公司物流部工作手册.doc

*公司物流部工作手册2010年12月分目录第一章组织定位与职能2一、组织定位2二、物流部职能2第二章组织结构与岗位描述2一、物流部组织结构2二、物流部岗位职责描述21、物流部经理岗位职责22、订单业务主管岗位职责33、储运主管岗位职责34、订单业务员岗位职责35、仓管员岗位职责46、导购员岗位职责47、出库编号员岗位职责48、出库检验员岗位职责49、司机(送货员)班长岗位职责5第三章物流业务管理规范5一、订单处理5二、储运管理5三、退货管理6第四章物流业务流程7一、订单处理流程图办事处订货7二、订单处理流程图物流商、专卖店订货8三、订单处理流程图经销商自提9四、成品库入库流程图10物流部管理手册第一章组织定位与职能一、 组织定位营销中心物流部是公司实现商品、包装物、宣传促销品等实物资源向销售终端合理配送的功能性、服务性部门。二、 物流部职能1、 保持物流系统运作的高效率，与营销中心各部门紧密协同，对各办事处、物流商、直供经销商等销售一线提供货物配送服务与监控。2、 科学合理地进行商品物资的调配、储存、运输，不断降低运营成本，减少货损。3、 组织好商品售后退回工作，协助售后服务。协同销售计划部做好要货计划管理工作，提高要货计划的预见性和准确性。第二章组织结构与岗位描述一、 物流部组织结构营销中心物流部销售计划部发货单处理储运业务公司办事处各地物流商直供经销商二、 物流部岗位职责描述1、 物流部经理岗位职责(1)、行政隶属上级主管：营销副总经理(2)、主要职责A 全公司物流管理工作计划与费用预算的制定、审批与实施工作。B 公司物流系统的设计、调整，协助各办事处及物流商对货物储存、运输、调拨等工作进行管理。C 保证物流部所属两个部门正常运作的准确无误与高效率，对相关业务信息及时向销售计划部、客户服务部、财务部与各办事处、物流商进行反馈。D 组织对订单的分解、处理工作，办理好销售计划部、客户服务部确认的退换货业务。E 协助销售计划部对各办事处的物流储运工作进行指导与检查。F 掌握发货与库存的动态变化，协助销售计划部做好要货计划，增强生产部门的预见性，以利于及时安排生产作业计划。G 负责本部门的员工管理与考核工作。2、 订单业务主管岗位职责(1)、行政隶属上级主管：物流部经理(2)、主要职责A 组织好订单处理业务的全过程，完成接单、开具发货单、跟单等工作，保证单据处理的及时准确性。B 做好门市的样品展示工作，指导导购员接待好上门客户。C 在满足客户订单基础上，做好新品推介、宣传等服务。D 负责日常管理工作，协助物流部经理完成对下属员工的考核工作。3、 储运主管岗位职责(1)、行政隶属上级主管：物流部经理(2)、主要职责A 对成品库管理与提货、发运业务单元的工作承担全面管理、领导责任。B 指导仓库主管与仓管员做好仓库管理工作，做到出、入库准确高效，日清日结。保证货物的安全与记录的正确清晰。C 指导发货司机的日常工作，不断降低发货运输成本。D 做好动态性库存安全定额，及时预报库存情况。E 负责日常管理工作，协助物流部经理完成对下属员工的考核工作。4、 订单业务员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：订单业务主管(2)、主要职责A 订单业务员包含输单、订货复核、开具发货单、分单处理、跟单以及验证发货凭证等工作。B 订单业务员对上述业务进行分工协同，订单输入与分单、发货开单、复审岗位应进行分离，各业务环节彼此衔接、监控。C 订单业务按区域划分，使每一单业务有明确的责任人，以保证客户的（包括办事处）业务查询与落实的顺利。5、 仓管员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：储运主管(2)、主要职责A 按公司制度做好仓库的各项管理工作。成品入、出库的记录准确及时。对出入库单据、成品严格审验。B 根据发货单组织备货员完成备货工作。C 做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，每日反馈达到或低于安全库存量的成品品种及实际数量。D 做好仓库的日常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货品负责。E 出入库日清日结，每月定期盘点。根据流量情况及时向储运主管提出储存结构与数量的调整建议。F 协助完成储运主管交付的其他工作事项。6、 导购员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：订单业务主管(2)、主要职责A 做好样品展示工作，及时更换样品与上新品。B 熟练掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列，并指导客户对产品的选择。C 做好各类客户的接待服务工作，树立公司形象。D 完成订单业务主管交办的其他事宜。7、 出库编号员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：储运主管(2)、主要职责A 准确及时地对出库商品的编号进行核查、登记。B 对各地市场经理的编号查询及时作出回复。不断改进编号与登记工作，以更准确地区分商品流向。C 完成储运主管交办的其他工作事宜。8、 出库检验员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：储运主管(2)、主要职责A 对待发运商品完成最后一次出库前的检验，认真核对出库单与实际备货的品种、数量以及包装情况。B 及时纠正单、实不符的问题，确保装运过程中无差错。C 完成储运主管交办的其他工作事宜。9、 司机(送货员)班长岗位职责(1)、行政隶属上级主管：储运主管(2)、主要职责A 根据发货工作的要求，做好车辆班次计划与调度工作。B 保持送货工作的高效率，发运手续及单据应保证无差错。C 与运输部门（单位）保持良好通畅的联系，及时解决工作中出现的问题。对货运单位的服务状况应及时向公司报告。保持车辆状况的良好，降低维修成本。第三章物流业务管理规范一、 发货单处理1、 订单处理工作包括接受转单、输单、分单、开出发货单和跟单反馈等业务。2、 订单业务员在接到销售计划部转来的订单后，应及时完成输单业务。对于存在缺货的请购单，订单业务员应进行分单，即根据库存情况，逐批次地完成该订单的发货。分单处理应及时反馈到销售计划部，以利于销售计划部及时与办事处或客户沟通。3、 所有开具的发货单在交由储运之前，应报物流部经理或储运主管进行复审，确定无误后签字，办理发运。4、 订单业务员应对进入发货程序的每一订单，进行跟踪管理，知悉订单所处的程序环节，以督办订单发货业务及时处理，并反馈到销售计划部。二、 储运管理1、 储运主管应组织仓库全体员工，严格按公司的仓库管理制度，管理好仓库的各项工作(参阅办事处仓库管理制度)。2、 仓管员按生产部门开具的入库单，对成品进行入库前的检查，核对好品种、数量与包装完好后，开具入库单，同时调整库存记录。3、 仓管员根据发货员的发货单（仓库联）审核无误后，开具出库单，出库检验员协助备货员清点发货数量与品种后，由备货员在出库单上签字确认。4、 备货员备妥货物后，编号员及时对该批次货物的编号与客户名称记录清晰，留作备查。5、 发货司机接到备货员转交的货物与出库单据后，办理运输手续。办妥后将发货凭证转交订单管理员或销售计划部的市场管理员。6、 储运主管应逐月按上月平均日发货数量，测算出各品种的安全库存定额（以周出货量计算）。每天向销售计划部报送达到或低于补货点点的品种与数量（注明产品的ABC属类），或按销售计划部的要求上报库存情况。三、 退货管理1、 物流部收到退货后，及时反馈到货信息，根据随箱所附的退换货申请的批准表和清单对该批货物清点、验货，进行入库或其他适当的处理，将处理结果反馈到销售计划部或客户服务部。2、 如箱内未附退换货申请的批准表或清单，则对该批货物不予处理，并将信息通知销售计划部或客户服务部。第12页第四章物流业务流程一、 订单处理流程图办事处订货储 运（发货中心）办 事 处转 单输 单库存齐全吗发运凭单分单、待处理开具发货单复核签字开具出库单备货、验货、编号装车、发运留存财务联留存客户联留存仓库联留存业务联否是订单处理情况二、 订单处理流程图物流商、专卖店订货储 运 （发货中心）销售计划部审核财务盖章确认留存客户联装车、发运转 单复核后，开具出库单是库存齐全吗？开具发货单备货、验货、编号否输 单订单处理情况分单、待处理 留存财务联留存仓库联留存业务联发运凭单三、 订单处理流程图经销商自提储 运（发货中心）客 户调整订单转 单留存客户联客户装车否复核后，开具出库单货款收讫盖章确认货物齐全吗输单备货、验货、编号是开具发货单确认库存情况留存业务联留存仓库联留存财务联四、 成品库入库流程图销售计划部产、销协调仓 库 财 务要货计划（申请）批准吗？产成品入库货物验收签收送货清单开具入库四联单留存仓库联留存发货方联留存业务联留存财务联入库记录财务转帐计划调整是否下午13：0017：00B实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。312打卡制度3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； 3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写外勤登记表,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。 B因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写加班申请表，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填加班申请表。加班申请表经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。加班申请表必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。3.2.3加班的申请、审批、确认流程3.2.3.1加班申请表在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责加班申请表的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写加班申请表加班前到部门考勤员(文员)处领取加班申请表，加班申请表经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。下午13：0017：00度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间； 3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写外勤登记表,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写未打卡补签申请表，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。 B因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写加班申请表，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填加班申请表。加班申请表经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。加班申请表必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。3.2.3加班的申请、审批、确认流程3.2.3.1加班申请表在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责加班申请表的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写加班申请表加班前到部门考勤员(文员)处领取加班申请表，加班申请表经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。