对A医院采购管理工作现状分析与对策研究_宋安丽.pdf

42I投资理财NVESTMENTAND FINANCE摘要：采购管理是公立医院经济活动中的一个重要管理环节，加强采购管理既可以有效节约医院运营成本，亦能防范廉政风险。本文以问题为导向，根据 A 医院采购管理现状分析总结医院在采购管理中存在的不足，并提出提升 A 医院采购管理的对策。旨在促进 A医院进一步完善和优化采购管理制度和流程，加强采购管理与监督，确保采购管理工作规范、廉洁、高效。关键词：公立医院 采购管理 对策首都医科大学附属北京口腔医院 宋安丽对A医院采购管理工作现状分析与对策研究理部门业务经办人员到采购部门负责人，多数不具有相关专业背景，其中采购量大、业务较为集中的总务处、医学工程处、规划建设处和信息中心的部门负责人中有3 人是医学背景，从临床医生转岗至采购管理岗位。虽然均具有较强的学习与适应能力，但对采购相关法律法规的认识与理解尚有不足，对采购相关法律法规以及最新的政府采购集中采购目录及标准要求不熟悉。由于理解的偏差存在非主观故意致使在采购中存在不能准确区分各种采购方式，简单将遴选等同于公开招标，没有做到应采尽采政府采购集中采购目录内的货物或服务，以及存在化整为零、拆分项目、规避招标的风险。（三）采购不相容岗位未实现有效分离A医院不相容岗位分离管理有待加强，例如：在采购与验收、保管、盘点等不相容岗位分离情况不够规范。不符合国家卫生健康委和国家中医药管理局组织制定的公立医院内部控制管理办法中“采购预算编制与审定、采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、采购验收与保管、付款审批与付款执行、采购执行与监督检查等不相容岗位相采购管理是公立医院经济活动中的一个重要管理环节，加强采购管理既可以有效节约医院运营成本，亦能防范廉政风险。为进一步强化依法采购，北京市卫生健康委在 2020-2022 年开展了规范和加强政府采购管理专项行动，以促进医院加强采购管理，严格按照程序依法合规采购并加强监督。一、对 A 医院采购管理工作的现状分析A医院建立了院级层面采购管理制度，从采购部门的基本设定到采购基本程序都有明确规定，各采购部门依据医院整体制度，制定适合各部门采购要求的部门执行层面制度与流程。但由于采购管理工作涉及的部门多、内容广、资金量大、业务流程长、风险高、各项法律法规多且更新快等因素，使得 A 医院在实际采购管理工作中仍存在一些不足。（一）采购部门分散，职责不清A 医院目前尚未设置统一的采购归口管理部门，采购管理模式为分部门归口管理模式，除了通用设备及物资、后勤服务、医疗设备与耗材、药品等常规采购由总务处、医学工程处、药学部分别负责外，医院保卫处、信息中心、规划建设处、党委办公室、教育处、离退休办公室等部门均为医院的分部门采购归口部门，拥有采购权，分部门采购归口部门由各自主管院长管理。同时其他职能部门以及部分临床科室根据采购业务内容需要，均可独自开展采购工作，医院整体采购工作过于分散。由于医院目前实行的多部门采购管理模式，致使各采购部门之间职责划分不清，存在在义务和责任面前相互推诿等现象，尚未形成协调有效、分工合作的管理机制。同时在医院分部门的采购管理模式下，由于各部门采购职责不清，一些采购项目没有归属，存在由医疗、护理专业的临床医生、护士执行采购的现象。采购是一项专业性强且复杂的工作，由非专业人员执行，由于信息不对称、专业不对口等原因，可能导致采购合规性不足、采购成本增加的风险。采购部门过于分散，亦会增加管理成本和管控风险。（二）采购专业性不足，不熟悉采购政策采购管理工作具有内容广、资金量大、业务流程长、风险高、各项法律法规多且更新快等特点，目前 A 医院各采购归口管DOI:10.19887/11-4098/f.2023.19.02143http:/MONEY CHINA /2023 年 7 月上 财经界 互分离”的要求。（四）采购需求论证与采购验收环节欠规范1、采购需求论证环节存在缺失A 医院存在部分采购项目未进行采购需求论证的情况，采购需求论证环节是采购过程的基础和关键环节，科学合理确定采购需求对采购结果有着重要影响，直接影响采购的质量和效果。同时由于未对采购需求开展详细的市场调研和科学论证，也会造成采购项目预算编制准备不足、盲目申报预算的情况，致使采购项目或完成后形成资产闲置，资产使用率低下；或无法按照预算批复执行，追加与调整采购预算的情况时有发生，不但影响了医院资金使用效益与整体采购项目的预算执行进度，也会对医院的整体运营管理造成影响。2、采购验收环节待完善相对于采购其他环节，A 医院采购验收环节存在一定漏洞。出于节约人力与方便科室使用等多种原因，采购部门在完成采购业务后不重视对验收环节的管理，会出现由供应商直接送到科室而采购部门未直接参与验收的现象，规格型号以及数量是否与采购合同相符需由使用科室判断，但使用科室对采购合同中所采购商品的约定并不掌握，同时由于工作及专业等原因也不会仔细对物品进行核对，无形中削弱了对供应商的监管。而采购部门仅依靠使用科室确认的收货单办理入库手续，易出现采购管理风险，造成医院资产损失。（五）不重视采购合同签订工作在采购合同签订环节，A 医院由于为多部门分散采购，各采购部门对采购合同的认知不尽相同，不签订合同、合同缺项漏项、合同倒签现象时有发生。因一直以来在采购中并未发生重大纠纷，普遍认为合同签订只是走过场，主要目的不是防范风险而是为了应对各种检查，各采购部门对合同签订工作未能足够重视。（六）采购监督工作待加强A 医院目前尚未形成较为有效的采购监督机制，没有实现对医院采购活动的事前、事中与事后的全过程监督。例如，未实现对采购活动中相关法律法规和医院规章制度执行情况、对采购方式的选择和采购程序执行情况的监督；特别是忽略了对采购人员的职业素质和专业技能胜任情况的监督，以及对供应商和采购代理机构等外部机构的监督等，对采购业务的监督工作有待进一步加强。（七）采购管理信息化建设薄弱A 医院目前可通过预算管理系统实行部分采购需求的提交，通过资产管理实现采购物品入出库的管理，但尚未实现采购全流程信息化管理，无法做到将采购的需求与论证、采购文件的编写与审核、采购的验收与入库等岗位与职权通过信息化系统嵌于采购流程中，实现合法合规采购。亦不能通过信息系统实现对采购事项的数据分析与挖掘，提高采购效率与透明度。二、提升 A 医院采购管理工作的对策（一）明确归口管理部门，厘清职责归属A 医院应尽快确定归口管理部门，尽可能减少和规范目前各科室均可履行采购职责的的现状。在目前无法确定单一采购归口管理部门时，建议减少并规范现行各部门均可自行采购的方式，进一步捋清各采购部门分职责分工，尽可能整合现有采购资源。建议 A 医院可按采购性质和内容明确相关采购部门职责，如：明确与医疗相关的设备、物资采购与服务由医学工程处负责、涉及新院区建设及金额超过一定标准的改扩建及修缮项目由规划建设处负责、与药品相关的采购由药学部负责，除上述以外的其他工程、货物和服务采购由总务处负责。同时可明确其中一个采购部门为采购归口管理部门，对一些无法准确界定职责归属的采购项目，由归口管理部门协调解决或执行。通过明确采购归口管理部门职责，实现从采购业务申请到采购文件的审核，从采购组织形式确定到具体采购方式确定与变更，从采购项目的验收到采购项目资料的管理、采购信息统计分析等全流程管理。只有明确职责，才能真正提高各采购部门的主体责任意识，确保各项采购工作合法合规。（二）加强采购队伍建设，提高采购专业知识储备依法合规开展采购活动，一支专业知识强、业务素质高、具有良好道德水平的采购队伍至关重要。医院应加强对采购人员选拔、培养与使用，让专业的人做专业的事。同时要积极安排采购部门人员参加各种专业培训，可以采用“走出去、请进来”等多种方式，提高医院采购人员对各项采购法律法规的学习意识。熟知与采购工作相关的法律法规，了解国家采购的政策性导向，包括支持绿色低碳行业、扶持中小企业等。更要及时关注最新的采购政策与要求，如：最新的政府采购集中采购目录及标准要求，合同履约管理、绩效管理等多层级管理知识，并及时根据各项制度文件修订完善采购制度并严格执行。（三）合理设置岗位，实现有效分离在采购过程中应遵守不相容岗位的分离原则，采购部门应合理安排人员，保证招标文件制定和参与论证、评审人员相分离，采购执行与监督检查分离，合同签订与验收人员相分离，采购验收与保管分离，付款审批与付款执行等环节的有效分离。同时要加强对采购关键岗位的轮岗管理，采购部门负责人、采购人员要实施定期轮岗制度，如存在确实不具备轮岗条件的岗位，应定期及时开展专项审计以有效规避采购环节风险。（四）梳理采购业务流程，完善采购制度建设 A 医院应进一步梳理采购业务流程，44I投资理财NVESTMENTAND FINANCE查找各采购环节中存在的管理漏洞，不断完善采购管理制度建设，加强对采购需求论证、采购验收环节的管理，明确对采购需求开展详细的市场调研和科学论证要求，避免盲目采购造成医院资产闲置与使用率低下的现象。同时明确采购项目完成后，采购部门必须依据采购合同等文件直接参与并组织相关部门对供应商履约验收。对于大型或者复杂的采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作，保障医院资产安全完整，提高资金使用效益，避免出现采购管理风险。（五）增强法律意识，规范采购合同全过程管理A 医院应主动增强采购管理各环节相关人员的法律风险意识，学法、知法、懂法、用法。在采购文件与经济合同的制定、审核等环节，采购部门要切实承担起对采购文件与合同的审核责任，明确合同双方主体责任与义务，约定违约责任，以及发生纠纷的解决处理方式，关注付款与结算条款，特别是对合同标的物的质量与安全控制。针对涉及医院信息安全等特殊业务合同，要严格约定保密条款。重大经济合同在业务专家参与的基础上请法律专家审核并出具意见，最大程度保障医院的合法权益。同时增强对合同履约管理，将合同履约管理与采购验收环节有机结合，严格依据国家法律法规与合同约定进行验收，实现采购合同全过程管理。（六）建立采购监督机制，实施有效监督医院应建立采购业务监督机制，实施对采购活动的有效监督。不仅要加强对医院内部各采购归口管理部门的监督，还要加强对外部供应商以及采购代理机构的监督。医院纪检部门和内部审计部门作为采购业务工作的监督部门，应当制定对医院采购业务的监督制度，明确监督的职责、权限，有序开展对采购业务的监督工作。依照法律法规和医院制度要求，以及纪检、审计工作计划定期或不定期对采购活动全过程进行监督，主要职责包括但不限于：对采购预算编制执行、采购计划编制执行、采购需求确定、采购文件制定、是否设立排他性和指向性技术参数和指标、是否设置不合理和歧视性准入条件、专家论证情况、采购审核审批事项情况、采购活动组织情况、履约验收情况、采购绩效目标完成情况以及答复询问质疑、配合投诉处理等内容进行检查，并对检查情况提出整改建议，持续跟进整改情况等。医院纪检部门和内部审计部门应该将各采购归口管理部门是否真落实采购主体责任放到监督检查工作首位，以推动各采购归口管理部门认真履行采购管理主体责任。（七）加强采购信息化建设，实现采购全流程管理根据国家卫生健康委和国家中医药管理局组织制定的公立医院内部控制管理办法（国卫财务发202031 号）文件要求，医院应当充分利用信息技术，加强对医院采购业务内部控制建设。通过加强采购业务信息化平台建设，将内部控制流程和关键点嵌入医院采购信息化系统，消除或减少人为控制因素，增强对采购业务事项处理过程与结果的公开和透明度，在提升采购工作效率的基础上实现采购内控管理。逐步将医院采购业务信息化平台前段与医院预算管理信息化系统、中端与医院合同管理信息化系统、末端与医院资产管理信息化系统有机结合起来，实现从采购项目预算编制、采购执行、采购项目入出库的全流程管理。通过采购业务信息化平台的建设和应用可以形成医院采购数据的积累，亦可增加对供应商履约能力与水平的评价，为医院实施有效的采购监督和以后的采购相关决策提供数据支撑。三、结束语本文以医院采购管理为研究对象，在问题导向下提出 A 医院目前在采购管理中存在的在采购部门设置、采购专业性、采购岗位、采购需求论证与验收、采购合同、采购监督、采购信息化建设等方面的不足，并提出提升 A 医院采购管理工作的相应对策。旨在促进 A 医院进一步完善和优化采购管理制度和流程，加强采购管理与监督，确保医院采购管理工作规范、廉洁、高效。参考文献1 王周欢.构建全过程政府采购管理的法律制度：问题与对策J.中国政府采购.2020(01):14-22.2 姜爱华，张鑫娜.强化采购人主体责任,加快建立现代财政制度J.中国招标.2020(08):36-38.3 杨博宇，刘传霞，蔡娴娴，等.公立专科医院采购规范化管理的实践与探索J.中国招标.2022(05):110-112.4 罗晓妃.浅析公立医院政府采购业务内部控制管理J.中国卫生标准管理.2022(22):61-64.