差旅费用报销管理办法修订DOC.doc

上海挚信投资咨询有限公司
差旅及业务招待费的管理办法（修订）

第一章 总则
第一条 为加强财务管理，明确员工出差申请程序及费用开支范围和开支标准，合理控制经营成本，根据国家及公司相关法规、制度，特制定本办法。
第二条 公司财务部具体负责公司费用报销事项。
第三条　本办法所称费用，系指差旅费、业务招待费、礼品及其他交际费等费用性支出。本办法没有规定的费用项目报销办法按照公司统一的费用支出管理办法执行。
第四条 差旅费及业务招待费用开支必须遵守“先申请后开支”及“必要、合理、节约、高效”的原则。

第二章 差旅申请及报销审批权限的规定
第五条 员工出差前必须办理出差审批手续。特殊情况和紧急事情来不及办理审批手续的，可事后补办。未事前办理，事后又未补办手续的，出差后不予报销费用。
第六条　员工因公需要到外埠出差应先填写《出差申请单》，经管理合伙人或其它指定管理人员审批同意后方可出差。如果相关领导因故无法办理审批程序时，可由行政部电话请示管理合伙人并在出差申请单上做记载说明，视同领导审批。员工回到公司后应及时补签确认。公司行政专员应在接到经审批的《出差申请单》后方可进行机票、火车票及酒店的预定。
合伙人因公出差应通知管理合伙人，告知其出差的地点、出差目的、出差时间等相关事宜，同时通知行政部行政专员备案，以便于公司与其保持联系。
第七条 差旅费系指员工因公出差到外地发生的合理支出，主要包括机票、交通费（出租车费、巴士车费、市内轨道交通费、船费、火车票费等）、酒店住宿费（住宿费，上网费）、出差补贴。
第八条　差旅费严格按照公司规定标准报销。交通工具及住宿标准如下表：
层级
报销限额标准
飞机
住-北京、广州、深圳
元/天
住-其他城市
元/天
合伙人
商务舱
1500
1000
董事
经济舱
1000
800
其他
经济舱
800
600

第九条　出差往返机票、火车票原则上由公司行政专员按照标准统一订购。员工应合理计划安排出差时间，在可以确认出差安排的情况下提前通知行政部，以便行政专员提前预定机票、火车票及酒店。
第十条　出差期间酒店须按照住宿标准预订。若多名不同层级员工一同出差，根据就高不就低的原则，层级较低员工可参照职务较高员工的开支标准报销住宿费用。员工报销住宿费应附酒店住宿明细账单，房费、城建税以及上网费可予以报销。房费在标准限额内实报实销，超标部分费用自理。异地出差天数超过三天（包含三天）可报销洗衣费，凭发票实报实销。其他酒店内私人消费，公司不予以承担。
公司短期外派单一城市且非驻外办事处人员，出差时间15天以上（含15天），须先由行政部安排酒店式公寓，如无该类酒店则员工住宿费下降为标准的80％。
第十一条　出差人员在出差地的市内交通费用凭交通票据实报实销。如所出差城市往返机场与市区之间有轨道交通，鼓励员工选乘，以便节约时间及费用。因工出差期间公司对董事层级以下员工给予每人每天100元的出差补贴（需提供相应的发票凭证），出差补贴的天数计算为住宿天数＋１天在途。
第十二条　国外出差，员工需事先对出差计划进行详细的预算申请，并经财务确认。出差期间合理消费，报销时根据员工提供的有效票据原件在预算范围内进行审核报销。对于国外差旅中的通讯费，建议员工尽量使用当地的通讯卡。
第十三条 为了使员工报销准确，便于结算，公司对于出差报销的票据整理、粘贴和填报做如下规定：
1、火车票、长途汽车票、轮船票等，均按出差期间的先后顺序粘贴票据；保险费、订票费与相应的交通工具发票对应粘贴。
2、住宿费按时间顺序粘贴；
3、交通费按照日期的先后顺序依次粘贴；
4、其他票据按照类别分别粘贴；
5、报销单的填报，应按出差或费用发生时间先后顺序填写，与所附的原始票据一一对应。

第三章 业务招待费的申请、开支标准及报销规定
第十四条　业务招待费是指因公发生的餐饮费、娱乐费、旅游观光费及礼品费。业务招待费支出应严格遵循“节约、有效”的原则，经办人不得有弄虚作假、假公济私的行为。
对员工因工作需要自行购置的礼品费用，纳入到业务招待费预算额度管理，在预算额度内开支。无论金额大小，一律要履行事前报批程序，报销时由报销人员提供相应电脑小票作为报销附件。
第十五条 业务招待费支出应严格按照“事前请示、审批，事中自我约束，事后逐笔核销”的程序进行。原则上非业务人员不得开支业务招待费。特殊情况下，经管理合伙人授权或同意后，可以开支。

第十六条 业务招待需按照标准限额开支，业务招待费限额如下表：

合伙人
董事
其他业务人员
单次招待限额
1200
800
600
月招待限额
6000
4000
3000

若有多位员工同时参与业务招待，由具有较高职务的员工按其开支标准报销。如发生超限额招待，需由经办人事后填写《业务招待费用申请单》，报经管理合伙人批准后方可报销。
由于工作原因需要购置礼品的，经办人应在费用开支前填写《业务招待费用申请单》，报经管理合伙人批准。
业务招待费报销时，严禁化整为零、规避审批权限，一经发现，严肃处理。

第四章 差旅费、业务招待费报销时间及要求的规定
第十七条 所有费用的报销必须在该费用发生后的一个月内报销，超过一个月，原则上不予受理。
第十八条 费用的报销应按次归属，与某次活动有关的费用或补助必须同时报销，而且应在发生费用的当月报销，如当月报销确有困难应按月份归属分开报销，而且时间跨度不能超过一个月。
第十九条 费用的报销，应将报销单据在当月20日前交到财务部，单据审批无误在当月完成报销，出纳将报销款项给报销人，20日以后交到财务部的所有报销单据，将在下月完成审批报销

第五章 附则
第二十条 本办法由财务部制订和解释，并根据有关制度和情况变化作相应修订。
第二十一条 本办法自下发之日起执行。

二00九年五月十五日

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