二级市场开拓人员差旅费用及业务费用报销规定.doc

尊 贵 品 质 极 致 享 受二级市场市场销售拓展费用及业务费用报销规定为了加强对二级市场开拓的费用、支出报销的管理和便于公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展，结合公司的实际经营情况特制定该制度。该制度中所称费用是指销售人员开拓二级市场所产生的差旅费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用。开拓二级市场所产生的费用报销必须经主管领导签字，费用报销严格按规定执行，报销人员必须持真实有效发票，并将报销内容和金额填写清楚，整理、粘贴好票据后，经负责人签字交财务人员审核报销。若因票据遗失或超出规定标准的费用，公司不予以报销。所有费用报销都必须及时，无特殊原因费用报销不得超过1个月，超过规定时间，则费用不予报销。公司销售人员必须要本着合理、节约、高效的原则使用差旅费。能够通过其他方式解决的事务，尽量不安排出差，禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动；在时间允许的情况下，能坐火车的就不安排乘飞机，能乘坐一般列车，就不安排特快或动车组；同等住宿条件下，住宿费应就低不就高，能多人同住的应安排标准间、多人间；每笔差旅费的使用必须有明确的目的；出差完成后必须向上级主管汇报工作成果，上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。一、差旅费的报销规定本差旅费报销规定适用对象为进行二级市场开拓的人员，在目标城市中进行短暂出差的差旅费报销。“出差”指因公到成都市9个区、6个县、4个市及高新技术产业开发区以外的地区处理公司事务。出差标准分四个级别：经理、主任、主管、销售员。出差报销标准城区类别级别住宿标准单位（元/天）出差补贴单位（元/天）二级城市经理14050主任12040主管10030销售员8020出差报销要求：（一）、普通出差1、长途出差范围：到主城六区、巴南区、渝北区、北碚区以外的地方出差。2、长途出差申请公司所有员工的长途出差须填写出差申请。凭批准后的出差申请借款，报销时随同票据办理报销手续。无批准的出差申请，财务人员有权拒绝报销。3、出差审批权限A、副总经理、市场总监、销售经理、客户经理及各部门经理出差须报总经理批准；B、其他各部门人员出差须报相关部门领导批准；4、出差应遵守的事项A、必须按计划前往目的地、无特殊原因必须在规定时间内返回，如有变动需事先请示并获批准，否则以旷工论处；B、乘坐火车必须按正常路线，不得无故绕道；C、出差返回后7个工作日内，需及时办理报销手续。逾期不报者，如无正当理由，按动用公款处理。报销前须由部门领导审核签字；D、借款须本着“前款不清、后款不借”的原则。财务应严格把关。若发现未按规定执行者，将处罚责任人200元以上的罚款。E、出差人员从公司出发和归来时，须向部门经理汇报；不能按期回公司时，需通过电话等方式与相关负责人联系。5、差旅费的报销以实际发生的金额报销，不得多报、超额报销。6、在出差期间所发生的通讯费不予报销。7、差旅费的各项费用必须凭出差地发生的真实发票报销，不得用别的票据替代。8、该包干费用不包括来往出差地的交通费，来往出差地的交通费凭运输公司的机打发票据实报销。各级员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，住宿费、补助报销标准参照下例表：职级交通工具飞机轮船火车汽车总经理、副总经理、市场总监经济舱一等舱软硬卧大巴客户经理、办事处经理、部门经理经济舱一等舱软硬卧大巴业务员/二等舱硬卧大巴行政后勤、技术部、商务/二等舱硬卧大巴试用期人员/二等舱硬卧大巴9、其他人员因工作需要乘飞机者，必须事先书面请示，经批准后方可乘坐、报销；10、乘坐火车出差，若遇节假日车票订购困难时，高价订票费不得超过50元/张； 11、无特殊原因的退票费，一律不予报销； 12、由公司、部门派出，短期在固定地点工作，每月超过15天（含15天），月补贴标准300元，不足15天按实际出差天数计算；13、公司外派到异地工作的员工，回公司所在地，只报销往来交通费。14、单据的填写：长途出差填写长途差旅费报销单；15、各部门、办事处、联络处在不高于公司差旅费报销规定前提下，可结合本部门具体情况制定出相应的报销规定。16、出差人员借款限额（此限额包括信用卡存款）：公司员工出差五日内（含五日）借款最高限额2000元，超过五日者，每超出一天增加200元。总经理出差五日内借款最高限额5000元，超出5日者，每超出一天增加1000元（二）、短途出差1、短途出差范围：到主城*区、*区、*区、*区出差。A、交通费报销：一般走访无特殊原因应乘公共汽车或小公共汽车(中巴车)，发生的交通费用凭票据报销。2、在主城主城*区、*区、*区、*区出差当天往返以车票据实报销。3、公司员工应事先安排好外出计划，流出多的空余时间尽量少乘坐出租车，确实需要乘坐出租车的，在报销时应在车票上如实填写起止地点及乘车理由。二、探亲费的报销1、由公司派往外地工作，经理级人员一年可报销两次往返交通费；一般员工一年可报销一次往返交通费。2、在公司工作满四年的员工，父母不在员工身边（即不在同一城市），报公司备案后可享受四年一次的探亲，按级别报销一次往返车票(机票)。三、招待费（交际费）的报销规定1、所谓业务招待费是指企业为经营业务的合理需要而发生并支付的应酬费用。包括：（1）因业务需要宴请的开支（包括饭后娱乐、交通开支）。（2）因业务需要招待客人参观旅游景点的费用（含交通费）。（3）因业务需要赠送土特产、礼品以及代币券（卡）等的费用。（4）因业务需要报销来企业办事的非本单位员工的差旅费（含住宿、餐费、交通费及杂费）2、业务招待费支出审批办法（1）、业务招待费的支出实行“额度限定，超支申请”的管理方式。（2）、因业务需要招待集团内部的产品培训师（人）以及集团内部各公司总经理、副总经理、业务经理的费用不计入个人费用中。除此以外的业务招待费计入经办人的个人费用中。（3）、业务员当月业务招待费的额度为上月不含税销售收入的1%。3、由公司总部承担的交际费（与销售无关联的费用）须事先申请，经批准后方能报销。办事处发生的交际费参照以下标准：年销售额交际费（限额）/年500-1000万元（含1000万元）不超过销售额的0.9%1000-2000万元（含2000万元）不超过销售额的0.8%2000万元以上不超过销售额的0.7%4、销售总监、副总监、业务部经理为各办事处发生的业务招待费，由各办事处承担。 5、公司一般人员无权宴请客户或赠送礼品（有公司标志的礼品除外）；礼品的报销应注明礼品内容、礼品接收人等。6、公司人员的招待费申请程序（1）在额度内直接填写借款单总经理签字借款使用，超过额度的业务招待费须事先申请批准后才能借款使用。（2）超过额度的业务接待，应事先填写“业务招待费申请审批单”并报经相关领导批准后，填写借款单，向财务部借支，并于招待事宜结束后3天内凭借有效票据报销该笔支出。（2）若遇到临时性招待，需通过电话向上级领导申请批准后自行垫支，并于招待事宜结束后24小时内，补填业务招待申请报销单，凭借有效票据报销。7、业务招待审批事项按照级别不同，业务招待审批事项设定如下。（1）公司销售人员（非主管），单笔招待费在200（含）以下的向所属主管申请批准。（2）公司销售人员（非主管），单笔招待费在200以上的在向所属主管申请后还须向总经理申请批准。（3）主管及以上人员（不包含总经理）每笔招待费都需向总经理申请批准。8、业务招待时，可由业务经办人的上一级主管领导陪同参与，费用计入业务经办人的个人费用中。9、本公司人员数量不可超过对方。10、费用报销审批手续（1）、经办人员必须在每笔招待支出发生后的3天内，将业务招待申请报销单连同有效票据报送所属主管初审。（2）、主管初审无误后报送财务部复审，再报总经理审批。四. 通讯费用报销规定1、手机费的报销因工作需要，经公司同意可以报销通讯费的人员，应本着节约开支的原则、尽量减少不必要的费用，对超出标准的费用应由个人承担，未超出标准实报实销。因工作需要调离，应根据其新岗位调整或取消通讯费报销。各级别通讯费，参照下表标准凭发票报销：部门级别手机费（月最高限额）总经理、副总经理、市场总监据实报销办事处经理、客户经理部门经理350元250元业务员、150元行政后勤、技术部、商务、试用期人员100元注：员工需持有记录有员工姓名及手机号码的发票才能报销；公司不给员工垫付预存话费；所有员工手机费报销标准报财务部备案；并按月及时报销；2.公司电话的管理A、长话短说，不准长时间占用电话。工作汇报可采用发短信、邮件形式以减少通话费用及时间；B、不准打私人电话；C、不准拨打热线服务电话（工作需要除外）；D、不准拨打声讯电话；3.公司电话费的报销A、报销公司电话费一律附上电话清单，若发现有违反公司电话的管理规定者，除收回所发生的电话费外，同时处以200元以上的罚款；B、员工宿舍电话费，公司一律不予报销。五、汽车费的报销因工作需要，经公司同意可以报销汽车费的人员，应本着节约开支的原则、尽量减少不必要的费用，对超出标准的费用应由个人承担，未超出标准实报实销。因工作需要调离，应根据其新岗位调整或取消汽车费报销。1、汽车加油费的报销标准报销事项报销标准（月最高限额）市内公务用车400元/月市内外公务用车600元/月2、市内停车费报销标准：市内公务用车按80/月报销。市外出差公务用车的汽车费实报实销。3、公司不给报销除上述两项费用以外的汽车费。六、其他费用的报销和管理1、办公用品A、各部门、办事处所需办公用品，应根据需要统一由行政部购买，一般人员无权私自购买。B、所购物品要有购买清单,报销时发票上一定要有经办人和验收人的签字,违者不予报销。C、办公用品必须专人管理，对购买固定资产超过1000元以上的应上报总公司财务部，并由董事长审批，各部门、办事处2000元以上的办公设备（包括公司购买的计算器）应建立台帐，一切办公设施均要上报公司财务部备案，以保证公司资产安全完整。2、促销费的报销。 A各类促销会议、活动、广告等a各类展会应事先测算费用标准，参加人数等,本着“节约开支、讲求实效”的原则，办好、开好展会。并将参加展会人员名单、费用标准、费用归属报财务部备案。b. 市场部应按月或按季上报展会计划安排表给相关部门和领导。c. 超过10,000元的展会费，应将预算报告交总经理签字确认，否则财务部有权拒绝付款。d. 支付款项时由市场部通知财务部，并注明会议编号。e. 各办、联应严格按市场部审批展会费用额度执行,报销时凭经审核的会议申请及票据及时报销，对不合理的票据、白条、不合理的超计划费用，财务部有权拒绝报销。其责任由市场部及参展部门承担。B培训费在合同中约定的培训费应计入该单成本，并扣减该单利润，在费用考核时剔除此因素，报销时要求填写清楚。七、社保及意外伤害保险补贴的报销1、公司按员工工作性质、级别给员工缴纳社会保险金，按照国家规定采取公司补贴一部分，员工自己负担一部分。2、到公司试用期未满的员工不享受社会保险金补贴，待期满后根据规定缴纳社会保险。3、公司只负责报销上述保险费，其他保险属个人行为，公司不予报销。以上规定从下2010年10月1日起开始执行，以前与本规定相悖的以本规定为准。由财务部负责解释（公司内部文件，请妥善保管）附件：业务招待申请报销单经办部门： 申请时间：20 年 月 日申请来客单位来客姓名及职位招待日期、地点顾客方面同席者本公司同席者本次招待理由及可获得的效果：申请金额(大写) ￥： 元总经理审批意见部门经理审核意见报销实际支出金额(大写) 单据张数(小写) ￥： 元超支原因总经理审批意见财务审核部门经理审核意见经办人出差申请单出差人部门差期年 月 日至 年 月 日预计 天 出差地点出差事由部门负责人意见： 签字： 年 月 日总经理意见： 签字： 年 月 日注：本表适用范围：公司员工因公外地出差填写。一、目 的 为了加强对费用、支出报销的管理和便于本公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展，结合本公司的实际经营情况特制定本制度。本制度中所称费用是指差旅费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用。二、办公费报销制度办公费指日常办公耗用的电脑耗材（如打印纸、传真纸、墨盒、硒鼓、磁盘等）、办公文具（如笔、计算器、文件夹、便笺等）、办公场所的零星维修费用和办公过程中发生的各项杂费等。办公费的报销必须在不超过预算申请表总金额内报销。办公用品的购买由商务1部人员负责，并经领导批准后购买，如有变更，必须通知财务部备案。办公用品采购必须附采购物品清单。三、汽车费报销：汽车费用（油耗、修理、保养、保险、年审、停车、养路等费用）应控制在部门预算范围内。报销时应附上经营运管理部审核的“付款申请单”。四、 出差管理 1、 外地出差差旅费报销原则出差时，应先做好相关行程路线安排，并填写出差申请单及费用预算申请单向公司领导申请，确认后商务2部备案，出差归来报销时，必须有出差申请单附在差旅费报销单后面方能报销。省内出差只报销省内长途客运车票，如乘坐火车者，只报销火车硬座车票；省外出差只报销火车硬卧。2、员工出差结束三日内必须完成出差报告的部分。五、差旅费 差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括长途交通费、住宿费、餐饮费、其他公务杂费等。1、员工出差使用交通工具为火车、汽车普及工具（省外出差火车限乘硬卧，如坐硬座给予硬座50%的补助）。 2、特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。 3、违反公司规定使用交通工具，一律按火车票（硬座）报销（超出部分由个人支付）。4、出差过程中，如发生业务应酬费的，应附上经审批的“业务应酬费申请表”。5、员工外出期间产生的公务费，如文件复印费、传真费等，实报实销。 6、 公司员工的手机话费在公司报销标准内给予报销，但手机出现三次打不通（无论任何原因），不能报销该月电话费。六、招待费用审批制度招待费用指接送客户、接待用餐、赠送礼品、交际应酬所发生的各项费用。为了公司业务开展顺利，各部门在预算范围内可根据具体情况安排接待用餐或赠送礼品。所有赠送礼品必须事先上报公司领导批准，并计入相关部门负责人的招待费用限额。礼品发票必须附礼品清单。每月累计报销的招待费，要在其发票的背面注明：所招待部门、招待的原因及金额等，没有注明的不予报销。每次招待用餐的标准，必须经公司领导书面批准；若情况特殊可以先电话请示，二天之内将书面文件补充上交公司领导批示。逾期不补不予报销相关招待费。七、备用金管理 1、 根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，并填写预算申请单，借支额度根据实际需要确定，由公司领导签批。2、 备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经公司领导签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。3、 对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。八、报销管理 1、公司各人员的报销票据由商务1部审核签字后交由公司领导签字。然后在商务2部进行报销。报销金额与预算申请单上的金额不能悬殊太大。否则超出部份由个人承担。2、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销，公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。九、原始凭证有效性的规定1、 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：（1）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（4） 经办人员取得的合法凭证时，应按以下要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销： “客户名称”栏：统一填写“遵义桦坤有限公司”；“品名规格”栏：按实际情况分项目填写， 在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单；“金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“ ”封头，尾数为“0”时以“零”填充。开票人：填写具体完整的开票人姓名；发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见；票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。十、 处罚条例违反报销制度处罚条例：为了很好的贯彻报销制度的实施，避免违规现象的出现，使报销人自觉的遵守本制度，特制定本条例。（1） 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20-100%但不低于100元的罚款。（2） 商务部审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。11地址：成都双流东升镇接待寺龙锦园 电话：[phone] 85774653 传真：[phone]