公司档案管理暂行办法模版.docx

档案管理暂行办法

第一章 总 则
第一条 为加强公司(以下简称交易中心)档案资料管理工作，充分利用档案资源为企业经营发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》《陕西延长石油（集团）有限责任公司档案管理暂行办法》、《陕西延长石油（集团）产品经销公司档案管理暂行办法》及有关档案管理的法律法规，结合交易中心实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指交易中心在从事经营管理等各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 交易中心档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于各项工作的利用。
第四条 交易中心严格实行立卷归档制度，将档案资料管理工作纳入各部门的工作职能范围，明确档案资料管理的部门或人员，提高职工档案资料意识，确保档案资料完整、准确和安全。
第五条 交易中心各部门及个人均应遵守国家相关法律法规和本办法的规定，依法行使与档案资料事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 档案管理机构及职责
第六条 公司建立独立的档案室，设专职档案管理人员，集中统一保管交易中心形成的全部永久、长期、重要档案资料及其它载体实物档案。综合部负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作。
第七条 各部门经理必须加强对档案资料管理工作的领导，明确一名档案资料员负责管理本部门档案资料的收集、整理、保管和移交工作。
第八条 档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案资料专业知识和业务能力，并具有较强的组织协调管理能力。各部门的档案资料员选用工作责任心较强和素质较好的员工担当。
第九条 综合部档案管理人员的主要职责：
（一）负责贯彻执行国家和上级档案工作法律、法规和方针、政策，负责公司档案工作整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导等。
（二）根据上级档案管理规定、标准、条例，组织制定公司档案管理办法、技术标准及实施细则。
（三）依据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》对交易中心各类文件材料收集、整理、分类、编目、立卷、归档管理。
（四）负责接收、统计、保管各部门已立卷归档的各类档案及有关资料。
（五）严格按照有关规定监督、指导交易中心各类档案的形成、积累和归档整理工作。
（六）集中统一管理交易中心各种门类和载体的档案和相关重要资料，组织开展档案统计、鉴定、档案现代化管理和开发利用等工作，为企业经营发展服务。
（七）严格执行交易中心档案借阅制度，按程序借阅档案资料，确保档案资料安全。
（八）组织安排对超过保管期限的档案资料进行价值鉴定及处理。
第十条 各部门档案资料管理人员工作职责：
（一）贯彻执行交易中心档案资料管理工作的政策和规定。
（二）集中本部门档案资料的收集、整理、分类、编目、立卷、归档等阶段性保管工作，并按有关规定移交档案资料。
（三）负责本部门档案资料的完整、准确、系统、安全和保密。
第十一条 交易中心定期组织档案管理人员业务培训，努力提高档案工作人员的理论水平和专业素质。
第十二条 因调动或其他原因离职、离开档案资料管理岗位，要做好档案资料的相关交接工作。
第三章 归档范围
第十三条 归档文件材料的来源：
（一）西部交易中心内部形成的文件材料（包括周例会、会议纪要、红头文件、会议材料、股、董、监会、财务报表、财务凭证、财务账册、审计资料、审计报告、税务资料、税务报表、会员资料、物资采购、法律文件、成交报表、到款证明、退款申请、对标管理、招标管理等工作中形成的文件材料）。
（二）各部门呈报公司的文件材料。
（三）各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。
（四）公司投资的全资、控股企业向公司呈交的文件材料。
（五）公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。
（六）公司执行、办理的外来文件。
第十四条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。
第十五条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。
第四章 立卷归档要求
第十六条 文件材料应在规定时间内归档：
（一）管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
（二）公司技术项目、招标项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
（三）外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。
（四）职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。
（五）会计文件材料在会计年度终了后，由计划财务部门保管一年后移交归档。
第十七条 电子文件逻辑归档适时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十八条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十九条 下列文件材料应随时归档：
（一）变更、修改、补充的文件材料。
（二）企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。
（三）企业产权变动过程中形成的文件材料。
（四）其他临时重要活动中形成的文件材料。
第二十条 各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。
第二十一条 各部门向综合部移交档案时，要严格履行移交手续。
第二十二条 档案工作人员应协助各部门，对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认，经部门负责人签审后归档。
第二十三条 各招标项目验收，重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动，要有档案工作人员参加，按照规定对所形成的档案资料进行验收。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档，不能申报成果或评奖；不能最后通过验收或鉴定；所有经费不予结算。
第二十四条 立卷归档的总体要求：
归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系和系统，符合质量标准要求，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（二）在职能活动中形成的，具有查考利用价值，办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料，都必须按照规定向归档部门移交归档，其电子档案应与纸质档案同步归档。
（三）归档文件以件为单位，进行装订和系统化整理。
（四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图标上或声像材料的背面编号。
（六）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷内。
（七）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（八）当年办结的文件放在当年，跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件，可根据情况分阶段归档。
（九）归档时要注意办结情况，避免未结案归档及已结案的长期不归档。
第五章 档案的移交
第二十五条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册，详细填写档案的门类及数量，并经本部门负责人签字审核。
第二十六条 档案管理部门要组织专门人员，对所移交档案的案卷质量情况进行检查，符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后，办理交接手续。
第二十七条 档案移交时，经交接双方核实后在移交清册上签字。
第二十八条 移交的档案在运送过程中，移交部门应由专人负责，以确保档案的安全。
第六章 档案保管期限
第二十九条 按国家有关规定，档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为：永久、长期和短期。长期为10至50年左右，短期为10年以下。
第三十条 确定公司档案保管期限的原则：
（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第七章 档案的鉴定与销毁
第三十一条 综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第三十二条 档案鉴定工作由西部交易中心综合部主持，由各部门分管领导、部门负责人和档案管理人员组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第三十三条 档案鉴定小组审定后，经西部交易中心有关领导批准，报上级业务部门审批后，方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。
第三十四条 销毁档案材料，要由二人以上进行，并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第八章 档案的借阅
第三十五条 西部交易中心各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。
第三十六条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十七条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则：
（一）凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案，综合部应按有关规定及时提供完整准确的档案。
（二）凡社会有关方面需要借阅档案，必须经档案管理部门负责人审查，相关部门分管领导公司及总经理/董事长批准。
（三）外单位人员调阅档案，一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信，必须经档案管理部门负责人审查，相关部门分管领导公司及总经理/董事长批准。
（四）借阅涉密档案必须经公司领导审批。
第三十八条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时，需经公司保密委员会和公司领导审批后方可借阅。
第三十九条 不得任意扩大借阅范围，对需要出具档案证明的，要认真核对摘抄内容，进行登记。
第四十条 借阅档案者，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经公司综合部负责人批准。
第四十一条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
第四十二条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
第四十三条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
第四十四条 西部交易中心领导或员工调离工作岗位时，必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案，综合部签署意见后，方可办理有关手续。
第九章 档案室管理
第四十五条 档案室是保存公司档案的重要地点，档案管理人员要以高度负责的精神，确保档案资料的安全、完整。
第四十六条 综合部应集中统一地保管好全部档案，设立专门的档案管理场所，并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十七条 档案室内物品进行定置管理，档案柜统一编号，并定期对档案室进行整理、整顿、清扫、清洁，执行国家有关档案室的“八防”要求（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），保证档案室安全。
第四十八条 档案室内的档案资料定期（半年）清点，保证账实一致。
第四十九条 非档案管理人员不得随意进入档案室。
第五十条 认真贯彻安全消防工作方针，严格执行安全消防法规和规章制度。
第十章 档案信息保密与利用
第五十一条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和 《保密法》，忠于职守，严守国家秘密和企业秘密。
第五十二条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限，注意重点保管。
第五十三条 整理档案应在专门地方（室内）进行。档案整理人员不得将档案带出档案室，以防失密、丢失。
第五十四条 建立完善档案利用制度，严格履行利用档案手续，保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业合法权益不受损害。
第五十五条 西部交易中心对所保存的重要、珍贵档案，应当用复制品代替原件提供利用，原件应妥善保存。
第五十六条 严禁私自复制及对外提供档案材料，尤其客户资料、交易记录等资料，需经公司保密委员会和公司领导审批后方可提供。
第五十七条 档案管理部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源，采用编制参考资料，制发档案证明，印发档案汇编等有关索引服务方式，为利用者提供方便，提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。
第五十八条 利用者应严格遵守“阅卷规则”，注意爱护档案，损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。
第十一章 奖励与惩罚
第五十九条 根据《档案法》规定，有下列事迹之一的，公司应给予表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
（二）对保护档案和档案现代化管理做出显著成绩的。
（三）对档案学研究做出重要贡献的。
（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第六十条 凡违反本办法，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和分管领导写出书面检查外，必要时进行经济处罚，并予以通报批评。
第六十一条 凡违反本办法，泄露秘密的，按公司《保密工作管理制度》进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁、丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门负责人和当事人进行处罚，并予以通报批评。
第六十二条 凡违反本办法，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第六十三条 各部门遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按公司《保密工作管理制度》进行处理。
第六十四条 对违反《档案法》的有关规定，已构成犯罪的，要依法追究其刑事责任。
第十二章 附 则
第六十五条 本办法由综合部负责解释。
第六十六条 本办法自下发之日起施行。
附件：1.档案分类规则
2.归档文件目录
3.档案借阅申请单
4.案卷移交（接收）登记簿

附件1：
档案分类规则
为规范公司档案管理工作，根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及集团公司和产品经销公司《档案分类规则》，结合本企业档案工作实际，制定本规则。
一、本规则明确了公司档案的分类原则、类目设置及基本范围；
二、公司档案分类原则是以公司全部档案为对象，充分反映企业的职能划分，并结合档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。
三、公司档案分类共设置9个一级类目，即党群管理类、行政管理类、经营管理类、科学技术研究类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、干部管理类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用公司分类表（附后）标记，代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。
四、公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目，各部门可根据自身特点增减。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。
五、三级及其以下类目由各部门根据实际情况进行设置。
六、声像、事务等非纸质载体形式的档案，可按其载体形式的不同组织建立案卷目录，其保管要求应符合国家有关规定。
七、本规则适用于公司。各部门可依据本规则制定适合本部门需要的分类规则。

附件2：
归档文件目录
件号
责任者
文 号
题 名
日 期
页数
备 注

附件3：
档案借阅申请单
项 目
内 容
档案名称及
档号

用 途

借阅人

借阅起止时间
自： 年 月 日 至 年 月 日
借阅部门经理

分管领导批准

总经理/董事长批准

实际归还时间
年 月 日
档案完好程度

归还人签字

经办人签字

21
附件4：
案卷移交（接收）登记簿
案卷目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所
属
期
移交
(接收)
日期
移交
(接收)
原因
案卷数量
备 注
小 计
其中
永久
长期
短期

移交部门： 移交人 ： 接收人 ：

附件5：
公司档案分类表
一级类目
二级类目
基本范围
代码
名称
代码
名称
A
党群管理类
01
党务工作
公司党支部综合性工作、党支部、党员代表大会及党支部其他事务性工作等。
02
组织工作
组织建设，党员管理，党费管理，干部管理等工作。
03
宣传工作
理论教育，宣传教育，思想政治工作与精神文明建设等。
04
纪检工作
党风党纪教育、检查，违纪案件审查，干部廉政建设等。
05
工会工作
职代会，民主管理，劳动竞赛，先进表彰，会员管理，劳保福利，女工工作，文体活动等。
06
共青团工作
组织建设，政治思想教育，团代会，团员、团费、青少年管理等项工作。
07
其他

B
行政管理类
01
行政事务
综合性行政事务工作，机要文件，工作会议，专题会议，办公会议，文秘工作，信访、接待工作，调研工作，印信管理等。
02
法律事务
法律事务，政纪监察等。
03
审计工作
各项审计工作，审计规章制度等。
04
人事管理
人力资源管理（招聘、调配、劳动合同），劳动工资管理，考核，奖惩，职称评聘，任职、任免，离退休工作，职工教育等。
05
教育工作
普通教育，职业教育，高等教育、培训教育等。
06
公用事业
职工生活福利，后勤服务，职工住房等。
07
外事工作
出访考察、国际会议等企业涉外活动。
08
公共事务
企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等。
09
其他

C
经营管理类
01
经营决策
企业改革，经营战略决策，企业发展规划，方针目标管理等。
02
企业管理
企业整顿和企业升级，责任制管理，企业现代化管理等。
03
计划统计
综合计划，生产经营计划，统计报表，经营分析，招标项目审批等。
04
财务管理
综合财务管理，资金管理，成本管理，税金管理，会计工作，投资融资管理等。
05
物资管理
物资采购、分配，物资合同协议，物资核算调拨，仓库管理等。
06
市场营销
营销组织管理、销售终端网络建设、市场调研、经验交流等。
07
合同管理
经济合同管理、审核、备案等。
08
知识产权管理
企业标识、商标标识、商标侵权等。
09
其他

D
设备仪器类
01
综合
设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等。
02
单台（套）设备仪器
物资采购电子交易设备，办公设备、仪器等。
03
公务车辆
机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等。
04
其他

E
会计业务类
01
会计凭证
各种会计凭证。
02
会计账簿
各种财务账薄。
03
会计报表
各种财务报表。
04
财务报告
各种财务报告（决算）。
05
其他
会计移交清册，会计档案保管、销毁清册，银行余额调节表、对账单等。
F
干部管理类
01
干部档案
公司副科级及以上干部人事档案。
02
职工档案
职工人事档案、劳务派遣工档案。
03
退休职工档案
退休职工人事档案。
04
离岗职工档案
离岗人员档案。
05
已故职工档案
已故职工人事档案。
06
其他

G
特殊管理类
01
印章
公司机关各类作废印章，包括公章、部门印章、法人私章等。
02
奖牌
上级单位颁发的各类荣誉奖牌。
03
奖杯
上级单位颁发的各类荣誉奖杯。
04
证书
上级单位颁发的各类荣誉证书。
05
锦旗
外部单位授予的各类锦旗。
06
题词
上级领导对公司的题词。
07
照片
公司举办的各类重大会议、活动照片。
08
光盘
公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。
09
磁带
公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。
10
其他