服装外贸业务作业流程.doc

本文将服装外贸业务流程分为开发阶段、打样阶段、接单阶段、生产阶段、出货阶段和售后阶段等六个阶段，但外贸业务实际操作相称灵活。因而，对各阶段区别、定义和阐述均存在较大难度，然而本文旨在协助理清理顺外贸流程操作，以便更好地从事外贸业务工作。 1.开发阶段 如果没有现成客户资源，那就需要去开发。开发新客户有各种途径，但这里倡导先搜索需求客户信息，重要是EMAIL地址，然后写开发信，逐个去推销。如果有现成客户资源，则应加强服务意识，揣摩客户个性，做好客户维护工作。创业难，守业更难，同样地，维护老客户丝毫不比开发新客户轻松，而从事外贸工作，客户资源就是一切，其重要性也就不言而喻。 1.1写开发信 明白了客户资源重要性，那么就要不惜辛苦地去争取客户资源，对于素未谋面客户，如何让对方对自己产品产生兴趣呢？这是个难题，需特别注意如下几点： 1、开发信效果见效不会很明显，因而要有足够耐性和韧性； 2、开发信内容务必要简短精悍，不适当过长，中心词要明确，同步，要开动脑筋增长文章诱惑力。 3、开发信文本要规范、美观，以利于体现自己专业性和条理性。 开发信内容涉及如下几点： 1、恰当热情自我简介； 2、产品和工厂优势，以及对品质和货期保证。 3、规范签名，含祝愿语、联系方式； 1.2推出新款 理解和把握客户需求，从而针对客户需求不断推出新款，重要以款式图或者照片发给客户，需注意如下特点： 1、新款款式务必要新颖，并告知客户新款亮点和卖点； 2、新款最佳是打过实样，加强工艺可行性和款式直观性； 3、新款物料细节要标示清晰，特别是面料信息； 4、结合客户规定，提供配色组合和细节修改等服务供客户选取； 5、一旦客户对新款故意，需加强服务意识竭力配合客户规定，务必让客户满意； 6、获得客户回应后，应注意跟踪，并做好有关记录和总结； 1.3安排报价 在客户对款式产生兴趣后，就应安排报价，以供客户参照。报价是外贸重点，也是难点。而报价难点重要体当前如下几点： 1、物料价格需依照本地市场行情，因而报价前需与采购部和供应商沟通，特别是重要物料如面料、拉链等价格； 2、工价因地区、季节而变化，波动性极大，并且对于相对复杂款式，波动幅度相差更大，因而，报价前要熟悉本地当时工价，最佳能与加工工厂进一步沟通； 3、面料用量计算是整个报价环节重点和难点，一方面，由于面料单价相对较高，如果用量计算不够精确，那么报价误差会较大；另一方面，只有将打版排版理论知识和计算用量实际经验相结合，才干作出较为精准报价，在计算用量时也应依照面料种类、实际款式等作出灵活变动，而不能硬套公式。 4、报价时应重点把握面料、拉链等重要物料价格，同步，在报价表上应当注明和体现这些信息。 5、报价表格式要规范，内容要详细，至少应涉及款号、款名、重要物料信息、尺码、最小订单数量、价格术语、报价有效期等，同步结合需要制造某些虚盘信息以加强价格灵活性。 6、报价时应结合客户所在区域、汇率走势等因素。 7、一定要先让有关部门审核过报价表才干发给客户。 1.4确认价格 客户询盘，我方发盘，接下来就是还盘了，在咱们报价后，如果客户能确认，那是最佳。但多数客户往往会还盘，这个时候，咱们应把握好如下几点： 1、把握产品价格底线，依照价格底线相应作出让步； 2、依照客户目的价格作出相应物料更改方案，通过减少面料、拉链等物料价格从而减少报价，固然，不是所有客户都批准更改物料； 3、对于一次询价多款且均故意向下单，可以考虑作出价格搭配方案，但务必要把握准客户下单也许性及各款订单数量； 4、客户一旦还盘，那就代表客户有下单意向，应当抓住机会多与客户沟通，加强对客户服务，借此也可以把握住客户个性和有关信息。 5、在双方相持不下状况下，可针对客户价值，跟老板协商，依照实际状况灵活变动。 2.打样阶段 在客户确认款式后，普通会规定打样，没有样品就没有订单，因此，咱们必要满足客户这个规定。但是，打样并不代表下单，并且打样和寄样费用较大，再加上有关管理费用，因而，再没有确认下单前，务必要考虑先收费再打样。同步，只有先准时按质做好样品，只有先让客户满意样品，客户才会考虑下单。 2.1收取样品费、运费等费用 在客户确认下样后，应依照实际状况向客户收取恰当费用。固然，在收取客户样品费时应考虑客户价值，结合样品实际价值，通过老板允许，制定灵活收费政策。 每个公司都会有有关样品收费政策，普通样品费可以按3倍收取，特殊状况可先请示老板。运费方面可以规定到付，如客户没有到付账户，应征询快递公司有关费用，然后规定客户将预估运费连同样品费用一起预付。 客户批准付款后，一方面安排有关部门准备打样，另一方面催客户回传付款水单并跟踪到帐状况。如果遇到样品交期紧急或其她特殊状况，可以与老板协商考虑先安排打样，或者在客户信誉可靠，有把握让客户付清货款前提下先安排打样。如果是长期合伙或是已经下过订单客户，客户如果拒付有关费用，也是可以考虑接受。 2.2客户、样品记录存档 在安排打样前，应做好有关登记存档工作，以备查档和总结。 一方面，先对客户进行编号，对客户有关联系信息进行存档，填写客户信息表，做好与客户合伙有关记录。 另一方面，对选中款式进行编号登记，以便于部门间沟通。 诸多时候，客户会寄原样给咱们参照，这个时候需要对客户样品进行妥善管理，做好有关客户财产登记，需特别注意有客户会规定退还原样，因此务必要保管好客户原样。 至于客户编号与产品编号，不同公司有不同原则，可依照公司实际进行编号，但编号尽量要规范简洁，易于传达。 2.3安排打样 在确认客户付款后，应立即安排打样，安排打样时需注意如下细节： 1、务必传达清晰客户所有规定，不能误传也不能漏传； 2、明确物料、颜色与否可以代用，与否先经确认后方可生产； 3、如客户规定不很严格，尽量规定客户接受代用物料及代用印绣花以节约交样时间； 4、如需对的印绣花，下单时应同步安排印绣花开版工作； 5、如果有现成纸版，也可以建议尺码代用。 一份详细样品制单应当包括如下信息： 1、款式图 2、尺码表 3、物料信息、颜色和规格 4、样品交期 5、注明客户编号、产品编号、下单人、下单日期等有关信息 2.4跟踪样品进度 由于样品品质、交期都非常重要，因而咱们必要做好样品跟踪工作。重要工作如下： 1、贯彻出版时间和印绣花打版状况； 2、跟踪样衣制作进度，保证品质和货期都没问题； 3、如交期也许延误，应与有关部门协商解决； 2.5收样品、查样品、寄样品 样品完毕后，需收齐有关样品，涉及制单规定样品（含留底样）、客户原样、面料小样、印绣花开版留底样等。 接着，按照制单规定进行查样，保证样品符合客户规定，固然，样品毕竟不同于大货，可恰当减少规定。同步，应当记录待寄样品与留底样区别，如有物料不一致，应当有实样留底。在留底样吊牌上，应注明款号、客户编号、客户款号、交样日期、样品尺码、样品类别等有关信息。 寄样品前，应依照客户提供到付帐号选取快递公司，如寄预付，则应结合航线、价格、运送周期等选取快递公司。寄样前要做好有关登记工作，特别是运单号码，同步需准备有关寄样发票，填好寄样追踪表，同步将包裹有关信息寄给告知客户，以便客户查询和收取。 2.6追踪客户意见 样品寄出后，应预估包裹到达时间，并通过快递公司网站查询包裹到达状况，一旦包裹到达，需追踪客户意见，并做好有关存档工作。重要有如下几种状况： 1、如果客户满意样品，有下单意向，那么应贯彻详细意见和配比； 2、如果客户不满意样品，无下单意向，也应贯彻客户意见，做好有关登记存档，仍需加强服务意识； 3、如果客户较满意样品，但需要较长样品评估期，也应登记好客户有关意见，在恰当时候提示客户什么时候下单； 4、如果客户规定做修正样，那么应结合客户价值并与老板协商，依照下单也许性安排与否做样。 不论客户与否下单，应做好有关样品和客户意见存档，由于即便客户暂时不下单，也难免后来不下单。 3.接单阶段 在探知客户有下单意向后，就立即安排有关工作以缩短交货期，在接单过程中，多项工作要同步进行且都要及时，不能耽误。 3.1安排打色及有关开版工作 对于不需要费用打色和开版，应在客户表达下单后就着手安排，重要涉及如下几点： 1、安排打色，打色单应涉及颜色名称、色样或色号、打色面料品质样以及客户对面料规定等，收到色卡普通要做成一式两份，如客户有特殊规定需此外准备。 2、安排辅料开版，多数辅料开版普通不需要费用，因此也应及时安排，收到辅料开版至少应一式两份，一份寄给客户，一份留底。 3、安排印绣花开版，如果初样印绣花代用，就必要提供对的印绣花版给客户确认，如有也许，尽量安排齐色印绣花版，由于在生产大货前必要先让客户确认齐色印绣花版。但需要特别注意，寄给客户印绣花版也需留底，从事外贸应注意做好留底工作。 3.2订单评审，确认订单进度 在客户确认下单并确认数量配比后，应对订单做出评审，重要需贯彻如下事项： 1、确认与否接单； 2、确认生产单位； 3、评估下单时间、上线时间、下线时间及生产周期； 进度评审表是对整个订单价值及整个生产周期评估，是一种筹划，一旦拟定筹划，就务必要按照整个筹划表去执行，否则将影响货期。 3.3核对成本，确认价格 在回应客户与否接单之前，务必要在审核一下报价表，由于，价格是决定订单利润因素，一旦价格偏低，那么赚钱空间也势必会减少。重要涉及如下几种方面： 第一、再次审核之前报价与否精确无误，接单后，咱们就对客户规定有了更深理解，这时再去审核报价思路就更加清晰，报价也就更加精确。 第二、确认报价有效期与否有效，特别是重要物料价格与否有效； 第三、如果客户需要测试或增长物料，那么应酌情考虑此外收取有关费用或增长价格； 第四、如果价格术语变动，则应及时征询有关部门，确认变化价格术语后价格增减； 第五、对于需要配额产品，务必要弄清产品价格与否包括配额，因而，务必要在合同上体现。同步，配额政策也是相对不稳定，因此咱们需要及时征询有关部门，如果产品价格要包括配额，那么咱们需进一步调节价格。 3.4做外销合同，确认付款方式 订单评审重要为了确认货期，重核成本为了确认价格，这时咱们还需跟客户确认付款方式，这可是最重要，由于这直接影响着咱们与否能顺利收到货款，而外贸最大陷阱也经常存在付款方式上。因而在付款方式方面，无论如何，咱们都不能做出太大让步。 普通，对于多数客户，特别是初次合伙客户，咱们应当采用30POSIT，70FORESHIPMENT。这是最稳当，在收到30%订金后，即便客户取消订单，那么30%订金再加上现货货款也不吃亏。但可以针对客户价值、信用等作出恰当让步，如70TER RECEIVING COPY OFB/L，这时，一旦客户不要货品，咱们最多增长了承担来回运费风险。 多数大客户会采用信用证，普通来说，如果货款较大，咱们可以接受。但采用L/C付款，在审核信用证时务必用十分仔细，这也是外贸中容易设立陷阱一种地方。 在确认了货期、价格（含贸易术语和港口）、付款方式后，咱们就应做外销合同，并规定客户回签。如果有也许，应寄合同正本一式两份并规定客户回签一份，固然如果客户有特殊规定将另行解决。但至少也应让客户回签合同扫描稿或传真稿。 3.5确认订单细节，做生产制单 订单细节确认，是十分重要一种环节，确认资料也应做好存档，如果产生纠纷，那么确认资料就是证据。如何确认订单细节，也是业务员经验一种体现，在确认订单细节时，务必预测生产中也许遇到各种问题，有条理地去理清各种订单细节。确认订单细节可以按如下顺序来解决： 1、颜色组合及数量配比； 2、面里料品质、颜色、部位； 3、辅料品质、颜色、部位、用法和数量等； 4、包装材料品质、颜色、内容、规格、数量等，重要有吊牌、胶袋、不干胶、干燥剂等 5、包装方式确认，重要有：吊牌挂法、不干胶贴法； 6、纸箱材质、箱唛内容及封箱方式； 7、装箱办法、配比以及箱规。 8、尺码表及度量示意图。 4 生产阶段 4.1下生产制单，开产前会议 生产制单务必要仔细地体现订单细节，重要涉及如下内容： 1、制单明细表，重要涉及如下内容： 第一、款号、品名、色组、配比等基本信息； 第二、物料名称、规格、颜色、数量以及部位或用法； 第三、工艺阐明、重要提示以及有关备注； 第四、规定提供有关样品及交期，重要有大货布、辅料卡、产前样和船样； 第五、装箱办法和箱唛； 第六、制单人、审单人、核准人等有关人员签名； 2、款式图、配色图、工艺图：体现颜色代号，能协助更直观地理解制单，并阐明有关工艺。 3、辅料单：重要是带客户LOGO辅料及其她不常用辅料和吊牌、胶袋、不干胶、箱唛等示意图、内容、颜色、规格等。 4、印绣花图：涉及图案内容、颜色、规格和位置。 5、尺码表、度量示意图； 6、订单评审表：供各部门理解生产筹划； 7、成本核算表：供有关部门控制物料成本及工价； 下完生产制单后，应召集有关部门开产前会议，对制单重点加以强调，对制单存在问题加以修改和补充，产前会议记录要分发给各个部门。 4.2确认色卡和有关开版意见 在下制单同步，应当将客户确认色卡及辅料、印绣花意见传达给各有关部门，并做好如下存档工作： 1、面料品质样及色卡 2、辅料确认样； 3、印绣花确认样； 4.3跟踪物料进仓状态，确认大货品料品质 物料进仓后，要对物料品质进行检查，如有问题要及时解决。对于未按进度及时进仓物料，要跟催采购部门； 4.4确认产前样，安排开裁 在有关物料进仓后，就应安排做产前样。产前样是给工厂参照样品，因而，产前样对的与否，将决定大货对的与否。安排和查验产前样时，应注意如下几点： 1、产前样所有物料细节及工艺做法应当严格安装制单规定及工艺图； 2、产前样尺寸应符合尺码表，如有任何问题，应尽快与技术部门查验，避免版型出错； 3、如某些物料未进仓但又急着上线，可考虑用代用物料生产，但务必要体现对的工艺做法，寄样时应告知客户哪些物料代用。 产前样寄出后，应及时跟踪寄送状况，并催促客户尽快给出意见。客户给出意见后，应第一时间传达给有关部门并确认开裁。 4.5跟踪生产、验货 确认开裁后来，接下来重要要靠跟单人员去跟踪了，应规定跟单人员每个星期及时更新大货生产状态，从而对整个生产有全面理解，一旦有任何问题，应配合跟单人员妥善解决和解决。 诸多公司在大陆有办事处，有专门QC人员负责查货，规定比较严格会多次过来验货，普通有头期、中期和尾期等多次验货。这时，咱们应妥善解决好与客户QC联系工作，并安排我方QC人员妥善接待。 4.6确认胶袋规格和箱规 在有某些成品后，应安排有关人员提供胶袋规格和箱规，并告知采购部，普通至少在寄船样前七天提供胶袋规格，在出货前七天提供箱规。 如果客户对胶袋规格和箱规规定比较严格，那么应提早安排并发给客户确认。 如果客户有提供胶袋规格和箱规，那么应告知有关部门对其进行审核，如有问题，应及时反馈给客户。 5.出货阶段 普通在出货前十天左右，就应要寄送船样给客户确认，之后就应配合跟单员、单证员和工厂解决出货事项。 5.1确认船样，尾期查货 在客户没有指定QC过来验货状况下，在出货前应寄送船样给客户，得到客户确认后，方可出货。由于船样作用就相称于尾期查货，确认了船样，就等确认了大货。实际操作中，船样往往会被漏掉，直至将近出货时才被注意，对于船样，咱们应注意如下问题： 1、在进度表上，体现船样一项，在出货前半个月应催要船样，船样应通过有关QC人员查验后方可寄送； 2、告知有关部门，必要等待客户确认船样后方可出货，以让有关部门能提示咱们确认船样。 3、船样必要要留底保管，如果出货后存在产品问题纠纷或者日后翻单时，船样将会派上用场，尚有，可以将船样挂在样品室，说不定会引起其她客户兴趣并带来订单。 固然，不少公司并不规定船样，但出货前会派QC员过来尾期验货，并出示验货报告，而那份验货报告就是货品出厂通行证，因此，应告知工厂和我方QC人员配合客户QC做好尾期验货工作。 5.2联系货代，安排订柜、确认装运详细细节 在跟催船样同步，也应跟催订柜有关事项，确认最后船期及装运详细细节。如果是整柜，则普通会有拖车到工厂直接装柜；如果是散柜，则需将货品运到货代仓库，这时应追踪进仓图和运送状况。 5.3备齐单证、结算货款 货品装柜同步，应做好有关商业发票、装箱清单等，同步从货代公司获得提单。 依照付款方式不同，货款结算也会存在差别。T/T方式务必要在客户拿到正本提单前，结清货款；L/C方式务必要提前备好有关单证，特别是需要客户开具单证。 6.售后阶段 出货后，并不意味着所有工作也都结束了，这里咱们重要归纳为如下三个方面工作。 6.1货款核销，申报退税 跟客户结清货款后，应到外汇管理局办理核销，然后凭工厂开具增值税发票到国税局办理退税。 6.2结算利润，订单总结 办理退税后，结合实际收取货款，好好核算一下获得利润。 最后，就要依照整个订单实际操作状况对订单进行总结，从而积累有关经验。这也是极具重要意义一种环节。 6.3理解到货状况，调查客户满意度 出货后，应预计客户什么时候能收到货品，并追踪客户意见，调查客户满意度，并记录存档。