国有公司科学技术档案管理规则-模版.docx

公司科学技术档案管理规则

第一章 总 则

第一条 为加强公司（以下简称公司）科学技术档案管理，统一公司科学技术档案(以下简称科技档案)工作标准，充分发挥科技档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国科学技术档案工作条例》及《中国中铁股份公司档案管理办法》,制定本规则(以下简称《规则》)。
第二条 科技档案，是指企业在建设工程项目、科学研究、生产技术等活动中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。
第三条 公司科技档案分为六类：１.建设工程项目档案；２.科学技术研究档案;３.产品技术档案；4.设备仪器档案；５.标准档案；６.临管运输档案（以下简称工程、科研、产品、设备、标准、临运档案）
第四条 公司科技档案工作是公司档案工作的重要组成部分，应坚持
统一领导、分级管理的基本原则，各单位根据科技档案比重的实际情况，确定分管领导和工作机构。

第二章 科技文件材料的形成和归档

第五条 各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、
归档制度，有关部门应设专人负责，有相应的检查、控制及考核措施，做到每一项工程、科研、生产等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。
第六条 各单位要将科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入企业科技工作程序和工程、科研、生产等各项管理计划和程序中，列入有关部门、人员的职责范围。
第七条 各单位在对工程项目、科研成果、产品试制、设备开箱或其它技术项目进行鉴定、验收时，要有档案部门人员参加，对应归档的科技
文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件的项目，不能验收。

第三章 科技文件材料归档范围及质量要求

第八条 科技文件材料归档范围：
一、 工程档案：新建、改建、扩建、维修、勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、监理文件及审批鉴定的文件材料、图纸、照片、光盘等各种载体形式的材料。
二、 科研档案：在科技研究、技术革新、发明创造等工作中形成的科
技成果、工法、计划、大纲、任务书、论文、总结以及审批鉴定、评奖、评议、推广和作为依据的文件材料。
三、 生产档案：在桥梁、水泥、构件及其它器材等产品试制、试验、新造、改造和修理中，各阶段形成的合同、设计图纸、说明书、计算书、规范、工艺文件、工艺装备和审批鉴定的文件材料以及产品安装、出厂随机文件等材料。
四、 设备档案：企业在生产经营活动中，购置、进口或自制安装使用和储备的机械设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料。
五、 标准档案：企业标准及其审批鉴定的文件材料；采用的国家、行业标准。
六、 临运档案：在临管线路运输的组织、计划和指挥中形成的运输合
同、列车运行图、列车运行时刻表、机车交路图等。 境外工程项目的科技文件材料归档范围，可参照上述规定执行。
停建、缓建工程的科技文件材料，要由相关的业务部门负责整理好，送交档案部门妥善保管。
第九条 科技文件材料的归档要求：
归档的文件材料必须完整、准确地反映企业基建、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第十条 科技档案归属流向：
各单位在建设工程项目、科学技术研究、产品生产等活动中产生的文件材料，其原件必须向本单位档案部门移交归档。
第十一条 科技文件材料的质量要求：
一、 归档的建设工程项目合同、竣工交验报告及产品、科研项目的鉴
定、评奖等凭证性材料必须为原件。科技文件材料的内容必须真实、准确、与实物相符。
二、 科技文件材料应采用耐久性强的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、园珠笔、双面兰复写纸、铅笔等书写材料。
三、 科技文件材料应字迹清楚、图样清淅、反差良好、图表整洁、签字盖章等法律手续完备，案卷内不应有金属物。

第四章 科技文件材料的立卷归档

第十二条 科技文件材料的分类要求：
一、 一项工程、一个科研课题、一种试制产品或其它技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成案卷，由项目负责人、产品试制负责人、课题负责人等审查归档。
二、 设计、施工中采用的标准，不归入建设工程项目档案中，按标准档案办法立卷归档。
三、 各种载体形式的科技档案照片、光盘、音像制品等放入声像、电子档案中，在卷内目录备注栏中填写互见号；与档案材料密不可分的竣工验收、工程项目获奖材料放入卷中。
四、 设计底图与蓝图分别保管，各自分类编号，在目录备考栏中填写互见号。
第十三条 科技文件材料整理采用标准：
铁路建设工程项目文件材料的整理、移交，依照铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8 号）规定办理，非铁路工程项目施工管理文件材料按本办法整理立卷。
第十四条 科技文件材料立卷原则和方法：
一、 工程档案：必须以一个单位工程所形成的文件材料，按其自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用为原则和目的，组成若干案卷。每个单位工程划分案卷方法为：按单位工程、阶段、分部工程、专业等依次分解组卷。施工管理文件材料划分案卷方法为：按问题、年度、项目、专业相结合组卷。
二、 科研档案：一种（年度）施工工法、一个科研项目、一个QC成果、一项技术革新按自然形成规律，组成若干案卷。
三、 产品档案：按产品类别、型号、生产时间及销售地特征逐级分类组成若干案卷。
四、 设备档案：设备、仪器按类别、型号特征分类组成若干案卷。
五、 标准档案：按一项标准分类组成若干案卷。
六、 临运档案：以每一条线路运营所形成的文件材料，按其自然形成规律组成若干案卷。
第十五条 案卷要求
一、 文件材料组成：文字材料在前、图纸在后，文字材料装订成册或每一份文件装订两种形式；图纸折叠为210mm×297 mm大小，图标必须外露，不装订散放（成册图纸可不拆开）；卷内每份装订文件首页右上方加盖、填写档号章（见附件10）；案卷首页前加卷内目录（见附件1），尾页后加备考表（见附件2）。
二、 文件材料的编号：每一案卷的卷内材料连续编张号，空白页不编号。张号编写位置：文字材料在右上角；图样的页号在图标的右上方空白处；成套图样或印刷成册文件有页码时，不必重新编写张号。
第十六条 科技档案归档时间：管理性科技文件材料第二年六月底前向档案部门归档。其它科技文件材料，在项目完成或阶段完成后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由项目负责人审查后及时归档。
第十七条 科技档案的移交：填写移交目录（见附件3）及移交清册（见附件4）一式二份，移交清点后，双方在移交目录上签字盖章；基建档案中承揽工程移交建设方、接管方等单位的移交清册原件，向中标名义单位档案部门归档一套。

第五章 科技档案的保管与编目

第十八条 各类科技档案必须独立排列上架、分类编号，从左到右、从上向下依次上架排列。
第十九条 科技档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15 年以下）三种期限。
第二十条 科技档案装具:档案案卷采用牛皮纸制作的档案盒盛装；档案盒正面外框尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度分别为15mm、25mm、40mm、
50mm四种（见附件9）。
第二十一条 建立科技档案的借阅登记制度和利用效果反馈制度，档
案的借阅、复制均应履行一定的手续，保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。
第二十二条 科技档案检索工具必须具备总目录（见附件 6）、案卷目录（见附件5）。
第二十三条 科技档案超过保管期限或产品、项目废止、建(构)筑物拆除失去保存价值的档案应及时组织鉴定销毁，销毁清册归全宗卷保存。
第二十四条 对科技档案的接收、移出、借阅、保管数量、鉴定销毁、利用等情况应及时准确地做好记录和统计工作。

第六章 科技档案的分类编号

第二十五条 科技档案分类编号必须遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。
第二十六条 科技档案分类编号代号采用汉语拼音和阿拉伯数字。
第二十七条 科技档案分为一级类目、二级类目、三级类目、四级类目及案卷号，其中一、二、三级类目必须按规定填写，四级类目各单位自定，空缺时补零；档案号组成：一级类目·二级类目·三级类目·四级类目——案卷号。
第二十八条 公司科技档案一级类目代号（见附件11表1）一、工程档案
(一) 工程档案分为三大类，即铁路建设工程项目类、企业投资建设工程项目类、非铁路建设工程项目类，各自分类编号、上架排列。
(二） 二级类目编号方法:以建设工程项目所在省（地区）分类，取省（地区）名称简称；取用代号方法见附件11表2，各省（地区）代号见附件11 表3。设置二级类目的目的，是将不同省（地区）的建设工程项目档案划分开；三级类目按工程项目划分, 代号取
用工程项目简称汉语拼音字头,重号时后加阿拉伯数字。示例1：青藏铁路格尔木至拉萨段工程设计承包合同的分类编号：

J 　 QZ 　 GL 　 X－－ 01 案卷号
四级类目：各单位自定
三级类目GL：格尔木至拉萨段
二级类目QZ: 青藏铁路线名 一级类目J: 基建档案

示例2：西安李家村基地综合办公楼工程竣工文件的分类编号：
J 　 ZXA 　 BGL 　 X－ 10
案卷号 四级类目：各单位自定
三级类目BGL：项目名称办公楼
二级类目ZXA: XA-建设工程项目所在地地名,Z-自建项目
一级类目J: 基建档案

示例3：上海至瑞丽云南楚宁段国道工程××大桥工程检查证的分类
编号：
J · FYN · CNL • X—— 22 案卷号
四级类目：各单位自定
三级类目 CNL：CN--楚宁段项目简称代号,L—公路类别号 二级类目FYN：F-非铁路建设工程项目，YN-云南公路建设工程项 一级类目J：基建档案

二、 科研档案
科研档案二级类目按类别（见附件11表4）划分；三级类目按年度划分，统一一
个案卷流水编号。

示例：芜湖长江大桥40米箱梁制造、架设技术的分类编号：
K 　 Y 　 2004 　 X—— 28 案卷号 四级类目：各单位自定
三级类目2004：年度代号
二级类目Y：科研项目类别代号 一级类目K：科研档案

三、 产品档案
产品档案的二级类目按产品类别划分（见附件 11 表 5，各单位可根据实际自定）,代号取产品名称的简称汉语拼音的第一个大写字母,重号时加阿拉伯数字;三级类目取产品型号；每一类产品，统一一个案卷流水号。
示例：24米桥梁支座产品档案的分类编号：
C·QL·24·X——02 案卷号
四级类目：各单位自定
三级类目24：24米桥梁二级类目QL：桥梁产品
一级类目 C：产品技术档案

四、 设备档案 设备档案二级类目按照设备项目划分（见附件11表6）；三级类目各
单位按各自设备情况再细分为组、型和部件用阿拉伯数字表示。
示例：购置装载机的随机文件的分类编号：
S 　 85 　 12 　 X　　 01
案卷号
四级类目：各单位自定
三级类目12：1－小组，2－型
二级类目 85：8－大类，5－小类 一级类目S：设备仪器档案

五、 标准档案
标准档案分为三大类：企业标准、标准设计档案、工程建设标准规范，
各自分类编号、排列上架。二级类目代号由类别代号（见附件 11 表 7）加标准发布年度；三级类目取标准项目号；各类统一一个案卷流水编号。

示例：2007年度颁布的“三位一体”程序文件的分类编号：
B 　 QB2007　 12－99 　X　　01 案卷号 四级类目：各单位自定 三级类目12－99：标准项目编号 二级类目QB：企业标准档案类别，2007：标准发布年度 一级类目B：标准档案

六、 临运档案
临运档案的二级类目按临管线路划分，取临管铁路线简称汉语拼音的第一个大写字母,重号时加阿拉伯数字;三级类目按时间划分,代号取年度阿拉伯数字。
示例：Y 　 SS 　 2007　 X—— 02
案卷号
四级类目：各单位自定
三级类目 2007：2007年度
二级类目SS：神朔临管线路 一级类目Y：临管运营档案

第七章 附 则

第二十九条 本规则由公司档案部门负责解释。
第三十条 本规则从印发之日起行实施。

附件: 1.公司科学技术档案卷内目录式样
2.公司科学技术档案备考表式样
3.公司科学技术档案移交目录式样
4.公司科学技术档案移交清册式样
5.公司科学技术档案案卷目录式样
6.公司科学技术档案总目录式样
7.公司科学技术档案销毁清册式样
8.公司科学技术档案销毁审批表式样
9.公司科学技术档案盒式样
10.公司科学技术档案档号章式样
11.公司科学技术档案分类表
12.公司科学技术档案保管期限表附件1：公司科学技术档卷内目录式样卷 内 目 录
档案号： 第 张共 张

文字材料张

案卷题名：

数

图纸 张数

序号
文 件 编 号
与 图 号
文 件 题 名
张 次
备 注

附件2：公司科学技术档案备考表式样
档案号:
备 考 表
本案卷内共 张，其中文字材料 张，图样 / 张，照片 / 张，其它 载体文件 / 张(份), 载体数量 。
说明：

单 位 负 责 人: 组 卷 人: 立 卷 日 期:

附件3：公司科学技术档案移交目录式样
交接日期： 年 月 日
移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人：
共计： 卷 册 件 张
项目：
科 技 档 案 移 交 目 录

196

附件5：公司科学技术档案案卷卷目录式样
科 技 档 案 案 卷 目 录

档 案 号

档 时间
归

案 卷 题 名

文 字
材 料
案 卷 内 容（ 张 ）

蓝 图

其
他

合
计

密 级

永 久
保 管 期 限

长 期

短 期

库 房 箱 柜 号

单 位
编 制

日 期
档案类别： 第 页 共 页

198

199

附件7：公司科学技术档案鉴定销毁清册式样
科 技 档 案 鉴 定 销 毁 清 册

顺序号

档 案
号

归档时间

鉴定时间

销毁时间

销 毁 案 卷 名 称

文字材料
销毁

蓝

图其 他

合计
内容

销 毁 原 因
档案类别： 共 页第 页

200

201
附件8: 公司科学技术档案销毁审批表样
科 技 档 案 销 毁 审 批 表
单位主管领导： 档案部门主管领导：
主持鉴定科室领导： 主持鉴定人：
销毁地点： 销毁卷数：
监销人： 鉴定销毁时间： 年 月 日

附件9：公司科学技术档案卷盒式样： 单位：毫米

10 全宗代号
15
90 一号宋 6 标 题

（单位名称）

168 档 案 号

310 50 科学技术档案 50 310 15

15
初 宋 保管期限
15
130 （单位徵记） 15
1
5
6
30
80 220 15、25、40、
50
220 15、25、40、50 15、25、40、

注：卷脊字型为三号黑体，卷盒上所有字用红色印制。

202
50

附件10：公司科学技术档案档号章式样

全宗号 种类代号 7 档 案 号 7
15 15 15
70

附件11：公司科学技术档案分类表

表1：科技档案一级类目代号表
顺号
一级类目名称
简称
代号
1
基本建设档案
基
J
2
科技研究档案
科
K
3
产品技术档案
产
C
4
设备仪器档案
设
S
5
标准档案
标
B
6
临管运输档案
运
Y

表2：工程档案二级类目取用代号方法表
顺 号
二级类目名称
二级类目取法
备注
1
铁路建设工程项目类
以起点和终点地名第一个汉字的汉语拼音字头为代号
重 号时后加阿拉伯数字
2
企业投资建设工程项目类
取“Z”加工程项目所在地地名简称(各单位自定)的汉语拼音字头为代号
重 号时后加阿拉伯数字
3
非铁路建设工程项目类
取“F”加工程项目所在省地名简称代号见表3；国外工程项目代号取英文地名前三字母为代号
重 号时后加阿拉伯数字

表3：各省简称代号表
序 号
地 名
代 号
地 名
代 号
1
北京
BJ
江西
JX
2
上海
SH
吉林
JL
3
天津
TJ
辽宁
LN
4
重庆
CQ
内蒙古
NM
5
安徽
AH
宁夏
NX
6
福建
FJ
青海
QH
7
甘肃
GS
陕西
SA
8
广东
GD
山东
SD
9
广西
GX
四川
SC
10
贵州
GY
新疆
XJ
11
海南
HN
西藏
XZ
12
河北
HB
云南
YN
13
河南
HA
浙江
ZJ
14
山西
SX
黑龙江
HJ
15
湖南
HU
香港
XG
16
湖北
HE
澳门
AM
17
江苏
JS
台湾
TW
表4：科研档案类别代号表
顺 号
档案类别
简 称
代号
1
科研项目
研
Y
2
发明创造
创
C
3
QC成果
果
G
4
施工工法
法
F
5
合理化建议、专题会议、
建
J
6
论文、学术报告、考查报
论
L
表5：产品档类别代号表 告
顺 号
产 品 名 称
代 号
顺 号
产品名称
代 号
1
桥 梁
QL
4
机 车
JC
2
涵 管
HG
5
车 厢
CX
3
水 泥
SN
6
混凝土
HNT

表6：设备档案二级类目表
大类
小 类
二级类目代号
0
金属
切 削机床
1 车床类
01
2钻床及搪床类
02
3研磨机床
03
4联合、组合机床
04
5制齿机及螺纹加工机床类
05
6铣床类
06
7刨床、插床及拉床类
07
8截断用机床类
08
9其他金属切削机床类
09
1
锻压剪冲设备
1锻锤类
11
2压力机类

12
3锻造机类
13
4辗压机类
14
5冷冲机类
15
6剪切机类
16
7整形机类
17
8弹簧加工机类
18
9其他锻压设备
19
2 动 力设备
1 蒸汽锅炉类
21
2燃气锅炉类
22
3蒸汽机类
23
4电力机车类
24
5气体分离设备
25
6空气压缩机及泵类
26
7动力辅助设备
27
8动力管道
28
3
电气设备
1发电机
31
2电动机
32
3变压器
33
4开关设备
34
5变流设备
35
6电化设备
36
7电讯设备
37
8输电线路
38
9其他电气设备
39
4
起重
1 起重机类
41
2卷扬机类
42
3传送机械类
43
运输设备

4运输车辆类
44
5迁车类
45
6升降机类
46
7船舶类
47
9其他起重运输设备
49
5
工业炉
1锻造炉
51
2熔铸炉
52
3热处理炉
53
4干燥炉窑
54
9其他工作炉
59
6 木 工铸 工 焊切 处 理设备
1木工机械类
61
2铸工设备
62
3焊工设备
63
4热处理设备
64
7 试 验设备
1 度量衡器
71
2材料试验设备
72
3材料检验设备
73
4精密量度设备
74
9其他试验设备
79
8
工程机械
1架桥机
81
2铺轨机
82
3挖掘机
83
4混凝土搅拌站（泵）
84
5装载机
85
6勘探机具
86
7摊铺机
87
8破碎研磨机械
88
9其它工程机械
89
9 其 它设备
1油漆机械
91
2油处理机械
92
3管用机械
93
4电子设备
94
5仪器设备
95
6办公设备
96
7智能建筑设备
97
8厨房设备
98
9其他杂项设备
99

表7：标准档案类别表
顺 号
档 案 类 别
简 称
代 号
1
企业标准
企标
QB
2
标准设计档案
标设
BS
3
工程建设标准规范
建规
JG

附件12：公司科学技术档案保管期限表
一、 工程项目档案归档范围及保管期限表
顺 号
条 款 名 称
保管期限
建设单位
施工
单位
设计
单位
监理单位
一
工程前期文件

（一）
决策立项文件

1
项目建议书及批复文件
永久

2
项目选址意见书及其批复文件
永久

3
可行性研究报告.附件及其报批文件
永久

4
项目评估研究、论证文件
永久

5
关于立项的会议纪要、领导批示及专家建议
永久

6
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久

7
设计任务书、计划任务书、批复文件
永久

（二）
建设用地.征地.拆迁文件
永久

1
征占用地的报告及批准文件和批准意见
永久

2
规划审核意见及附图
永久

3
拆迁安置协议.补偿清册
永久

4
建设用地规划许可证及其附件
永久

5
国有土地许可证
永久

6
国有土地使用权租赁.出让交易文件
永久

（三）
勘察.测绘.设计基础文件

1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久

永久

2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久

永久

3
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久

4
建设用地钉桩通知单
永久

永久

5
定验线合格文件
永久

永久

6
审定设计方案通知书及俯图
永久

长期

7
有关行政部门审查意见和要求
永久

长期

（四）
设计文件

1
总体规划设计
永久

永久

2
方案设计
永久

永久

3
初步设计及其报批文件及说明
永久

永久

4
技术设计及说明
永久

永久

5
施工图设计及说明
永久

永久

6
技术秘密材料、专利文件

永久

7
工程设计计算书
长期

长期

8
关键技术试验

永久

9
设计评价、坚定及审批
永久

永久

（五）
工程招标投标、承发包合同协议

1
勘察招投标文件.承发包合同协议
永久

2
设计招标投标文件.承发包合同协议
永久

永久

3
施工招投标文件.承发包合同协议
永久
永久

永久
4
监理招投标文件.承发包合同协议
永久

5
承包单位资质、上岗人员资格
永久
长期
长期
长期

(六)
工程开工审批文件

1
开工审查表
永久

2
开工审批文件
永久

3
规划许可证附件及附图
永久

4
施工许可证
永久

5
质量监督手续
长期

(七)
财务文件

1
投资估算文件
短期

2
设计概算文件
短期

3
施工预算文件
短期

4
结算.决算
永久

5
交付使用固定资产清单
长期

6
建设工程概况
永久

(八)
竣工验收及备案文件