员工档案管理核心制度.doc

员 工 档 案 管 理 制 度一、目 为了规范企业人事档案管理，加强档案管理完整性、真实性、立即性和保密性。同时为了维护人事档案完整，预防材料损坏，便于高效、有序利用档案资料，特制订本管理措施。二、适用范围适适用于企业职员纸质档案和电子档案管理工作。三、职 责企业行政人事部门为本企业职员人事档案归口管理部门。四、标准分类标准、归档立即、排列有序、层次清楚、整理规范。五、档案管理内容1、职员入职档案：个人简历、职员入职记录表、应聘人员记录表、面试统计及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证实、各类协议及协议。2、职员培训档案：培训通知、培训总结汇报或考评结果、培训审批表、职员外派培训协议、外出培训反馈表（证书原件）、职员培训统计表。3、绩效管理档案：将职员绩效考评相关资料按月归类整理。4、职员离职档案：职员离岗包含职员和企业解除（终止）劳动关系，死亡等情形。六、程序1、新职员报到后，收齐新入职职员全部手续、证件、资料后，统一装入新建档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、职员姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保留，纸质档案统一归入每位职员个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。职员人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守企业职员保密管理制度。2、档案建立：新职员经考评合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包含：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、职员个人档案表、体检汇报、离职(失业)证实等。七、 为确保职员档案信息立即性和正确性，以表现系统时效性强优点，立即更新、改变资料进行系统录入，具体时限要求以下：1、 新职员入职、职员调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；2、组织机构变动、培训管理、考评管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；3、 社会保险、协议签署等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。八、 人事档案借/调阅1、调阅职员人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效同意。2、本部门职员人事档案调阅需经部门主管同意。3、 部门主管有权调阅其它部门职员人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理同意。4、部门主管等级人事档案，总经理有权调阅。5、调阅档案标准上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管同意。借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出档案必需在2天内归还。6、全部调阅档案，均需登记立案。九、 人事档案归属1、继续受聘职员档案，作为其以后聘用聘用依据；档案分类编号存放，一个职员一个编号，预防重名重姓职员档案交叉，制电子目录，方便查阅。2、离职职员人事档案每个月清查，另外存档，应在妥善保管十二个月以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。发出部门：行政人事部借用、查阅人事档案审批表借用/查阅部门借用/查阅人借用/查阅时间归还时间借用/查阅何人档案借用/查阅理由借用/查阅内容借用/查阅人所在部门意见行政人事部审批意见总经理指示借/查阅人事档案记录表年 月 日序号借/查阅时间借/查阅部门被查阅人姓名借/查阅理由同意人查阅人姓名归还时间承接人备注