公司研究与开发内部控制流程模版.docx

公司研究与开发内部控制流程
1.1 控制目标
Ø 确保研发活动符合法律法规以及公司内部规章要求；
Ø 确保研发相关的数据文档真实完整；
Ø 确保研发过程得到有效管理,研发进度符合企业需要；
Ø 确保研发成果的安全、研发活动得到适当授权；
Ø 确保与研发活动相关的不相容职位相分离。
1.2 流程范围
1.2.1所涉及的业务流程范围
该流程主要描述了关于研发管理的相关流程,主要包括研发项目可行性研究与决策、研发过程控制、研发成果验收和保护等业务流程。
1.2.2所涉及的部门范围
总工程师办公室/综合管理;研发设计部/产品电气室;经理层;财务管理部/会计;总工程师办公室;财务管理部/信贷资金。
1.3流程主要风险
n 研发计划预算的编制不准确、 不完整、可能导致计划预算无法执行,管理失效。
n 研究项目未经科学论证,可能导致创新不足或资源浪费。
n 研发人员配备不合理或研发过程管理不善,可能导致研发成本过高、舞弊或研发失败。
n 研发支出经未适当审批,影响企业资金管控,给企业造成不合理的费用支出,或费用舞弊等。
n 物料领用未得到完整、准确记录,可能导致物料支出增大,无法有效地进行研发成本核算。
n 研发进度未得到适当监控,可能导致项目无法按期、按质完成,至使研究失败。
n 研发支出未及时、完整、准确记录,可能导致研发成本核算错误。
n 研发成果未经适当验收与评估,可能导致不合格的研发成果投入使用,给企业生产经营带来影响,使企业遭受财务损失。
n 研发成果保护措施不力,可能导致核心技术泄密或企业利益受损。
n 研发环节不相容职责未经适当分离,可能发生舞弊导致财务损失。
1.4 业务流程描述
1.4.1可行性研究与决策
1.4.1.1研发人员汇总公司相关各业务部门提供的信息（包括用户反馈、国内外同行业同类产品动态信息、质量改进信息等）进行技术创新思想的筛选及生产技术评价,确定技术创新方案并进行可行性调研。
1.4.1.2研发设计部根据市场调研情况于每年10月底前提报下一年度研发计划,研发计划包括“项目名称、主要参数、工作内容、费用、进度、责任单位”等内容,由项目组长编制、研发经理校对,研发部分管高级经理确定后报总工程师办公室（每年4月底、8月底进行研发计划的增补）。由总工程师办公室综合管理经理对项目计划进行分类汇总,提交总工程师办公室主任审核。
1.4.1.3总工程师办公室主任审核后提交技术评定委员会评定,评定内容包括项目的科学性、可行性、经济性、市场需求性、法律法规的符合性、成本费用等方面,经总工程师批准后报公司。由研发设计部、品质保证部、营销单元、制造事业部等部门在总经理办公会议上对新产品开发项目评审,评审内容包括可行性、技术先进水平、法律法规的符合性、生产能力及市场需求、所需费用等。
1.4.1.4经过总经理办公会议审批后,年度新产品开发计划将列入公司综合经营计划的一部分,同时研发项目管理人员在RDM系统内录入研发计划列表,经总工程师办公室主任审核、总工程师批准后做为正式的研发计划执行。
1.4.1.5研发人员在提报年度研发计划时即列明研发费用初步预算（包括调研费、合作费、样机试制费用、试验费等）,研发部、财务部会同生产部、销售部等根据企业的生产经营目标等因素编制研究项目预算,研发项目管理人员根据研发设计部以往年度的费用支出、薪酬支出等,汇总编制研发部门费用预算,与研发项目年度预算汇总成研发预算。研发预算为公司《财务预算》的一部分,具体的编制与审批流程参见“预算”流程。
1.4.1.6研发预算经研发部分管高级经理审核、总工程师批准后报公司财务管理部,财务管理部部长结合公司整体经营预算以及研发部往年预算,综合评估后审批,最后经总经理办公会议审批,具体的编制与审批流程参见“全面预算”流程。
1.4.1.7公司与研发部门实行立项承包制： 1、研发部门年度整体研发项目承包合同包括研发项目名称、项目内容、开发奖金、考核比例等内容； 2、单项研发项目由研发设计部项目组长根据研发预算、结合市场开拓和技术进步要求编制研发项目立项资料,包括《内部项目承包合同》、《项目任务书》、《项目可行性分析报告》、《项目实施计划》和《项目交付资料》,在RDM系统内提交签审。
1.4.1.8签订《项目承包合同》： 1、总工程师与研发部负责人签订《公司级项目承包合同》,年度整体研发项目承包合同签订后报公司人力资源部备案,做为项目奖金发放的依据； 2、单项研发项目的立项资料由各研发项目负责人在RDM系统提交签审,经研发经理校对,分管高级经理审核,总工程师批准。
1.4.1.9为节约公司的资源,部分非核心技术研发经总工程师审批后,研发项目负责人委托有研发能力的高校院所或相关科研机构合作研发。
1.4.1.10研发项目负责人与受托方沟通研发内容、进度、付款条件等内容,明确研究成果的产权归属、研究进度和质量标准等相关内容。报总工程师审核。
1.4.1.11总工程师审核研发进度、研发费用是否合理、产权归属是否明晰、质量标准是否符合要求,确认无误后,签订《技术开发（委托）合同》。
1.4.2研发过程控制
1.4.2.1发生研发费用支出需求时,研发项目组成员填制《采购申请表》、费用申请报销单据等物料、设备和培训需求表单,报项目经理审批。具体流程参见”资金与费用”流程和”采购”流程。
1.4.2.2研发项目负责人、研发设计部分管高级经理和总工程师审批研发支出： 1）项目负责人审核《采购申请表》等是否符合项目的实际需求,是否符合项目预算,审核无误后签字同意； 2）研发设计部分管高级经理、总工程师审核无误并签字确认后,按“生产与成本”、“资金及费用”流程等将该等单据交由相应授权审批人进行审批,并办理相应的采购、调配、租用、领用等业务。
1.4.2.3研发部设置《研发收支台账》,按项目统一归集登记各类物料、货币资金的收支情况,台账由研发部指定专人（非研发项目人员）负责管理。 研发的材料、设备等实物管理及台账记录参照原材料和生产设备的管理方法执行。
1.4.2.41）研发设计部各专业室每月提交本室工作总结,并在部门月度总结会中报告本室所承担项目的当月进度及下月计划。 2）研发设计部在每月经济运行会中对研发项目当月进度和下月计划进行报告,详细阐述项目进展情况,后续研发的安排和调整及在研发过程出现的重大问题等；
1.4.2.5研发项目经技术创新委员会进行评审,并经总工程师批准后完成阶段性进度并以评审纪要做为进度完成的依据,总工程师对《项目评审会议纪要》进行审批并签署意见。 对于重大研发项目的进度和异常情况,需定期向公司管理层汇报。
1.4.2.6每月末,综合会计与研发部指定的成本管理人员对《研发收支台账》进行核对,检查财务账确认的研究开发发料和《研发收支台账》登记的收料是否一致,核对《研发收支台账》中所有领料是否有相关领用人的签字确认,确认无误后在《研发收支台账》中签字确认,并根据统计的领料情况确认本月研发支出费用化或资本化支出额是否正确。
1.4.2.7每月末,综合会计根据与《研发收支台账》的核对结果,编制研发支出（费用化支出）的入账凭证。
1.4.2.8财务部总稽核定期在财务系统中审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确。确认无误后,点击通过审核按钮,此凭证在系统中自动显示为审核后凭证。
1.4.3成果验收
1.4.3.1研发项目组长进行样机试制跟产并检验接收样机,待样机转实验室后由实验室经理检验接收并进行实验。
1.4.3.2研发活动完成后,由研发部组织相关业务部门共同验收,形成《项目验收单》。需按国家规定等进行验收的,研发部组织内外部专家或国家规定的权威验收机构进行验收。
1.4.3.3研发项目负责人、研发经理、研发设计部高级经理、技术创新委员会、总工程师审核《研发项目验收单》并签署审核意见。
1.4.3.4根据审核结果,需申报专利的,由总工程师办公室组织人员协调办理专利申请事宜,并由其负责保管相关专利证书。
1.4.3.5达到无形资产确认条件的,登记入《无形资产台账》,具体的操作参见“无形资产”流程。
1.4.4研发成果保护
1.4.4.1所有进入RDM系统客户端均需进行加密控制,文件在非加密客户端无法打开；如各单元需要将解密文件输出,必须在系统内申请解密,获得批准后,系统自动解密,档案专管员负责解密文件目录账单管理,便于责任追溯。
1.4.4.2相关人员由于技术支持或安装调试等原因需从系统中借阅图纸的, 在RDM系统内填写《电子发送单》,选中所需要解密并导出系统的图档,提交主管领导审批。
1.4.4.3研发项目负责人、研发经理、研发设计部分管高级经理、总工程师办公室主任在系统内收到技术人员提交的《电子发送单》后,按解密权限进行解密。
1.4.4.4《电子发送单》通过审批后,所选择的图档自动解密并保存于个人的解密文件夹中,技术人员在解密文件夹中选取图档进行工作。档案专管员定期统计解密记录。
1.4.4.5凡本公司技术人员、工作人员,因生产需要借阅技术档案,由研发人员确定是否可借阅,并到档案专管员填写《档案借阅登记表》借阅人员签字后,方可使用。用后按期归还,经档案专管员检查后,方可办理注销手续（重要档案由技术主管批准后可借阅。密级(机密、绝密)技术档案的须经研发设计部负责人批准方可借阅）并一律不准带出档案室外,不准抄录复印。
1.5 关键控制活动及控制证据
编号
关键控制活动
控制证据
P1.1.1
项目立项前调研
项目可行性调研资料
P1.1.3
审核研发年度计划
年度新产品开发计划
P1.1.4
录入RDM系统
研发项目计划明细
P1.1.6
研发预算审批
研发预算
P1.1.8
签订立项承包
《公司级项目承包合同》、每项项目立项资料（包括《内部项目承包合同》、《项目任务书》、《项目可行性分析报告》、《项目实施计划》和《项目交付资料》）
P1.1.11
合同签订
《技术开发（委托）合同》
P1.2.2
审批研发费用支出
研发支出明细
P1.2.5
审核进度报告
《项目评审纪要》
P1.3.2
验收研发成果
《项目验收单》
P1.3.3
审核《研发项目验收单》
《项目验收单》
P1.4.1
研发过程中的保护
RDM系统内解密导入记录
P1.4.3
审核解密申请
《电子发送单》
P1.4.5
研究成果保护
《档案借阅登记表》
1.6 相关制度目录

1.7 不相容职务分离
u 研发项目立项的申请与审核；
u 可行性研究报告的编制与审核；
u 研发预算的编制与审核；
u 研发费用的支出与审批；
u 研发项目验收申请与执行；
u 研发解密申请与执行。