10合同管理办法.doc

合同管理办法一、 加强公司合同归档及管理特制订本办法。二、 本办法适用于公司、各分支机构、各部门对内、外签署的合同。三、 本办法所称合同，是指除公司与客户、代理商、加盟商签订的合同外的所有合同。“合同”与“协议”含义相同。四、 合同管理部门1. 人事行政部负责本公司合同的全面管理；2. 合同管理人员的职责；3. 制定合同管理办法细则；4. 建立合同管理电子台帐；5. 对合同原件进行编号、归档与保管；6. 对内办理合同的查阅。7. 合同管理人员应当学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广公司内部及外部合同管理工作的先进经验，收集合同管理方面的资料，提高合同管理水平。五、 合同的签订合同由本公司法定代表人或承办人在职责范围内签订。签订合同应由签约承办人签字，注名日期，并经相关审批程序后加盖合同专用章或本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的法定代表人授权委托书，并在授权期限和范围内签订合同。1. 签约承办人必须做好以下各项工作后，方可签订合同。1) 核实对方是否具有法人资格；2) 评测对方是否具有履约能力；3) 评测我方能否承诺对方的要约；4) 对市场进行预测和调查；5) 审视合同的可行性和合法性。2. 对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保的，不得与之签约。3. 签订合同时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。4. 合同盖章原则上需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章的，需在先盖章的一方盖章前，与对方作好充分沟通。5. 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。六、 合同归档1. 合同签订完毕，签约承办人应当在两个工作日内及时将合同材料原件（如：合同文本及合同评审记录、审批文件、合同变更等与合同有关的资料），交给人事行政部进行统一管理。签约承办人留存复印件一份，财务部需备案的合同亦签约承办人转发一份。2. 人事行政部合同管理人员对所有合同进行统一编号，存档并建立合同管理电子台帐。七、 合同编号原则为适应合同管理电子化、系统化要求，公司规定合同编号按以下原则 ：1. 房产类按YCZB-HT-A0001格式编号，首组字母代表公司，第二组字母代表合同，第一位英文字母是类别编号，后四位为流水号从0001号往下编；如遇相同合同续签情况，则按YCZB-HT-A0001-1往下编号；2. 装修家具类 按YCZB-HT-B0001格式编号；3. 印刷制作类 按YCZB-HT-C0001格式编号；4. 行政类（除房产、装修家具、印刷制作）按YCZB-HT-D0001格式编号；5. IT 设备类 按YCZB-HT-E0001格式编号；6. 网络、软件类 按YCZB-HT-F0001格式编号；7. 人力资源类 按YCZB-HT-G0001格式编号；8. 财务类 按YCZB-HT-H0001格式编号；9. 法务类 按YCZB-HT-I0001格式编号；10. 企划类 按YCZB-HT-J0001格式编号；11. 其他类 按YCZB-HT-K0001格式编号。八、 合同的查阅与复制1. 签约承办人持相关合同复印件一份，原则上与此合同无关的部门或人员无权查阅此合同。签约承办人不得随意复制合同，更不可将合同内容透露给其他人员。2. 特殊情况，如合同复印件丢失等需及时向行政部说明情况，经主管负责人审核，报CEO批准后方可查阅。（见附件一）九、 奖励与惩罚1. 本公司对在合同管理中成绩显著和为本公司避免、挽回重大经济损失的部门和个人，给予表扬或一定奖励。2. 违反国家法律、法规和本规定，在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私，损害国家和本公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究形式责任。十、 本办法由公司人事行政部负责解释。十一、 本办法经公司CEO审议通过后自下发之日起实施。 序号合同名称合同编号页数查阅/索要复印件事由查阅/索要人部门主管审核总裁办批准备注12345678910 公司合同查阅登记表 附件一