企业办公用品分类管理.doc

办公用品管理制度
为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。
一、办公用品的分类
按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类
一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴
耐用消耗品包括：圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘
二、办公用品管理部门
（一）公司办公用品统一归口管理部门为人事行政部。人事行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司常务副总审批后由后勤中心采购。
（二）人事行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门经理对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。（附件：表1《各部门办公用品管理员名单》）
三、办公用品管理流程
各部门办公用品管理员每月25日前填写《部门办公用品申领单》表2
部门经理审批
后勤中心每月5日前采购，临时急需的办公用品3日内采购
人事行政部每月30日前填写 《办公用品申请购置计划表》表3
临时急需的办公用品由申请部门填写《采购申请单》
常务副总审批
人事行政部登记入库
各部门办公用品管理员领取办公用品，人事部发放
新员工、公司副总级别以上人员办公用品，由人事行政部填写《个人办公用品领取登记表》表4，经登记后发放。

（一）后勤中心根据办公用品购置计划明细、规格以及数量购买，在每月5日前将办公用品采购入库。办公用品入库时，人事行政部查看是有否有遗漏或与购置计划规格、数量不符时，人事行政部应及时与采购人员联系更换或补充。
（二）临时急需的办公用品（价值大于200元），由所需部门填写采购申请单，常务副总批准后购置。
（三）各部门办公用品管理员据表单如实发放所领取的办公用品，并将使用情况登记在册，人事行政部将进行不定期检查办公用品使用记录。
四、办公用品的发放及领用
（一）个人办公用品的领用和发放
1、新员工入职每人按岗位工作需要由人事行政部填写《个人办公用品领取登记表》表4，经登记后发放。
2、公司副总级别以上人员办公用品，由人事行政部填写《个人办公用品领取登记表》，经登记后发放。
3、除以上情况以外，其他人员不得以个人名义领用办公用品。
（二）部门办公用品的领用和发放
每月各部门办公用品管理员根据本部门已签批的《部门办公用品申领单》及上月使用记录在人事行政部领取办公用品。当月申领办公用品三次以上，需报各分管副总审批。
（三）办公用品的领用规定
1）耐用消耗品，重新领用时以旧换新，需携带原物品方可领取新办公用品，以旧换新的办公用品交各部门办公用品管理员处汇总，在新领取时统一交人事行政部。
2）一般消耗品则不用依旧换新，可直接领取。
3）按岗位工作需要需配备办公用品的新员工，每人限领签字笔一支、笔记本一本等必备办公用品。
五、办公用品的使用及保管
（一）办公用品保管
1）办公用品的保养，主要由各部门自行负责，人事行政部将进行不定期检查，不得故意破坏办公用品。个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自行购买。
2）凡离职人员在办理离职交接手续，填写离职交接单时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，人事行政专员负责登记入库，如有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3）备用办公用品由人事行政部统一管理，实行定期盘存制。盘存频率为每月一次，人事行政部每月10前抽出时间进行备用办公品的盘存。要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必须查找原因及问题环节。人事行政部应定期检查办公用品的库存量，对日常必需品、不易采购品或用量大的用品应酌量库存，以备不时之需。
（三）复印纸管理
1）凡需复印/打印的各种文件、资料，一次性复印/打印超过10页的，在人事行政部登记后方可复印/打印。（登记的内容有：复印/打印日期、复印/打印内容、张数、经办人、使用用途等。）
2）若复印数量较多时，应先复印一份，确认复印效果合格再输入余数，以免浪费。如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。
3）人事行政部对复印纸进行统一管理，个人不得复印/打印与公司公务无关的私人资料，违者一经发现罚款50元/次。
（三）传真机的管理
1）公司保留两台传真机，由人事行政部统一管理，其他无关部门不得私自保留传真机。
2）传真统一由人事行政部存放的传真机接收。所有传真由行政专员填写收件登记簿，并将接收到的传真及时分发给收件部门和人员。
3）重要传真接收可通知行政专员加急处理，无明确收件人和垃圾传真件，不予接收。涉及公司事务的原件在行政部留存，接受部门留复印件。

表1：

各部门办公用品管理员名单

序号
部门
岗位
办公用品管理员
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

表2：
部门办公用品申领单
申请部门： 经办人： 年 月 日
编号
名称
规格
单位
数量
是否领取
实际领取量
备注

部门经理 签字

人事行政部经理 签字

注：办公用品管理员填写→部门经理签批→人事部经理签批→人事部如实发放→管理员签字确认
表3：
办公用品申请购置计划单
日期： 年 月 日
申请部门

预计购置时间

编号
品 名
规格
单位
数量
预算
额度
实际
金额
备 注

人事行政部经理 签字

申请人

常务副总
签字

采购人

注：人事行政部编制购买清单→部门经理审核签字→常务副总签批→后勤中心采购。

表4：
个人办公用品领取登记表
所在部门

登记人

领取时间
物品名称
规格
单位
数量
领取人
备注

注：此表由人事行政部负责登记、建档。
一、 文件管理用品
桌面文件柜或多联文件框、文件夹、档案盒、纽扣文件袋、拉杆夹、按扣袋、标签纸、风琴包、大小夹子等；

二、 桌面办公文具
台历、名片册（盒）、计算器、订书机、订书钉、取钉器、回形针、图钉、剪刀、美工刀、笔筒、书立、电话机、尺规、双面胶、固体胶（液体胶）等；

三、 书写工具
圆珠笔、中性笔、中性笔芯、钢笔、白板笔、记号笔、POP笔、毛笔、修正液、橡皮、铅笔（绘图笔）、削笔刀、墨水等；

四、 纸制品
复（打）印纸、彩色复印纸、复写纸、便笺本、笔记本（软面抄）等；

五、 金融用品
点验钞机、印章垫、印泥（油）、账本、单据（费用报销单）

六、 办公机械
碎纸机、考勤机（考勤卡）、电脑、打印传真机扫描复印一体机、机具耗材（墨盒、硒鼓等）、投影机（会议使用）、数码录音笔（会议使用） 等；

七、 办公生活用品
垃圾桶、拖布、撮子、笤帚、粘钩、烟灰缸、洗手液、纸杯、创可贴、盒装抽取纸等；

八、 其它
白板（企业通知告示展板）、报刊架、领导办公桌面的小型艺术装饰品（传递企业或个人的精神、价值理念）等。