高校人事档案数字化管理策略探究_白洁.pdf

人事管理personnel management第 168 页2023/6 （下）总第413期高校人事档案数字化管理策略探究文/北京体育大学白洁；对外经济贸易大学蔺子鑫随着我国高等教育改革的逐步推进，我国高校档案管理工作迎来了快速发展期。但相比于新发展阶段国家档案事业总体规划以及高校人力资源管理的时代要求而言，我国高校档案管理工作的数字化水平还有一定差距。“十四五”全国档案事业发展规划遵循科学方法和依据，指出科学性和合理性的档案管理必须顺应时代发展。为此，我们需要积极推进高校人事档案管理数字化进程，才能更好地服务于高等教育事业。一、高校人事档案管理现状（一）总体背景。当前，许多高校的档案管理部门从人事档案数字化工作入手，逐步推进人事档案信息化工作；部分高校对于人事档案的归档、查询、借阅以及转递等日常工作基本实现了信息化管理；部分企业针对高校提供档案数字化方案以及建设服务。（二）高校人事档案管理存在的问题。在高校人事档案管理的具体运行中，仍然存在许多问题。吕晶认为，当下高校人事档案管理工作人手不足，硬件设施不完善且人事档案信息化安全隐患较高，相关制度仍待完善；王艳婕等指出，高校存在对档案管理不重视、信息化人事档案管理利用率低等问题；卢秀英等认为，高校人事档案存在的问题还包括缺乏经费与领导支持、库房建设不规范等。这些都制约着我国高校人事档案管理的发展。（三）高校人事档案管理的发展趋势。李汉才等对高校人事档案数字化的发展趋势进行了探讨，认为高校人事档案的数字化是人事档案工作发展、现代科学技术发展及社会经济发展的必然需要。之后，高校人事档案数字化逐渐成为众多学者关注的热门课题，多数研究对人事档案数字化提出了对策与建议，研究成果较为丰富：陈媛华认为，高校的人事档案管理队伍要做到“高效”，要加强管理人员的专业化，加强综合技能培训，形成具有良好结构的人事档案数字化管理队伍；贾丽君提到，人事档案数字化能够减轻管理人员的压力，但也提出了新的要求，新模式下管理人员不仅仅要有专业的档案管理知识，还要具备网络技术和互联网思维；对于建立档案信息数字化管理平台，李昕等认为，可以搭建人事档案数字化管理平台，保证档案管理工作具有安全性、高效性，在此基础上发掘数字化管理平台的使用价值，整合碎片化信息，并进行资源共享。二、高校人事档案数字化管理的动因分析（一）人事档案数字化必然趋势。人事档案数字化是新发展阶段档案信息化战略的重要内容。“十四五”全国档案事业发展规划着重强调，档案数字化建设是数字中国建设的一部分，大数据等新一代的信息技术应该与档案管理的各项工作广泛、深度融合，让档案管理数字转型进程取得根本性进展。计算机与人事档案工作的有机结合得益于计算机语言的普及，尤其是数据库的快速发展和大数据技术的创新，“云端”方式以及“互联网+”助力企业人事系统更新换代，如北森推出的一体化HRSaaS及人才管理平台，不仅做到了流程驱动的员工全生命周期管理，而且能够切实帮助企业落地人力战略规划。同时，高校的业务管理系统也要与互联网技术对接，从而为学校决策和治理提供有效的信息。数字化技术的分析能力伴随着人事档案工作人员的理念更新和优化，才能够更好地协助高校优化人力资源结构配置，适应我国新发展阶段社会发展的基本要求。（二）大量新型数据管理需求。高校吸纳的人才多，人才流动快，人事部门涉及的信息资源往往非常庞大。一方面，随着信息输入工具的发展，在传统的图像、表格基础之上，出现了音频、动画等新的信息形式，这些新信息形式逐渐被纳入人事档案中，数据的种类繁多且复杂，数字文件的体量也逐渐增大。目前信息的收集、整理工作周期长，查询速度慢，需要利用数字化技术对这些新型文件进行系统化分析处理，整合人才资源，充分利用其中的价值，实现资源共享。另一方面，高校人事档案涉及的材料种类繁多。根据清华大学人事档案整理保管实施办法要求，其包含履历材料、自传材料、鉴定考核资料以及学历学位职称材料等【摘要】新时代背景下，高校人事档案数字化管理已经成为必然趋势。本文分析了高校人事档案工作目前存在的问题以及人事档案数字化管理的主要动因，并从档案设施、人力、系统和制度四方面提出对应策略，以期提高高校人事档案工作的质量。【关键词】高校人事档案；数字化；档案管理第 169 页2023/6 （下）总第413期十余种。且每种材料都要根据材料内容的内在联系和材料的形成时间进行排序、编号，编写人事档案的详细目录，任务纷繁复杂，工作量大。利用传统人工的方式，很容易出现文件遗漏等错误，审核同样浪费时间和人力，而且长期翻阅整理会对纸质文档造成损坏。相比传统的信息管理模式，应用大数据技术处理速度更快，处理的信息量更大。借助数字化技术，可以在各种档案材料生成部门之间建立横向联系，充分发挥数字化的数据共享性、查找便利性等优势，并且具备数据的处理分析应用能力，提升高校人事决策的准确性和科学性。数字化管理还可以减少各类纸质文件的损坏，利用电子扫描，硬盘储存等方式长期保存档案信息，增强长期利用性。（三）高校人事制度改革需求。党的二十大报告指出，教育、科技、人才是全面建设社会主义现代化国家的基础性、战略性支撑。而作为培养人才中坚力量的高校，推进内部人事制度的改革必然是做好人才工作的重中之重。当前，我国高校人事制度改革面临着更多难题，要更加注重统筹协调，配合学校整体改革并与之相适应。如一些高校所采用的教师预聘制在改善内部生态的同时，无疑为高校人事工作带来了许多挑战。高校人力资源管理中的各个环节亟待提高工作质量。只有高校人事档案实现数字化，人事部门才能更好地提高人力资源基础数据处理的效率，建立相对稳定、更加有效的人力资源开发机制，优化人才资源配置，同时建立健全绩效考核制度，有效验证教职工的各种信息，积极稳妥地处理人事争议，最终助力高校人事制度改革。三、高校人事档案数字化管理策略分析高校人事档案数字化管理是对传统人事档案管理工作的创新，实现对人事档案材料收集、鉴别、转递、统计、查阅、整理、保管等全环节、全流程的数字化管理，并可以借助专网实现人事档案的网上浏览和远程查借阅。针对如何实现高校人事档案数字化管理，从档案设施、人力、系统和制度四方面提出以下策略：（一）建立人事档案智能库房。进行高校人事档案数字化，需要对原有的人事档案库房或者档案馆进行升级改造。高校要从资金方面提供支持，让档案馆具备更新换代的物质条件。人事档案库房要从单一、独立、分散的传统仓库管理方式，逐步转变为复杂、综合、联动的现代仓库管理模式。但需要注意的是，人事档案智能库房要在传统档案仓库的基础之上进行智能化。首先，要将纸质信息转换为数据，再将数据转化为数字资源，以此建立档案资源数据库，用于接收、管理、长期存储数据，并提高可持续发展的能力。其次，完善库房智能设施，具体可以参考一些企业（如金明泽、花都等）设计的智慧档案库房一体化管控平台。平台需要包含耐高温防潮系统，由主机、温湿度传感器、空调、除湿机、加湿器等设备组成；智能温湿度测控系统，实时采集监控区域温度、湿度，与其他系统联动并提供数据；空气质量监测系统，远程监控新风机的状态，保证空气质量；信息泄露监控系统，对信息模块设置泄露报警，立即通过电话、微信、语音、灯光等对外提醒，记录报警事件；档案仓库外设置红外防盗监控系统，实时监控各个防区，链接监控平台实时远程部署。（二）培养复合型档案管理人才队伍。人事档案数字化需要人才推动，高校人事档案管理更需要复合型人才。在高校工作的档案管理人员，除具备专业档案管理的能力外，还要熟悉数据处理和系统应用技能。为此，应定期组织专业培训，学习专业的档案归档、分类技术方法，提高通过用户调研、回馈和数据分析等方式发现隐藏需求的能力，协助人事部门进行数据分析，从而充分发挥数字化人事档案的价值。这其中更为关键的是，数字化转型要增强管理人员以需求为导向的服务意识，促使高校人事档案管理工作转变为面向人事部门服务的正确认知。高校要优化人事档案管理人员的评优机制，充分分析档案管理人员的需求，对档案管理人员充分信任、爱护和尊重，拓宽职业晋升渠道，使管理人员的价值导向与高校人事档案数字化目标保持一致。（三）建立档案信息智能管理系统。档案信息智能管理系统是集内容管理、功能集成和数字信息长期存储于一体的系统。随着大数据技术的发展，国内档案智能管理系统也在开发升级之中。其中南京大学档案馆的“南大智星”是一款操作灵活、具有统一标准、易扩充、易维护、安全、可靠、稳定的综合档案管理软件，其功能涵盖了档案管理工作的整个业务流程。高校的人事档案管理系统在当前普遍的档案收集、输入管理、档案整理、存储、识别、统计等功能之外，实现真正的智能管理还需要重点扩充两方面的功能：1.实现跨库跨类检索、模糊检索、关联检索，为用户提前预设包含人事参考信息的复杂的检索条件，实现档案条目的快速查询。检索结果可以在保证个人隐私的前提下进行排序、导出、打印，实现文本文件、在线阅读等多种形式的阅读功能，允许人事部门查看部分整理文件的细节，系统自动存储检索与查阅记录。2.提供人事自定义统计报表功能。对于人事调动、绩效考核、职称评定等进行统计，人事部门可以根据业务定制不同报表予以参考，并给予其虚拟操作的平台，加入收藏、星标、留言、查档引导等功能，方便规划人事工作。（四）建立健全人事档案数字化管理制度。档案数字化不仅仅是档案馆的工作，也是围绕档案馆展开的一场数字化变革。自上而下，从高校领导到档案管理工人事管理personnel management第 170 页2023/6 （下）总第413期作人员，都要强化对人事档案数字化管理的认识，同时要严格遵守制度规范。主要包括中华人民共和国档案法全国档案事业发展“十四五”规划纲要国家电子文件管理工作规划等。将其具体落实到高校的人事档案工作中，确保档案管理工作具有一定的约束。例如清华大学制订的清华大学档案馆工作职责清华大学文书档案管理实施办法等，将高校人事工作的管理与利用分离，细致划分各岗位职责，做好责任落实，不断将档案管理工作细致化。此外，人事档案数字化相关工作要遵循完整性和真实性的原则。面对众多档案，信息越繁杂，档案信息收录整理工作越要细致。高校应有严格的审核机制，需要制订长效的工作流程，将实际工作规范化，确保人事档案信息和数据的完整真实性。四、结语高校人事档案数字化管理是大势所趋，必须要予以充分重视和深入探索。高校人事档案数字化并非一朝一夕可以完成的，我们需要找准当前高校人事档案管理中的主要问题，创新有效的策略，持续投入并保持密切关注，以长远的眼光进行数字化建设。【参考文献】1程丽丽,程鹏,庄宁.浅谈新条例背景下的高校干部人事档案信息化建设J.兰台内外,2020(25):19-21.2王艳婕,王艳秋.大数据背景下高校人事档案管理研究J.吉林化工学院学报,2021,38(08):80-82.3邵瑞萍.文书档案数字化管理研究J.兰台内外,2022(27):29-30.4陈媛华.大数据时代高校人事档案管理研究综述J.内蒙古科技与经济,2020(15):29-32.5王珊.人事档案数字化在人事管理中的重要性J.今日财富,2021(19):220-222.6卢秀英,杨海涛.高校干部人事档案数字化工作之思考J.办公自动化,2022,27(12):62-64.7苏焕宁,陈永生.从强制“双套制”到任意“单套制”J.中国档案,2021(01):69.8李汉才,刘俊玲.试述高校人事档案数字化的趋势J.河北大学成人教育学院学报,2003(04):28-29.9吕晶.浅析新时代高校人事档案信息化建设J.西安文理学院学报(社会科学版),2023,26(01):87-91.10李昕.人事档案数字化建设策略探讨J.陕西档案,2022(06):35-37.11李敏.人事档案数字化建设探究J.黑龙江档案,2022(04):144-146.12贾丽君.试论高校人事档案数字化转型的问题与策略J.兰台内外,2022(23):7-9.（上接第159页）展览“三位一体”的综合馆模式。建设规范型、服务型、文化型、研究型综合馆。一是进一步丰富档案资源，树立“大档案”观念，应归尽归、应存尽存，强化各领域电子档案归档工作，拓展档案资源收集范围，实现电子档案应收尽收。例如加强突发事件和重大活动相关档案收集，并对馆藏档案进行分级分类。二是进一步完善档案服务体系，探索开展在线远程服务系统，设置档案自助服务和个性化服务大厅，深掘和研究档案资源，为学校各部门决策提供及时精准的参考和服务，增强档案资源服务能力。三是依法依规开展档案信息化建设，将档案信息化建设纳入本单位信息化发展规划，重点推进传统载体形式的档案数字化建设，构建馆藏业务管理、数字资源、网上展示、在线服务等数字档案室四大平台，探索档案资源管理、信息互联系统、大数据人文技术等在档案信息深层利用和服务中的应用。四是进一步加大资源投入，除按标准建设规范化的档案馆外，还可以通过加强档案学术研究和业务学习，开展“提升职业能力”系列培训和讲座，帮助档案从业人员开拓视野，提升档案从业人员的能力自信和职业自信。综上所述，随着时代的进步和科技的飞速发展，高校的档案管理工作需要科学发展并与时俱进。面对高校高质量发展的新要求，必须对档案管理和服务工作的理念、制度和方式进行改革创新，加强档案管理信息化和智慧化建设，建立适应高校发展要求的现代档案管理体系，从而为高校高质量发展提供有力支撑。【基金项目：1.本文为2021年广西高校大学生思想政治教育理论与实践研究课题，编号：2021SZ211；2.2021年第二批教育部产学合作协同育人项目的研究成果，编号：202102015063；3.2022年来宾市哲学社会科学研究课题的阶段性成果，编号：2022LBZS015】【参考文献】1周峰.高校档案管理过程中公共服务质量优化问题研究J.办公室业务,2022(02):143-144.2李淑华.基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究J.档案管理,2020(02):80-81.3晋晓辉.高校档案管理数字化及档案管理创新J.兰台世界,2021(11):92-94.4庞宇飞,刘永.新时代档案馆建设大家谈J.档案管理,2020(01):92-94.5车艳红,王春晖.新社交媒体环境下高校档案信息创新服务模式研究J.黑龙江档案,2019(03):33-34.6张朝晖,郑川,向禹,等.2021年我国高校档案工作发展报告J.山西档案,2022(03):5-18.