档案管理系统的需求分析样本.doc

档案管理系统需求分析
档案管理系统功效要求
档案管理系统总目标是：在计算机网络，数据库和优异开发平台上，利用现有软件，配置一定硬件，开发一个含有开放体系结构、易扩充、易维护、含有良好人机交互界面档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案自动化计算机管理系统，为各单位提供正确、精细、快速档案信息。
依据可行性研究结果和用户要求，分析现有情况及问题，采取Client/Server结构，将档案管理系统划分为三个子系统：用户端子系统，服务器端子系统，WEB公布系统，用户端和服务器端采取同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
2．2

综合分析处理
档案处理步骤图：
内部职员
单位信息
浏览查询
1．1

建立单位信息

登记员
社会公众
借阅

决议、评定
档案局

档案具体信息

档案分类

1． 2

建立目录分类
2． 1

录入档案

目录信息

下面分析各个子系统功效需求：
1．服务器端子系统：
在用户端系统功效实现上，能够分为以下多个部分：
[1]单位信息设置
本系统要求同时管理多个单位档案信息，所以设置本单位基础信息及其下属或相关单位信息是本系统最基础信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基础信息外，更关键是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基础信息
[2]目录分类：
不一样单位档案类别不尽相同，但相同行业目录却基础相同，所以，系统应依据行业设置当量默认档案分类。档案管理员依据自己行业默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位档案目录系统，以在各个分类目录中存放对应档案文件，这部分是整个系统进行后续操作基础。
[3]档案录入整理：
将本单位收录全部档案按目录分类进行录入存放。
[3]借阅管理：
借阅登记查询和核销。
[4]报表生成和打印：
把已存放档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和公布
把本单位档案信息按档案局要求进行上报。并经过局域网或Internet公布，不一样用户依据自己权限进行查看。
档案管理系统性能需求
为了确保系统能够长久、安全、稳定、可靠、高效运行，档案管理系统应该满足以下性能需求：
1． 系统处理正确性和立即性
系统处理正确性和立即性是系统必需性能。在系统设计和开发过程中，要充足考虑系统目前和未来可能承受工作量，使系统处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理需求。
因为档案管理系统数据录入功效对于整个系统功效和性能完成举足轻重。作为系统很多数据起源，而档案采集录入又影响企业决议活动，其正确性很大程度上决定了查询和决议成败。在系统开发过程中，必需采取一定方法确保系统正确性。
2． 系统开放性和系统可扩充性
档案管理系统在开发过程中，应该充足考虑以后可扩充性。比如用户查询需求也会不停更新和完善。全部这些，全部要求系统提供足够手段进行功效调整和扩充。而要实现这一点，应经过系统开放性来完成，既系统应是一个开放系统，只要符合一定规范，能够简单加入和降低系统模块，配置系统硬件。经过软件修补、替换完成系统升级和更新换代。
3． 系统易用性和易维护性
档案管理系统是直接面对使用人员，而使用人员往往对计算机并不时很熟悉。这就要求系统能够提供良好用户接口，易用人机交互界面。要实现这一点，就要求系统应该尽可能使用用户熟悉术语和汉字信息界面；针对用户可能出现使用问题，要提供足够在线帮助，缩短用户对系统熟悉过程。
档案管理系统中包含到数据是相当关键信息，系统要提供方便手段供系统维护人员进行数据备份，日常安全管理，系统意外瓦解时数据恢复等工作。
4． 系统标准性
系统在设计开发使用过程中全部要包含到很多计算机硬件、软件。全部这些全部要符合主流国际、国家和行业标准。比如在开发中使用操作系统、网络系统、开发工具全部必需符合通用标准。如规范数据库操纵界面、作为业界标准TCP/IP网络协议及ISO9002标准所要求质量规范等；同时，在自主开发本系统时，要进行良好设计工作，制订行之有效软件工程规范，确保代码易读性、可操作性和可移植性。
5．系统优异性
现在计算系统技术发展相当快，做为档案管理系统工程，在系统生命周期尽可能做到系统优异，充足完成企业信息处理要求而不至于落后。这首先经过系统开放性和可扩充性，不停改善系统功效完成。其次，在系统设计和开发过程中，应在考虑成本基础上尽可能采取目前主流并优异且有良好发展前途产品。
6．系统响应速度
档案管理系统系统在日常处理中响应速度为秒级，达成实时要求，以立即
反馈信息。在进行统计分析时，依据所需数据量不一样而从秒级到分钟级，
标准是确保操作人员不会因为速度问题而影响工作效率。
档案管理系统数据需求
档案管理系统数据需求包含以下几点：
1． 数据录入和处理正确性和实时性
数据输入是否正确是数据处理前提，错误输入会造成系统输出不正确和不可用，从而使系统工作失去意义。数据输入起源是手工输入。手工输入要经过系统界面上安排系统含有容错性，而且对操作人员要进行系统培训。
在系统中，数据输入往往是大量，所以系统要有一定处理能力，以确保快速处理数据。
2． 数据一致性和完整性
因为系统数据是共享，在不一样用户端中，档案文件是共享数据，所以怎样确保这些数据一致性，是系统必需处理问题。要处理这一问题，要有一定人员维护数据一致性，在数据录入处控制数据去向，而且要求对数据库数据完整性进行严格约束。
对于输入数据，要为其定义完整性规则，假如不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。
3． 数据共享和独立性
整个档案管理系统数据是共享。然而，从系统开发角度上看，共享会给设计和调试带来困难。所以，应该提供灵活配置，使各个分系统能够独立运行，而经过人工干预手段进行系统数据交换。这么，也能提供系统强壮性。
档案管理系统数据字典
系统中数据元素：
名字：单位信息
别名：
描述：单位基础信息，是对外数据交换接口
定义：单位信息=单位编码+单位名称+全宗号+档案业务主管部门+档案业务主管部门编码+责任人+登记员+地址+联络电话+介绍
位置：存放到服务器数据库

名字：目录分类信息
别名：
描述：本单位目录分类，能够分为多等级
定义：目录分类信息=行业+目录等级+上级目录+目录名称
位置：存放到服务器数据库

名字：目录分类信息
别名：
描述：本单位目录分类，能够分为多等级
定义：目录分类信息=行业+目录等级+上级目录+目录名称
位置：存放到服务器数据库

名字：用户信息
别名：
描述：本系统使用用户
定义：用户信息=用户代码+登录名称+密码+权限
位置：存放到服务器数据库

名字：盒/卷信息
别名：
描述：用于装文件一个逻辑容器，将相同文件装在一个盒中或一个卷中。
定义：档案文件信息=行业+目录等级+上级目录+ 目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件密级+盒次序号+保管期限+文件页数+卷次序号+提要备注+专题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+ 其它责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间+文件种类+承接机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影时间+组内张数
位置：存放到服务器数据库

名字：档案文件信息
别名：
描述：全部档案具体信息
定义：档案文件信息=盒/卷号+=行业+目录等级+上级目录+ 目录名称+全宗号+盒卷号+目录号+正题名+年度+责任者+ 起时间+止时间+文件密级+盒次序号+保管期限+文件页数+卷次序号+提要备注+专题词+分类号+档号+案卷类别+所属子类+本卷册数+照片规格+张数+数量及单位+设计单位+建设单位+工程地点+ 建筑面积+结构类型+施工单位+地上层数+地下层数+总高+造价+工程基础+工程主体+楼地面概况+工程装饰+工程装修+工程屋面+页数+文字蓝图+底图+图号+副标题+规格+载体类型+丛编附件+页号+ 其它责任者+ 件数+载体数量+载体单位+载体规格+附注带(盘)编号+摄制者+摄制时间+制式+语别+件号+文件编号 +成文时间+文件种类+承接机构+卷内序号+照片号+底片好+参见号+摄影者+ 摄影时间+组内张数
位置：存放到服务器数据库

档案管理系统逻辑模型
档案管理系统逻辑模型以下图所表示：

责任人
单位名称
地址
全宗号

用户信息

单位编码
登记员
单位

1
目录树
访问人员
建立目录

N 1
文件信息
目录
文件
N

盒信息
卷信息
目录信息

档案管理系统运行要求
档案管理系统中各个子系统硬件和软件配置以下：
1．服务器端子系统运行要求：
系统软件： Window NT// Server
数据库管理系统：SQL Server
硬件要求：Pentium III 800以上, 256M RAM, 40G HD

2.用户端子系统运行要求：
系统软件： Window NT Workstation
数据库管理系统：SQL Server
硬件要求：Pentium 450以上, 128M RAM, 10G HD
建立档案管理系统约束
1. Client/Server结构总体设计方案对它约束：
档案管理系统做为Client/Server 结构一个应用系统，不可避免要受到Client/Server结构约束。在其实施各个阶段全部要服从它部分计划，包含功效设计、系统配置和计划。同时，因为信息共享，档案管理系统还受到其它系统信息约束。
2．人力、资金、时间约束
档案管理工程实施目标就是要带给各使用单位看得出见效益，其开发过程中也要考虑到人力、资金和时间约束。所以，在设计中，关键是采集系统中方便快捷，能提供给档案管理者以优质高效服务，并提升录入、统计、分析、借阅、公布效率和便捷，为使用单位带来良好效益。
3． 目录分类不确定约束
档案管理方法和技术发展日新月异，将会给档案信息处理带来更多手段，同时也会带来愈加丰富信息表示形式。例图象和语音档案技术进步，多媒体档案技术发展，这些全部要求系统在设计时考虑技术改变可能性，为可能改变预留一定系统处理能力。