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ZZ集团有限公司成品与配套产品采购控制程序

ZZ集团有限公司
成品与配套产品采购控制程序

目 录

目 的 2
适用范围 2
职 责 2
工作程序 2
相关文件 5

成品与配套产品采购控制程序

目 的
对营销总公司经营销售成品鞋与配套产品的采购进行控制，以确保采购有助于公司整体利益最大化。
适用范围
适用于营销总公司内销自有品牌所需成品鞋与配套产品的采购控制。
职 责
1.1 由总裁、运作副总、营销总公司总经理、各品牌总监、物流部经理组成的物流委员会是成品鞋与配套产品采购决策的最高机构。
1.2 营销总公司物流部负责成品鞋与配套产品采购的组织实施。
1.3 质量管理部负责对成品鞋与配套产品外协供方的质量管理。
1.4 技术开发部负责按期提供新样品。
1.5 生产管理部负责成品鞋与配套产品内购订单的执行。
1.6 质量管理部负责所有成品鞋与配套产品的检验、验证及质量记录的归口管理。
1.7 营销总公司物流部负责采购产品的储运及保管。
1.8 审计监察部负责成品及配套产品采购控制程序的监督、检查。
工作程序
1．供方选择及评价
1.1物流部计划采购科负责提供供方基本情况，发出并收回“供方调查表”，列出“供方明细表”。
1.2物流委员会根据公司的经营规模确定外协成品鞋与配套产品供方的数量，并选出拟作为供应商的名单。
1.3质量管理部负责组织供方评审，必要时可组织各部门相关人员到供方生产场地进行现场评审。
1.4质量管理部、技术开发部、生产管理部、营销总公司物流部、营销财务部等部门的相关人员按照“供方选择和评定准则”对供方进行评审，参加评审的人员应认真填写“供方评审表”。
1.5“供方评审表”报物流委员会审批后，质量管理部列出“合格供方名册”，物流部计划采购科与供方签订互惠互利的常年供应协议，协议应包括质量保证条款、优惠定价原则、质量问题处理办法、付款条件等。
1.6质量管理部负责收集合格供方产品供应情况，定期填写“供方业绩评定表”。如发现所提供的产品不能满足本公司的质量要求，则由计划采购科通知供方限期改进。若发现同一供方连续二次或一年内三次供货达不到本公司质量要求，由质量管理部报请物流委员会批准取消其“合格供方”资格，更新“合格供方名册”。质量管理部每年组织一次重新评价，按照前述程序条款的规定，更新“合格供方名册”。
2．看样下单
2.1物流委员会根据经营需要确定每个鞋季的样品初选时间、看样订货时间，并提出样鞋选择的基本要求，由物流部计划采购科通知公司技术开发部、各控股子公司、各外协供应方。
2.2物流部将收集的样品按选样的基本要求初步筛选后进行内部编号，并统一陈列。
2.3物流委员会确定50个左右的款式，作为公司本鞋季的主销款式，按每个终端每个款式派发一套的数量直接下单生产。
2.4物流委员会从其余的款式中选出约300个左右的款式，供各分公司看样订货（各分公司不知道供样厂家），各分公司根据本区域市场的情况确定销售款式的数量，选出所需款式，物流经理汇总，各品牌总监审核，报营销总公司总经理审批，计划采购科安排采购计划。
2.5分公司从其他渠道获知的本区域畅销款式，可提供样鞋，物流部经理审批后，按总部、控股子公司、各外协供应方的顺序下单生产。
3．补单
新产品到货10日内，各分公司可根据本市场的需要追加订货数量。在每个鞋季，各分公司均应根据销售情况，提前做出预测，及时补单，避免断货。
4．合同的拟制
物流部计划采购科应根据经营需要合理安排采购计划，并按照常年供应协议确定的原则与供应方核定成交价格及其他合同条款。
5．合同的审批
物流部计划采购科在成品与配套产品采购合同自审无误后，经物流部经理审核，报营销总经理审批。
6．合同执行的审计监察
审计监察部不定期地对成品采购合同进行审计监察，监督污染供应协议的履行。
7．采购成品的检验及验证
7．1在总部仓库的检验及验证
7.1.1物流部采购管理员凭采购合同填写“送检单”，送质量管理部检验。
7.1.2质量管理部根据公司统一的验收标准、检验方法等对采购成品进行检验和验证，并做好检验记录。
7.1.3经检验合格，质量管理部检验员在“送检单”签字，仓库主管凭“送检单”填写“采购成品入库单”；经检验不合格的，执行《不合格品控制程序》。
7． 2供方现场实施验证
当合同、协议或遇有特殊情况，需要本公司指派专人在供方现场对所采购产品进行验证时，应对验证的安排以及产品放行的方式在采购文件中进行规定或与供方达成协议。
7． 3购成品的保管
物流部储运科库管员根据“仓库管理规定”、“采购成品物流管理办法”和《产品的搬运、包装、贮存、防护和交付程序》将采购产品分类存放，统一编号，并建立“成品动态记录卡”。
8．采购文件的管理
8.1计划采购科应将采购过程涉及的所有文件及相关资料建立“采购台帐”，确保供方信息、产品采购信息均为现行有效版本，所提供的产品符合要求。
8.2采购过程中的质量记录全部送交质量管理部，由质量管理部统一管理；相关部门可留存复印件。

相关文件
1. 采购台帐
2. 供方明细表
3. 合格供方名册
4. 成品检验规范
5. 供方选择和评定准则
6. 供方评审表
7. 供方调查表
8. 供方业绩评定表
9. 样品评价表
10. 采购产品结存月报表
11. 成品采购合同
12. 采购成品送检单
13. 采购成品入库单
14. 仓库物资台帐
15. 仓库管理规定
16. 采购产品物流管理办法
17. 物资动态记录卡
18. 《不合格品控制程序》
19. 《产品的搬运、包装、贮存、防护和交付程序》

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