资源描述
机密文件，注意保管
上海永冠商业设备
采购系统步骤及组织整合方案
上海斯隆企业管理咨询
内容提要
第一部分 采购系统业务步骤整合
1 采购系统业务步骤整合总体思绪
2 采购系统业务步骤整合图解
2.1 采购系统总步骤
2.1.1 采购系统总步骤图
2.1.2 采购系统总步骤图说明
2.2 原材料物资采购步骤
2.2.1 原材料物资采购步骤图
2.2.2 原材料物资采购步骤图说明
2.3 塑粉药水采购步骤
2.3.1 塑粉药水采购步骤图
2.3.2 塑粉药水采购步骤图说明
2.4 商标条手提篮采购步骤
2.4.1 商标条手提篮采购步骤图
2.4.2 商标条手提篮采购步骤图说明
2.5 外购毛胚件采购步骤
2.5.1 外购毛胚件采购步骤图
2.5.2 外购毛胚件采购步骤图说明
2.6 五金件采购步骤
2.6.1 五金件采购步骤图
2.6.2 五金件采购步骤图说明
2.7 办公用具采购步骤
2.7.1 办公用具采购步骤图
2.7.2 办公用具采购步骤图说明
2.8 设备采购步骤
2.8.1 设备采购步骤图
2.8.2 设备采购步骤图说明
2.9 请付款步骤
2.9.1 请付款步骤图
2.9.2 请付款步骤图说明
2.10 供给商评审步骤
2.11 供给商考评步骤
2.12 供给商建档步骤
2.13 供给商档案维护步骤
第二部分 采购系统组织结构整合
3 采购系统组织结构整合总体思绪
4 采购系统组织结构整合图解
4.1 采购系统组织结构图
4.2 采购系统组织结构图说明
5 采购系统各部门功效定位和定岗定编
6 采购系统岗位描述
第一部分 采购系统业务步骤整合
1 采购系统业务步骤整合总体思绪
1.1 从整个企业全局最优角度来设计和优化，考虑到仓库和采购部门亲密联络，将仓库纳入采购系统范围。采购系统业务步骤从采购需求提出一直到采购物资入库。消除部门间本位主义，达成步骤整合“企业利益最大化”效果。
1.2 变“灰色步骤”、“通例步骤”为“规范步骤”，增强业务步骤规范性，降低随意性，实现各项采购业务规范化运作。
1.3 加强步骤可操作性，变“模糊步骤”为“明确步骤”。 明确相关部门、岗位在业务步骤中关键节点上职责，引入必需监控步骤，确保步骤落实实施。
1.4 以现有业务步骤为基础，对采购系统业务步骤进行系统化改造，经过整合及加强关键节点上控制，达成步骤优化。
1.5 针对采购系统业务步骤中现存问题，考虑到永冠企业采购工作实际情况，在采购步骤中增加采购调度这一步骤，负责全方面掌握各项物资库存情况，负责各项物资申购工作。
1.6 业务步骤整合借鉴外资同类型企业优异设计思想和设计方法，结合永冠企业实际情况，合适超前设计，以适应永冠企业快速发展需要。
2 采购系统业务步骤整合图解
图例说明：
2.1 采购系统总步骤
2.1.1 采购系统总步骤图
2.1.2 采购系统总步骤图说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 1生产计划制订步骤。生产计划部依据订单制订各项生产、配货计划。针对各项物资需求，采购部进行采购。
2. 2-1设备采购付款步骤。
3. 2-2原材料采购步骤。依据生产计划由采购部测算原材料需求，进行对应申购、采购、质检、入库。
4. 2-3塑粉药水采购步骤。依据生产计划由采购部测算塑粉药水需求，进行对应申购、采购、质检、入库。
5. 2-4商标条、手提篮采购步骤。依据生产计划部测算商标条、手提篮需求，进行对应申购、采购、质检、入库。
6. 2-5外购毛胚件采购步骤。依据生产计划部制订外购毛胚件需求，进行对应申购、采购、质检、入库。
7. 2-6五金件采购步骤。依据生产计划部测算五金件需求，进行对应申购、采购、质检、入库。
8. 2-7办公用具采购步骤。依据总经办提出办公用具需求，进行对应采购、质检、入库。
9. 3供给商管理步骤。对于各项物资采购，全部会包含到对供给商评审、选择等，其中有些物资采购还会选择几家较为固定供给商进行长久合作。必需加强对供给商管理，包含：创建、维护、评审等。
10. 4 品质管理步骤。采购各项材料物资，入库之前全部必需进行质量检验。
11. 5请付款步骤。对于长久合作供给商，依据物资采购入库和对方发票开具情况通知财务进行付款。
12. 6财务银行付款步骤。对金额较大采购支出，通常采取银行付款方法。
13. 7财务零用金报支步骤。对金额较少采购支出，可采取先现金采购，后报销方法。
2.2 原材料采购步骤
2.2.1 原材料采购步骤图
2.2.2 原材料采购步骤图说明
（1） 原材料采购步骤说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 生产计划部依据订单制订生产计划。
订单，生产计划
2. 采购部依据生产计划，测算原材料需求量，填制原材料物资需求清单，内容包含品种、规格、数量、到货日期等。
依据生产计划，原材料数量和产品数量之间勾稽关系，产生原材料物资需求清单
3. 采购副总审核测算数据正确性。
过渡阶段可由生产副总审核
4. 原材料仓库保管员定时向采购调度报原材料库存情况。
电脑中原材料库存数量
5. 采购调度依据生产计划测算产品生产对原材料需求数量，结合原材料物资库存情况和需求清单，填制原材料物资申购单。
产生原材料物资申购单
6. 关键原材料采购，能够经过对供给商评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定几家定点供给商（总经理能够授权采购副总审核确定）并建立长久亲密合作关系。日常采购时则依据质量、价格等原因在已定供给商范围内选择。
参考合格供给商名单、长久协议
7. 对于选定供给商不能提供一些品种、规格原材料，向非定点供给商询价、比价、议价。
8. 填制原材料物资采购单，内容包含：品种、数量、金额、交货期等。
产生原材料物资采购单
9. 依据金额大小，由对应授权采购主管进行审批。
10. 采购员和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。必需时包含协调安排车辆运输。
11. 质检部对采购原材料物资质量进行检验。
依据相关检验标准
12. 质检员或仓库保管员验收发觉不合格原材料物资，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
13. 原材料仓库保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
依据采购调度提供原材料物资申购清单
14. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反应库存信息
15. 采购调度实时掌握原材料仓库收、发、存动态。
（2） 原材料采购步骤调整前后比较分析
¨ 步骤调整之一：调整原辅材料需求确定步骤。原步骤为：原辅材料仓库依据制造部门开料组要求需求量，结合库存情况填制原材料申购单报生产副总审批，继而由采购部门组织采购。调整后步骤：由生产计划部依据订单制订出对应生产计划，由采购部采购调度依据生产计划测算出原辅材料需求量报采购副总审批（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存情况编制申购单。经过调整，能够更为科学地确定原辅材料需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统步骤边界界定更为合理，同时加紧了需求信息快速转化为采购信息进程。
¨ 步骤调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和原材料仓库接口，科学地界定采购步骤边界，加强了采购需求监控，降低成本，还深入疏通了采购信息流通渠道。对于新增采购调度岗位，要求其不仅能够依据生产计划测算出各类原材料需求量，而且还要全方面掌握原材料物资库存信息，依据原材料需求信息及各项物资安全贮备量，编制申购单。
2.3 塑粉药水采购步骤
2.3.1 塑粉药水采购步骤图
2.3.2 塑粉药水采购步骤图说明
（1） 塑粉药水采购步骤说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 生产计划部依据订单制订制造二部生产计划。
订单，生产计划
2. 采购部依据生产计划测算喷涂工序对塑粉药水需求数量，填制塑粉药水需求清单，内容包含品种、规格、数量、到货日期等。
依据生产计划，所需塑粉药水数量和产品数量之间勾稽关系，产生塑粉药水需求清单
3. 采购副总审核测算数据正确性。
过渡阶段可由生产副总审批
4. 外协外购仓库保管员定时向采购调度报塑粉药水库存情况。
依据塑粉药水收、发、存日志帐
5. 采购调度结合塑粉药水库存情况和需求清单，填制塑粉药水申购单。
产生塑粉药水申购单
6. 经过对供给商评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定塑粉药水定点供给商（总经理能够授权采购副总审核确定）并建立长久亲密合作关系。
参考和供给商长久协议
7. 填制塑粉药水采购单，内容包含：品种、数量、金额、交货期等。
产生塑粉药水采购单
8. 依据金额大小，由对应授权采购主管进行审批。
9. 采购员和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。必需时包含协调安排车辆运输。
10. 质检部对采购塑粉药水质量进行检验。
依据相关检验标准
11. 质检员或仓库保管员验收发觉不合格塑粉药水，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
12. 外协外购仓库保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
依据采购调度提供塑粉药水申购清单
13. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。
登记收、发、存日志帐
14. 采购调度实时掌握外协外购仓库收、发、存动态。
（2） 塑粉药水采购步骤调整前后比较分析
¨ 步骤调整之一：调整塑粉药水需求确定步骤。原步骤为：外协外购仓库保管员在库存降到一定程度时向制造二部经理汇报，制造二部经理大致估算塑粉药水需求量，帮助外协外购仓库保管员填制塑粉药水申购单。调整后步骤：由生产计划部依据订单数量制订制造二部生产计划，由采购部采购调度测算对应塑粉药水需求量，并经采购副总审批后（过渡阶段可由生产副总审批），由采购调度结合库存数量填制塑粉药水申购单。经过调整，能够更为科学地确定塑粉药水需求量，不仅有利于成本控制，而且使生产系统和采购系统步骤边界界定更为合理，同时加紧了需求信息快速转化为采购信息进程。
¨ 步骤调整之二：增加采购调度这个岗位节点，由采购调度作为生产部门、采购部门和外协外购仓库接口，科学地界定采购步骤边界，加强了采购需求监控，还深入疏通了采购信息流通渠道。对于新增采购调度岗位，要求其不仅能够依据生产计划测算出各类塑粉、药水需求量，而且还要全方面掌握塑粉、药水库存信息，依据需求信息及各项物资安全贮备量，编制申购单。
¨ 步骤调整之三：调整采购实施步骤。原步骤为：企业和定点供给商签署长久协议，日常采购时由外协外购仓库保管员将申购单直接发给供给商，实施采购。调整后步骤为：采购调度填制申购单后，由采购员填制采购单并经对应授权采购主管审批后向供给商采购。经过调整，即使表面上看步骤是增多了，但考虑到实际操作中这部分工作量并不是很大，处理时间较短，并不会影响到步骤实施；相反，有利于加强采购系统对塑粉药水采购控制，降低浪费，控制成本。
¨ 步骤调整之四：增加了质检步骤。至于实际操作中，质检工作怎样进行可依据实际情况进行调整确定。
2.4 商标条手提篮采购步骤
2.4.1 商标条手提篮采购步骤图
2.4.2 商标条手提篮采购步骤图说明
（1） 商标条手提篮采购步骤说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 生产计划部依据订单测算所需商标条、手提篮等需要，填制外协外购配货单。
依据订单，产生外协外购配货单
2. 采购调度对应地填制外协外购申购单。
产生外协外购申购单
3. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
4. 经过对供给商评审，由采购副总同总经理协商，由总经理确定商标条、手提篮等定点供给商（总经理能够授权采购副总审核确定）并建立长久亲密合作关系，能够立即地供货。
参考和供给商长久协议
5. 采购调度直接和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。
6. 定点供给商备货，接到采购通知后立即送货。
7. 质检部对采购商标条、手提篮等质量进行检验。
依据相关检验标准
8. 外协外购仓库保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
依据采购调度提供商标条、手提篮申购清单
9. 质检员或仓库保管员验收发觉不合格，立即通知采购调度，并由采购调度对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
10. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。
登记收、发、存日志帐
11. 采购调度实时掌握外协外购仓库收、发、存动态。
（2） 商标条手提篮采购步骤调整前后比较分析
¨ 调整之一：申购人员发生调整。原步骤为：生产计划部依据订单制订外协外购配货单，由仓库保管员据此填制外协外购申购单。调整后步骤为：生产计划部依据订单制订外协外购配货单，由采购调度据此填制外协外购申购单。经过调整，由采购调度统一填制申购单，负责申购工作，增强了采购调度对采购物资总体掌握。同时，更清楚地界定了采购调度、仓库保管员、生产计划部门职责。
¨ 调整之二：增加了生产副总审核这一步骤，使得申购数量更为科学、正确，同时也加强了对申购控制。
¨ 调整之三：采购实施人员调整。原步骤为：外协外购仓库保管员填制申购单后交材料会计实施采购。调整后步骤为：由采购调度依据生产副总审核后申购单实施采购。经过调整，降低了无须要包含人员和步骤，步骤更为顺畅，加紧了需求信息转化为采购信息进程，提升了步骤效率。
2.5 外购毛胚件采购步骤
2.5.1 外购毛胚件采购步骤图
2.5.2 外购毛胚件采购步骤图说明
（1） 外购毛胚件采购步骤说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 生产计划部依据订单，测算外购毛胚件需求，填制外购毛胚件申购单。
依据订单，产生外购毛胚件申购单
2. 生产副总对申购数量、品种等进行审核。
3. 经过对供给商评审，由采购副总、生产副总、总经理协商，由总经理确定外购毛胚件定点供给商（总经理能够授权采购副总审核确定）并建立长久亲密合作关系。日常由生产计划部和供给商联络采购。
参考和供给商长久协议
4. 实际向供给商采购外购毛胚件清单向采购调度立案
5. 生产计划部直接和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。这关键是考虑生产部门对于外购毛胚件质量情况比较熟悉，而且外购毛胚件配套供给商在崇明，由生产计划部直接进行采购有利于提升效率。
6. 定点供给商备货，接到采购通知立即安排生产及送货。
7. 质检部对采购外购毛胚件质量进行检验。
依据相关检验标准
8. 制造车间中转仓库保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
依据生产计划部提供外购毛胚件采购清单
9. 质检员或仓库保管员验收发觉不合格，立即通知生产计划部，并由生产计划部对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
10. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，入库物资信息输入电脑。
11. 采购调度实时掌握外购毛胚件入库情况。
（2） 外购毛胚件采购步骤调整前后比较分析
¨ 调整之一：增加生产副总对外购毛胚件申购单审核步骤。经过调整，强化了对外购毛胚件申购审核，使得申购单外购毛胚件数量更为合理，首先有利于预防过多外购，造成生产能力浪费；其次有利于预防本身生产任务过重，造成不能按时完成订单生产，影响交付。
¨ 调整之二：增加采购调度步骤。经过调整，生产计划部向定点供给商下发实际外购毛胚件采购清单需报采购调度立案；而且，采购调度还实时掌握其入库情况，使得采购调度能通盘掌握企业各项材料物资采购情况。也有利于后续付款工作。
2.6 五金件采购步骤
2.6.1 五金件采购步骤图
2.6.2 五金件采购步骤图说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 生产计划部依据订单制订生产计划，并对应地测算五金件配套产品需求数量。
依据订单测算
2. 生产计划部填制五金件配货单，内容包含品种、规格、数量、到货日期等。
产生五金件需求清单
3. 生产计划部责任人审核测算数据正确性。
4. 五金仓库保管员定时向采购调度报五金件库存情况。
电脑中五金库存数量
5. 采购调度结合五金件库存情况和需求清单，填制五金件申购单。
产生五金件申购单
6. 采购员向供给商询价、比价、议价，确定供给商及价格。
7. 填制五金件采购单，内容包含：品种、数量、金额、交货期等。
产生五金件采购单
8. 依据金额大小，由对应授权采购主管进行审批。
9. 采购员至财务处借款或开具支票以进行采购付款。
10. 采购员付款，和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。必需时包含协调安排车辆运输。
11. 质检部对采购五金件质量进行检验。
依据相关检验标准
12. 质检员或仓库保管员验收发觉不合格五金件，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
13. 五金仓库保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
依据采购调度提供五金件申购清单
14. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续，将入库信息输入电脑。
电脑实时反应库存信息
15. 采购调度实时掌握五金仓库收、发、存动态。
16. 采购员凭发票、入库证实、经审批采购单至财务处进行报销。
2.7 办公用具采购步骤
2.7.1 办公用具采购步骤图
2.7.2 办公用具采购步骤图说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 总经办办公用具保管员提出采购需求。
2. 填制办公用具申购单。
产生办公用具申购单
3. 由总经办主任或对应授权人员进行审核同意。
4. 采购员向供给商询价、比价、议价，确定供给商及价格。
5. 填制办公用具采购单，内容包含：品种、数量、金额、交货期等。
产生办公用具采购单
6. 依据金额大小，由对应授权采购主管进行审批。
7. 采购员至财务借款或开具支票以进行采购付款。
8. 采购员付款，和供给商落实采购，跟踪采购物资进展，督促物资立即入库。
9. 质检部对采购办公用具质量进行检验。
依据相关检验标准
10. 质检员或办公用具保管员验收发觉不合格办公用具，立即通知采购员，并由采购员对其进行处理。通常情况下，和供给商协商处理方法：折价、退货、补货等。特殊情况下，更换供给商，并重新采购。
11. 办公用具保管员对采购物资品种、规格、数量进行查对。
12. 验收合格，仓库保管员在送货单上签字，物资入库并办理登记手续。
13. 采购员凭发票、入库证实、经审批采购单至财务进行报销。
2.8 设备采购步骤
2.8.1 设备采购步骤图
2.8.2 设备采购步骤图说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 设备需求单位提出采购申请。
生产设备申购单
2. 相关含有决议权限人员对采购申请进行讨论，协商处理方案，对采购申请进行审核确定。
3. 由设备采购包含相关人员，如：设备部、技术部、设备使用部门和采购部门一同进行供给商评审。这里关键是考虑到设备采购技术含量较高，采购部门难以独立完成，所以，需其它部门配合进行。
生产供给商评审表
4. 和供给商进行谈判，确定协议各项条款，包含：技术指标、性能、价格、交货期、服务、付款方法及条件等，最终签署协议。
生产协议
5. 财务部按协议约定及实施情况进行付款。
6. 实施协议，进行设备安装、调试、验收工作。
生产多种设备及技术文档
2.9 采购请付款步骤
2.9.1 采购请付款步骤图
2.9.2 采购请付款步骤图说明
（1） 采购请付款步骤说明
步骤步骤说明
参考资料和表单
1. 采购调度掌握各定点供给商物资采购入库信息，每个月或定时统计定点供给商入料明细。
依据各项物资入库信息，产生入料明细
2. 采购员依据入料明细，填写定点供给商对帐单。
产生对帐单
3. 对应授权采购主管人员对此对帐单进行审核。
4. 审核确定对帐单发供给商进行查对。
5. 对于供给商审核确定对帐单，对应授权采购主管人员依据协议约定付款日期和其它情况，进行审核是否或何时付款。
6. 在一些情况下，如采购物资使用过程中发觉问题，对应授权采购主管应和供给商协商，寻求处理方案。
7. 如款项已到期，且符合付款条件，对应授权采购主管应在付款凭证上签字，通知财务能够付款。
付款凭证
8. 供给商开出发票，交财务。
发票
9. 采购调度或仓库保管员提供物资入库信息，供财务查对。有些物资入库信息可在内部网络上提供。
物资入库信息
10. 财务部在发票、付款通知和物资入库信息基础上，对付款进行财务上审核。审核经过，进行付款。
（2） 采购请付款步骤调整前后比较分析
¨ 步骤调整之一：采购请付款步骤适用范围。因为企业对部分关键原辅材料物资、外购毛胚件、外协产品等全部和定点供给商建立了长久合作关系，通常情况下，日常采购时并不立即付款，而是定时结算货款。针对这一情况，此处采购请付款步骤明确了对于这些定点供给商怎样提请财务进行付款。
¨ 步骤调整之二：对采购请付款步骤进行了合适规范。原步骤中，关键由采购副总负责审核供给商付款请求，通知财务进行付款。调整后步骤中，对付款审核条件进行了对应明确，较之以前更为规范。
¨ 步骤调整之三：增加了请付款步骤主动性。原步骤中，先由供给商提出付款请求，我方再进行对应查对，缺乏对采购物资统计工作及付款整体掌握。调整后步骤，采购调度定时统计采购物资入库明细，另外，采购部门还定时和定点供给商进行查对，有利于掌握采购数量和金额整体情况，加强成本控制。
2.10 供给商评审步骤(步骤编号：永冠采010；步骤名称：设备采购步骤)
实施单位
步骤图
作业说明及表单
技术/品保填写确定书
结束评定
Y
N
Y
确定价格
反复打样结果
Y
Y
询议价打样
N
N
是否符合企业需求
是否同意
新供给商开发
采购
采购/品管/技术
采购/品管/技术
采购/品管/技术
采购/品管/技术
采购
采购
供给商档案创建步骤
结束评定
N
l 新供给商信息搜集及部分供给商首次造访。
l 由采购、品保、技术共同实施填写《新供给商评审表》
l 由权责主管进行审批
l 进行初步报价及打样作业。
l 供给商样品必需经过品保及技术确定签字填写《材料确定书》经过签定，方可建立档案系统，未经过则确定是否需要重新打样确定。
2.11 供给商考评步骤(步骤编号：永冠采011；步骤名称：设备采购步骤)
实施单位
步骤图
作业说明及表单
取消供给商资格
原辅材料/外协/外购采购步骤
依据采购订单收货后
N
Y
Y
N
连续3个月是否有改善
通知财务付款依据
针对品质、交期进行教导
N
Y
进行考评厂商是否合格
采购
采购/品保
采购/品管/财务
采购
供给商评审步骤
l 采购针对当月入库货物交货期进行考评，品保针对当月入料品质进行考评，填写《月供给商考评表》
l 品保专员将考评结果公布至对应供货商，同时转财务做兑帐条件之依据。
l 经考评后由品保部门主导进行供给商教导，连续3个月仍无有效改善，则取消此供给商资格。
l 斟选新供给商或将订单转发至其它合格供给商。
2.12 供给商档案创建步骤(步骤编号：永冠采012；步骤名称：设备采购步骤)
实施单位
步骤图
作业说明及表单
Y
N
是否一次性供给商
主管审批
填写供给商主挡申请单
供给商评定步骤
业务需要
采购部
采购/品保/技术
采购
采购主管
采购
建立档案系统归档
Y
l 新产品新材料需求，更换供给商需求，其它需求。
l 采购、技术、品保共同实施填写《供给商评核表》经上述三个部门主管签核后进行初步报价及打样作业。样品必需经过品保及技术确定签字填写《材料确定书》。
l 采购经办人员填写《供给商档案申请表》
l 新供给商档案创建必需呈采购副总签核。
l 建入系统归档。
2.13 供给商档案维护步骤(步骤编号：永冠采013；步骤名称：设备采购步骤)
实施单位
步骤图
作业说明及表单
填写变更表单
Y
供给商信息更改
采购主管审核
N
采购
采购
采购主管
采购/财务
财务
财务步骤
系统维护
通知财务
l 供给商信息更改，比如帐号、税号、名称变更。
l 采购经办人员填写《供给商信息修改申请表》
l 是否含财务数据、通知财务。
l 采购做系统维护并通知财务。
第二部分 采购系统组织结构整合
3 采购系统组织结构整合总体思绪
3.1 组织架构整合关键基于业务步骤整合设计，应明确各业务功效负责部门和辅助实施部门。
3.2 组织架构整合应该确保各职位责权利一致，能够在出现差错时责任追究到部门、职位。
3.3 组织架构整合应该确保采购系统内部各职位之间权责利范围、工作范围平衡。
3.4 组织架构整合应充足表现体系开放性和可调整性、适应企业长久发展并考虑目前可操作性，为未来调整预留空间。
3.5 深入完善采购系统内部立即登记、定时分析职能，加强成本控制。
3.6 加强采购系统统一调度功效。
3.7 完善采购部功效，加强采购部组织力量，使高层人员能从日常采购工作中解放出来，对采购部重大事项（如：供给商管理等方面）投入更多精力。
3.8 深入加强采购系统内部对材料仓库控制管理，将材料仓库纳入采购系统管辖范围。
4 采购系统组织结构整合图解
4.1 采购系统组织结构图
4.2 采购系统组织结构图说明
4.2.1 将原材料仓库、五金仓库、外协外购仓库统一纳入采购系统。将各仓库物资管理，库存水平控制等纳入采购系统考评范围。经过调整，有利于完善采购系统职能，加强对采购物资控制和管理。实际操作中，考虑到地域上问题，可将各材料仓库日常管理委托行政副总代管。
4.2.2 增加采购调度岗位，由采购调度作为生产部门、采购部门和材料仓库接口，全方面掌握原材料物资需求信息和库存信息，依据原材料需求信息及各项物资安全贮备量，编制申购单，进行申购工作。经过调整，能加强对采购需求监控，完善采购部门职能，有利于消除浪费、降低成本，疏通采购信息流通渠道。
4.2.3 增加采购主管岗位。由采购主管帮助采购部经理进行采购部门日常管理工作，加强对供给商管理，加强对采购物资和仓库管理。经过增设采购主管岗位，有利于增强采购部组织力量，把采购部经理及采购副总从日常采购工作中解放出来，帮助其进行部分关键工作。
5 采购系统各部门功效定位和定岗定编
采购系统设有部级部门1个，为采购部，处室（或班组）5个，岗位5个，人员编制11人，详见下表：
部门名称
功效定位
内部机构名称
定岗
关键职能
定编
采购部
负责各项物资申购、采购、入库、管理工作
办公室
部门经理
全方面负责采购部工作
1
采购主管
帮助部门经理工作，供给商管理，物资采购管理，仓库管理
1
采购调度
负责生产、采购、仓库联络和协调，编制材料申购单
1
采购员
实施具体采购任务
3
上海仓库
仓库管理员
物资临时存放、保管
1
原材料仓库
仓库管理员
原材料入库保管领用
1
外协外购仓库
仓库管理员
外购产品入库保管领用
1
五金仓库
仓库管理员
五金件入库保管领用
2
合 计
5个
/
11人
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