档案管理核心制度汇编.docx

档案管理制度汇编档案管理制度2文件管理制度6档案归档制度15文书材料归档制度17声像材料归档制度22会计文件材料归档制度25电子文件归档制度27档案保密制度32档案查阅利用制度33档案判定、销毁制度34重大活动档案登记制度35 档案管理制度第一章 总 则第一条 为提升级案管理水平，充足发挥档案管理在各项工作中指导作用，制订本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适适用于企业全体职员。第三章 职 责第三条 主动宣传并遵守国家和集团企业相关档案管理法规、制度、要求。第四条 维护档案完整、系统和安全，定时检验档案保管情况，改善档案保护技术，严守机密。第五条 档案管理人员应热爱本职员作，全方面了解和掌握档案室情况,热情接待档案利用者，快速、正确提供所需档案和资料。第六条 档案保管应科学分类、排列、编号，要排列整齐，和存放索引相一致。 第七条 定时检验和查对档案内容、数量，和存放次序和位置，做到心中有数。 第四章 工作规范第八条 档案室管理规范一、认真落实“以防为主、防治结合”标准，切实加强档案室各项安全方法。 二、档案室为企业机密重地，非档案管理人员未经领导准许不得私自进入档案室。 三、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。四、档案出入库要立即登记，借出档案须按时归还，利用后档案应随即放回原处。五、定时对档案室案卷及保管条件进行检验,切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好档案室温湿度监控和登记工作。第九条 保密工作规范一、严格遵守和档案保密工作相关法规和制度。二、查阅时须严格推行审批和登记手续，注明查阅目标和内容。三、强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁私自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。因需要经同意摘录或复制涉密档案材料，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。四、发觉丢失泄密情况后，立即向相关领导汇报，并主动配合相关部门查处。五、档案管理人员或利用者，如有违反保密要求，视情节轻重按相关要求处理。 第十条 档案利用规范一、查阅企业通常档案材料,由综合部责任人签字同意,涉密档案，须经综合部责任人同意后报企业关键责任人签字同意。 二、严格推行借阅手续，并将利用结果立即向档案管理员反馈。 三、查阅利用档案，必需在档案室内，不得带出室外，不得转借她人传阅，随意摘录和复制。特殊情况需摘录或复制档案材料需经领导签批，摘抄时必需保持档案内容正确性，不准任意篡改。 四、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。工作人员对违规者，有权给劝说、责令赔偿或其它处理，直至追究法律责任。五、档案、资料通常不外借。确因工作需要外借，须经综合部责任人同意报企业关键责任人审批后，办理外借手续（限5天内归还）,若续借，需办续借手续。六、要珍惜档案，确保档案完整和安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。第十一条 档案判定销毁规范 一、依据档案保管期限要求，立即对保管期满档案进行判定、销毁。 二、判定档案必需采取直接审阅档案原件方法，严禁只看案卷标题间接判定方法。 三、经判定，对已经失去保留价值，需要销毁档案要编造销毁清册，经企业关键责任人审批，方可销毁。 四、销毁档案时，必需有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁方法和日期。 五、严格遵照保密工作守则。对于大量销毁档案，要送造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。六、不归档重份文件及内部材料，须交由综合部集中销毁。第五章 附 则第十二条 本要求未尽事宜或其它特殊情况，由总经理办公会另行决定。第十三条 本要求由综合部制订并负责解释。第十四条 本要求自公布之日起实施。文件管理制度第一章 总 则第一条 为提升办公速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，制订本制度。第二章 适用范围第二条 本制度适适用于企业外部机构来函、来电和来文；本企业上报下发多种文件、资料。第三章 职 责第三条 综合部负责企业各类文件归口管理、签收和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和清退和立卷和归档。其它各部门指定兼职文管员在综合部指导下对部门文件进行对应处理。第四章 工作程序第四条 文件签收。任何送到企业公启文件（除企业领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由综合部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和综合部经理要注意检验封口和邮戳。对函件开口和邮票撕毁应查明原因。第五条 文件保管。综合部经理对来文拆封后，应立即附上企业文件处理单，或扫描后经过OA办公平台，分类登记编号、保管。须由企业承接或归档企业领导亲启文件，在企业领导启封后，应交综合部办理正常手续。第六条 文件阅批和分转（一）企业收文运转充足依靠 集团OA办公平台，各部门指定文管员向综合部发文。（二）向地产旅游集团报文步骤为：各部门需报送材料转至综合部（文管员）综合部责任人阅批向地产旅游集团综合部（文管员）提报地产旅游集团综合部（文管员）接收地产旅游集团综合部责任人阅批呈总经理审批呈董事长审批地产旅游集团综合部（文管员）将领导指示内容反馈给报文单位综合部（文管员）综合部（文管员）反馈信息转报文部门责任人材料编号归档（三）对于企业各部门内部请示汇报类文件，审批步骤为：拟稿部门拟稿部门责任人核稿综合部接收（文管员）综合部责任人阅批副总经理审批总经理审批董事长指示编号归档（四）以上为常规步骤，在文件运转过程中，可能需要数次领导指示，多个职能部门提出意见，和提交企业总经理办公会议研究等情况，步骤依据需要略作调整。（五）文件运转中，部门受理步骤主办部门要主动和协办部门沟通，立即反馈办理意见和结果。（六）综合部文管员及部门拟稿人负责立即跟踪上报文件处理结果。第七条 文件传阅和催办（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家或带到公共场所，也不得将文件转借、分阅其它人员。对还未传达文件不得向外泄漏内容。（二）阅批文件应立即，通常不得超出两天，阅后应署名以示负责。如有领导“指示”、“拟办意见”，综合部应督办、催办相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走或复制、转借文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。（四）文件阅读完后，应交还综合部文秘主管，不得横向传阅。（五）文秘主管对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得综合部经理同意后，给予复印或摘抄，原件应立即周转归档。第八条 发文要求（一）企业正式对外发文只能以企业名义，企业上报下发正式文件权力集中于综合部，各部门一律不得自行向上、向下递送正式文件。（二）各部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求，对全企业影响较大工作布署，须由企业董事长同意签发，由综合部发文。第九条 发文范围（一）凡以企业名义发出文件、通告、决定、决议、请示、汇报、会议简报和企业编写会议纪要，均属发文范围；（二）企业对外发文关键用于：对业务单位联络相关工程建设、技术、材料供给、企业经营、人事劳资等工作事宜；（三）各部门和所属单位发生通常业务联络，可用各部门名义发文，应各自编号备查。第十条 发文内容（一）公布企业规章制度；（二）公布企业重大工程、技术、安全、经营管理、生活福利等决定；（三）公布企业相关奖惩决定和通报；（四）其它相关企业重大事项。第十一条 发文程序和要求（一）企业发文步骤：拟稿（部门职员）部门核稿（部门责任人）综合部初审（文管员）综合部阅批（综合部责任人）总经理阅批董事长签发编号（文管员）校对（拟稿人）盖章套打归档（二）企业向集团企业发文，需由地产旅游集团相关部门提出意见，连同企业发文（作为附件），根据发文步骤，报送集团企业。（三）以上为常规步骤，在文件运转过程中，存在提交企业总经理办公会议研究或驳回等情况。第十二条 发文组成部分（一）发文号：由企业代字、发文年度、发文次序号组成，和签发人姓名一并在文头和界栏线上；以企业名义发文字号为“鲁金 字年度号”，计划设计部发文则为“鲁金 规字年度号”，工程技术部发文则为“鲁金 工字年度号”，计划成本部发文则为“鲁金 计字年度号”，财务部发文则为“鲁金 财字年度号”，综合部发文则为“鲁金 综字年度号”，均加盖企业公章。（二）主送机关：向上级请示、汇报，通常只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门，用“抄报”；对同级则用“抄送”；（三）标题：对文件关键内容概括和反应，用三号黑；（四）正文：文件主体部分，用三号仿宋；（五）附件：附件在正文以后、印章之前，注明附件序号、标题。（六）文件日期：包含年、月、日，写在文件末尾，通常以印制日期为准，关键文件以签发日期为准；（七）文件印章：加印在发文日期中间；（八）密级：保密文件注明密级；第十三条 用纸格式，企业经营管理类文件统一使用A4 纸。第十四条 印装格式（一）文件均采取横书横排；（二）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；（三）装订可用线装、钉装、胶粘等措施。第十五条 版面格式，首页采取文头，页脚标注页码。第十六条 文件借阅和清退（一）企业各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，须办理借阅登记，对有密级文件须经综合部经理同意后方可借阅。（二）借阅纸质文件应严格推行借阅登记手续，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾划。借阅电子文档，应遵守保密守则。（三）文秘宣传主管应定时对已办妥文件和领导要求限期清退文件，进行收缴清退工作。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向上级汇报。第十七条 文件归档（一）文件归档应根据年度、部门、内容、期限，分门别类地进行整理归档。（二）归档时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料完整性。（三）要坚持平时归档和年底究档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即归档。（四）上年度形成文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式归档。第十八条 文件销毁（一）对于多出、反复、过时和无保留价值文件，文秘要定时清理造册，经企业总经理办公会议同意，办理销毁手续。（二）经审核同意销毁文件，应由文秘进行正式销毁。第十九条 文件管理统计（一）综合部文秘对送到企业公启文件进行登记。（二）综合部对拆分文件分类登记编号、保管。（三）以企业名义发文综合部最少要保留一份进行保管，各部门提交并由综合部制发公文可由综合部视具体情况而定是否对其进行保管，但发文部门须最少保留一份。（四）文件借阅和清退应由综合部档案管理员进行登记。（五）文件由综合部档案管理员进行整理归档。第五章 附 则第二十条 本制度未尽事宜或其它特殊情况，由总经理办公会另行决定。第二十一条 本制度由综合部制订并负责解释。第二十二条 本制度自公布之日起实施。附表1：文件/资料记录表序号文件/资料名称起源密级登记时间保留期限123附表2：文件/资料发放统计表序号文件/资料名称发放日期密级接收部门接收部门123附表3：档案查阅（外借）记录表序号借（阅）档案名称日期借阅人签字123附表4：文件销毁申请表序号销毁档案名称销毁原由123申请人：日期：审批意见： 签字：日期：注：档案管理员要定时整理档案，对需要销毁档案提出销毁申请。附表5：档案销毁统计表序号销毁档案名称销毁时间经办人123档案归档制度为了将本企业档案完整齐全地搜集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理室藏结构，愈加好地为单位业务工作和其它工作服务，制订本制度。第一章 归档范围通常反应本企业工作或业务活动和其它含有查考利用价值多种门类、多种载体文件材料，均属归档之范围。1、上级机关制发属于本企业主管业务需实施文件、普发非主管业务但需实施法规性文件、上级召开需落实实施会议关键文件和上级领导针对本企业关键讲话、指示等。2、本企业党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作和各内部机构形成有查考、利用价值多种载体文件材料。3、同级单位和非隶属单位需要实施、业务或工作联络亲密和检验本企业工作制发或形成关键文件。4、直属下级单位报送关键工作计划、总结、请示、干部任免、经典材料、统计报表和法规立案文件材料。5、本企业关键活动、重大事件和专门业务形成文字材料、照片、音像等。6、企业和个人其它相关键保留价值文件、资料、图书、实物等。第二章 归档时间需要归档文件材料，通常按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上十二个月度本单位形成和其它属于归档范围多种载体文件材料，根据要求先由文书部门或业务部门搜集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。对于专业方面专门文件、特殊载体文件，如基建档案等，能够合适延长搜集归档时间，但也要在办理完成后立即搜集、整理、归档。第三章 归档基础要求1归档文件材料须齐全、完整、正确，即每十二个月需归档文件材料种类、份数和每份文件页数等，不得残缺不齐。2、归档文件材料应系统、条理、规范，即符合文件自然形成规律，保管期限区分正确，分类科学，组卷合理，卷盒内文件排列有序、条理清楚。3、归档进室档案一定符合要求，案卷题名简明确切，归档目录内容完整正确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合要求。4、机关单位发文应建立“两套制”（打印正文保留两份），机关及撤消单位档案全部要根据国家要求，定时向档案馆移交。文书材料归档制度第一章 归档范围1、党、政、工、团各部门在工作中形成和处理含有保留价值各类文件材料。2、各业务部门在管理活动中形成和处理含有保留价值非技术性文件材料。3、外出参观、学习、开会带回来及向外单位索取含有保留价值非技术性文件材料。第二章 归档时间归档文件材料按要求整理后，于第二年三月底前归档。第三章 归档份数企业发文要求归档两套，一套定稿和印件，一套印件。第四章 文书材料整理质量要求为了保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用，对归档文件材料整理质量提出以下要求：1、为确保归档文件材料整理质量，文件制发一律采取国家标准要求用纸规格，左侧留有装订线，不在装订线之外修改文件或批注意见，起草、修改、签发、文件一律用钢笔或毛笔，使用耐久性很好书写材料，如墨汁、兰黑及碳素墨水，不准使用铅笔、园珠笔、红墨水和纯兰墨水。2、归档文件材料一定要齐全、完整。3、整理文件时，应保持文件有机联络，以“件”为整理单位，进行文件级整理，通常以每份文件为一件，文件正本和定稿为一件，正文和附件为一件，原件和复制件为一件，转发文和被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文和复文可为一件。4、将文件按年度分开，不一样年度文件通常不得放在一起整理归档；但跨年度请示和批复应放在复文年整理归档；没有复文放在请示年整理归档；对于计划、计划、总结、预决算、统计报表和法规性文件等内容包含不一样年度文件，应按文件落款日期，归入文件形成年度整理归档；跨年度会议、处理案件等形成文件，应纳入办结年度整理归档。5、归档文件排列，是在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间、关键程度等排列，同一事由内归档文件是按文件形成时间前后次序排列，或按文件关键程度排列；不一样事由归档文件是按时间、关键程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；关键法规性文件定稿在前，历次稿依次排列；结论、决定性文件材料在前，调查依据材料在后。6、归档文件编号和盖章。室编件号是在同十二个月度内，同一组织机构一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号，编号后形成永久、定时2个流水号。全宗号。年度。填写此项时，应采取公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。保管期限。保管期限分为永久、定时2种。盖章。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。严禁用园珠笔、铅笔、纯兰墨水不耐久书写材料进行填写，归档章通常应加盖在归档文件首页上端居中空白位置或左上端空白位置；如有文件签发单或收文处理单，也可盖在文件处理单上端空白位置。这么既可加盖归档章，也便于保护文件正本原始面貌。归档章尽可能不要压住文件字迹，也不宜和指示文字或收文章等交叉。7、归档文件编目及格式。件号。归档文件目录中“件号”是指室编件号，应填写室编件号。责任者。填写责任者项时通常应使用全称或通用简称。联合发文时通常应将全部责任全部照实抄录，责任过多时可合适省略，但立档单位是责任者必需抄录。未署责任者文件，编目时应尽可能依据文件内容、形式等特征加以考证并填写。文号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、次序号全部不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件次序号，亦不得填写“情况反应”等刊物名称。题名。填写题名时应照实抄录。有文件还有副题名或并列题名。在正题后能够反应文件内容时，副题名通常无须抄录。并列题名即以其它语言书写题名，需要时和正题名一并抄录。有文件没有题名，或题名含义不清，不能提醒或不能全方面提醒文件内容，应依据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“”号填写在目录中。会议统计须重拟题名时，应写明会议时间和关键内容。另外，有些归档文件附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体条文要求，或附件是正文关键补充和说明。此时应在正件题名后抄录附件题名，处加“（）”号。日期。填写日期时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如1月17日，标注为0117。文件上未注明日期，编目时应依据文件内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用列宽过长，可将表示月、日数字回行填写，即填为两行，上行为年度，下行为月、日。页数。计算页数时以文件中有图文页面为一页，空白页不计。大张文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文页数计算页数。备注项用于填写归档文件需要补充和说明情况，包含密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。另外假如有些条目须说明情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。打印归档文件目录时，鉴于目录中不一样条目标内容长度不一样，占用空间也不一样，目录中行距许可有所不一样。归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型。8、归档文件装订及装盒。永久保管文件装订。“件”内文件材料去掉金属物，对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变文件进行复制，对过大文件进行折叠等。然后将“件”内各页以左、下侧对齐，采取三孔一线装订法装订。定时保管文件装订。“件”内文件保持原样，按次序排列后以件为单位用订书机装订。装盒。归档文件应严格根据件号前后次序装入档案盒，和归档文件目录中相对应排列次序相一致，不一样形成年度归档文件不应收入同一档案盒；不一样保管期限归档文件不应放入同一档案盒；不一样机构形成归档文件不应放入同一档案盒。声像材料归档制度声像档案是国家档案组成部分，是生产建设、科学研究等活动真实历史统计之一。是以照片、底片、录音带、录像带、影片为载体文件材料。加强声像材料归档管理，确保其完整性、正确性、系统和立即性，是档案管理所必需切实抓好一项工作。为了加强声像材料归档管理，确保档案完整、正确、系统、充足发挥档案作用，为企业各项工作和社会服务，特制订本制度。企业各部室在工作中形成含有长久保留利用价值声像材料。均要求按要求立即向档案室移交归档，方便妥善保管及方便利用。第一章 声像材料归档范围1、党和国家领导人及省级领导人来总部视察活动照片、底片、录音、录像带。2、上级机关来企业检验工作照片、底片、录音、录像带。3、企业职员大会、纪念和庆贺性职员集会照片、底片、录像带。4、省以上电视台、广播电台、报社、杂志社拍摄或采取相关企业活动及面貌照片、底片、录音、录像带、新闻电影考贝。5、企业组织或参与关键外事活动中形成照片、底片、录音、录像带。6、反应企业特点和面貌照片、底片、录音、录像带。7、外出购置或交流、摄录照片、底片、录音、录像带。8、企业相关领导和职员参与关键社会活动照片、底片、录音、录像带。9、其它含有保留价值照片、底片、录音、录像带。第二章 归档时间1、照片、底片要求在冲洗出照片后30天内归档；外出购置、交流、摄制资料照片、底片在报销前归档；2、录音在录制后半个月内归档；3、录像在录制后半个月内归档，需要送交上级部门审查和电视台播放审查、播放后归档。第三章 归档要求 1、凡需要归档声像材料，必需搜集齐全，判别清楚。照片、底片归档前，归档部室和归档个人要把每张照片、底片进行认真地分辨，一一填写摄拍时间、地点、对象、内容，包含人物还要注明职务；录音带、录像带要注明录制时间、录制人，拟写录音录像带题名，编制内容简明说明或介绍。有讲解词及其它文字材料要随同声像材料一同归档，可无须再编制内容说明或介绍。2、凡归档声像材料要确保质量。照片、底片要求拍摄中洗清楚可见，无划痕、断裂现象，反差适度；录音带要求口齿清楚、声音宏亮、能够让人听清，录像带要求影像清楚、声音清楚、宏亮。3、归档照片、底片，要求按其形成规律、特点进行系统排列，需要保密要提出密级。4、各部门及相关人员在形成声像材料同时，必需负担声像材料归档责任，照片、底片归档由拍摄人员负责，录音录像属于本部录制，由本部负责聘用工作部门及人员负责，属于外出购置复制由负责购置、复制工作部门和个人负责。5、本部声像档案由档案室实施集中统一管理，其它部门或个人不得借故长久保留含有长久利用价值声像材料。会计文件材料归档制度第一章 归档范围1、会计帐簿2、会计作证3、会计报表4、其它第二章 归档时间会计文件材料要求在形成后第三年（即已由财会部门保留十二个月）第一季度内归档。第三章 归档要求1、归档文件材料种类、份数和每份文件页数均应齐全完整。2、归档文件材料要求装订成册。帐簿要按总帐、日志帐、存款日志帐、明细帐及辅助帐簿等分别建帐。帐册要在分类建帐基础上依据情况装订，报表每十二个月一装订； 凭证按月装订成一卷或数卷；案卷厚度通常不得超出四公分。装订采取三孔一线。3、每一案卷内文件要求按排列进行编号。帐簿编页号； 报表编张号，假如是双面全部有内容应编页号；凭证以记帐单为单位编次序号，每张记帐单必需填写清楚附件张数。除凭证外，卷内文件编号应在文字每页材料正面右上角，后面左上角。4、案卷封面填写要求齐全，封面格式采取财务部现在使用帐簿、凭证统一格式，不得私自更换格式，报表封面采取文书档案封面格式。封面书写应工整，一律采取碳素、兰黑墨水书写或打印。5、案卷脊背填写为了统一格式，特作以下要求：凭证脊背填写应有年、月份、会计处理号和档号，除档号外，其它均由立卷会计、部门填写。报表填写档号，由档案室填写，其它部门不用填写。6、装订凭证。一律要求下齐，右边齐。装订卷内文件必需去掉金属物，无压字、无掉页现象；对字迹扩散、破损文件要进行修补、加固，或复制，复制件和原件一并立卷。案卷应整齐、美观。7、会计报表、会计帐簿应按排列次序填写卷内文件目录和备考表，卷内目录放在卷首、备考表排列在卷内文件材料尾页以后。备考表内应填写情况说明和立卷人姓名、时间，无情况说明无须填写。8、会计凭证、帐簿、报表等会计文件材料，统一使用国家财政部门统一印制表格。会计档案材料多种手续，必需完备、字迹工整、签字和印章清楚、规格整齐划一。电子文件归档制度为确保企业归档文件完整、规范,切实做好电子文件搜集积累整理归档工作，特制订本制度。第一章 电子文件范围只要是本企业在工作中形成或采取含有查考利用价值各类电子文件全部应搜集保留。需要搜集保留电子文件类型以下：1、图像文件：将公文或图纸、图表经过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成文件。类别代码为I。2、图形文件：由系统或其它制图软件生成文件。类别代码为G。3、数据文件：多种类型分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。类别代码为D。4、文本文件：用字处理技术处理形成文字文件、表格文件。类别代码为T。5、影像文件：统计影像文件。类别代码为V、6、声音文件：统计声音文件，类别代码为A。 7、多媒体文件：利用多媒体技术形成需要借助多个媒体表现反应出来文件。类别代码为M。第二章 电子文件搜集电子文件搜集工作比纸质文件搜集任务愈加艰巨、复杂，为切实做好搜集积累工作，提出要求以下：1、健全制度，落实责任，确保电子文件完整、系统。电子文件搜集积累通常应由文件形成部门负责，档案部门负责监督和指导，从文件形成之时起，采取多个方法，对电子文件积累管理利用实施全过程管理。2、完善技术，加强管理，确保电子文件原始、有效。要从电子文件生成开始不间断地对处理操作进行管理登录，确保电子文件产生、处理过程符合要求程序。尤其是办公自动化系统、系统等一定要采取多种优异技术手段，严格保密权限，确保文档数据安全。3、注意立即登记，认真填写“电子文件积累记录表”（附件）。为确保电子文件质量和搜集工作效率，要将电子文件搜集积累分散到日常工作中，由文件形成部门负责，随时做好登记，形成电子文件积累记录表，并同电子文件一起向档案部门归档。、在搜集电子文件同时，还要继续做好纸质文件搜集归档，并和对应纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。、电子文件搜集积累过程中，要注意电子文件一旦定稿后，应设置为只读形式，不许可再修改；多做备份，并脱离网络系统，独立存放；注意保管，避免载体损坏使电子文件无法读出。第三章 电子文件整理电子文件整理同纸质文件整理基础相同，将文件按一定次序组成保管单位，便于管理和利用；不一样之处于于电子文件整理还要选择存放载体。、选择确定存放载体。电子文件载体应符合存放容量大、易长久保留、使用方便、标准化程度好等要求。国家标准推荐有光盘、磁带硬盘等，软磁盘严禁作为档案存放载体。现在用光盘作为电子文件载体比较适宜。、整理刻盘。先由档案部门依据单位归档范围和保管期限表进行归档审查；将应该归档电子文件在计算机硬盘设置一个子目录，将已审查经过电子文件转移到该目录下；根据一定组织结构、目录刻盘。其中，电子文件应按项目集中整理，电子文件通常应十二个月一张盘。、加封光盘标签。格式及填写（内容见附件）。附件电子文件积累记录表序号题名电子文件名文件类别代码光（磁）盘号形成日期备注12345附件光盘标签档号： 归档序号：题名：密级： 保管期限：归档单位： 归档时间：硬件及软件环境：CPU： 硬盘： 内存： 显卡： 声卡：其它配置：操作平台： 其它说明：档案保密制度做好档案保密工作，是每个档案工作者神圣职责，为确保企业机密安全，制订本制度。一、档案工作人员要自觉增强保密意识，严格遵守保密法规、保密纪律，严守党和国家机密及集团企业商业秘密和工作秘密。二、接待查阅机密档案者，要严格根据查阅签字审批要求办理手续。三、不准随意摘记机密档案内容，不在私人通讯中包含机密事项。工作人员不准私自将档案带出档案室，不准率领非档案室工作人员出入库房。四、邮寄机密档案，必需按机要交通办理，不许可邮局一般邮寄。五、工作阅档要坚持随用随调，下班时应立即入库，未使用完成，可临时入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。六、定时对档案管理软件系统进行检验，发觉问题立即处理，并严格区分各类利用档案人员权限，以确保档案信息保密和安全。七、对违犯本制度者，视情节轻重给对应批评教育和行政处分；组成严重泄密罪，依法追究刑事责任。档案查阅利用制度档案利用是档案工作根本目标。为了做好档案利用服务工作，充足发挥档案作用，确保档案安全，预防档案泄密和损坏，制订本制度。一、凡查阅利用档案者，通常档案均应按要求办理借阅登记手续，用后立即归还。二、查阅特殊档案时，要自觉遵守保密制度，查阅文书档案中绝密文件，须经企业关键领导签批；查阅会计档案须经财务部门主管领导审批签字。一般档案查阅应为，因工作需要经部门领导同意，在职员作人员。三、凡借阅档案者应妥善保管，确保档案安全。要珍惜案卷，不许可拆卷、抽页、涂字、更改、勾划、剪裁等有碍档案管理工作行为，如需复印、摘录等，须经档案管理人员同意后方可进行。四、外单位查阅档案，须持原单位介绍信，并经主管责任人同意，通常在档案室查阅不得借出。五、借出档案，借期通常不超出十天，因工作需要可办理续借手续。六、归还档案时，档案人员应具体检验，无误后办理归还手续。如发觉丢失、损坏等情况，应追查并立即报领导。档案判定、销毁制度为了做好档案判定工作，正确确定档案保留价值，关键保护好价值大珍贵档案，制订本制度。一、经过档案判定，正确地确定档案保留价值谨慎地剔除失去保留价值档案，愈加好地保管、利用含有保留价值档案。二、判定档案必需坚持党和国家及档案行政管理机关制订统一判定标准和标准，并结合实际编制本单位各类档案保管期限表，作为判定档案依据。三、判定档案要由集团企业分管领导、办公室主任、相关专业人员和档案人员组成档案判定小组，负责组织销毁档案判定工作。四、判定销毁档案应采取直接判定方法，既依据销毁档案本身特点和社会利用需要，根据全方面、历史、发展见解，从文件内容、起源、名称、产生时间、可靠程度、外形特点、完整程度、利用率等方面，直接审查每份档案材料，判定确定档案保留价值。五、通常判定需销毁档案、资料，均须登记造册，并写出销毁说明材料，报经判定小组审核。需上级主管部门审批，要在上级同意或立案后，方可销毁。六、销毁档案要严格实施相关保密要求。销毁档案时，须两人以上监销，经手人和监销人要在销毁清册上签字盖章。销毁清册应归入“全宗卷”保留。重大活动档案登记制度为加强对重大活动档案搜集、管理和利用，确保档案齐全完整和安全，依据档案法和山东省档案条例相关要求，制订本制度。一、重大活动包含：（一）省级以上领导来集团企业总部考察、调查研究和指导工作；（二）集团企业领导参与签字仪式、庆典、奠基等相关键意义和影响较大活动。（三）外省市领导来集团企业总部进行参观、考察活动。（四）集团企业总部开展各类有重大意义和影响宣传活动、业务活动、文体活动等。二、重大活动文件材料、照片、录像等档案资料整理、立卷工作，由形成单位或处室经办人员负责搜集，活动结束后立即归档。三、档案室对本单位重大活动形成档案材料实施统一管理，并进行档案业务监督和指导。