公司办公区搬迁工作专业方案.doc

××企业办公区搬迁工作方案
依据企业经营发展需要，结合××企业改造进程安排，××企业计划改造9楼闲置区域作为临时办公区（以下简称9楼办公区），并将于6月上旬正式启用，为了确保办公区整体搬迁顺利进行，和将此次搬迁对各部室日常工作正常运转影响降到最低，特制订以下工作方案：
一、指导思想
（一）统一搬迁标准。亲密联络实际，统一布署、统一行动，确保搬迁工作安全、有序、文明、友好。
（二）按时搬迁标准。搬迁工作分批次、分次序进行，确保按计划时间节点完成搬迁。
（三）服从全局标准。各部室在搬迁过程中要服从整体安排，明确分工，充足发挥工作主动性，确保在搬迁后能快速进入正常办公状态。
二、组织领导：
（一）成立搬迁工作领导小组
组 长：
成 员：
联络员：
（二）搬迁工作领导小组工作职责
1、组织办公区搬迁全方面工作；
　　 2、讨论制订办公区搬迁工作方案并组织实施；
　　 3、协调搬迁工作中出现矛盾和问题；
　　 4、领导小组组员要对各自部门搬迁工作负责。
搬迁工作领导小组下设综合办公室，协调、督促此次搬迁工作进度及安排。
三、搬迁区域及临时办公区分配计划
（一）包含此次搬迁部室，包含××企业办公区领导办公室、综合办公室、市场开发部、品牌营销部、人力监察部、资金财务部、录入室和物价质检办公室。微机室、总机班仍在原址办公，不在此次搬迁之列。
（二）临时办公区分配安排：
1、9楼办公区A区组织机构分布：总经理室、党委副书记室、副总经理室、总会计师室、店助室、综合办公室、市场开发部、品牌营销部、会客室。
2、9楼办公区B区组织机构分布：人力监察部、资金财务部、录入室、大会议室、档案室。
四、搬迁时间：6月4日开始，6月7日结束，共4天时间。
五、搬迁步骤：
（一）搬迁前准备工作（时间：5月15日至6月3日）
1、区域分配：制作9楼办公区平面部署图并根据计划对各部室办公区域进行分配；依据计划提前确定全部办公家俱、电脑、打印机、电话机具体摆放位置，在9楼办公区平面图纸上标识注明。
2、确定搬迁具体时间为6月4日，成立搬迁工作领导小组，明确工作职责。
3、制订搬迁费用预算汇报（含9楼办公区硬装改造费、强弱电布线费用、9楼办公区软装美化费、配套设施部署费、搬迁力资费等），依据9楼办公区需求选择新设施设备购置情况和对旧设备处理。
4、落实装修事宜：9楼办公区硬装改造工程（包含强弱电布线）要求于5月28日验收。
5、物业及配套管理：装修验收完成后落实9楼办公区电路、网络系统、电话线路开通调试，和生物防治、卫生清洁及物业管理等协调工作。
6、软装美化工作：落实9楼办公区地垫、布艺、花卉植物、功效标识牌（含企业LOGO、部室门牌、各类指示牌等）部署及安装工作。
7、搬迁之前在旧址组织全体职员进行一次整理工作，要求职员对个人办公物品、办公文件进行整理，确保将要搬至9楼办公区物品均为有价值物品。
8、迁址通知对外公布（通知集团总部、各门店、往来用户及其它事务往来单位）。
9、召开搬迁工作协调会：就办公区搬迁工作及9楼办公区物业管理、安全保卫等内部管理模式进行讨论，要求各部门责任人对本部门搬迁工作及人员管理负责。
（二）搬迁过程具体工作安排（时间：6月4日至6月7日）
1、整理：
（1）确定搬迁时间并通知各部门，落实需要搬至9楼办公区办公家俱和设备。
（2）会议室、饮水间等公共区域设备及物品由综合办公室负责整理。
（3）部门办公物品：由各部门责任人组织职员自行整理。各部门必需提前对关键文件资料进行整理及归档，对于需要销毁资料要立即处理。
（4）职员私人物品由职员自行整理和保管，搬运期间企业不负担看护责任。
2、拆卸：部门办公电脑、打印机、扫描仪、电话机由各部门责任人组织职员在专业技术员指导下进行拆卸，确保不掉一个零件、一根数据线。
3、打包：
（1）U盘、移动硬盘、投影仪、相机、关键文件及其它珍贵物品要随身携运。
（2）各部门责任人组织本部门人员对搬迁物品进行打包封口，并贴上标有部门、姓名、物品名称等标签。
（3）电脑、打印机、扫描仪、传真机等物品装箱时应使用相关保护材料，并在箱子面上标注“易损坏物品——电脑”字样。
（4）领导办公室、会议室物品由综合办公室分装、打包，对需要拆装办公家俱进行拆卸和保护性包装，确保相关物品在搬运过程中无损。
4、搬运：
（1）核定搬迁用力资数量并安排力资人员。
（2）安排新、旧址现场搬运指挥责任人，物品搬运全过程由综合办公室安排专员进行协调。
（3）在搬迁过程中，各部门责任人需组织本部门人员全程跟踪（在装运、拆卸、9楼办公区入口和办公室内摆放等步骤全部需组织人员做好跟踪工作）。
（4）安排交接人员在新址清点、查对所搬卸物品及其数量；各部门根据指定位置对其办公物品和文件资料摆放整齐。
5、搬迁次序依次为：
（1）6月4日：人力监察部、资金财务部、录入室
（2）6月5日：市场开发部、品牌营销部、综合办公室、领导办公室
（3）6月6日-7日：会议室、档案室、其它物品
（三）搬迁后续工作
1、物品搬迁抵达新址后，各部门职员到事先安排好位置开始整理自己物品。
2、各项办公设备安装。
3、清理现场垃圾，做好9楼办公区保洁、保安、环境美化等工作。
4、电话、网络系统平稳过分。
5、搬迁完成，各部门责任人要检验原办公室设施是否完好，是否有应搬而未搬物品，桌、柜中是否清空等，关好门窗，并将原办公室钥匙放置信封内写好姓名和部室名称后交至综合办公室。
六、搬迁注意事项及要求
1、搬迁工作标准要求办公区全部职员全部参与，各部门依据搬迁工作方案要细化具体时间和人员和工作内容等，搬迁物资、移交设备等落实到责任人，要充足考虑搬迁过程中组织保障、安全稳定、防盗防损等原因。
2、搬迁工作领导小组负责搬迁宣传动职员作，确保搬迁工作顺利进行。
3、各部门要高度重视安全工作，发觉安全隐患立即汇报责任人，方便立即妥善处理。尤其是加强职员人身、财物安全教育工作和文件保密工作，预防案卷、文件资料和企业资产遗失、毁损，预防出现人身伤害、泄密等安全事故发生。落实好搬迁跟踪责任人，负责立即清点物品数，不得遗失。
4、各部门负责测算搬运量后报综合办公室汇总，综合办公室统筹安排搬迁力资人员和秩序；搬迁工作领导小组负责遗漏项目协调等特殊情况。
5、全体职员要以大局为重，发扬团体合作精神，要相互提醒、相互帮助，使整体搬迁工作有序进行，确保共同完成搬迁任务。

附件：《××企业办公区搬迁进度安排表》

××企业办公区搬迁进度安排表
阶 段
完成日期/时间/
事 项
责任部门
责任人
应急预案
备注
搬迁前准备
5月15日
制作9楼办公区平面布局图，划分经理室及各职能部门办公区域。
装修企业

5月16日
1、成立搬迁工作领导小组，明确工作职责，初步确定搬迁日期。
综合办公室

2、拿出改造搬迁费用预算汇报，并报集团审批。

5月17日—5月27日
1、9楼办公区改造装修工程全方面开启、实施、完工。
装修企业

2、9楼办公区改造装修工程开始一周后开启相关电路、网路、电话线路布线工程，完工。
物业企业 电商司 总机班

3、9楼8号通道卫生间通水、通电。

5月26日—5月27日
1、9楼办公区新风系统、空调系统调试。
物业企业 电商企业 总机班

2、9楼办公区照明、消防配套、监控设施等系统安装调试。

3、9楼办公区强弱电布线及配套设施安装调试完成。

5月21日—5月27日
购置临时办公区软装物品（地垫、布艺等），制作安装功效标识牌。
综合办公室

5月25日
到临时办公区现场勘察，依据计划确定各部门办公家俱、空调、饮水机、绿化等配套设施设备摆放位置，在平面图纸上标识注明。
各职能部门

5月 26日—5月27日
接管临时办公区钥匙，生物防治、开荒保洁、绿化企宣等工作完成。
综合办公室

5月28日
对9楼办公区改造装修工程进行验收
经理室

阶 段
完成日期/时间/
事 项
责任部门
责任人
应急预案
备注
搬迁前准备
5月28日
拟发搬迁通知（搬迁日期、时间安排、提前装箱要求、装箱标注、封箱、新址钥匙、搬迁协调联络小组等等事项），召开搬迁小组碰头会会议，部署、协调搬迁工作细节。
综合办公室

5月28日
对外公布迁址通知（用户及往来单位）
综合办公室
品牌营销部

5月28日—5月31日
各部门组织职员开展物品、文件大清理，打包并张贴标识。
各职能部门

搬 迁

6月4日
力资人员及工具到位
综合办公室

搬迁力资人员联络：

各部门自行负责物品搬出引导及新址入室引导，老楼办公区室内搬出监督人员2名，装运跟踪人员1名，新址办公室交接人员1名，新楼办公室室内2—多名。

各部门妥善进行电脑、打印机、复印机、传真机装箱，并标注部门和“小心轻放\电脑”字样。

各部门自行负责办公桌、文件柜、零碎物品、水机等物品用口取纸做好搬迁前部门标贴。

综合办公室安排3人机动调用

物业企业秩序维护员8人负责秩序维护、物品安全。

6月4日
资金财务部、录入室、人力监察部搬迁完成。
资金财务部 录入室 人力监察部

6月5日
市场开发部、品牌营销部、综合办公室、领导办公室搬迁完成。
综合办公室 品牌营销部 市场开发部

6月6日
会议室、领导办公室外间物品搬迁完成。
综合办公室

6月7日
档案室（人力部、财务部、综合办）搬迁完成
综合办公室 人力监察部 资金财务部

搬迁 后续工作
6月8日
清点物品、文件，查找缺漏。
各部门

清理搬迁现场垃圾、跟进9楼办公区电话、网路开通及保洁、保安等工作。
综合办公室

跟进电脑、电话安装。

原办公区域善后处理，各部门上交原旧址办公室钥匙。