出差管理细则20.doc

员工出差管理细则

为规范公司员工出差管理，合理支配公司的出差费用，在规范出差纪律的同时提高出差效率，特制定本管理细则。
一、员工出差的原则：
1．1 公司各部门因对外地业务工作的需要，在通讯无法解决问题的情况下，而必须要到外地进行业务处理的外出工作。
二、出差审批和核销程序：
2.1 每月28日前需提交下月出差工作计划，拟出差人员须提前3-5天依据月度计划填报《出差审批表》，经直接主管和人力资源部签批后（部门经理级以上人员需董事长或总经理签批），方可出差（见附件）；
2.2 人力资源部在收到《出差审批表》时立即在员工《出差登记表》中予以记录拟出差起讫日期，记录毕在《出差审批表》上签阅，转回给申请人；人力资源部据以考察情况；
2.3 出差人员出差完毕返回公司时，必须在第一时间至人力资源部办理核销手续；
2.4 由人力资源部根据出差时的交通工具报销凭证上登记的发车时间和返程后的到达时间来确定出差人员实际出差天数，予以在考勤卡上核销；
2.5 出差前后，人力资源部对出差人员的考勤考核：
（1）公司本部员工，出差当日如交通工具始发时间在中午12点之后的，不论乘坐的交通工具的始发点在浦东还是浦西，员工出差的当天必须按正常时间到公司上班。发车时间在12点以前的，员工可以不必到公司报到（休息日除外）；
（2）员工出差结束，如交通工具是在下午14点以前到达原出发点，则当天必须到公司（办事处）上班，14点以后到达的，可以不必回公司（办事处），但第二天必须按时到岗上班；
（3）员工出差期间，如交通工具在下午17点以前到达出差地，则当天必须到办事处（店铺）开展工作；17点以后达到的，可不到办事处（店铺）报到，但应与当地相关人员取得联系，并就第二天相关工作及需配合的事项进行安排，以便于第二天工作的正常开展；
上述时间计算均按相关交通部门公布的时刻表计算，如遇交通工具晚点，人力资源部有权进行相关核实；
2.6 因工作需要，出差时正好遇节假日或休息日的，公司原则上将不按调休论，如因特殊原因需要休息，需向部门负责人提出申请，至人力资源部复核后方可休息；
2.7 员工出差回公司报到核销时，需提供完整出差申请报告（包括出差申请、出差报告、完整的会签），经董事长/总经理签字，否则财务部将不予报销。
三、出差补贴计算方法：
3.1 出差补贴（时间计算）
3.1.1 以各种交通工具《时刻表》所列明的到达目的地的时间开始计算至返程时的交通工具发出时间。
3.1.2 出差人员补贴以每24小时为计，如出差时间累计为24小时的倍数，则超出部分在四小时以上的，按半天予以补贴，在四小时以内的不予以补贴。
3.2 出差费用标准（附下表）：
级别
交通工具
火车夜晚补贴（元/夜）
地区
最高住宿标准
餐贴
交通
电话费
A类地区：北京、广州、深圳、杭州、珠海； B类地区：除A类地区以外的城市 ★同性别两人住宿以70％标准计算 ★与董事长、总经理同行，费用由董事长或总经理承担者，一律没有补贴（电话费补贴除外） ★出差期间的车费、餐费、住宿费等当地所发生的费用为上限标准，超出部分将不予另外报销 ★凡回上海总部出差者，所有费用由公司承担，一律没有补贴 ★公司部门主管以下级（含）员工出差，交通工具原则上首选火车（非动车组类），如因工作特需，选择动车组或者飞机，需由公司行政副总签字同意，高折扣机票需执行签呈审批程序。 ★如需乘座飞机，原则上均要求折扣机票，总监级机票折扣不高于8折，经理级不高于6折，副理级不高于5折，其他员工不高于4折，特殊原因需申请报批
补贴标准（元/日）
董事长/总经理
不限
不限
不限
副总经理
飞机
无
A类
300
80
70
30
B类
280
80
70
30
总监/副总监 董助/总助
火车
100
A类
280
70
60
30
飞机
无
B类
250
70
60
30
部门经理
火车
100
A类
250
50
40
15
大区经理
飞机
无
B类
220
50
40
15
部门副理 区域经理
火车
70
A类
220
40
30
15
飞机
无
B类
200
40
30
15
其他人员
火车座
50
A类
200
30
20
10
火车卧
50
B类
180
30
20
10
四、 出差费用预支方法：
4.1 申请出差人员持已经得到批复的《出差审批表》后，填写《资金领用单》，在出差三天前一并交至财务部提前进行费用申请。
4.2 财务部核实发放差旅费金额规则如下：
（1）拟出差城市往返交通费（估计数）
（2）按出差人员级别和出差目的地城市的每日外出补贴数 * 拟出差天数。
（3）财务部实际拨付金额为上述二项合计的120%。
（4）差旅费预支数，以最小单位百元计，余数不予以发放。
（5）新进人员不满3个月的，减半预支费用。
备注：直营区域各大区经理的出差费用在其直辖区域办事处的备用金中支出，不再另行申报。
五、使用交通工具的规定：
5.1 员工出差，在《出差申请表中》只列明出差日期，经批准后，由行政部根据本规定确定出行交通工具，火车票由出差员工自行购买，飞机票由公司行政部安排购买，并由行政部确定航班时间、折扣；
5.2 出差目的地距出发点地面距离的1500公里以内或列车能夕发朝至或朝发夕至的只能乘坐火车硬卧或硬座或汽车，不得乘坐飞机或火车软卧，软座。（如机票折扣价格同火车票价相差在100元以内的，可以坐飞机）
5.3 出差目的地距出发点地面距离在1500公里以外的；从公司到新疆，西藏，宁夏，内蒙古，青海，四川，甘肃，重庆，贵州，广东，广西，黑龙江，吉林，云南等列明的十四个省、自治区可以坐飞机，原则上要求折扣在6折以下；在机场必须坐机场的班车和公交车到达目的地（如乘坐出租车费用与乘坐公交费用相同，可以乘坐出租车）
5.4 总监级别以上的员工，如选择坐火车动车组，如果乘坐时间在6小时以上的，可以乘坐一等座。
5.5 如到达目的地在晚上10点至凌晨6点之间，无公交车乘坐，可以乘坐出租车，公司予以报销。
5.6 特殊情况，由董事长或总经理特批，否则费用自理。
六、费用报销方法：
6.1 出差领用备用金的，如当月出差当月回来的，必须在当月至财务部报销，如跨月的则必须在工资发放日前（每月18日）至财务部清账。超过上述时间经催讨仍未报销的，则停发该月出差人员应发的工资，直至账目销清为止。
6.2 员工出差未按公司规定使用交通工具的，公司仅给予员工应使用的交通工具所必须的费用予以报销。超出部分由员工自理。
6.3 出差期间如需招待客户，则招待费用另请单报销，不得混在差旅报销单中一并报销。
6.4 差旅费报销单据后必须附上
（1）交通工具，必须是当地的交通发票。
（2）住宿发票，必须是当地的实际住宿发票。
（3）原始单据（指税务局认定的可予以报销的各式发票，车票等）金额必须大于或等于补贴金额。餐费的单据，必须是当地的餐费发票。
（4）如原始单据合计小于应补贴数，则公司仅给予实际原始单据上的金额合计予以报销。差额部分作为员工自动放弃。（如票据丢失，不可以用其他票据代替报销）。
（5）以上四点报销单据，必须是出差地的发票，不足部分按实际报销，最高报销额，不得超过补贴标准。不允许用其他发票抵冲。
七、出差纪律：
7.1 出差人员不得因工作之外的原因增加终端区域或客户的压力与麻烦；
7.2 出差人员不得接受终端区域或客户30元（含）以上的礼品或食品馈赠；
7.3 出差人员不得接受终端区域或客户的宴请，如确需宴请，需电话报请公司，经公司相关领导同意后由公司承担宴请费用；
7.4 出差人员的出差费用由公司承担，不得由终端区域或客户承担；
7.5 出差人员在外必须以身作则，不得向外传递对公司不利的消极信息，不得随便谈及公司或个人不良信息。
7.6 以上出差纪律必须严格遵守，如有违规，一经查实，将给予重惩。
八、本管理细则的解释权归公司财务部、人力资源部；
九、本细则自下发之日起正式执行, 公司原有出差相关的制度、规定、通知等文件即时失

上海堡尼实业发展有限公司
2010年6月1日