现代企业档案管理流程样本.doc

工作步骤一、 协议归档1、 本企业协议是属定格协议；2、 本企业每十二个月微波炉3月28日，空调10月份签署新年度协议；3、 依据新年度协议进行分地域分用户分类别进行整理归档；4、 按地域用户进行整理用户档案。（包含全部通讯地址）5、 按签署协议额度进行跟踪每个月协议额完成进度。二、 协议、协议审批1、 协议及协议签署，首先是由员工进行对新用户经营状态及经营实力进行评审，评审合格员工必需签字然后正本协议或协议一式两份寄回企业。2、 总部收到协议或协议，首先是进行年度政策查对，如没有超出年度政策转交部门经理审批生效，如超出年度政策必需部门经理审批签字后转总裁办审批方可生效。三、 文件归档1、 总裁办在每个时期发文，统一签收后转交部门主管批阅方可传阅及归档。2、 部门每个时期发文，按部门发文格式下发，发出文件必需有部门经理签字及盖章方可发出及归档。3、 发出文件要立即跟踪反馈。四、 邮件收发1、 企业西门邮件快递收发室，天天发两次，早晨九点半一次，下午两点半一次。2、 天天邮件签收后进行登记汇总（做一份邮件清单表），然后拆开邮件查对办事处邮件清单及票据或资料是否相符，假如不相符当初立即要打电话去办事处咨询交寄人是否漏寄。3、 办事处寄回企业资料通常分为11类：1、银行汇票、银行承兑汇票；2、退回增值税发票；3、折让证实、用户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等；4、协议、协议；5、用户奖励确定单、返利发票、转款委托书；6、员工差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等；7、办事处日常开支固定费用票据；8、员工、内务员、促销员进厂记录表及资料；9、促销员月薪酬收入表；10、售后部相关资料；11、其它资料。4、 依据11类资料进行转发工作：1、 银行汇票、银行承兑汇票；（1）微波炉、小家电货款转发给欧阳琰韫签收；（2）空调货款转发吴惠玲签收。2、 退回增值税发票，转发给财务单证曾书华书签收。3、 折让证实、用户倒开冲差发票、串号发票、超市收货单等，转发给中国市场销售部陈建华签收。4、 协议、协议，转发给中国市场销售部李秀清签收。5、 用户奖励确定单、返利发票、转款委托书，转发给财务单证叶翠云、陈诗签收。6、 员工差旅费、微波炉、空调展台制作费，促销活动费等，转发给中国市场管理科徐丹签收。7、 办事处日常开支固定费用票据，转发给中国市场管理科张昌权签收。8、 员工、内务员、促销员进厂记录表及资料，转发给中国市场管理科林慧娴签收。9、 促销员月薪酬收入表，转发给中国市场管理科刘海琼签收。10、 售后部相关资料，转发给售后部相关人员。11、 其它资料，转发给相关人员。5、当日收到邮件或包裹标准受骗日要处理完成。五、 业务人员进、出手续衔接1、新聘业务人员及终端经理，必需理先取得领导同意，然后提供书面申请汇报领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科立案。2、营销中心内部及跨地域业务人员调岗，必需取得领导同意，提供书面说明报回中国市场销售部。3、业务人员及终端经理辞职或解聘，必需出具辞职或解聘申请汇报，经领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接完成方可离去。4、企业人力资源部招聘推广员派往营销中心实习，如需转为我部正式员工，必需由营销中心经理出具申请汇报，领导同意批复后，人力资源部在行政科办理转岗手续，才算我部正式员工。5、每个月在月初汇总一份中国市场销售部驻外业务人员变动情况表给中国市场管理科，进行人员更新及立案。六、 ISO900评审衔接工作1、 依据每十二个月质量分解目标和质量考评指标，进行每个月月初对微波炉、空调统计新品销售率计算（按月度发货进度量，数据在财务打单组肖江凤处取数），统计表做好，交一份全质办张小娥立案，中国市场销售部留一份立案。 2、为了配合企业对ISO900评审，每十二个月进行一次微波炉、空调经销 商满意度调查。经销商满意度调查，现在基础定在每十二个月订货会进行。搜集及整理相关ISO900评审相关资料。 中国市场销售部 李秀清一、 协议签署要求1、 协议/协议签署之前，全部条款必需先取得企业条线主管同意，然后将协议/协议文本传回企业，经企业条线主管审核同意后方可将正本寄回企业。2、 协议/协议签署，谁经办，谁签字。二、 办事处寄邮件要求1、 办事处寄邮件统一归口由一人办理。2、 寄邮件要填写一份邮寄清单，全部寄回资料必需列明清楚一目了然。（清单表按企业统一格式，请看附表）3、 邮件清单填写完成，经办人必需签上名，填写日期。三、 办事处业务人员进、出手续衔接要求1、新聘业务人员及终端经理，必需理先取得领导同意，然后提供书面申请汇报领导批复后，方可将个人资料寄回中国市场管理科立案。2、营销中心内部及跨地域业务人员调岗，必需取得领导同意，提供书面说明报回中国市场销售部。3、业务人员及终端经理辞职或解聘，必需出具辞职或解聘申请汇报，经领导同意批复后，办理离职交接手续，并填写交接清单，交接完成方可离去。4、企业人力资源部招聘推广员派往营销中心实习，如需转为我部正式员工，必需由营销中心经理出具申请汇报，领导同意批复后，人力资源部在行政科办理转岗手续，才算我部正式员工。 李秀清 2108月3日