广东邮政业务外包费用管控系统建设研究.pdf

第4 0 卷第1 期2024年1 月DOl:10.13955/j.yzyj.2024.01.14.06邮政研究StudiesonPostsVol.40 No.1Jan.2024广东邮政业务外包费用管控系统建设研究邵治龙，陈日辉（中国邮政集团有限公司广东省信息技术中心，广东广州5 1 0 8 9 8）摘要：针对业务外包管控中存在的问题，分析了外包费用管控的必要性，阐述了外包费用管控系统的建设目标、系统总体结构、系统软件结构、系统功能和业务流程以及应用成效，探讨了未来的改进方向。关键词：外包合同；外包费用；管控系统；降本增效中图分类号：F61文献标识码：A中国邮政集团有限公司广东省分公司（以下简称“广东邮政”）2 0 2 1 年的业务外包费用总额高达近6 0 亿元，并且近年来外包成本的增幅大于业务收入增幅。外包费用的无序增长，已对广东邮政利润完成造成巨大影响。广东邮政高度重视，宣贯学习中国邮政集团有限公司（以下简称“集团公司”）关于整治外包乱象的指示精神，并进行了专题研究和部署，决定在全省布置开展外包规范管理专项整治。1业务外包费用管理现状随着邮政寄递业务外包成本规模大、增长快、占比高等问题的日益凸显，集团公司开展了外包专项巡视，发现了外包管理方面存在的问题。根据集团公司领导的指示要求，广东邮政对发现的主要问题结合具体案例进行了深入分析，通过部析管理弱项、排查风险漏洞，进一步总结目前外包管理“乱象丛生”的深层原因。总体来说，外包费用管理存在的主要问题如下。1.1业务外包管控手段落后由于外包费用结算缺乏全面的信息系统支撑，外包业务量无法自动从系统中取数，外包费用大多依靠手工计算，虽然经过多个环节的审核把关，但真实性难以审核。另外，存在外包费用未按照合同约定单价和实际业务量进行结算的问题，量、价信息失真。1.2外包前置需求管理不严谨外包必要性论证不充分：部分单位原有外包合同到期后，未对现有资源配置情况进行摸查，未依据实际需求或外部环境的变化，与外包供应商协商对结算标准、质量考核等合同内容进行调整或优化，而是继续沿用原合同内容续签或通过补充协议延期，存在主管部门审核把关不严格的问题。1.3预算管理不严格出现实际的外包费用超过同期预算的情况；对外包预算过程管理的约束不足；存在外包费用预算不合理，外包费用实际单价偏高的现象。1.4合同管理标准化落实不到位缺乏成本效益意识，损失浪费严重，存在运输项目整体效益低、仓储环节连年亏损、收不抵支等现象；未按照省分公司下发的外包合同模板签订外包合同；外包制度部分内容落实不到位；合同价作者简介：邵治龙（1 9 7 0 一），男，四川阅中人，博士，高级工程师，主要从事应用集成、信息安全研究；陈日辉（1 9 7 7 一），男，广东广州人，硕士，工程师，主要从事项目管理、经营管理研究。收稿日期：2 0 2 3-0 6-2 6本刊网址：79第1 期格管理不精细，未设置业务量区间和阶梯计价指导标准，未执行合同结算价格或者价格偏高。1.5外包使用效能偏低，自有资源利用不充分外包的前提条件之一，就是自有资源得到充分利用。如果对自有人员、车辆的挖潜力度不够，自有人员的工作饱和度低仍外包的情况就属于在自有资源效能发挥不充分的情况下进行外包。从部分单位的人均揽投件数、人均处理件数等效率指标看，广东邮政部分单位的自有资源利用不充分，外包效能有待提高。1.6广东邮政各环节单位外包成本高于市场价格及邮政先进水平在寄递成本构成中，广东邮政外包费用总额大，占比高，单价也偏高，可优化提升空间较大。为加强对业务外包费用的合理管控，压降业务外包费用，同时正确处理邮政与外包商关系，有必要通过信息手段提升外包信息化管理水平。广东邮政于2022年提出并建设了广东邮政业务外包费用管控信息系统。2业务外包费用管控系统建设方案2.1建设目标广东邮政开发的业务外包费用管控信息系统邮政研究主要实现以下目标。一是强化基础管理。从合同信息人手，从最基层单元的结算数据人手，从而在源头上掌握外包费用的真实情况。二是强化智能管理。建设业务外包费用管理信息系统，通过信息化手段实现对外包费用的智能化管控。三是强化闭环管理。一方面，建立统一规范的内部管理流程，明晰部门间的职责分工，落实管理责任，实现从提出需求到制定方案、审核批准、组织实施、过程管理、会计控制的全流程闭环管理；另一方面，要将自有资源的使用和外包资源进行闭环管理，杜绝自有资源低效运行却仍大量外包的问题。四是强化监控管理。通过费用执行、单价对标、定额标准对标等维度分析加强对业务外包费用的监控分析。五是强化内控管理。实现对结算数据的审核、预算额度的控制。2.2系统总体架构广东邮政业务外包费用管控信息系统在数据库集群的基础上，共用邮务数据处理中心的数据库，系统总体架构如图1 所示。第4 0 卷广东邮政业务外包费用管控信息系统外包管理子系统邮务数据中心前置需求审核数据处理子系统基础管理数据采集资源管理合同管理结算管理标杆与预算监控分析与预警第三方系统新一代寄递平台集团车管平台数据处理省鹰眼系统异构数据同步数据计算省人力资源管控系统广州中心局标号系统图1系统总体架构80第1 期2.2.1系统构成广东邮政业务外包费用管控信息系统由外包管理子系统、数据处理子系统（邮务数据中心）构成。系统的核心为外包管理子系统，其功能包括外包前置需求审核、基础管理、资源管理、合同管理、结算管理、标杆与预算、监控分析与预警。数据处理子系统包括三大模块：数据采集、数据处理和数据计算。数据处理中心子系统的外包库与外包管理子系统的数据库之间进行数据同步，不定期下发机构、人员的数据。系统功能在PC端展示。新增从集团车管平台、省鹰眼系统、省人力资源管控系统取数，新增了标杆与预算、监控分析与预警等功能模块，优化完善了前置需求审核、基础管理、资源管理、合同管理、结算管理、数据采集、数据处理、数据计算等功能模块。2.2.2与其他系统关系与新一代系统的关系：涉及产品分类的变化，如果末端产品显著增加，则按末端产品从集团新一代寄递平台实现系统的人员、业务数据的采集，其中业务数据包括揽收、投递、内部处理、运输（进出口邮件等数据）等环节，经数据处理后，再同步到外包系统。与集团车管平台的关系：数据处理中心从集团车管平台采集干线委办运费结算、内部处理环节效率达标情况、处理中心市场价位台账、市趟运费结算等数据。与省鹰眼系统的关系：数据处理中心从省鹰眼系统采集邮件有效收入等数据。与省人力资源管控系统的关系：数据处理中心从省人力资源管控系统通过异构数据同步人员花名册等数据。与广州邮区中心局标号系统的关系：数据处理中心从广州邮区中心局人工标号系统提取的生产数据，包括广州邮区中心的分抹、落格等数据。2.3系统软件架构系统采用Java开发框架单体模式开发，基于Spring Boot开源框架搭建，统计报表功能利用帆软报表工具实现。系统软件逻辑结构分为展现层、会话接入层、业务接入层、业务控制层和数据访问层。展现层为纯静态HTMI页面，主要实现数据展现、数据录入、用户人机交互控制等功能；会话接一81邵治龙等：广东邮政业务外包费用管控系统建设研究软件架构如图2 所示。2.4系统功能广东邮政业务外包费用管控信息系统包括外包前置需求管理、标杆和预算、基础管理、资源管理、合同管理、结算管理、数据采集、数据处理、监控分析等功能，如图3 所示。外包前置需求：实现个性化指标维护、方案提报、方案流程审核、方案流程汇总、审批流程查询。外包前置需求有助于提高开展业务外包的必要性审核。标杆和预算：实现外包项目预算标杆、外包单价标杆数据管理，提供外包单价标杆查询，解决外包项目的预算及外包单价标杆的查询，提供外包费用执行进度查询、预警。基础管理：实现供应商的维护、供应商信息的历史与变更查询、个性化产品信息维护与查询。资源管理：实现工号维护、工号审核、异常工号查询；设备维护、设备信息审核、异常设备信息预警；定额标准维护；黑名单管理、黑名单产生业务量预警。合同管理：实现合同基本信息管理、合同结算标准管理、合同绑定工号管理、合同到期提醒、合同信息查询、合同审核、合同审核信息查询、合同反审核。结算管理：实现对账单业务量计算、外包费用计算、考核与奖励金额管理、费用分摊、暂估计算、暂估审核、暂估分摊、计算状态统计、计算状态明细查询、大客户查询、外包费用明细导出。数据采集：实现新一代收寄数据/投递数据内部处理数据/运输数据/卸车环节数据/开拆环节数据/分抹环节数据/封发环节数据/配发环节第4 0 卷人层基于SpringMVC开发，主要实现用户会话控制如认证、鉴权、数据校验等功能；业务接入层基于SpringMVC开发、实现流量控制、报文解析、事务控制等功能；业务控制层基于SpringAOP技术开发，主要实现具体业务处理逻辑；数据访问层基于SpringJPA技术实现，主要实现各类数据访问功能。通过修改配置参数、编译依赖，重新编译代码，本系统可快速切换为微服务模式部署，其中会话层和展现层部署为服务消费者端，业务接入层、业务控制层和数据访问层部署为服务提供端。系统第1 期邮政研究第4 0 卷展现层（前端框架）帆软报表报表接人报表统计UI组件服务调用框架会话接入层CSRF防御权限控制业务接入层服务接人流量控制业务控制层数据采集数据处理合同管理资源管理数据持久化查询帮助容器云容器管理镜像仓库统一认证报文转换数据计算结算管理业财数据稽核数据访问层Redis封装集群调度弹性伸缩图2系统软件架构广东邮政业务外包费用管控信息系统XSS防御异常处理前置需求审核监控分析MQ封装数据库集群服务MySqlCeph标杆基础资源管理管理外包合同结算管理管理监控分析数据和前置预算数据处理采集需求关系绑定合同基本信息外包项目预算标杆外包单价标杆数据导供应商管理产品管理工号管理合同黑名单管理到期提醒合同审批合同审批信息保存与查询结算标准管理大客户管理费用计算结算审核结算数据导出总费用分析效费比分析单价分析质量考核外包台账分环节统计外包费用统计外包单价标杆查询个性化指标维护审批流程管理按客户维度外包费计算更多维度外包费计算路向判断及生成提取邮件明细邮件汇总自动采集人工采集人图3系统功能数据/装车环节数据等的同步。内部处理数据结算汇总、内部处理数据结算汇总下数据处理：实现收寄结算明细提取、收寄结发、运输数据提取、运输数据结算汇总、运输数据算汇总、收寄结算数据下发、内部处理数据提取、结算汇总下发、投递结算明细提取、投递结算汇总、82第1 期投递结算数据下发、妥投数据进行首日非首日妥投处理、自提点等妥投数据进行实际投递工号对应处理、机构数据下发、员工数据下发，实现多维度外包费计算等。监控分析：实现收寄/投递/内部处理/运输等环节的业务量、外包费用、外包运费，以及投递环节市场价位台账、内部处理收寄环节外包考核邵治龙等：广东邮政业务外包费用管控系统建设研究第4 0 卷情况等的统计分析，对寄递业务的外包成本进行对标分析，提供外包费月度趋势分析，对自有和外包资源提供效能分析和对比分析。通过系统管理，实现机构、用户、角色、权限的管理。2.5系统业务流程系统业务流程如图4 所示。广东邮政业务外包费用管控信息系统业务流程外包管理子系统数据处理子系统第三方系统前置需求审核省、地市、区县、网点或处理中心外包需求人员省、地市、区县、网点或处理中心合同管理人员省、地市、区县、网点或处理中心资源管理人员省、地市、区县、网点或处理中心结算管理人员省、地市、区县、网点或处理中心的合同、资源、结算、外包需求等管理人员新一代寄递平台基础管理集团车管平台资源管理中心局标号系统合同管理数据下发数据处理数据采集数据计算结算管理标杆和预算监控分析与预警省鹰眼系统数据异构同步省人力资源管控系统图4系统业务流程前置需求审核：包括由区县局需求发起部门中心的合同管理人员提供外包供应商管理、产品管或处理中心建立需求项目，选择对应哪些环节指标理等功能。以及需填报的网点范围，由网点填报指标，由需求资源管理：为省、地市、区县、网点或处理发起部门汇总后发起需求流程；区县局或处理中心中心的资源维护人员提供自有外包资源管理，包需求发起用户发起外包需求后，地市各业务主管部括自有外包工号、自有外包设备的管理、黑名门和职能管理部门的地市需求审核用户分别填写审单管理；资源变动信息审核，包括新增、修改；资核意见，做审批操作，最后提交到地市汇总审核用源异常信息进行预警情况查询；定额信息维护，包户填写汇总意见；如果属于省集采的需求，需要省括定额指标、预算数据等的维护。分公司审核，则继续提交到省分公司需求审核用户，合同管理：为省、地市、区县、网点或处理省分公司汇总审核用户可以直接退回地市汇总审核中心的合同管理人员提供外包合同基本信息管理；用户。外包结算标准管理；当合同信息发生变更时，合同基础管理：为省、地市、区县、网点或处理管理部门对外包合同信息变更情况进行审核。83第1 期结算管理：为省、地市、区县、网点或处理中心的合同维护人员提供业务外包费用计算；审核业务外包费用；查询、导出业务外包费用。数据采集：通过数据导入或数据接口实现从新一代寄递平台采集人员、业务数据，系统每天自动从新一代寄递平台系统接口中同步人员和业务数据。其中业务数据包括揽收、投递、处理、运输等环节；通过数据接口采集广州邮区中心局标号管理等系统的机构、人员、邮件等数据。数据处理：省数据处理中心实现对业务数据的提取、汇总、下发；省数据处理中心实现新一代寄递平台系统中员工和机构数据的下发；系统通过定时任务，自动计算各环节业务量。标杆和预算：实现外包项目预算标杆管理，外包单价标杆数据管理，提供外包单价标杆查询，解决外包项目的预算及外包单价标杆的查询。监控分析：为省、地市、区县、网点或处理中心的相关人员提供外包费用分析、业务量统计、外包单价对标分析、项目费用预算进度统计、外包费明细及汇总查询、效费比分析、外包台账查询。3系统应用成效广东邮政业务外包费用管控系统于2 0 2 2 年2月开始讨论整体需求，3 月底完成一阶段功能开发，4月1 4 日开始在广州、东莞、佛山、江门、广州邮区中心进行试点使用。根据试点反馈情况，完成了系统操作界面、功能等多项的优化开发工作。2022年5 月2 6 日，业务单位通过OA系统下发了广东邮政业务外包费用管控系统在全省的上线通知。2 0 2 2 年6 月7 日，举行了线上线下同步操作的应用推广培训，并在全省范围进行应用推广。截至2 0 2 3 年4 月3 0 日，系统已在全省范围内推广使用，维护合同4 4 0 8 份，工号1 9 6 8 4 6 个，供应商2 652家。广东邮政业务外包费用管控系统的建设，一是首次实现了对广东邮政业务外包费用的信息化管理，夯实了外包费用管控的基础；二是提升了外包费用真实性，通过集中管理和逐级审核以及与集团财务的数据稽核，确保外包费的准确、有效和合规性；三是避免虚增多报现象的发生，通过系统对接集团公司的新一代寄递平台，直接从生产系统取数，一84邮政研究避免虚增多报情况的发生；四是通过采购前置方案审核，提升了对外包必要性的审核；五是通过监控分析，对异常数据进行预警提醒，助力广东邮政对外包费的合理压降。截至2 0 2 3 年7 月底，在揽投业务量增长2.7%的情况下，外包费规模同比压降3.94亿元，外包综合单价降幅1 3.9 8%.4业务外包费用管控优化改进建议一是进一步提升系统自动取数的比例。目前，部分地市的合同由于涉及到一些个性化的产品及特殊的结算标准，业务量难以从集团新一代寄递平台直接提取，邮政业务产品的业务量采取的是手工输入方式。加之部分产品的业务量提取不够准确，也采用手工录人业务量的方式。后续，将在丰富、完善外包业务产品的基础上，进一步提升系统自动取数的比例。二是实现市趟运输、一二干委办运输合同信息从集团车管平台的自动采集、查询；实现外包合同考核费用相关数据的自动采集、计算。三是进一步丰富完善外包业务产品范围。进一步完善收寄、投递、内部处理、运输、管理及支撑等环节的业务产品，扩大系统的应用范围。参考文献1 李慧，张璐，俞雪芳寄递业务外包费用降本增效管控对策探析 J邮政研究，2 0 2 1（3）2刘新佳，王贵宾服务外包管理模式解析J.中国物业管理，2 0 1 0（5）3董琦琦IT外包管理的创新与激励模式的研究J：市场周刊（理论研究），2 0 1 5（5）4 雷东成构建可管可控的维护外包管理信息通信，2 0 1 4（1 0）5李业昆，苏增军澳大利亚就业服务外包管理的特点及启示J管理现代化，2 0 1 2（6）6 周海华。外包管理：企业降本增效的“利器”一江西联通拓展企业外包管理思路通信企业管理，2003(10)7 】刘浩天：关于电信运营商网络维护外包管理理论的探究J中国科技信息，2 0 1 2（6）8 李险峰，何玉敏网通IT项目外包管理研究J 北京航空航天大学学报（社会科学版），2 0 0 9（3）第4 0 卷