8管理印信事务.doc

授课人：郭倩
课程类型：一体化课 课时数：4 编写时间：2017.2.16
授课日期
及节次

班 级
16文员（1）班
16文员（2）班

课题：8.单元三办公室日常工作（2） 事务一管理印信事务
教学目标
1.了解用印的基本原则；
2.掌握印章适用于管理的基本要求与方法。
教学重点
实际工作中印章的使用流程。
教学难点
管理介绍信的方法和要求。
授课方法
讲授法、问答法、案例解析法
教学参考、教具或设备、材料
多媒体
板书设计：
单元三办公室日常事务（2）
事务一 管理印信事务

向上则要代表责任
凡是有公章或签章的文件
领导要负一定的责任
均要用印才合法有效

印章
向下代表权力
是机关职能的领导要负一定的责任
合法代表

教学环节
及时长
教学内容
教师活动
学生活动
【复习】
3分钟
1.我们在拆封邮件时的基本步骤有哪些？需要注意什么？
2.请分组讨论，秘书人员如何处理上司不在期间的邮件。
教师PPT出示问题
学生回答
【导入】
10分钟
【学习环节1任务引入】
事务情景案例再现///
袁红是××汽车修理有限责任公司办公室秘书，负责保管公司印章。经营汽车配件的个体户刘星是她的朋友。一天，刘星向袁红借用××汽车修理有限责任公司的印章、账号和税号，以××汽车修理有限责任公司名义与××汽车弹簧股份有限公司签订了一份购销汽车板簧合同。该合同约定由××汽车弹簧股份有限公司向刘星提供汽车板簧产品，刘星则以××汽车修理有限责任公司的名义接收货物。合同签订后，××汽车弹簧股份有限公司按约发货，刘星收到货物，当时刘星承诺在当年年底付清货款，但最终未能按约付款。半年后，刘星拖欠××汽车弹簧股份有限公司货款1.03万余元，于是法院据此依法判决××汽车修理有限责任公司与刘星共同给付货款及其利息损失。
　　公司因此辞退了袁红，袁红后悔当初不该借用公司印章给刘星。

教师出示事务案例。
给出问题：事务情景中的袁红为什么会被公司辞退？如果你是袁红，刘星来借公司印章，你会怎么做？

学生讨论与分析。

【新授】

20分钟

15分钟

5分钟

15分钟

5分钟

15分钟

5分钟

15分钟

【学习环节2任务解决】
必要知识点认知///
l 知识点1：印章的作用
印章：是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证管理，严格按规定使用是秘书部门和秘书人员的重要职责。
秘书部门掌管的印章主要有3种：一是单位印章(含钢印)；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志。

1.标志作用
2.权威作用

3.法律作用
4.凭证作用

向上则要代表责任
凡是有公章或签章的文件
领导要负一定的责任
均要用印才合法有效

印章
向下代表权力
是机关职能的领导要负一定的责任
合法代表

l 知识点2：印章的种类
名称
         释义
    适用范围
  公章
是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力 
多用于正式文件和介绍信、证明信等
  专用章
是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等 
这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权 
法定代表人私章
又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性 
银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效 
 套印章
是指按照正式印章的原样制版而成的印章 
专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效力。 
钢印
不用印色，利用压力凹凸成形 
一般用于证明性公文或证件 
戳记
是为标志特定信息而使用的印章 
如保密章、急件章、注销章等 
    缩印 
是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。 
只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证明等。 

l 知识点3：印章的式样
1.质料
2.形状
3.印文
4.图案
5.尺寸

基本技能点提示///

n 技能点1：如何制发印章
（1）申请
提出申请，经机关或单位负责人审核通过。申请人填写刻制印章申请表，向秘书部门提交申请表、印章印模式样。
（2）刻制
秘书部门持机关或单位介绍信、法人身份证复印件、本人身份证、组织机构代码证复印件至公安部门指定的地方办理刻章事宜。
（3）领取
检查印章的质量是否符合要求，有无使用过的痕迹。印章领取人在接回印章后，要及时向领导汇报，待领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。
（4）启用
由批准刻制机关颁发启用通知，并于文到之后方能正式启用，如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧印章同时作废。

n 技能点2：如何保管印章
（1） 定人
机关或单位的公章应该由专人负责管理。
（2）定位
印章应该放置在安全可靠地地方。
多页信纸应当按顺序折叠成一叠，不能单页折叠。
（3）保养
印章管理人员要注意并及时保养印章和清洗。

n 技能点3：如何使用印章

用印申请

用印登记表

【小技巧】
印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。

n 技能点4：如何停用印章
（1）发布停用通知
（2）处理作废印章
（3）做好注销登记

n 技能点5：如何管理介绍信

n 技能点6：如何填写介绍信
介绍信
××公司：
今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。
此致
敬礼
（印章）
×年×月×日
（有效期×天）

介绍信发放登记表

教师出示实物，供学生观察。

教师根据实物进行讲解。

教师出示印章供学生观察

教师根据学生小组汇报结果，进行归纳总结，并根据式样进行分类。

教师出示案例。结合实际具体分析印章的制发过程。

教师补充印章使用的方法，并出示章、泥、纸，供学生演练。

1.态度：亲自把印、严禁委托他人代为用印、杜绝以印谋私
2.方法：位置正确、端正、清晰，一次成功

教师出示案例。结合实际具体分析介绍信的含义及用处。

教师结合图片，讲解“印刷式”介绍信：是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。

学生根据教师出示的实物，进行观察3种印章的区别。

学生小组合作：
1、6人一小组
2、 观察不同印章的不同特点
3、 其他小组成员和教师点评、打分。

学生根据讲师讲解，分组进行演练印章的使用方法。

【练习】

15分钟

20分钟

20分钟

15分钟

【学习环节3任务训练】
u 训练1
请教师提供模拟印章、印泥、文件样本，指导学生进行盖印练习。
u 训练2
员工张强要去外地一公司洽谈一个合作开发项目，他是第一次和对方打交道，需要单位开具一份介绍信。请分组分角色模拟演练秘书人员为他开具介绍信的过程。
u 训练3
下班前同事小王匆忙赶来，手里拿着一个信封，取出两张空白的公用信笺，请秘书小李给盖一下单位公章，说是要办理住房公积金贷款，这两张纸是准备自己开介绍信用的，保证不作它用。
　　请为上述情景提出有效的处理方法和步骤。

u 训练4
某公司要成立行风监督办公室，请以公司办公室的名义代拟一份启用印章的通知。

PPT出示训练习题：
教师提供模拟印章、印泥、文件样本

学生进行盖章练习。

学生分组分角色模拟演练秘书人员为他开具介绍信的过程。

学生为小王、小李提供处理办法和步骤。

学生模拟起草启用印章通知。
【总结】
2分钟

在对外交往中，印章和介绍信都是组织的象征，管理好印章和介绍信，是办公室秘书人员重要的日常事务。如果管理使用不当，会给本组织乃至社会造成伤害。因此，办公室秘书人员应当认真对待这项工作。

教师总结

【作业】

1、 P57任务训练。
2、 印章使用的规范过程中有何要求？
3、 带存根的介绍信上要盖几次章方为有效？

教学后记