六合国土分局综合档案室新版细则.doc

南京市国土资源局六合分局综合档案室工作细则

为深入规范六合国土分局整理建档工作，依据档案管理相关要求，结合本局综合档案室实际情况，制订本实施细则。
一．案卷接收
1. 接收案卷时间
案卷接收由专员负责，主任监督。文书档案材料接收时间在每十二个月1月份最终一个星期；照片、声像档案接收时间在每十二个月3月份最终一个星期；各科室业务案卷接收时间在每十二个月4月份最终一个星期；电子档案接收时间在每十二个月5月份最终一个星期；地籍案卷接收时间在每个月份最终一个星期；会记档案接收时间在案卷形成后十二个月3月份最终一个星期。
2. 接收案卷程序及要求
各科室业务档案由各科室兼职档案员负责整理组卷，编写好卷内目录和案卷题名后方可移交。案卷接收人员必需仔细查对案卷数目，认真核查每宗案卷材料份数、表格填写齐全性和纸张完整性。案卷接收人员在确定无误前提下，方可在案卷移交单（见附表1）上签字并接收案卷。同时，案卷接收人员在查对案卷时，要立即将移交案卷分类、摆放。
3. 接收案卷分类标准及分类名称
案卷分类标准：以本局制订分类方案为标准，根据案卷材质、保管期限分类建档。填写档案收进分类登记簿（见附表2）
具体分类名称：
1）综合类；
2）财务类；
3）地籍管理类；
4）利用计划类；
5）建设用地类；
6）监察类；
7）科技信息类；
8）电子声像类；
9）地质矿产类.
二．整理建档程序及要求
1. 整理编序，编排页码
依据档案管理工作要求，为以后案卷扫描工作顺利展开，档案整理人员必需严格根据《归档文件整理规则》要求，认真、立即、负责整理编排档案次序。 归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易退变文件应予复制，整理归档所使用书面材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。页码按次序编写，字迹端正、清楚。档案整理人员在整理日常案卷材料时，对于缺乏关键材料或材料中表格没有填写完整案卷要交给档案接收人员，在下次接收案卷时统一退回移交科室，要作好退回案卷统计工作。
3. 编写打印‘卷内目录’及‘案卷封面’
档案整理人员要认真、仔细、高效率地编写‘卷内目录’和‘案卷封面’。‘卷内目录’字体、字号要统一大小格式，打印前后全部要核查内容正确性和打印清楚度，确保无误。
4. 数字化扫描
扫描人职员作中，要正确、仔细每页扫描，杜绝错误、质量差。对于大图能够采取摄影数据替换，不过要立即挂接。
5.分类装订
装订要严格根据规范标准实施，打孔要在预留空内，发觉案卷内容在装订线外必需停止装订，退回重新整理。需加档案纸板要剪角，而且用胶水粘贴在案卷上。装订要形成立面，案卷底边要整齐。装订线要系紧、坚固，多出线头要缠绕在装订线内。装订过程中要注意保持档案清洁，做到档案整齐、美观，便于保管、查阅。
三．整理归档程序及要求
档案归档依旧采取“隔年集中统一归档”，归档时间在每十二个月4至6月份。档案管理人员在归档过程中，注意多种档案建档要求，缺件档案、内容填写不完整档案、装订不合格档案严禁归档。发觉建档错误要立即纠正，重新装订。
1.编写案卷目录，给出档案号
编写人员要细心,多检验,字迹要端正、清楚。案卷目录内容要和档案内容统一，杜绝错误。
2. 档案盒盖章，案卷进盒
档案盒应采取无酸纸制标准档案盒。盒脊4厘米，盒脊要盖章。盖章时要清楚，数字要尽可能平行、美观。立即进盒，每盒标准上不准超出10本档案，严禁盒内档案颠倒头摆放。档案盒要折叠整齐，内绳要系紧，外扣要扣好。
3. 档案卷宗电脑录入
录入内容要正确，电脑录入内容和纸制档案资料要统一。绝对严禁录入档案错、少、乱。发觉问题要立即汇报，方便弟兄科室立即处理。录入结束档案要立即入库，严防丢失。
4． 档案盒上架入库。
入库摆放档案,要区分好各目录号在库房具体位置，上架时要注意预留未来入库档案位置，随时依据实际情况调整。
四．档案查询、借阅利用
综合档案室库藏档案，除土地登记资料外档案标准上不予提供系统外单位或个人查阅，确需查阅必需经查阅内容所包含分管领导同意。
土地登记结果实施“公开查询”标准，纸制档案资料查询实施《土地登记资料公开查询措施》要求。档案人员要坚持标准，严禁违反要求私自查询。
1. 档案查询程序
1)申请。
查询土地登记资料申请人须出示《土地登记资料公开查询措施》所要求提供证件（身份证、介绍信及需提供其它证实），须说明查询目标及查询内容。系统内部查询人必需是各科室责任人或兼职档案员，不然不予接待。
2)受理
负责接待经办人员：须先审核查询人所提供有效证件，查询土地登记资料申请人经审核符合《查询措施》方可受理。符合要求查询人必需填写查询申请书（见附表3），明确需查询土地坐落及查询内容，具体经办人要签字。
3)查阅内容所包含科室责任人要填写意见。
4)局办公室主任填写意见，分管领导审核。假如分管领导不在，可由局办公室主任签字同意，不过，事后要向领导汇报。
5)会计室交费。收费标准严格根据物价局核定标准实施，档案人员能够带查阅人到会计室交费，不过档案管理人员严禁接触钱币。
6)查找档案，提供查询结果。需出具证实，必需先经分管领导审批同意后，方可提供。查询人自行书写、摘录资料不予盖章。
2. 档案借阅程序
1)借阅人填写档案借阅申请书（见附表4），须说明借阅目标及查询内容。
2)查阅内容所包含科室责任人要填写意见。
3)局办公室主任填写意见，分管领导审核。假如分管领导不在，可由局办公室主任签字同意，不过，事后要向领导汇报。
4)查找档案。
5)借阅人在档案借阅登记簿上署名（见附表5）。
3. 查阅、借阅档案标准
档案查阅、借阅实施标准不仅必需符合国家档案法相关要求，而且必需符合国家保密部门相关要求。
查阅档案标准；查阅人必需符合《土地登记资料公开查询措施》相关要求。查阅人查阅档案时，必需在阅档室内，严禁将档案私自复印、涂改或带离档案室。严禁将其它人员带进档案室，翻看案卷内容。档案管理人员必需监督查阅人查档。本系统内部人员查阅档案资料标准同上，严禁除了正常工作之外任何档案资料查阅。
借阅档案标准：土地登记档案标准上不予外借，本系统内确需借阅档案必需经分管领导书面同意。借阅人严禁私自涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖。借阅人对所借档案必需妥善保管，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。借阅档案必需在三日内归还，需要续借档案资料,必需到档案室办理归还后再办理新借阅手续。档案室将定时清理借阅统计，公布超期清单，并专员负责催还。
查阅人和借阅人全部必需严格遵守保密要求，严禁失密、泄密。如发生失密、泄密，档案人员应立即向分管领导汇报，追究当事人相关责任并视其情节轻重，给必需处罚。
4．查阅借阅资料归档
查阅申请书、借阅申请书、查询结果、查询人提供证实（介绍信等）、借阅登记簿应立案，依据我中心档案室实际情况，采取按年归档。归档时间为每十二个月1月15日之前。

南京国土资源局六合分局综合档案室
3月29日

附表1《案卷移交单》
附表2《档案收进分类登记簿》
附表3《查询申请书》
附表4《借阅申请书》
附表5《借阅登记簿》