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合同管理办法

一、 加强公司合同归档及管理特制订本办法。
二、 本办法适用于公司、各分支机构、各部门对内、外签署的合同。
三、 本办法所称合同，是指除公司与客户、代理商、加盟商签订的合同外的所有合同。“合同”与“协议”含义相同。
四、 合同管理部门
1. 人事行政部负责本公司合同的全面管理；
2. 合同管理人员的职责；
3. 制定合同管理办法细则；
4. 建立合同管理电子台帐；
5. 对合同原件进行编号、归档与保管；
6. 对内办理合同的查阅。
7. 合同管理人员应当学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广公司内部及外部合同管理工作的先进经验，收集合同管理方面的资料，提高合同管理水平。
五、 合同的签订
合同由本公司法定代表人或承办人在职责范围内签订。签订合同应由签约承办人签字，注名日期，并经相关审批程序后加盖合同专用章或本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权期限和范围内签订合同。
1. 签约承办人必须做好以下各项工作后，方可签订合同。
1) 核实对方是否具有法人资格；
2) 评测对方是否具有履约能力；
3) 评测我方能否承诺对方的要约；
4) 对市场进行预测和调查；
5) 审视合同的可行性和合法性。
2. 对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保的，不得与之签约。
3. 签订合同时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。
4. 合同盖章原则上需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章的，需在先盖章的一方盖章前，与对方作好充分沟通。
5. 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。
六、 合同归档
1. 合同签订完毕，签约承办人应当在两个工作日内及时将合同材料原件（如：合同文本及合同评审记录、审批文件、合同变更等与合同有关的资料），交给人事行政部进行统一管理。签约承办人留存复印件一份，财务部需备案的合同亦签约承办人转发一份。
2. 人事行政部合同管理人员对所有合同进行统一编号，存档并建立合同管理电子台帐。
七、 合同编号原则
为适应合同管理电子化、系统化要求，公司规定合同编号按以下原则 ：
1. 房产类
按YCZB-HT-A0001格式编号，首组字母代表公司，第二组字母代表合同，第一位英文字母是类别编号，后四位为流水号从0001号往下编；如遇相同合同续签情况，则按YCZB-HT-A0001-1往下编号；
2. 装修家具类 按YCZB-HT-B0001格式编号；
3. 印刷制作类 按YCZB-HT-C0001格式编号；
4. 行政类（除房产、装修家具、印刷制作）按YCZB-HT-D0001格式编号；
5. IT 设备类 按YCZB-HT-E0001格式编号；
6. 网络、软件类 按YCZB-HT-F0001格式编号；
7. 人力资源类 按YCZB-HT-G0001格式编号；
8. 财务类 按YCZB-HT-H0001格式编号；
9. 法务类 按YCZB-HT-I0001格式编号；
10. 企划类 按YCZB-HT-J0001格式编号；
11. 其他类 按YCZB-HT-K0001格式编号。

八、 合同的查阅与复制
1. 签约承办人持相关合同复印件一份，原则上与此合同无关的部门或人员无权查阅此合同。签约承办人不得随意复制合同，更不可将合同内容透露给其他人员。
2. 特殊情况，如合同复印件丢失等需及时向行政部说明情况，经主管负责人审核，报CEO批准后方可查阅。（见附件一）
九、 奖励与惩罚
1. 本公司对在合同管理中成绩显著和为本公司避免、挽回重大经济损失的部门和个人，给予表扬或一定奖励。
2. 违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。
十、 本办法由公司人事行政部负责解释。
十一、 本办法经公司CEO审议通过后自下发之日起实施。

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合同名称
合同编号
页数
查阅/索要复印件事由
查阅/
索要人
部门主管审核
总裁办批准
备注
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公司合同查阅登记表 附件一