数字化档案建设专业方案.doc

数字化房产档案建设方案

档案工作数字化建设是顺应时尚，适应时代发展新举措。伴随城市发展和进步，房产档案形成会越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经展现出了很多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。所以数字化档案建设在目前档案管理工作中关键性正日益凸显出来。对于本局档案馆数字化建设特制订以下方案：
一、 制订批次
为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏档案根据类别进行批次安排，确保在数字化过程中有序进行。
二、数字化处理
1、档案出库交接
依据数字化加工批次计划进行出库，对出库档案进行完整性检验，对经过完整性检验档案，进行数量确定，并具体登记《档案出库单》，确保交接中等案数量正确性和完整性。
2、目录制订及档案整理
根据文件数据库目录结构及目录著录要求，规范需要目录补录档案目录内容，包含确定档案目录著录项、字度长度等规范要求。
对出库档案进行数字化加工前，需对档案文件进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描形态。对影响扫描非成册档案装订进行拆除装订物，对破损严重，无法进行扫描文件应进行技术处理，如纸张褶皱无法扫描应进行压平等处理。对于档案内资料应区分扫描件和非扫描件，并具体统计，确保档案内资料不乱不丢。扫描完成后根据档案馆要求进行装订，确保每卷档案不掉页，边缘整齐。
3、档案扫描
依据文件数据库要求规格进行档案扫描，确保扫描件图像效果和原件吻合。大幅面档案采取大幅面扫描仪或小扫描仪扫描后进行图片拼接。查对每份文件扫描页码、页数和实际文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象，扫描时要确保档案原件不被损坏。
4、图像处理
对颠倒、偏斜图像进行纠偏处理，以符合阅读习惯。对页面中影响阅读污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整，确保图像字迹清楚，对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接，合并为一个完整图像，以确保数字化图像完整性。
5、文件录入
依据数字档案管理软件和文件数据库要求，将扫描后图像根据档案编码进行录入，在录入过程中要做到不漏页、不乱页，对录入文件要进行正确性查对，确保文件完整。
6、目录整理
文件录入完成后应根据系统内文件目录制订馆藏纸质档案索引目录，以确定每份电子档案在档案馆中原件位置，做到不乱、不错。
7、档案入库
完成数字化处理后，应根据制订档案目录进行归档上架，由接收人检验档案完整性，并查对《档案出库单》，确保文件不丢失。
档案出库
档案整理
档案扫描
图像处理
文件录入
目录整理
档案入库

三、人员培训及安排
因为档案管理专业性，在工作开始前，由业务单位及产权档案室各出一人为工作人员进行档案管理培训，培训期为10个工作日。
为确保档案数字化顺利有序进行，对工作步骤中各个岗位做出以下安排：
1、档案出入库、批次制订1人，在制订批次后，负责提档并做好统计和接档查对统计。
2、目录制订及档案整理共2人，一人负责档案分册、目录制订，一人负责扫描前档案处理。
3、档案扫描1人，严格根据批次扫描处理好档案。
4、图像处理1人，将扫描好图像做去污、调整、边框剪切等工作。
5、文件录入4人，将处理好数字化文件及相关信息录入数据库。
6、目录整理1人，负责录入完文件装订及编号。
四、所需办公用具清单
为加紧档案数字化过程，降低工作繁琐度。现需要以下办公用具：
1、电脑+打印机6套（电脑要求能够进行图像处理，打印机5台激光1台针式）
2、高速扫描仪1台，高拍仪1台
3、双面复印机1台
4、装订机1台，碎纸机1台
5、档案盒、文件夹、资料册、索引纸、档案袋、标签纸、号码机、拆封刀、裁纸刀、订书机、订书针、曲别针、大头针、图章、印油若干
档案馆数字化能够经过互联网、政务网、局域网进行计算检索及查阅档案，极大提升了工作效率，对纸质档案利用保护起到了关键作用。各工作人员应本着认真负责态度，在整个数字化处理过程中，严格根据要求规范工作方法，争取圆满完成档案数字化工作。

档案馆筹备处
二〇一四年一月六日