石化公司项目设计文件资料管理规定模版.doc

第 7 页 共 15 页 项目设计文件资料管理规定1范围本标准规定了项目设计文件资料的管理方法及相关要求。 本标准适用于公司承担的总承包项目、工程设计项目设计过程中产生的文件资料的管理和控制。2引用文件08AQS202项目文件和资料控制程序05AQS201项目设计质量控制程序01AQS306 外来文件和资料管理规定05AQS326顾客提供的软件产品管理规定05AQS321项目设计文件编号规定08A314电子版图纸、资料对外提供管理规定3要求及管理方法3.1 本规定为通用要求，项目设计经理及专业负责人可按05AQS201项目设计质量控制程序有关规定并根据工程设计项目特点增减项目文件资料的内容。项目设计文件资料分项目经理卷册和专业负责人卷册（各专业），最终存档项目设计文件资料目录结构如下树形图所示： （各阶段）项目设计文件资料卷册合目录 XX专业负责人卷册分目录XX专业负责人卷册分目录XX专业负责人卷册分目录项目设计经理卷册分目录3.2 专业负责人文件建册管理：3.2.1分类建册：各阶段设计开始后，各专业负责人负责其专业设计文件资料的分类建册。分类建册规则参见附表。专业负责人卷册号为XX01-XX99，其中XX代表专业代码。3.2.2专业负责人应为设计文件资料统一编号，编号规则如下：XXXXXX X XXXX EN XX XXX XXXX 流水号 文件分类代码（见附表） 专业代码单元号：各单元通用为0000阶段号项目号项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321项目设计文件编号规定执行；文件分类代码见附表。3.3 项目设计经理文件资料建册管理：3.3.1分类建册：为保证项目文件资料的完整和长期妥善保管，项目文秘应在项目开始后依据便于管理和查阅的原则为项目设计经理文件资料分类建册，项目设计文件资料分类建册规则参见附表。项目设计经理文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM文件夹和卷册标签。根据存放文件数量的多少，可以顺延增加新册或将多个类型的文件合并入一册（不同类型文件之间用隔页纸分隔），项目经理卷册号为E01E99，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商设计资料可直接在文件柜中分类存放。项目文秘应建立项目文件资料卷册存放文件电子目录，并定期打印输出。3.3.2项目文秘应为项目设计经理文件资料统一编号，项目文件资料编号规则如下：XXXXXX X XXXX EN 00 (X/X) XXX XXXX 流水号文件分类代码文件流向号（联络文件用） 单元号：各单元通用为0000阶段号项目号项目号、阶段号、单元号、专业代码参照05AQS321项目设计文件编号规定执行；文件分类代码见附表；项目联络文件编号两位文件流向号X/X用于定义文件的发送方及接收方（项目可自行定义字母代表不同单位，如在项目中定义L代表LPEC，S代表SINOPEC，L/S代表LPEC发给SINOPEC的联络文件）。3.4文件管理3.4.1 收存管理：项目实施期间，项目文秘负责项目文件资料的收存管理；各设计专业负责人负责本专业文档的收存管理。项目文秘在收存项目设计合同（设计项目合同、设计分包合同）时，应将附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存，以保证合同文件的完整性和连续性。项目实施过程中，项目文秘应及时将收存的带签署的纸质文件进行扫描，存放规则同纸版项目文件，以便项目成员使用以及项目结束后的电子文件归档。项目文件资料的存放方式应便于查阅，其使用和借阅应经相关项目组领导批准。项目文秘应记录项目文件资料收存信息，方便文档查阅。3.4.2 外来文档管理：项目实施期间，项目文秘负责所有外部单位提供文档的接收、分发和收存。对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应按照质量管理标准05AQS326顾客提供的软件产品管理规定对外来文档的完整性和适用性进行验证。项目文秘负责根据01AQS306外来文件和资料管理规定和设计经理的处理意见对外来文档进行处理。外来文档在项目实施期间应完整、妥善收存，项目文秘应记录外来文档收存信息，方便文档查阅，并在项目结束后统一归档。3.4.3 有效版本控制管理：项目文秘负责整理和发布项目文档有效版本目录，并负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避免使用废旧版本。项目文秘负责收存文档的版本替换工作，对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待项目结束后经设计经理批准后统一销毁。鉴于技术原因，当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。项目文秘应及时更新项目文档有效版本目录。3.5文件分发3.5.1 项目文秘负责项目文档的外部、内部分发；各设计专业负责人负责本专业文档的内部分发。文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定，如需对外提供电子版文件，应遵照08A314电子版图纸、资料对外提供管理规定执行；文档内部分发的范围和份数由项目文秘报设计经理批准后确定；各设计专业文档的内部分发的范围和份数由各设计专业负责人确定。文档内部分发宜采用电子分发方式，在电子分发不能满足工作需要时可采用纸质文件分发。项目文档的对内、对外发放必须提供所发放文档的目录，并完成、保存签收记录。项目文秘应及时记录文档发放信息，确保文档发放记录的可追溯性。3.6文件归档3.6.1 阶段设计文件完成后，专业负责人应及时整理并输出专业文件卷册目录和分目录（纸版及电子版），经各自专业质量工程师验收后，将文件资料卷册（纸版及电子版）及技术资料验收卡交到档案馆办理存档手续。归档的文件资料必须包含封面和目录，装订成册(三孔线装)。档案管理人员验收合格后，在验收卡上签署，完成专业设计文件卷册的归档。专业负责人将档案管理人员签署过的技术资料验收卡交给项目统计人员，同时将最终专业文件资料专业负责人卷册分目录电子版传给项目文秘。3.6.2项目文秘应及时将项目文件资料归档到公司档案馆。项目文秘整理完成项目设计经理卷册及目录后，还必须将各专业负责人卷册分目录进行汇总整理，与项目经理卷册分目录和专业负责人卷册分目录合并组成项目文件文件卷册总目录，一并到档案馆进行归档。归档的项目文件资料必须包含封面和目录，装订成册(三孔线装)。项目文件资料归档卷册应由归档人和项目经理（部门经理）签署，并由归档人填写“归档卡片”后到档案馆归档。3.6.3 对项目合同（设计项目合同、设计分包合同）进行归档时，需将合同附件以及招标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件的原件一并归入公司档案馆项目档案。3.6.4 使用DOCUMENTUM和PDIS的项目，项目结束后项目DOCUMENTUM系统文档库和PDIS项目文档信息库应在项目IT工程师的协助下同期归档，以项目为单位将全部最终版文件的电子版硬拷贝（带签署的扫描版）及可编辑版电子文件归入档案馆。3.6.5 公司档案馆负责项目文档归档的技术指导。附录A专业负责人用文件资料卷册封面格式（用户及项目名称）项目文件资料卷册册（册号名称） (工程项目号) (专业代号) (卷册号)整编专业负责人（年 月 日）附录B项目设计经理用文件资料卷册封面格式 （用户及项目名称）项目文件资料卷册E册（册号名称） (工程项目号) (卷册号)整编项目设计经理（年 月 日）附录C卷 内 目 录序号文档编号整编人文档 名称 整编日期分类文档总页数备注12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940 第 15 页 共 15 页 附表项目设计文档分类建册及存档规则项目设计文档分类文档分类 代码存档要求归档 责任人备注纸版电子版专业负责人卷专业负责人项目联络文件会议纪要LMM设计评审会议纪要项目管理文件评审记录MEV设计评审记录作业表格MSF工程技术文件专业统一规定TEM项目文秘负责归档整套专业统一规定，专业负责人负责将本专业统一规定归档到本专业设计文件资料中设计文件目录TLT委托资料提出设计委托资料及其变更通知单TDO纸版存专业室，电子版存档案馆接收设计委托资料及其变更通知单TDI纸版存专业室，电子版存档案馆(扫描版)设计过程文件资料计算书TCA设计文件校、审记录TCL经设计、校对、审核、会签签署后的设计白图使用成品文件编号 纸版存专业室设计完工报告TDS专业负责人负责归档本专业设计完工报告其它TOT施工日志及施工备忘录纸版存专业室顾客及设计代表组对现场服务与本专业有关资料纸版存专业室现场技术服务总结设计总代表负责归档项目现场技术服务总结，专业负责人负责将专业现场技术服务总结存入专业室，同时交项目设计经理一份项目设计经理卷项目文秘合同商务文件项目设计合同文件及附件CCT设计分包合同文件及附件CCT项目联络文件信函LLE传真LFA会议纪要LMM设计评审会议纪要项目文秘负责归档项目设计评审会议纪要，专业负责人负责归档专业设计评审会议纪要 其他内部会议纪要备忘录LMO文件传送表LDT电子邮件LEM电话记录单LTN外来联络单LRL外来通知单LRN其它LOT项目管理文件计划、方案MPL项目设计实施计划项目设计质量计划管理程序、规定MPR项目设计统一规定人工时/费用估算MMC人工时估算进度计划MSC设计进度表（设计进度计划、专业作业计划）报告MRF工程设计进度情况报告周报MWR设计进度的周报月报MMR设计进度的月报评审记录MEV设计评审记录设计文件校审记录（设计经理文件部分）作业表格MSF顾客意见征求表MSQ外来管理文件MRM其它MOT工程技术文件设计基础资料TBD顾客提供的原始资料（原始设计基础资料及其他设计条件、设计输入资料）专业统一规定TEM项目文秘负责归档整套专业统一规定，专业负责人负责将本专业统一规定归档到本专业设计文件中请购文件TER订货资料或请购文件、报价书技术附件、订货或采购合同技术附件技术评标文件TFA预发资料TPL设计变更通知单TCN各专业设计变更通知单（及设计联络单）与设计变更有关的函、电、传真等资料）材料代用单专利商提供设计资料TDL技术引进合同及附件工艺包或基础设计与外商有关技术引进会议纪要及备忘录外商确认的有关设计资料外商提供的详细设计文件资料其它方提供设计资料TDT其它TOT现场技术服务总结项目文秘负责归档项目现场技术服务总结，专业负责人负责归档专业现场技术服务总结设计完工报告、工程设计总结项目文秘负责归档项目设计完工报告、工程设计总结，专业负责人负责归档本专业设计完工报告并将工程设计总结交给项目文秘制造厂商资料卷（分PO号存）中间资料作为过程文件使用，项目结束后销毁制造厂提供的设备图纸（先期确认ACF）和设计资料最终资料项目文秘制造厂提供的设备图纸（最终确认CF）和设计资料与制造厂有关重要资料（重要设备订货资料注：1、如无特殊注明，文件均归入公司档案馆；2、表中所列具体文件为典型或重点检查文件，并非该类文件的全部；3、对项目各部门编制的文件归档时需归带签署的扫描版电子文件，外单位提供的文件可归扫描版电子文件或光盘；4、委托资料编号执行公司委托资料管理规定；本规定要求各专业在设计文件资料归档时对委托资料按提出和接收分类重新编号。