制药企业采购管理综合流程.doc

采购管理规范
一、采购物品按物品类别能够分为三类：
1、耗材及辅助材料，2、原辅包装材料，3、设备。
1、耗材及辅助材料是指用于生产、检定、仓储、工程、办公所需易耗品等，如：滤芯、洁净服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮纸等杂品。
2、原辅包装材料是指生产所需要原料、辅料、包装材料和QC试验所使用试药试剂、标准品等。（通常在合格供给商清单内）
3、设备是指各企业生产所需要多种仪器、大型、小型设备等。
二、按采购计划性能够分为两类：
1、计划内采购，2、计划外采购。
1、计划内采购指按各部门年计划进行采购，各部门需按下十二个月度生产量做出所需物品年计划，采购部门将此计划报给财务部门，然后由财务部门报给总经理审核同意后方可进行下十二个月度采购。
2、计划外采购是指对年计划内不包含物品进行采购（如：生产过程中设备故障更换造成，年产量超出计划量造成，部门所做年计划不够或缺失造成，依据政府部门法规新要求临时增加物品采购等）。
三、按物品性质能够分为两类：
1、通常物品采购，2、特殊物品采购。
1、通常物品采购关键包含常规原辅包装材料、耗材及辅助材料采购，
2、特殊物品采购关键是指采购大宗原辅包装材料和设备采购。协议总价超出10万元以上采购需经审核小组参与调研审核，签署协议前需推行签署协议会签手续。
四、根据以上分类我企业物品采购有以下多个采购：
（一） 耗材和辅助材料（通常物品采购步骤）；
（二） 原辅包装材料（通常物品采购步骤）；
（三） 大宗原辅包装材料（特殊物品采购步骤）；
（四） 设备（特殊物品采购流）。
（一）耗材和辅助材料
1、使用部门每十二个月年底制订下十二个月度物品年计划，报采购部门。
2、各部门依据年计划每个月统计下30天所需物品清单，报采购部门。
3、采购部门依据各部门提供清单物品名称、规格、数量进行采购。
4、物品购进后，物供部门须对所购进物品进行物品初验，初验合格方可入库发放。
耗材和辅助材料采购步骤图
使用部门
提出年计划

使用部门
制订月计划

采购部门
采购

采购部门
初验

采购部门
入库发放

（二）原辅包装材料
1、使用部门每十二个月年底制订下十二个月度物品年计划，报采购部门。
2、各部门按年计划依据生产进度制订所需物品清单，报采购部门。
3、采购部门依据各部门提供清单物品名称、规格、数量进行采购，同时查对是否为合格供给商清单上所列物品。
4、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。
原辅包装材料采购步骤图
使用部门
提出年计划

提出使用计划

使用部门

采购部门
采购

初验

采购部门

质量部门
检验、审核
放行

入库发放

采购部门

（三）大宗原辅包装材料
对于大宗原辅包装材料合格供给商最初选择应由质量部门、使用部门、采购部门、审核小组进行。走特殊物品采购步骤：
1、使用部门依据要求提出采购申请（内容包含：材料名称、用途、基础参数和质量标准等）。
2、企业副总经理审核，总经理同意。
3、采购部门联络该产品供给商，搜集产品资料及供给商资质，选择同类产品中国外著名度较高供给商，依据使用者提出要求，进行初步筛选，将筛选后供给商资料交予使用部门和质量部门审阅。
4、使用部门和质量部门依据资料内容选择适合本身要求产品及供给商，由采购部门联络厂家，当面洽谈。
5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、质量部门三方共同进行。使用部门依据需要和供给商交流产品质量和参数方面内容，质量部门衡量其是否现行法规和GMP要求，采购部门和产品供给商进行初步议价。假如需要现场考评，可由三方共同参与进行。
6、多家洽谈结束后，使用部门和质量部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。协议价款超出10万元需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对产品购置和报价合理性做最终确定。
7、企业副总经理将依据使用部门和质量部门提出各家产品优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组审核意见（协议价款超出10万元），最终选择一家合理设备供给商报总经理同意。
8、总经理最终同意。
9、采购部门和供给商进行协议确实定和签署。
10、采购部门跟踪设备供给商协议推行进展。
11、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。

大宗原辅包装材料采购步骤图
提出采购申请

使用部门

副总经理审核

总经理同意

采购部门
搜集资料
初筛

供给商资料审核、初筛

质量部门
使用部门

质量部门
使用部门
采购部门

当面洽谈

质量部门
使用部门
采购部门

现场考评
（依据需要）

质量部门
使用部门
采购部门
审核小组（协议价款超出10万元）
形成初步选择意向

副总经理审核

总经理同意

协议会签
采购部门
签署协议

协议跟踪

采购部门

入厂初验
采购部门

请验

采购部门

质量部门
检验、审核
放行

入库发放

采购部门

（四）设备
1、使用部门依据要求提出采购申请（内容包含：设备名称、用途、应含有功效等）。
2、企业副总经理审核，总经理同意。
3、采购部门联络该设备供给商，搜集该设备资料及供给商资质，选择同类产品中国外著名度较高供给商，依据使用者提出要求，进行初步筛选，将筛选后设备及供给商资料交予使用部门审阅。
4、使用部门依据资料内容选择适合本身要求设备及供给商，由采购部门联络厂家，当面洽谈。大型设备尽可能以招投标方法进行，应最少有三家设备供给商可供选择。
5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、工程部门三方共同。使用部门依据需要和设备供给商交流设备性能方面内容，工程部门和设备供给商交流设备原理、结构、关键配件生产厂家各方面性能、设备维护保养、售后服务等方面内容，采购部门和设备供给商进行初步议价。假如需要现场考评，可由三方共同参与进行。
6、多家洽谈结束后，使用部门和工程部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。协议价款超出10万元需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对设备购置和报价合理性做最终确定。
7、主管副总或总将依据使用部门和工程部门提出各家产品优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组审核意见（协议价款超出10万元），最终选择一家合理设备供给商报总经理同意。
8、总经理最终同意。
9、采购部门和供给商进行协议确实定，生产部门提供协议中设备性能要求及售后服务等要求，工程部门提供设备维护等方面要求，财务部门对付款方法进行审核和提出对应意见。
10、协议最终由采购部门和设备供给商签署。
11、采购部门跟踪设备供给商协议推行进展。
12、对于大宗设备假如需要对设备进行厂家现场验收，可由使用部门和工程部门协同进行。
13、设备到厂后验收需由使用部门、采购部门、工程部门三方进行。

设备采购步骤图
提出采购申请

使用部门

现场考评
（依据需要）
当面洽谈
供给商资料审核、初筛

搜集资料
初筛

总经理同意
副总经理审核

采购部门

使用部门

使用部门
采购部门
工程部门

使用部门
采购部门
工程部门

使用部门
采购部门
工程部门
审核小组（协议价款超出10万元）
形成初步选择意向

副总经理审核

总经理同意

协议会签

采购部门
使用部门
工程部门
财务部门

签署协议

采购部门
协议跟踪

使用部门
工程部门
使用部门
采购部门
工程部门
入场验收
厂家现场验收

五、特殊情况采购审批：
对于计划内物品采购可直接走多种采购步骤，对于计划外物品，须经部门总监同意，报副总经理，数额较小可由副总经理审核并同意购置，对于数额较大，须由副总经理审核，报总经理同意购置。
对于急购计划外物品，如副总经理和总经理不在企业时，可由部门总监或部门部长向副总经理电话征求意见，待副总经理同意后，由副总经理电话通知采购部门购置。
六、采购过程各部门职责人：
使用部门主体责任人：
物供部门：
行政部门：
生产部门：
质量部门：
工程部门：
财务部门：
营销部门：
采购部门主体责任人：
物供部门：
工程部门主体责任人：
工程部门：
质量部门主体责任人：
质量部门：
审核主体责任人：

同意主体责任人：
总经理：
七、大型设备货款支付方法（参考）：
1）甲方在协议签署后支付协议总价30%作为预付款。
2）产品到用户指定地点清点后付协议总价30%。
3）设备安装调试、初步验收合格后一周内凭三方（使用部门、采购部门、工程部门）签字确定设备验收单付协议总价30%。
4）设备正常运行十二个月后，经设备使用部门和工程部门确定该设备能够达成协议各项要求后，支付协议总价10%尾款。