物料管理财务相关程序.doc

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IBT深圳智宇财务会计制度物料管理财务相关程序（试行）批准：本制度中涉及到的物料是指工程项目、研发用的原材料、器件设备、辅助材料等。各相关部门及人员应严格按照此程序操作。一、采购申请 1、零星采购零星采购包括研发用料、日常办公用品、杂物，工地临时采购的辅料、计划外的零星项目等，应由请购人填写请购单，由部门负责人、公司领导签字批准后转采购部方可采购。对于零星采购项目，为简化工作程序、提高工作效率，核销时暂按费用报销的形式处理，不通过仓库收发核算。但对于工具、办公用品等物资，行政部门一定要做好台帐登记工作。 2、工程项目物料采购工程项目确定后，由工程部以项目为单位制作物料需求总计划，并组织技术部、采购部及公司相关领导进行评审，评审通过后作为物料需求总控的依据。该计划一式三份，一份留底，一份转财务部，一份转采购部。正式请购时，由项目经理依据物料需求总计划和工程进度，制作请购单，经公司领导批准后转采购部进行采购，采购部应结合库存情况，作好采购准备工作。为提高资金使用效率，避免货物积压，采购部应尽量做到零库存。超过物料需求总计划的采购，必须经公司领导特别批准，否则超量采购所造成的损失由采购部负责。采购部应至少选择三家供应商报价，以质优价廉的原则确定供应商，供应商确定后，开始拟定合同，经公司领导批准后，正式编制订单进行采购。 3、在电算化管理模式下，采购订单下达后由采购员录入系统中并进行跟踪管理，订单上的货物经审核转入仓库以及发票转财务部处理完毕后，订单管理才算完成。由于实际工作中常常以合同作为订单下达，此时应把合同作为订单直接录入系统中。在订单录入系统的过程中，如有新增的存货，供应商、品牌等，由采购员自行按照编码原则录入系统中，其余关于分类、其他档案的增加修改等由系统管理员处理。注意的是：电算化系统业务流程以订单为起点，订单录入系统的时间以正式下达开始，另外，合同作为订单使用时，也以正式下达订货通知为起始时间。因公司属增值税小规模纳税人，所以不存在增值税发票问题（即便有也等同普通发票），所以在新增存货档案时，一定要将税率设为零。由于公司需要按品牌管理，所以一定要在“自由项”中把“品牌”打“√”。订单编号采用手工录入的形式，编号必须唯一，采用“年月日”形式的编号，按“年/月/日+采购员姓字第一个声母+序号”，如：2006/03/10w01：表示“06年3月10日魏娟的1号订单。 4、对于工程项目的采购，应遵循“按项目下单”的原则，每个订单必须注明项目名称。以后入库单、出库单等都必须注明项目名称。二、定金及预付款需要支付定金或预付款的，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。三、验收入库物料到货后，应由检验人员检验，填写验收单或在送货单上签字确认，仓管员根据验收单填写入库单。入库单一式三联，分别由仓管员，采购员，会计签字后生效，一联仓管员用以登记库存台帐，一联转财务部，一联转采购部。在电算化系统管理模式下，仓管员在收货后，可直接录入系统中，登记库存台帐，入库单可从系统中直接拷贝订单，直接打印出入库单。仓库应在月末出报表报送相关部门。四、支付货款及欠款货款是指货到验收无误后支付的款项，采购员应编制“付款申请书（支票领用单）”，将请购单、合同或订单、送货单、验收入库单、附于后面，由部门经理、公司领导签字后转财务部办理支付手续。财务部根据采购员转来的付款申请凭据与仓库以及供应商往来明细核对无误后根据资金使用计划办理付款，财务部由于资金周转等问题当月不能支付欠款时，必需入帐形成欠款。日后需要支付欠款时，由采购员或财务部直接制作付款申请书，注明已入帐的欠款凭证号，并将原付款凭证有关凭据复印附于后，交由公司领导审批后办理支付。五、先付款后交货本条所称的先付款后交货是指全额付款，后发货的情况，或者说供应商送货后，由于其他方面的原因，公司不能及时办理入库手续的情况，可按第二条程序办理支付货款。但付款后采购员必须办理核销手续，即将发票，验收单、入库单转财务部销帐。此条采购购员应特别注意事后及时核销，财务部负责督办，否则会造成财务报表失真，帐实不相符，税务处罚等问题。六、领用本条“领用”是指从仓库直接领用。领用物料应由领用人填写一式三联的“领料单”，列明物料的名称、型号规格及请领数量、用途等，由部门负责人、公司领导批准后到仓库领用，仓库保管员补填实发数并签字后将一联退回领料人，一联登记库存明细帐，一联转财务部。同时，根据领料单的内容录入电子系统中，登记库存台帐。在实际操作中，仓管员接到发货通知，也可直接开具出库单，相关人员签字后可放行实物（实际是出库单与领料单合二为一）。凡是工程项目必须注明项目名称。七、直发工程项目用料管理本条所称直发料是指所订物料实物不通过公司仓库收发，而是从供货商直接发到项目工地上。对于此项目，采购员同样必须跟踪到底。即取得工地保管员的签收单（等同验收单），再以签收单到公司仓管处办理入库手续。同时，将签收单留存仓管员处，其余程序同前所述。仓管员再根据工地签收单，开具出库单，将其中的一联连同工地签收单一并转财务部入帐。这一环节实际是：为了便于全面掌握公司的物流情况，保持数据的完整性，而虚拟的出入库的一个流程，虽然繁琐，但意义很大，所以各相关部门及人员一定要重视，另外，出入库的手续必须在同一月完成，不得跨月。八、退库对于发出去的物料，由于某种原因需要退库的，应办理退库手续。工程项目完成后，应由项目经理组织余货盘点，制作一式三联的盘点清单，仓管员按清单核实实物后办理退库手续。清单一份留仓库，一份退工程部责任人，一联随同退库单转财务部冲减成本。九、关于发票的处理发票是税务会计的入帐合法依据，含税项目采购员一定要即时取得发票，并在第一时间转到财务部。一般情况下，发票应和订单，验收入库单、付款申请书一起转财务部核销付款。由于帐务处理的特殊性，在电算化系统的模式下，发票由财务部集中录入系统进行处理，不再由采购部处理。十、帐务处理 1、财务部根据合法的入库手续：借：原材料等贷：预付帐款（供应商、项目） 2、支付货款时：借：预付帐款贷：现金或银行存款等 3、领用时：借：工程成本（按项目）、管理费用等贷：原材料等十一、其他 1、本制度由财务部负责解释 2、本制度从2006年3月执行 3、附：I供应商分类、档案及编码规则 II存货分类目录及档案编码规则 III业务流程图深圳市智宇实业发展有限公司 2006年3月附I 供应商分类 00国产光缆 01线缆 02预埋件 03钢结构 04综合布线 05楼控 06监控 07电力监控系统 08智能照明系统 09远程超表系统 10智能家居 11电脑及外设 12网络产品 13软件 14通讯设备 15会议系统 16信息发布系统 17视频显示系统 18音响 19舞台灯光 20公共广播及消防器材 21门禁一卡通停车场 22配电系统 23机房工程 24装饰材料 25有线电视 26家俱 27工具仪器 28辅材 29办公用品及耗材 49分包 50其他供应商编码规则：供应商编码统一为简称的拼音声母，简称按单位全称，去掉“市”“有限”“股份”等，如深圳市华达机电有限公司，简称“深圳华达机电公司”，编码szhdjdgs，深圳市虹视实业有限公司，简称“深圳虹视实业公司”，编码szhssygs 理由：规则简单，便于大众记忆；保证编码唯一；因打印出的帐本供应商均显示简称，这样确定的简称不失真，基本上代表公司全称，又避免简称过于简化；编码虽然长，但便于统一和记忆，甚至看编码就能知道是哪个公司，且在实际操作中一般输4位就可以把需要的供应商“过滤出来”，很方便。 II存货分类及编码规则存货分类共分三级，一级分类同供应商分类存货分类具体如下：分类编码分类名称 00 国产光缆 00001 GJFJV室内紧套光纤软光缆 00002 GYXTW中心束管式光缆 00003 GYSTA层绞式光缆 00004 GYSTS中心束管式光缆 00005 GYSTY53双铠层绞式光缆 00006 GYFTA室外非金属光缆 00007 GYFXTY室外非金属光缆 00008 GYFDTZA室外非金属光缆 00009 GYTA53-33室外重铠光缆 00010 GYTA333室外重铠光缆 00011 ADSS自承式光缆 01 线缆 01001 视频线 01002 RV多芯线 01003 BVS多芯线 01004 RVS多芯线 01005 RVB多芯线 01006 RVVB多芯线 01007 AVVR多芯线 01008 RVV多芯线 01009 RVVP多芯线 01010 BV电源线 01011 BVR电源线 01012 电力电缆 01013 有线电视电缆 02 预埋件 02001 镀锌电线管 02002 镀锌电线管配件 02003 电镀钢管 02004 电镀钢管配件 02005 镀锌线槽 02006 镀锌线槽配件 02007 喷塑桥架 02008 喷塑桥架配件 02009 PVC电线管 02010 PVC电线管配件 02011 地埋盒 03 刚结构 03001 机柜 03002 控制箱 03003 电视墙 03004 操作台 04 综合布线 04001 六类线 04002 超五类线 04003 大对数 04004 进口光缆 04005 模块 04006 配线架 04007 跳线 04008 光纤配线架 04009 光纤跳线 04010 面板 04011 工具 04012 其它布线材料 04013 布线管理软件 05 楼控产品（包括BMS） 05001 传感器 05002 变送器 05003 控制器及模块 05004 集成接口 05005 阀门 05006 管理中心软件 06 监控系统 06001 摄像机 06002 云台 06003 防护罩 06004 镜头 06005 防雷器 06006 监视器 06007 电脑显示器 06008 数字硬盘录像机及硬盘 06009 矩阵 06010 监控码转换器 06011 光端机 06012 双绞线传输器 06013 光纤收发器 06014 画面分割器 06015 报警主机、键盘、驱动器、模块、按钮及软件 06016 报警探测器 06017 监控系统软件 07 电力监控系统 07001 高压配电系统智能测控装置 07002 低压配电系统智能测控装置 07003 监控软件 08 智能照明系统 08001 电源供给器 08002 路由器（包括EIB/IP） 08003 负载输出器 08004 照度传感器 08005 控制器 08006 开关量输入 08007 智能开关 08008 总线耦合器 08009 带连接器数据导轨 08010 智能照明系统软件 09 远程抄表系统 09001 电表 09002 热能表 09003 超表仪 09004 控制器及集中器 09005 传感器 09006 计费管理软件 10 智能家居 10001 对讲机（包括管理员机、主机、分机） 10002 可视对讲分配器、切换器及网络适配器 10003 智能家居系统 10004 管理软件 11 电脑及外设 11001 电脑及服务器 11002 存储设备 11003 打印机 11004 复印机 11005 传真机 12 网络产品 12001 交换机（包括核心交换机及桌面交换机） 12002 路由器 12003 防火墙 12004 光纤模块（包括GBIC） 12005 多串口卡及转换器 12006 网管软件 13 其它软件 13001 办公自动化软件 13002 酒店管理软件 13003 其它软件 14 通讯设备 14001 传输设备 14002 智能复用设备 14003 手机 15 会议系统 15001 会议表决系统 15002 同声传译 15003 视频会议系统 15004 MCU 15005 中控系统 15006 视频转换器 15007 音视频切换矩阵 16 信息发布系统 16001 媒体播放器（超薄电脑） 16002 信息发布系统软件 17 视频显示系统 17001 投影机 17002 投影幕 17003 电视机 17004 DLP背投一体机 17005 DLP处理器 17006 DNP及SYS背投幕 17007 等离子屏（PDP） 17008 液晶显示屏（LCD） 17009 LED 17010 查询一体机 17011 各种视频卡 17012 支架 18 音响 18001 音箱 18002 调音台 18003 功放 18004 均衡器 18005 混响器（效果器） 18006 DVD硬盘录像机 18007 DVD 18008 VOD视频点播系统 18009 音响软件 19 舞台灯光 19001 舞台灯 19002 灯胆 19003 灯罩 19004 灯控器 20 公共广播及消防器材 20001 公共广播 20002 消防器材 21 门禁一卡通停车场 21001 门禁控制器及读卡器 21002 消费机 21003 巡更器 21004 发卡机 21005 证件扫描 21006 各种门锁 21007 视频捕捉卡 21008 票箱 21009 道闸 21010 自动出卡器 21011 岗亭 21012 停车场控制器 21013 票箱专用对讲机 21014 门禁卡 21015 门禁管理软件 22 配电系统 22001 配电柜 22002 空气开关 22003 配电防雷器 22004 电源（开关电源、变压器） 22005 排插及PDU 23 机房设备 23001 空调 23002 UPS 24 机房装饰材料 24001 防静电地板 24002 玻璃 24003 灯盘及灯管 24004 防火门 24005 铝塑板 24006 保温材料 24007 地弹簧 24008 天花龙骨 25 有线电视 25001 放大器 25002 分支器 25003 分配器 26 家具 27 工具仪器 27001 BA工具 27002 测试仪 27003 工地对讲机 27004 分析仪 27005 剥线钳 27006 工地对讲机 28 辅材 28001 胶带胶布辅材等 28002 线号机色带及标签贴纸 29 办公用品及耗材 29001 文具 29002 广告宣传 29003 复印纸 29004 画册 29005 打印机墨盒 29006 硒鼓 50 其它存货档案编码规则国标代码，没有的按公司统一约定：名称的声母+规格编码至多20位数字或字符附III：流程图工程部余料退库工地签收单发票处理、付款出库手续工程成本入库手续货物检验采购部请购单下达订单领料单、发料通知等拟订、签订合同询价、确定供应商技术部核准、公司领导批准工程部以项目为单位制作物料需求总计划 9

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