XX公司文件编号管理规定.docx

广西桂平市中润地产顾问有限公司中润行通字第（2017）001号关于发布【锦洲时代广场】营销中心文件编号管理规定的通知公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司文件编号管理规定，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日报：总经理抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司文件编号管理规定一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则1、文件编号格式 2、文件分类 公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。文件类别简称：文件类别简称公函类函申请、请示类申纪要、备忘录类纪文件类别简称合同、协议类合制度、规定、决定类规通知、通报、通告类通方案、总结、报告类综 发文时对照文件类别使用上述简称。3、发文单位及简称发文单位公司总经办行政部财务部销售部策划部按揭部简称空白总行财销策按 凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位使用简称。 公司名称统一用“中润”。4、年份和顺序号 “年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在当年发布的顺序。 顺序号不区分文件类别，统一编号。5、示例（1）策划部向锦洲公司申请费用： 中润申字第【2017】号（2）行政部发布会议纪要： 中润行纪字第【2017】号（3）按揭部向锦洲公司提交的报告： 中润综字第【2017】号（4）我公司向物业公司发文联系合作的函： 中润函字第【2017】号四、行文的有关规定 1、公司的文件编号由行政部统一管理，其他任何部门不得自行编写编号，其他部门行文需要文件编号的，向行政部申领。 2、只有正式、需要存档的文件才使用文件编号，其他日常往来文件不需要文件编号。 3、行文后文件原件统一由总经办存档，如原件发往其他单位、企业、组织而无法存档的，文件复印件加盖公章后存档。 总经办做好文件归档管理。有需要的各部门可以到总经办查询。 4、只有以公司名义发布的文件可以使用红头文件，其他以部门名义发布的文件不得使用红头文件。 5、文件编号申请流程： 部门负责人在WORKTILE文件上申请： 广西桂平市中润地产顾问有限公司 二零一七年三月三日