公司材料设备采购管理办法模板.doc

深圳市康发企业材料设备采购管理措施1目标 经过规范材料设备采购程序，形成各部门和步骤有效制衡和协作，以确保采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面要求。2. 适用范围企业确定自行采购材料设备。通常金额达成招标条件材料设备采购项目必需严格实施招标管理措施来选择合格供给商，后续管理工作根据本措施实施。3相关文件 招标管理措施（具体见协议预算部招标管理措施）经济协议管理措施财务管理制度企业相关制度4实施标准41“检控并重，以控为主”，控制关键是选择合格供给商；42必需表现企业统一付款和质量标准；43表现运作效率和权力制衡。5. 职责5.1 材料部5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和步骤。5.1.2搜集市场信息，建立材料设备和供给商信息库。5.1.3负责对供给商进行评审、考评，建立供给商档案和合格供给商名册。5.1.4制订项目总体材料设备采购计划。5.1.5负责组织制订各类材料设备采购准备文件。5.1.6负责材料设备采购协议谈判和拟订。5.1.7负责材料设备采购协议报审和修改。5.1.8负责组织材料设备进场，组织进场检验。5.1.9负责组织材料设备质量验证对外送检工作。5.1.10参与协调施工过程中和供给商关系。5.1.11负责跟踪统计材料设备使用情况。5.1.12负责搜集整理多种质量合格证书和检验试验文件。5.1.13参与采购设备完工报验。5.1.14负责协调和管理材料设备保修服务工作。5.1.15负责对供给商进行考评评价。5.2 企业质检部（工程技术部）5.2.1参与制订项目总体采购计划。5.2.2负责提出材料设备需用计划。5.2.3参与制作相关采购准备文件。5.2.4参与进场材料设备检验和试验。5.2.5负责监督材料设备保管、标识及进入库管理工作。5.2.6负责组织和协调设备安装施工。5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供给商服务情况。5.2.8负责组织设备完工报验。5.3 企业成本控制部（预算部）5.3.1参与制订项目标材料设备采购总体计划。5.3.2负责提出材料设备采购计划成本。5.3.3搜集整理市场材料设备价格改变动态，对报价进行监督审查。5.3.4负责审查材料设备采购协议。5.3.5负责汇总材料设备价款及变更，立即调整工程总造价。5.4财务部5.4.1参与对供给商银行信用及财务情况调查。5.4.2参与制订协议付款条款。5.4.3汇总制订材料设备资金需用计划。5.4.4负责对供给商进行材料设备价款支付。5.5副总5.5.1监督和指导材料设备采购全过程工作开展。5.5.2负责选择材料设备供给商。5.5.3负责审核材料设备采购协议。5.5.4负责处理材料设备进场和施工过程中重大事件。5.5.5负责审核供给商考评结果。5.5.6负责审查材料设备履约完成证实，对材料设备价款支付出具意见。6工作程序6.1 材料设备采购计划6.1.1依据材料设备对工程质量和成本影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大物资为A类；量小但对工程质量影响大或量大但对工程质量影响通常物资为B类；通常物资为C类（企业五金店供给）。企业应关键控制A类材料设备，具体参见材料设备分类表（附件2）。6.1.2企业依据材料设备关键性分类，由材料采购部和工程技术部会商列明清单，明确该项目由企业自行采购材料设备，上报主管副总和总经理审批后，作为项目标采购范围。6.1.3材料设备部负责组织相关部门制订项目标材料设备总体采购计划（附件10），报总经理审批。6.1.4工程技术部依据工程进度和现场施工需要，预先提出材料设备需用计划，报送到主管副总及总经理经过后，由材料采购部正式开启采购程序。6.2选择合格供给商6.2.1搜集产品和供给商资料和信息6.2.1.1材料采购部负责搜集各类材料设备市场信息，要针对计划采购材料设备建立专题数据库，数据库中每项必需搜集不少于3家供给商以上产品信息。6.2.1.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。6.2.1.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料情况，定时上交专题分析汇报。6.2.1.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用政策、法规。6.2.2制作采购准备文件6.2.1.2由材料采购部组织制作材料设备采购清单，明确采购具体需求作为采购实施依据，其内容应包含相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。6.2.1.4计划预算部负责提供材料设备数量、计划采购成本等。6.2.1.5工程技术部负责提出材料设备进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等，并负责和监理企业沟通，确定采购相关需求。6.2.1.3采购准备文件还包含依据性采购文件：由材料设备部负责归档管理相关材料设备国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验依据。6.2.3供给商资格预审6.2.3.1材料设备要求供给商递交各类证实文件包含：企业介绍、企业资质证实资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品质量证实资料（合格证、准用证或立案目录、监测汇报等）、进口物资相关证实（进出口许可证、商检证实等）、获奖证书等，并对其资格进行评审。6.2.3.2材料设备部填写供给商资格评审表（附件3），上报主管副总审批后确定入围供给商，入围供给商不得少于2家。6.2.4供给商评价6.2.4.1针对不一样材料设备特点采取不一样评价方法。a. 对能提供标准产品，进行样品检测，检测结果作为评价依据。b. 对不能提供样品，进行厂家或其承包项目标考察，考察结果作为评价依据。6.2.4.2样品检测和评价a. 材料设备部要求各供给商，按要求数量送样，并附判定书或检测汇报；b. 材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到经过认证专业检测机构检测。c. 材料设备部负责取得检测汇报，并按检测结果对产品进行质量性能评价。d. 必需请监理企业和工程部参与对样品确实定，并进行封样。6.2.4.3对厂家或其承包项目考察a. 材料设备部组织工程部、计划预算部及其它专业人员对厂家或其承包项目进行考察，必需时应邀请监理工程师参与。b. 如样品检测合格后，认为有必需对其生产能力和质量确保能力进行深入了解，也能够组织考察。c. 材料设备部提交考察汇报，汇报内容应包含：企业规模、生产能力和装备、领导质量意识、职员素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、用户满意度反馈等。6.2.5报价和审价a. 当供给商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供给商报价；b. 材料设备部负责具体谈判，谈判价格必需经过计划预算部审核。6.2.6选定供给商a. 材料采购部负责向主管副总提交材料设备检测汇报或考察汇报。b. 计划预算部向主管副总提交供给商报价审核表（附件4）。c. 采购金额在 万元以下，由主管副总选定供给商；采购金额在 万元以上，由主管副总提出选择提议，上报总经理审批确定。d. 材料设备负责将选择结果通知各供给商，同时要求中选供给商前来办理相关协议事宜。6.3协议谈判和签署具体实施程序和要求见协议管理措施。6.4材料设备进场检验6.4.1编制进货检验计划6.4.1.1材料设备部工程师在统一组织下，对材料设备进场检验进行全方面策划，编制材料设备进场检验计划（附件9），明确检验地点、检验方法、检验统计方法、抽样方法和百分比、检验量具和仪器、检验统计表格等，为材料设备进场检验作好准备工作。6.4.1.2将材料设备进场时间及安排，最少提前5天通知工程技术部，要求总包和监理单位作好对应准备。6.4.2检验地点6.4.2.1进场检验通常在施工现场进行。因为材料设备检验合格后全部要入库保管，应将进货检验地点设在对应仓库内；对体积尤其大采购材料设备，也能够送到施工现场工作地，在工作地进行材料设备质量检验。6.4.2.2当加工复杂、现场安装要求特殊材料设备，则可将由材料设备部派出专业工程师驻在供给商生产现场进行过程检验和出厂检验。6.4.2.3要进行报关商检进口材料设备，材料设备部专业工程师应到海关进行检验。6.4.3检验方法6.4.3.1由材料采购部组织工程技术部、总包和监理单位、供给商几家联合验收验证，填写相关表格和签字确定，填写材料设备检验认定统计（附件5），只有各家单位经过没有异议并签字认可，才能算经过了检验程序。6.4.3.2对关键材料设备要现场录像或摄影，作为未来备查依据。6.4.4检验和试验标准和范围检验和试验内容、方法和质量标准，实施建筑安装工程质量检验评定标准及国家相关建筑施工规范，物资试验资料管理实施北京市建筑安装工程资料管理规程相关要求。6.4.5检验和试验实施6.4.5.1在进货检验中，材料采购部专业工程师应依据外购材料设备质量关键度分级和供给商质量确保能力评级，可合适地调整检验材料设备数量和检验材料设备质量特征关键。6.4.5.2物资检验首先要对材料设备质量证实文件进行检验，确确保明符合协议和国家相关规范要求；6.4.5.3根据采购协议（或采购计划）对物资名称、型号、规格、产地、材质、数量进行查对。6.4.5.4对要求必需经过检测试验材料设备，由专业工程师进行抽样，委托经过认证检测中心进行检测和试验。6.4.5.5材料设备部负责搜集、整理材质证实及相关证实资料。6.4.6不合格材料设备处理6.4.6.1报废当材料设备不合格特征严重，采购专业工程师则通知供给商报废。为预防供给商将这类不合格品混入合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供给商运回。6.4.6.2返工a. 当材料设备不合格时，材料设备部和供给商谈判后，办理退货手续，供给商将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出合格品或返工后合格品再送检。b. 绝对不许可供给商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关”。当碰到有这么做供给商时，一旦查实，材料设备部应取消其供给商资格，最低须给“黄牌”警告和经济扣罚。6.4.6.3回用材料设备不合格特征不会给成品质量带来影响时，企业能够作让步处理。回用有两种处理方法，一个是不降价回用；一个是降价回用。决定是否回用由工程管理部出具意见，决定是否降价由预算协议部出具意见，最终报主管副总审批经过后实施。6.4.6.4上述多个处理不合格品处理过程填写不合格材料设备统计表（附件6），并将供给商不合格行为，记入供给商履约过程统计表（附件7）。6.5 材料设备使用、标识6.5.1材料设备进场检验合格后，交由总包单位进行材料设备现场管理，材料设备部监督其保管、标识、出入库管理等工作，工程管理部监督材料设备安装、使用。6.5.2材料采购部负责监督总包单位作好材料设备标识。a. 物资标识方法为标识、统计。b. 物资标识内容应包含产品名称、型号、规格、供货厂商或产地、数量、批次或出产日期、检验状态、标识人及日期。c. 物资统计标识用入库验收统计单、试验汇报或发料领料单等作为统计载体，标识内容应明确该物资所安装或使用分部分项工程，该统计应给予保留。d. 当工程质量出现问题时，可依据发生问题工程部位、施工日期、使用材料，按物资质量统计、标识及领料凭证追溯；6.5.3材料采购部负责跟踪统计材料设备现场使用情况。6.6供给商考评和评价6.6.1材料采购部负责对供给商进行考评和评价，工程管理部负责反馈相关供给商施工配合、产品使用质量等情况。6.6.2材料采购部针对各家供给商建立供给商档案。6.6.2.1供给商档案包含：供给商基础情况和供给商履约过程统计表两大部分。6.6.2.2供给商基础概况，包含供给商及其产品介绍、产品样本；资格预审调查资料；样品检测汇报；厂家及其项目标调查汇报，选定供给商同意文件等。对这部分资料应编目编号，可放在一个档案袋内备查。6.6.2.3供给商履约过程统计表，统计每次材料设备进场日期、交货数量、质量合格率、拒收或接收处理结果；现场施工配合情况、服务质量及发生重大事项。6.6.2.4在供给商完成协议以后30天内，材料采购部完成对供给商考评，假如供给商出现重大质量问题、进场时间严重滞后影响施工进度等重大事故，作为供给商考评否决性指标。6.6.2.5考评完成后将考评结果上报主管副总审批。6.6.2.6通常考评不合格供给商，在企业以后采购项目中永不录用。6.6.2.7考评合格供给商进入合格供给商名册（附件8），合格供给商在企业其它项目标采购中能够不再进行资格预审，并在竞争报价一致情况下享受优先权。6.6.2.8采购活动结束后，全部采购档案和过程文件，移交办公室统一管理。7罚则7.1相关人员在样品检测和考察中接收供给商行贿，但未给企业造成损失时，给警告处分，调离原岗位，并处以 元到 元罚款；7.2相关人员接收供给商行贿，不能客观公正、公平地评价、选择供给商时，调离原岗位，处以 元到 元罚款；给企业造成重大经济损失时，应予除名，并追究其法律责任。7.3负责材料设备进场检验人员不能严格把关，让不合格材料设备进入现场时，处以 元到 元罚款。7.4采购各类统计不齐全，造成关键过程文件缺失或遗漏，追究当事人责任并处以 元到 元罚款。7.5对供给商考评不公正，追究责任并处以 元到 元罚款。8.附则8.1本措施由企业总经理组织制订并负责解释。8.2本措施修订权在材料设备部。8.3本措施自 年 月 日起实施。采购管理表格清单：编号表格名称文件编号附件1材料设备需用计划CGXYJH*附件2材料设备采购清单CGCGQD*附件3供给商资格评审表CGZGPS*附件4供给商报价审核表CGBJSH*附件5入围供给商选定表CGRWXD*附件6供给商选定审核表CGXDSH*附件7材料设备进场通知书CGJCSH*附件8材料设备检验认定统计CGJYRD*附件9材料设备移交单CGCSYJ*附件10不合格材料设备统计表CGBHGJL*附件11供给商履约考评表CGLYKH*附件12合格供给商名册CGHGMC*附件13材料设备进场检验计划表CGJYJH*附件14材料设备采购总体计划表CGCGJH*附件15供给商考评统计表CGKHJL*附件16材料设备外送检验统计表CGWSJY*10、项目材料合帐项目仓管、采购经理施工中10、材料入库项目仓管及采购经理施工中施工中10、不合格产品追查采购人员责任不合格合格9、材料自检及外送检材料部及质检部施工中4、材料采购计划采购部财务总经理施工中8、材料风封样检验规格、合格证、数量开工前1天7、配送步骤进入配送步骤该步骤依据单个项目编制项目材料设备采购总步骤开工前1天7、招标及协议签署砂石子钢筋模板商品砼门窗砌体设备5、辅材及零星由五金店配送开工前2天准备开工前两天准备6、主材计划采购部实施采购时间：开工前3天（采购部）时间：开工前4天（项目部）3、材料采购准备计划时间：开工前5天时间：开工前2、主管领导审批材料经理总工总经理2、成本控制部、工程部编制材料预算清单项目采购总经理1附件1文件编号：CGCSFL*材料设备分类表A类土建类：批量钢筋、型钢、水泥、木材、商品混凝土、砖、构配件、防水材料、门窗、铝合金制品、吊顶材料（钢龙骨、石膏板）、保温板、隔墙板、玻璃幕墙、大理石、花岗岩、不锈钢制品、水电设备类：焊管、镀锌钢管、电缆、电缆桥架、插接母线、高级灯具、配电箱、变配电设备、上下水管、高级洁具、高级暖气片、锅炉、空调设备、风机盘管、燃气设备、通风设备、消防控制设备、保安监控设备、楼宇自控设备、电视前端设备、电话中继设备、小区网管设备、中水设备、水泵、园林喷灌设备、插窗机设备等。B类土建类：沙石、一般墙地砖、油漆、涂料、白灰、安全网、玻璃、线材等水电类：水暖器件、一般洁具、探测器、电线、一般灯具、一般暖气片、开关、多种管材、中小型设备等。C类焊条、焊接材料、外加剂、线盒、小五金、螺丝、螺栓、火烧丝、元钉、腻子粉、界面剂、石膏粉、锯片、钻头、小型工具、劳保用具、临设用水暖材料、电器辅助材料等。附件2文件编号：CGXYJH*材料设备需用计划工程名称：需采购物品名称：需要进场时间：需用数量：依据图纸编号：是否纳入了采购总计划： 申请部门要求： 签字： 时间：审核人意见： 签字： 时间：附件3文件编号：CGCGQD*材料设备采购清单工程名称：采购材料设备名称：计划单价：计划总价：采购数量：规格型号：技术参数：性能要求：图纸依据：验收标准：现场安装技术要求：质量要求：付款要求：进场时间及批次要求：工程技术部签 字：时 间：计划预算部签 字：时 间：材料采购部签 字：时 间：总工程师审查意见： 签 字： 时 间：附件4文件编号：CGZGPS*供给商资格评审表工程名称：供方：法人代表：地址：电话：注册资金：资质等级：营业执照编号：生产许可证号：提供产品范围：生产（经营）能力：财务情况及银行信用情况：质量确保（检测标准）：商业信誉（服务态度、供货情况）：评审意见：审批意见：评审主管领导： 年 月 日年 月 日附件5文件编号：CGBJSH*供给商报价审核表工程名称：采购项目预算定额价格市场调查价格建材市场1建材市场2建材市场3建材市场4市场价格各供给商报价及评价供给商名称报价和计划偏差率评价1234价格审查意见审查人： 时间： 附件6文件编号：CGRWXD*入围供给商选定表工程名称：材料设备名称备选供给商供给商名称资格预审结论检测考察结论入围供给商选择意见： 签字： 时间：附件7文件编号：CGXDSH*供给商选定审核表工程名称：材料设备名称备选供给商供给商名称是否入围审价结论初步选择意见： 签字： 时间：最终选定意见：签字： 时间：附件8文件编号：ZBJCTZ*材料设备进场通知书工程项目：材料设备名称供货单位进场时间批 次共 批第 批送货数量送货方法检验地点检验方法检验时间附件9文件编号：CGJYRD*材料设备检验认定统计工 程 名 称 ： 材料/设备名称供给商协议编号规格型号验收地点验收时间参与人员检验内容协议要求数量实际数量差异及原因协议要求时间实际时间差异及原因证实文件内容是否齐全缺乏资料项目质量检验方法是否需要试验试验检测单位送检人试验汇报编号质量检验结果（有试验附检测汇报） 检验人： 时间：认 定 结 果： 工程管理部签字： 时间：材料采购部签 字：时 间：总包单位签 字：时 间：监理单位签 字：时 间：供给商签 字：时 间：总工程师签 字：时 间：附件10文件编号：CGJYJL*材料设备移交单工 程 名 称 ： 材料/设备名称供给商协议编号检验认定编号数 量规格型号单 价总 价进场批次共 批，第 批交接日期参与人员工程技术部签 字：时 间：施工单位签 字：时 间：监理单位签 字：时 间：附件11文件编号：CGBHGJL*不合格材料设备统计表 工程名称：供给商名称材料设备名称规格型号检验或试验日期不合格内容及事项： 统计人： 时间：工程技术部评审处理意见： 审批人： 时间：计划预算部评审处理意见：审批人： 时间：主管副总评审处理意见：审批人： 时间： 附件12文件编号：CGLYJL*供给商名称材料设备名称协议金额：履约情况供货数量立即间产品质量服务质量及效率批次供货数量进场时间正点率合格率满意率重大事项统计：事 项时间、统计人审核人（签字）：供给商履约过程统计表附件12 文件编号：CGHGMC*合格供给商名册编号供给商名称产品名称法人代表企业地址联络电话档案编号考评时间12345678910附件13 文件编号：CGJCJY*材料设备进场检验计划序号产品名称供给商名称试验地点检验项目试验内容试验样本数量检测单位编制人编制日期 审核人日期总工签字审批日期附件14 文件编号CGJH*材料设备采购总体计划表序号采购项目计划成本进场时间采购时间质量要求是否招标备注编制人编制日期审核人审核时间总工程师审批时间总经济师审批时间总会计师审批时间总经理审批时间附件15 文件编号KHJL*供给商考评统计表考评指标考评指标界定评价标准信息起源权重分配考评人得分质量指标来料批次合格率（合格来料批次来料总批次）100材料设备部来料抽检缺点率（抽检缺点总数抽检样品总数）100材料设备部交货期指标正确交货率（按时交货批次总批次）100材料设备部订单改变接收率（订单改变数量订单原定交货数量）100材料设备部经济指标价格水平采购价格和市场行情比较计划预算部报价行为报价是否诚恳计划预算部付款响应企业付款条件、开出发票是否正确立即财务部支持合作和服务指标投诉灵敏度对投诉问题处理是否立即、周四处理工程管理部沟通是否有些人定时沟通，沟通达成效果工程管理部合作态度是否对企业重视，常常走访，工程管理部售后服务是否主动、立即处理问题，工程管理部否决性指标重大质量造成工程验收难以经过交货期严重拖延，影响工程进度价格上存在欺诈行为，远高于市场行情服务不到位，影响工程配合和后期使用如有以上事项得分为零，考评不合格加权得分考评结论部门经理核准：核按时间：主管领导审批：审批时间：附件16 文件编号WSJY*材料设备外送检验统计表序号材料设备名称供给商名称外送时间检测单位检测汇报编号检测结果经办人审批人