费用报销管理办法要点.doc

关于下发*集团费用报销管理办法和*集团差旅费报销管理办法的通知各有关单位：为了加强财务管理，提高费用管控水平，提升集团盈利能力，促进费用开支的节约化、制度化、程序化、规范化，结合集团公司实际情况，特制定本办法，请各单位转发至部门，并组织宣传和贯彻执行。执行过程中发现的问题请及时反馈给财务审计部，以便我们完善和修订。 二一二年十月九日主送：*抄送：*集团费用报销管理办法（试行）第一章 总则第一条 为了加强财务管理，提高费用管控水平，提升集团盈利能力，促进费用开支的节约化、制度化、程序化、规范化，结合集团公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称“费用”，是指公司零星物资采购（不需签订合同的零星材料、办公用品、工具配件等）以及公司组织生产经营和管理所发生的差旅费、办公费、运输费、招待费等。第三条 费用开支遵循“计划安排，逐级签批，预算控制，加强监督”的基本原则。第四条 借款和报销的审批均采用“三级授权”的方式，即：额度内的一般性费用由分管领导审批，超额度和预算外费用由总经理审批，非经营性开支及特殊费用由董事长审批。第五条 本办法适用于集团所属工业企业。第二章 借款管理第六条 员工发生各项费用支出，原则上按照“先借后报、一事一借”的原则向公司申请借款，特殊情况员工可事先垫支500元以下的费用发生后报销。员工借款需填制借款申请单，注明借款事由，经部门领导签字后，按以下审批权限办理：（一）2000元（含）以下的日常费用性借款，由分管领导和财务总监联合签批。（二）5000元（含）以下的零星材料采购、工具配件采购，由分管领导和财务总监联合签批。（三）超过以上权限的借款经分管领导签字后，由总经理和财务总监联签。（四）紧急事项总经理因故暂时未能签字的，须事先电话向总经理请示，总经理可授权副总以上人员签字，事后由总经理补签。第七条 以下款项为非经营性开支，需在总经理签字后由董事长签批：（一）同一事项超过5000元（含）的业务招待费、慰问费或协调费。（二）同一事项超过5000元（含）的非工资性奖金或奖励。（三）10000元（含）以上的现金借款或支出（包括对非公账户汇款）。（四）个人向公司借支与生产经营无关的款项。第八条 公司财务总监和总经理借支款项，均由董事长签批。第九条 财务付款流程： （一）财务部门收到借款申请单后，由会计人员填制付款凭证。借款申请单审批不全的，财务人员不得越权办理。（二）出纳人员审核借款申请单与付款凭证无误后，在付款凭证上签章，借款人在付款凭证上签字，出纳人员根据付款凭证记载的金额向借款人支付款项。现金支付的，出纳人员需在付款凭证上加盖“现金付讫”章。（三）会计人员未填制付款凭证的，出纳人员不得支付款项，严禁白条抵库和坐支现金。第十条 员工个人借款实行“前账不清，后账不借”的规定。原则上与生产经营有关的借款应在一个月内清账，非经营性借款在三个月内清账，特殊情况需向总经理和董事长书面说明。到期未清账的，财务人员有权拒绝其再次借款，经总经理同意后从其当月工资中扣除所借款项予以冲账。第三章 报销管理第十一条 费用报销采用分级控制的原则，各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性以及预算额度的一级审查；财务人员负责对报销票据的合法性、真实性以及预算额度进行二级审查；财务总监和总经理进行最后的审核批准，超出总经理审批权限的由董事长批准。第十二条 报销人员必须凭真实、合规、有效的原始票据报销，严格控制白条和收据入帐，费用支出项目与所附票据不符的应有特别说明。 （一）原始票据包括税务机关统一印制的发票和财政部门监制的票据。（二）原始票据上应注明购买或付款单位的名称（与本单位名称一致）、填制日期、经办人签名或盖章、货物或劳务的品名、规格、数量、单价、金额等要素，金额大小写一致并不得有涂改、挖补的痕迹，必须加盖合法印章。（三）票据原则上不得跨年度报销，特殊情况需事先取得财务总监和总经理的同意。第十三条 涉及物资采购的费用报销应附物资入库单据或采购清单，有质量要求的物资必须有质量验收证明。第十四条 报销人应清晰、准确地填制费用报销单，将费用单据加以整理归类，区别费用性质分类粘贴，以便归类计算和整理。第十五条 费用报销流程： （一）报销人填制费用报销单并签字，将费用涉及的票据粘贴于报销单后，同时应在报销单上注明冲抵哪笔欠款以及补收补付情况。（二）部门领导审核费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额差异的合理性，审核无误后在报销单上签署意见。（三）报销人将费用报销单送交财务部门审核，财务部门重点对原始发票和单据进行合法性审核、复核费用金额以及报销人的个人借款情况、预算超支情况，审核无误后由财务人员签署意见。（四）费用报销按以下权限办理审批：1、报销2000元（含）以下的日常费用，由分管领导和财务总监联合签批。2、报销5000元（含）以下的零星材料采购、工具配件采购，由分管领导和财务总监联合签批。3、超过以上权限的报销经分管领导签字后，由总经理和财务总监联签。（五）财务总监对该费用涉及的财务制度、财经纪律以及公司管理制度的合规性进行审查并签署意见。（六）分管领导和总经理对费用进行最后的审查和审批，并签署审批意见。（七）非经营性开支一律由董事长签署审批意见后方可报销。（八）公司财务总监和总经理报销款项，均由董事长签批。（九）单项报销费用性款项10000元以上的由董事长签批。（十）报销人应在3个工作日内将审批齐全的费用报销单交至财务部门，财务人员根据所附发票和清单内容填制凭证予以冲账或挂账，涉及补收补付现金的，应由报销人在凭证上签字，出纳复核后签章收付，加盖“现金付讫”或“现金收讫”章。第十六条 为提高效率，各公司统一报账时间为每周一和周四，其余时间不办理报销业务。第四章 日常费用报销一般规定第十七条 日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第十八条 差旅费报销规定： （一）出差人员首先填写出差申请单，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及借款金额等，并按审批程序和权限进行报批。（二）出差人员应在出差归来5个工作日内办理报销事宜，结清借款。（三）除驻点人员外，出差人员前款不清的一律不得再借差旅费。（四）各公司应严格按照差旅费报销标准报销出差各项费用，不得超标准报销。第十九条 业务招待费报销规定：（一）业务招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中接待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准”的控制程序。（二）业务招待费必须先借后报，在外办事期间需发生接待而无法事先借款的需电话向公司分管领导请示。（三）业务招待费报销时需注明接待时间、事由和单位，发生的相关费用应附消费明细单或购物小票。（四）所有业务招待费原则上应在发生后5个工作日内办理报销冲账手续，否则财务可拒绝办理。第二十条 办公费用报销规定：（一）办公费用由公司办公室统一计划管理，集中购置，并指定专人负责保管和发放。（二）办公用品实行签字领用制度，并建立实物台账，详细登记办公用品的购进和发放情况。（三）报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。第二十一条 汽车费用报销规定：（一）汽车油料由办公室指定地点添加，统一结算，因工作需要（长途出差等）现金加油的应由办公室主任在油票上签字。（二）汽车每年一次性必须支出的费用，如保险费、车船使用税、年审费、检测费、路桥费等统一由办公室按报销程序和审批权限办理报销。（三）车辆维修应指定维修厂，报销时要附上具体维修项目明细单，维修换件应将旧件交回办公室统一处理。（四）因车辆违章产生的罚款、拖车费、保管费，一律由驾驶员本人承担，因驾驶员操作不当发生肇事而产生的保险赔款差额由驾驶员本人承担。特殊事项需总经理提出特别处理意见。第二十二条 维修费用报销规定：（一）维修费用包括机器设备维修、房屋维修、办公设备维修，其中机器设备维修由生产部门和技术部门负责，房屋及办公设备维修由办公室负责。（二）责任部门需确定是否需要维修、维修单位、计划费用、验收标准、款项支付等内容。（三）维修涉及更换零配件的由责任部门提出意见，采购部实施；单次维修金额在1000元以上的均需签订维修合同。（四）维修费用报销时必须有验收人和责任部门签字，约定有保修期的维修项目应按合同要求留足质保金，待质保期满后由使用部门出具说明方可支付。第二十三条 运输费报销规定：（一）货物运输宜采用定点运输的方式，运输费报销必须有正规货物运输发票，并附有运输明细清单。（二）销售部门应复核清单上注明的车号、运输日期、收货证明是否一致，签字后再按程序报销。（三）零星或单次运输必须有收货证明才能结算运输费用。（四）严格控制航空运费，以各单位预算额度为限，超预算金额需经董事长审批。第二十四条 其他日常费用，暂按各公司现行规定核定报销，若有必要，由财务审计部制订补充规定予以规范。各公司也可在本办法规定的原则下制订各项具体费用的实施细则，报财务审计部备案。第五章 财务监督第二十五条 为促使各公司严格执行本办法，特授权财务部门进行监督。第二十六条 财务部门有权对票据不合规的费用、审批不全的费用不予借支或报销，特殊情况向董事长汇报后处理。第二十七条 财务部门按期清理欠款，对本办法下发后新增欠款三个月以上的人员发函要求限时报销，否则报经总经理同意后直接从其当月工资中扣除。第二十八条 财务部门应按预算额度对已发生的费用进行分析和预警，有超预算费用的情况应及时上报财务审计部。第二十九条 授权审批人员审批不严、越权办理借支或报销，由财务审计部进行处罚，在集团内通报，造成公司经济损失的负责赔偿。第六章 附则第三十条 本办法试行期6个月，解释权归集团财务审计部。第三十一条 本办法由董事长签发，自下发之日起执行。*集团差旅费报销管理办法（试行）第一章 总则第一条 为了保证因公出差人员工作与生活的需要，根据*集团费用报销管理办法的规定，本着“规范管理、合理开支、适度节约”的原则，结合集团的实际情况，特制定本细则。第二条 出差人员等级标准，以出差人员的现任行政职务为准。第三条 根据出差任务和目的，差旅费报销采用“谁受益、谁承担”的原则，计入相关部门费用，集团内借调人员出差的，由借入单位报销相关费用。第四条 本办法适用于集团公司本部及下属各工业企业。第二章 差旅费借款管理第五条 差旅费借款、报销流程及审批权限按*集团费用报销管理办法有关规定执行。第六条 出差的控制及审核公司员工出差要事先定人员、定任务、定地点、定时间。市外出差人员必须按要求在借款申请单上注明出差任务、人员、地点和路线交由领导审批，财务部门核实后按标准预支差旅费。第七条 差旅费借支额度（一）员工市外出差，预先借支食宿及交通费，标准如下：1、一类地区（北京、上海、广州、深圳）出差，部长及以上人员借款不超过5000元，一般人员借款不超过3000元。2、二类地区（沿海开放城市、省会城市）出差，部长及以上人员借款不超过3000元，一般人员借款不超过2000元。3、三类地区（其他市、县、四川）出差，中高级管理人员借款不超过2000元，一般人员借款不超过1500元。4、驻外销售人员一次性借款不超过5000元。（二）成都市内出差, 由出差人员自行垫支，出差返回后凭票据报销。 （三）出差所需的会务费、资料费、培训费等依据会务通知、培训通知借支，对方单位提供了收款账号的一律采用转账支付或电汇的方式。第八条 报销及还款出差返回后必须在5个工作日内办理报销及还款手续，特殊情况（如不能及时取得票据、另有出差任务等）限定在1个月以内。第三章 市内出差管理第九条 市内交通费一、市内交通费主要是指在成都三圈层范围内（不含郫县）出差发生的交通费用。三圈层包括：成都市五城区、高新区、新都、温江、双流、龙泉、都江堰、彭州、金堂、新津、崇州、大邑、邛崃。二、到市内出差，乘坐公共交通工具（含汽车、火车、动车，不含出租车。下同）发生的费用可在合理范围内凭票报销。三、员工市内出差可向公司办公室申请公车，公车由办公室统一协调和派遣。四、市内出差不报销出租车费用，特殊情况需乘坐出租车的，由办公室主任证明，总经理签字方可报销。第十条 市内出差补助员工在成都市内出差，乘坐公共交通工具且往返超过6小时的，可报销误餐补助5元。第十一条 市内住宿费市内出差应当天返回，不得报销住宿费。第四章 市外出差管理第十二条 市外交通费一、员工在出差地发生的交通费，凭乘坐当地公共交通工具票据按实报销;若因特殊情况乘坐出租车的，由总经理签字方可报销。二、如非必要，不得在出差地乘坐轮船、旅游专列、观光汽车等。三、经总经理同意，员工自备车前往市外出差的，可按同行人数，在汽车票价以内据实报销油费、过路费、停车费等相关费用。四、乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的可购同席硬卧车票，发生的订票费、改（退）票费据实报销。五、乘坐飞机的相关规定（一）以下情况经总经理事先同意，可乘坐飞机：1、公司助理级以上领导；2、一般人员与助理级以上领导一同出差；3、处理紧急公务；4、至目的地需2次以上中转且时间超过24小时；5、机票价格等于或低于其他公共交通工具。（二）机票由公司办公室统一购买，员工凭审批后的借款单提前一周通知办公室预订。（三）经总经理签字可报销机票（经济舱）及燃油附加、机场建设费、保险（20元）、托运、改（退）票费。七、市外出差人员事先经公司领导批准就近处理私人事宜的，其绕道发生的交通费一律按直线交通费计算，多开支的部分由个人自理。绕道期间不得报销伙食费、住宿费、通讯费、交通费。第十三条 市外食宿费一、市外出差伙食和住宿实行限额报销，超支不补。（伙食补助和住宿限额标准见附件：出差费用限额标准表）二、伙食补助费为25元/天包干，按出差总天数（含路途）计算。三、住宿费凭票按照出差地实际住宿天数和标准实行限额报销，无住宿票据的，按限额标准50%予以补助，实际住宿费超过限额标准部分自理，不予报销，低于限额标准的据实报销。四、出差期间凭发票报销业务招待费的，按10元/餐予以扣除伙食补助。五、由接待方负责食宿的不再重复报销伙食补助和住宿费，出差期间住宿办事处的，按限额标准50%予以补助住宿费。第十四条 市外通讯费及其他费用 一、员工在外地出差期间因工作需要而发生的通讯费，按每人每天5元据实凭票报销，已在公司按月报销通讯费的不再报销出差通讯费。二、报销通讯费的人员需早8点到晚12点开机，出差期间不能保持正常联系的不得报销通讯费。三、其他费用（复印费、资料费等）可凭票据实报销。第五章 特殊差旅费用管理第十五条 公司领导费用公司副总及以上领导因公出差、会议、培训、学习等发生的住宿费、交通费，可凭票据实报销，伙食补助按市外出差标准报销。第十六条 学习、培训、会议差旅费一、员工到外地学习、培训和会议，食宿费、交通费按相关通知凭票实报实销，未统一安排住宿的则凭票按市外出差标准报销。二、学习和培训期间不报销通讯费补贴。三、若学习、培训和会议费用中包含食宿费等，则不予报销相关补助。第十七条 驻外销售人员差旅费一、驻外销售人员不报销住宿费，由公司在当地租房，按租赁合同约定统一支付租金及水、电、气等费用，定期结算，凭票报销。二、根据驻外销售人员驻点实际天数，重庆地区按20元/天补助伙食费，柳州及烟台按30元/天补助伙食费。三、驻外通讯费按250元/月限额凭票报销。四、驻外销售人员往返公司和主机厂路途中，按市外出差的规定报销相关费用。五、驻外人员回公司休整、汇报工作或处理公务期间，不得计算驻点天数。六、驻外销售人员在驻点地购买生活必需品以及发生的办公费用在合理范围内据实报销。七、驻外销售人员最长应于三个月内报销一次差旅费。第十八条 特殊任务差旅费经公司总经理签字同意执行特殊任务，并同意实报实销的，根据总经理签字后的票据按实报销。总经理每月安排特殊任务不超过2人次。第六章 票据报销管理第十九条 报销差旅费时应按原始票据属性错落有致地分类粘贴，计算出合计金额，据实填写差旅费报销单，各项补助由财务部报销人员计算填列。第二十条 差旅费报销单所附原始票据仅限出差乘坐交通工具的相关票据及住宿票据、会务费发票和会务有关的资料费。第二十一条 出差途中发生的其他费用请填写“费用报销单”，按票据属性单独粘贴（如：业务招待费发票、购买办公用品、生活用品的发票等），分类计算金额，按费用报销管理办法有关规定报销。第二十二条 凡属开会、培训、学习的，报销时必须附通知文件，若电话通知必须有电话记录和分管领导批示。各部门外出学习培训，必须由分管人力资源的领导签字同意，学习培训所发生的差旅费及培训费均在“管理费用-职工教育经费”中列支。第八章 附则第二十三条 本办法试行期6个月，财务审计部负责解释和修订。第二十四条 本办法自2012年10月1日起执行，以出差时间为准，各单位原与差旅费报销有关的制度同时作废。 附件：出差费用限额标准表务职准标级等目项一类地区：北京、上海、广州、深圳二类地区：沿海开放城市及省会城市三类地区：其它地、市、县、四川境内住宿费伙食补助住宿费伙食补助住宿费伙食补助董事长据实报销公司助理级以上领导凭票报销25凭票报销25凭票报销25部长、主持工作副部长、高级工程师200251602510025副部长及其他中级管理人员（含享受中级管理人员待遇的人员）16025120258025一般人员12025100256025注：1、沿海开放城市包括：大连、秦皇岛、天津、烟台、青岛、连云港、南通、宁波、温州、福州、湛江、北海以及珠海、厦门、汕头2、根据实际情况，柳州市列为二类地区。