员工档案管理基础标准.doc

职员档案管理标准
1 　范围
本标准要求了人事档案管理职能、管理内容和要求及检验和考评。
本标准适适用于企业人事档案管理工作。
2　引用标准
《中国档案法》
《中国保密性》
《干部档案工作条例》
3　管理职能
3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专员负责。
3.2职责
3.2.1总经理负责领导全企业人事档案管理工作，组织落实党和国 家相关人事档案管理方针、政策、法规、条例和纪律。
3.2.2人力资源部在总经理领导下，实施上级相关人事档案管理政策要求，责任人事档案搜集、判别、整理和保管；办理人事档案查阅、借用和传输；做好人事档案管理安全工作。
3.3　权限
3.3.1　总经理有权决定人事档案专责人员任免，有权了解、检验、指导、考评人事档案管理工作。
3.3.2　人力资源部有权按职员管理权限管理全企业人事档案，有权了解档案具体工作和存在问题，提出任务要求。
3.3.3 人事档案专责人必需保守档案秘密，有权拒绝不按要求进行借用、查阅人事档案。
4　管理内容及要求
4.1　档案管理
4.1.1　人事档案由人力资源部统一管理，并设专员管理档案。
4.1.2　任何人不得保管自己档案，也不得私自保管她人档案材料。
4.1.3　管档范围
4.1.3.1　本企业通常干部档案。
4.1.3.2　本企业工人（包含退休，逝世和劳动协议制工人）档案。
4.1.3.3　流感人员档案。
4.1.4　登记和检验
4.1.4.1　所保管人事档案，要逐人具体登记编号，新建和转递人档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到正确、实用、排列有序、查找方便、提供快速。
4.1.4.2　定时对所管档案进行检验、核实，每六个月查对一次档案数量，每十二个月全方面检验分析一次，对所缺材料要查明原因，和相关部门联络，立即补充，对不应存档材料立即清理。
4.1.5　保护
4.1.5.1　人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。
4.1.5.2　档案要存放于铁制保险柜中 。
4.1.5.3　档案室要完备各项安全防范方法，确保档案防火 、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。
4.2　档案利用
4.2.1 　利用范围
4.2.1.1　凡包含职员本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，能够提供本人档案。
4.2.1.2　凡因编写党史、人物传记、地方志、 史志要了解当事人经历和社会实践情况，和她人案件亲密关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡，可提供档案中履历和自传部分。
4.2.1.3　公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职员相关情况时，可提供相关部分。
4.2.1.4　其它特殊情况。
4.2.2　对儿女及其它亲属政审不能直接用档案。
4.2.3　利用方法
4.2.3.1　查阅
4.2.3.1.1　查阅人事档案，应由二人进行。
4.2.3.1.2　人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供相关材料。
4.2.3.1.3　上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门给予提供。
4.2.3.1.4　查阅档案，必需在人事部门指定地点进行，不得拿出或带到其它地点。
4.2.3.2　借阅
4.2.3.2.1　人事档案通常不外借，特殊情况下需要阅借，必需陈说理由，经人事部门责任人同意，填写“档案借阅单”后方能借阅。
4.2.3.2.2　上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门给予提供。
4.2.3.2.3　借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。
4.2.4　人事部门对档案利用应登记并完备审批、借阅手续。
4.2.5　档案管理人员应对利用完成档案，认真进行查对，给予注明，无误后方可归档。
4.2.6　对利用档案人员要求
4.2.6.1　利用者必需是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。
4.2.6.2　利用者不能查阅本人及其亲属档案。
4.2.6.3　利用者必需珍惜档案，注意档案清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、
画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论
和摘抄，复制档案内容。
4.2.6.4　借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。
4.3　调查证实材料
4.3.1　外单位要索取人事调查证实材料，应有市及以上机关组织、人事等部门“调查证实材料介绍信”或“函调证实材料信”，人事部门依据调查证实内容提供文字材料。
4.3.2调查证实材料信、函不能直接利用档案。
4.3.3　人事档案关键反应本人情况，不直接证实其它人情况，人事部门通常不负责提供其它证实材料，如确属特殊情况，可引述相关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。
4.4　档案转递。
4.4.1　转递原因
4.4.1.1　转递档案原因。
4.4.1.1.1　职员调出本企业
4.4.1.1.2　干部职员变动 、任免改变了主管、协管单位。
4.4.1.1.3　职员刑满释放异地安置或到其它单位工作。
4.4.1.2　转递档案材料原因
4.4.1.2.1　需要补充进入档案材料
4.4.1.1.2　经判别应由上级或外单位保留材料。
4.4.1.2.3　经判别应由上级或外单位复查材料。
4.4.1.2.4　经判别应退回单位补办手续或重新制作材料。
4.4.2　转递方法
4.4.2.1　档案及档案材料必需经过机要交通转递或由组织，人事部门派专员送取。
4.4.3　转递手续
4.4.3.1　转出
4.4.3.1.1　转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》和档案或档案材料一起发出。
4.4.3.1.2　成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》和档案或档案材料一并发出。
4.4.3.1.3　转出时必需在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单发文号，以备考查。
4.4.3.2　转入
4.4.3.2.1　对转入人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知单》或《移交清单》逐一检验清点，查对无误后盖章签字，立即将回 执退回转出单位。
4.4.3.2.2　接收档案后，要立即登记归档。
4.4.3.2.3　不管转出、转入，人事部门全部应将转递手续妥善保留，以备考查。
5 　检验和考评
5.1　检验和考评部门及责任人
实施部门：人力资源部
责任人：：人力资源部主任
5.2　检验和考评程序、内容、时间和方法
依据本标准所要求管理内容和要求，分别进行季、年检验和考评，阶段性工作完成后，专题汇报，日常工作每个月由科长自查，分管领导不定时抽查，并接收上级和地方业务主管部门检验，
5.3　奖惩细则
按企业现行经济责任制考评挂钩。