大型购物广场发票管理.doc

郑州杉杉奥特莱斯购物广场
有限公司
内部控制系列文件
020107

发票管理

2016 版

批 准：

2016-04-01 发布 2016-04-01实施
郑州杉杉奥特莱斯购物广场有限公司

1.0目的
本程序规定了公司发票管理工作的具体要求，旨在规范公司业务经办部门和经办人员按照国家及企业有关法律、规定要求使用和管理发票，防范发票管理中的潜在风险。
2.0制度要求
2.1发票管理程序
2.1.1财务部负责制定本公司发票管理程序。
2.1.2本制度的管理范围包括增值税专用发票、普通发票、营业税发票及收据以及外来发票等。
2.1.4财务部是公司发票的主管部门，工程部、招商部、企划部、物业部、运营部、统括部等部门负责协助财务部管理发票。未经财务部授权，其他部门不得办理有关申报购买、对外签发和使用以及保管发票等相关业务。
2.1.5统括部应当和财务部、内控人员共同组织安排公司发票管理程序的专项培训。培训后视情况对参加培训人员进行考核。以下人员必须参加发票管理程序和发票知识的培训：
Ø 全体财务人员
Ø 全体招商、营运人员
Ø 各部门部长及主管人员
Ø 发票业务授权管理人员
Ø 其他部门经理及以上相关高层管理人员
2.1.6 内控人员应当对公司发票管理过程进行定期和不定期监督检查。发现问题
及时提出限期整改措施。
2.2发票的购买
2.2.1财务部应指定主办会计作为发票购买人，在核定的份数内办理增值税专用发票、普通发票、营业税发票及收据的购买。
2.2.2增值税专用发票及普通发票、营业税发票购买时要对发票进行检查，出现问题应及时整本退还税务部门。
2.3发票的保管
2.3.1财务部发票管理会计负责保管空白发票、收据及使用过的存根等，进行收发登记，建立台账（《收据、发票登记簿》参见表1），台账内容包括购票数量、编号、领用、核销登记等。
2.3.2从供应商处取得的增值税专用发票抵扣联也需由会计负责整理和保管。
2.3.3企业应尽量为发票保管人设立专用保险柜，保管空白发票等。
2.3.4财务部主办会计应每月对发票台帐进行盘点核对，盘点出现异常必须及时报告财务部长杉井为财务总监，考虑财务部长负责日常业务，问题报告给财务部长解决。
。
2.4发票的领用
2.4.1财务部开票会计一般一次向发票保管会计领取一本发票，签字登记领用发票的号码，开完之后到发票保管会计处核销，核销后再次领用，主办会计杉井为税务会计，考虑主办会计购买发票，申购也由主办会计办理。
应及时掌握发票库存情况，不足时应及时向税务部门申购。
2.4.2财务部相关会计、出纳需使用收据的，一次向发票保管会计领取一本，签字登记领用收据的号码，开完后将存根联交发票保管会计核销，核销后再次领用。
2.4.3 本公司业务人员或客户领取发票时在发票登记簿上签字。
2.4.4 财务部长杉井为财务总监，考虑财务部长负责日常业务，财务部长监督检查工作。
应每季度对发票领用管理工作进行监督检查。
2.5填开发票、退票和废票处理
2.5.1财务部凭各业务部门提交的《开票申请单》（参见表2）开具发票。
2.5.2 财务部主办会计应仔细审核销售合同、协议、开票数量、客户实际收货数量、开票价格等内容。审核无误后由开票会计开具增值税专用发票或普通发票。
2.5.3财务部应指定非开票会计保管“发票专用章”，其盖章前应当对发票进行复核，审核发票填写的正确性，开具发票有实际经济业务依据，复核无误后加盖“发票专用章”。
2.5.4财务部一方面根据开出的发票登记销售账，同时将发票原件直接转相关业务经办部门业务经办人，由其负责直接送达或邮寄给客户并确认是否收到。公司各业务经办人员在办理交接增值税发票及其他发票过程中时，应当在本部门和相关部门设定的专用登记簿上签字。
2.5.5如客户向本企业提出退票要求，经办人员应当对该客户的退票原因进行严格的审核。如果发现确实是公司财务部错误，应当及时通知财务部办理重新开票手续。如不是本企业财务部错误，则应与客户及时沟通，客户提供相应资料后重新走开票审批流程，审批通过后由财务部办理重新开票手续。
2.5.6重新开票必须由经办人说明理由并附上客户退票和退票说明，业务经办部门和财务部只有在收到退回的原发票后方可办理重开发票手续或开红字发票进行冲销，以避免重复开票。
2.5.7开票业务人员在填制发票时，对已填好的发票内容不得涂改，如填写有误，应将有误的发票每一联上加盖“作废”章，记录废票信息，然后重新开具新发票。作废发票在开票会计向发票保管会计换领发票时统一交发票保管会计保管。
2.6发票保存期限和销毁
2.6.1增值税专用发票、普通发票、收据保存期均为10年。
2.6.2使用后的普通发票、收据存根及增值税专用发票抵扣联等，保存期满后，由分管人员清理造册；专用发票和普通发票报税务机关批准后销毁。
3.0流程图（另附）
4.0政策
4.1公司不得擅自通过提前开票或延后开票达到调节当期经营成果的目的。
4.2合同价格调整必须有书面的价格修改协议或合同，并按批准权限批准，否则不能开票或按新价格更换发票。
4.3禁止业务部门人员掌握和开具增值税发票。
4.4禁止利用年底时间，虚开发票，预支来年销售。禁止业务部门人员保存虚开出的发票。
4.5发生空白发票丢失，有关人员应立即报告财务总监，并立即报告主管税务机关，在税务机关的指导下通过报刊和电视等媒介公告声明丢失的发票作废。对开出的增值税发票丢失也必须及时报告主管税务机关备案。
4.6未经主管税务机关批准，不得跨地区携带、邮寄、运输空白的增值税专用发票和普通发票。业务部门业务经办人员对已开出的发票在送达客户前负有安全保管的责任。
4.7禁止关联公司间转借、转让、代开、虚开、拆本、单联填开所有发票。
4.8公司业务经办人员在处理业务过程中，如果发现有利用增值税发票或其他发票，出售发票、代开发票、制造虚假销售骗取销售提成等违法违纪行为给组织造成损失者，将按有关处罚规定予以处罚。
4.9原则上本制度必须每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于总经理办公会议。
5.0相关制度和表单
表1——《发票、收据登记簿》
表2——《开票申请单》

4

表1 收 据、发 票 登 记 簿

日期
起 迄 号 码
封 面 顺序号
领用数
领用人 签章
领用日
保管人 签章
使用起迄日期
其中:作废发票(收据)
归还日
归还人
份数
本数
份数
号 码

表2 郑州杉杉奥特莱斯购物广场有限公司
开票申请单
发票类型：增值税（ ）普票（ ）

年 月 日
开票单位

税号

开票地址

电话

开户行

账号

内容：
申请人

部门负责人：

财务部审核：

开票人：