *****-HJTX-JL-2015-00
《文件发放/收回记录表》 *****-HJTX-JL-2015-00
《借阅登记卡片》 *****-HJTX-JL-2015-00