用户操作基础手册总账.doc

一丁集团股份有限公司ERP 项 目SAP 系 统 用 户 操 作 手 册GL模块文档准备：郑晓燕，许正华项目经理：张振飞项目文档编号文档日期：-07-25目 录1前言42 SAP常用系统图标及功能阐明43基本概念简介54 SAP系统登陆74.1登陆界面74.2更改密码74.3执行事务途径84.4工具栏简介94.5显示协助信息94.6菜单途径搜索协助105操作阐明105.1总分类账科目寻常业务解决105.1.1普通科目凭证过账105.2.1迅速录入、帐户查模型、调用凭证205.2.2重置已清项235.2.3更改总账科目凭证265.2.4显示总账科目凭证305.2.5显示更改总账科目凭证335.2.6凭证冲销345.3预制凭证375.3.1生成预制凭证375.3.2更改预制凭证405.3.3显示预制凭证415.3.4显示更改预制凭证415.3.5过帐预制凭证425.4暂存凭证455.4.1生成暂存凭证455.4.2调用暂存凭证485.4.3显示暂存凭证495.4.4删除暂存凭证495.5周期性凭证515.5.1生成周期性凭证515.5.2执行周期性凭证545.5.3查看周期性凭证清单585.5.4更改周期性凭证595.5.5显示周期性凭证595.5.6显示更改周期性凭证595.5.7删除周期性凭证605.6帐户查询605.6.1总账科目余额查询605.6.2凭证日记帐查询615.6.3帐户余额/明细查询621前言本文档是在ERP项目中用于培训系统操作手册，旨在协助顾客学习和掌握系统操作流程和办法。此文档必要结合系统内操作和外部业务流程，以及顾客岗位职责，详述每个业务操作环节。外部业务阐明是为了协助顾客理解整个业务过程及加深对系统功能理解和掌握。*此文档会进行补充校正，请参阅者注意文档版本更新信息*2 SAP常用系统图标及功能阐明功能SAP系统符号阐明保存按钮保存您在数据库中工作。返回（上一级）按钮使您在不保存当前工作状况下返回此前屏幕。取消（退出当前屏幕）按钮使您在不保存当前工作状况下退出当前任务。取消/放弃操作按钮使您在不保存当前工作状况下退出当前任务。确认（回车）按钮使您可以进入下一种屏幕或窗口。Enter 按钮有相似功能。下拉菜单选取项全选 取消全选翻页按钮使您可以进入后来或此前页，既可以进入第一页也可以是最后一页。列按钮使您可以显示后来或此前列，既可以显示第一列也可以是最后一列。创立新会话按钮使你迅速打开一种新会话窗口。执行键按钮使您开始运营一种系统活动。批准检查按钮可检查屏幕输入内容（或程序等）精确性及完整性。打印新建项目取消项目 按钮在同一订单中删除一种或各种行项目。单据删除按钮删除整个订单。显示凭证流程按钮使您可以依照系统中某张单据或凭证，查找到与其有关单据及凭证。显示凭证昂首细目状态总览协助使您获得在线协助。执行批量解决变量在执行报表时为不固定、可选条件。如可将公司代码、利润中心、期间设立成变量。取消激活项目激活项目更改点击后对屏幕上有关项目进行更改。错误信息（红色）需要对提示错误处进行修改，方可执行后继操作。警告信息（黄色）可继续执行操作，但对也许错误处提示警告信息。可直接回车跳过。提示信息（绿色）表达已对的完毕某项操作3基本概念简介1，集团：SAP原则层次中最高档别，集团水平定义参数合用于该集团下属各公司代码。2、公司代码：一种必要公司构造，一种合法独立实体。是一种可以执行会计最小组织单元(进行业务交易级别；会计科目管理级别；产生合法独立实体和损益报表级别)。3，会计科目表：用于一种或各种公司代码所有总帐科目清单。3、成本要素：是对成本、费用明细分类，用于详细记录成本、费用发生方式和发生因素；当使用成本要素时，必要附加一种成本对象，如：成本中心，内部定单等。成本要素是基于一定有效期间创立，超过有效期将无法使用。成本要素分为初级成本要素和次级成本要素。4、成本中心：是在成本控制范畴中代表独立成本发生地点组织单元，成本中心可以依照职能需求、分派原则、提供作业或服务、地点或职责范畴建立。成本中心是基于一定有效期间创立，超过有效期将无法使用。5、财务专用供应商主数据：和采购集成业务无关应付挂帐业务需要创立财务专用供应商主数据，且考虑将来员工信息将和人力资源模块进行接口，因此将公司员工作为供应商进行管理，此类供应商主数据只需要创立基本视图和公司代码视图，帐户组设立如下：6、凭证类型：决定凭证编号范畴，系统通过不同凭证类型编号范畴存储一种凭证类型所有凭证。例如：SA 总帐凭证等等7、记 账 码：控制每一种凭证行项目是借方还是贷方，也控制了用于行项目过账特定科目类型（客户、供应商、G/L 科目、资产、物料）。记账码同步还协助控制行项目字段状态。字段状态指行项目屏幕布局。依照行项目上所使用记账码定义，个别字段可以是禁止、可选或必须。如：普通总帐凭证过帐，40 借方，50 贷方。记账码描述借方/贷方科目类型01应收帐款/其他应收款（应收模块）借方客户11应收帐款/其他应收款贷方客户21应付帐款/其他应付款（应付模块）借方供应商31贷方凭证贷方供应商40借方分录（总账）借方G/L科目50贷方分录贷方G/L科目70借方资产（资产）借方资产75贷方资产贷方资产09预收/应收票据/其他应收款借方客户19预收/应收票据/其他应收款贷方客户29预付/应付票据/短期借款/其他应付款借方供应商39预付/应付票据/短期借款/其他应付款贷方供应商应收帐款/应付帐款/预收/预付/其他应收/其他应付/应付票据/应收票据/短期借款/固定资产/无形资产/长期待摊费用都按统驭科目进行管理，如果客户或供应商同步又是预收帐款/应收票据/其他应收款/预付帐款/应付票据/短期借款/其他应付款客户或供应商，就通过09/19/29/39特别总帐标记来记帐。4 SAP系统登陆4.1登陆界面在指定顾客名下，单击，运营后进入下一屏幕：输入顾客名及密码（密码栏自身为空白，设立密码最长为8位，可以短于8位），单击或直接回车后进入系统菜单。注：如果输入为第一次初始密码进入SAP，系统会立即提示需要设立新密码来更改初始密码。4.2更改密码如果需要对密码进行修改，单击浮现如下屏幕：按系统提示规定在栏内输入新密码，单击或直接回车完毕修改。4.3执行事务途径【注1】：在事务代码栏输入如下符号，可实现下列功能：代码功能/n结束当前事务（可在n背面直接加上事务代码，即可进入事务操作界面）/o创立新会话执行事物/i结束当前会话(退出操作系统)【注2】：点击（本地格式设立），在“迅速剪切和粘贴”前打“”选中，在系统中实现迅速复制、粘贴功能。【注3】：在菜单状态下，对任何事务代码单击右键，可将此事务代码列入收藏夹，便于寻常使用。4.4工具栏简介4.5显示协助信息4.6菜单途径搜索协助回车或点即可查找到该事务代码途径，生成如下屏幕：5操作阐明5.1总分类账科目寻常业务解决5.1.1普通科目凭证过账5.1.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-025.1.1.2举例操作例1，苹果事业本部报销快递费250用钞票支付双击或点输入SAP事务代码：F-02，进入下一屏幕：屏幕解释：字段名称描 述顾客操作和输入值1凭证日期记账日期-04-272凭证昂首文本凭证摘要员工报销快递费3记账码依照业务所定义过账码，可拟定记账方向40（借方）4科目记账科目5凭证类型凭证类型决定凭证编号范畴：系统通过不同凭证类型编号范畴存储一种凭证类型所有凭证。SA6过账期间凭证记账月份47货币/汇率凭证记账货币RMB8 G/L详细汪释可输入科目核心字进行搜索点进入下一屏幕：帐户模型和迅速数据输入都 是可以多行录入双击进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：有些科目是要输业务范畴，已设为必输了回车进入下一屏幕：再点回车进入下一屏幕：选取完因素代码后，点进入下一屏幕：检查无误后点生成如下屏幕：例2，员工郑晓燕借款元点进入下一屏幕：双击进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击选取进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：备注：统驭科目：统驭科目不能直接被过账，保证总账数据与明细账数据实时集成统驭科目涉及：客户、供应商、资产等当记录明细账时,系统自动更新相应统驭账户总账回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点进入下一屏幕：5.2.1迅速录入、帐户查模型、调用凭证在F-02做凭证时，屏幕上显示如下：第一种帐户模型，可以在一种屏幕里做总帐类分录得到屏幕如下：录完后点返回，得到如下：检查无误后保存就行了。迅速录入也类似，都可以从EXCEL表复制数字过来，但是只能一列一列复制点调用凭证时显示如下：选完后回车就调用了，再录好数字后，要更改再改一下就行了。检查无误后保存就行了。5.2.2重置已清项5.2.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FBRA-重置已结清项目事务代码FBRA重置已清帐FBRA指对清账凭证进行冲销，对于普通凭证冲销使用事务FB085.2.2.2举例操作把清账凭证进行冲销点，进入下一屏幕：表达只取消已清项目之间关联。（借款凭证和报帐凭证依然存在，但借款凭证体现为未清状态）：1、取消已清项之间关联；2、冲销原清帐凭证。（冲销原费用报帐凭证）点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：屏幕显示已经被冲销，点进入下一屏幕：屏幕显示冲销凭证记账到1000中，用事务代码FB03即可显示该凭证：点可以看到原被冲销凭证：备注：反记帐：科目帐户明细帐会在原记帐方向用红字反映冲帐金额，但凭证上不会用红字凭证显示。5.2.3更改总账科目凭证5.2.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FB02-更改事务代码FB025.2.3.2举例操作备注：对凭证修改，系统仅容许对文本、分派、参照等非核心字段进行修改，对记账日期、金 额、业务范畴、凭证类型等核心字段系统不容许修改，错误状况下仅能对此凭证进行冲销。可直接输入凭证编码后回车进入凭证修改，也可单击凭证右上方，找到所需修改凭证后进行修改。点进入下一屏幕，屏幕下方提示（黄色警告），可继续回车进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击要修改凭证编号，进入下一屏幕：双击行项目，生成如下屏幕：点后生成屏幕，可对内容进行修改,点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：备注：字段栏底色为浅兰色属于不可修改字段，底色为白色字段栏方可修改。SAP规定已保存凭证重要内容都不能修改。只可对凭证昂首摘要、文本、参照三个内容进行修改；科目名称、金额等不可修改。修改后保存即可，显示更改已保存。5.2.4显示总账科目凭证5.2.4.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FB03-显示事务代码FB035.2.4.2举例操作直接回车即可查询凭证内容如需查找其他凭证，可点击，生成如下屏幕：屏幕解释：（可依照需要加入更多查询条件）字段名称描 述顾客操作和输入值公司代码凭证所在公司代码1000会计年度凭证所属年份查询自己凭证缩小查找范畴。如想扩大查找范畴，此处可不打“”打“”点进入下一屏幕：可依照需要加入更多查询条件，点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击行项目或把光标放置需要选取凭证行上（），单击屏幕左上方，可显示凭证如下：有这个标志阐明该凭证是被冲销，正常没有点生成如下屏幕：双击“办公费”或将光标置于行项目“办公费”栏，单击屏幕左上方，可显示生成凭证行项目内容如下若要查询其他凭证信息，可点重新选取要查看凭证5.2.5显示更改总账科目凭证5.2.5.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证FB04-显示更改事务代码FB045.2.5.2举例操作输入要显示更改凭证编号，回车或点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：5.2.6凭证冲销5.2.6.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证冲销FB08-单一冲销事务代码FB085.2.6.2举例操作直接输入要冲销凭证编号，或点选取要冲销凭证编号，然后点生成如下屏幕：查看完毕点回到冲销屏幕界面：点生成如下屏幕：显示凭证完毕冲销，点生成屏幕如下：5.3预制凭证5.3.1生成预制凭证5.3.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过帐事务代码F-025.3.1.2举例操作预制凭证操作与普通凭证过账相似，预制凭证编号与普通过帐凭证产生编号是持续性，占用正式凭证编号资源，可以保存不完整凭证，可以对预制凭证进行修改（涉及文本，金额，成本中心等），当把预制凭证过帐后（FBV0），凭证编号不变。预制凭证做完后，要是没有再调用话，要zfi004里可以查到，但里面是空数据，里面数据也不会记到帐上去，因此可以用在月底，做下月凭证前先预留几张做背面要做，可以减少凭证断号状况回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点或点菜单上，在跳出下拉框中点击，生成如下屏幕：5.3.2更改预制凭证5.3.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证预制凭证FBV2-更改事务代码FBV25.3.2.2举例操作输入凭证编号或点进行选取，回车生成如下屏幕：点完毕预制凭证修改5.3.3显示预制凭证5.3.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证预制凭证FBV3-显示事务代码FBV3与显示总账科目凭证（FB03）操作基本相似，预制凭证也可通过FB03进行显示。5.3.4显示更改预制凭证5.3.4.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证预制凭证FBV5-显示更改事务代码FBV5与显示更改总账凭证（FB04）操作基本相似5.3.5过帐预制凭证5.3.5.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证预制凭证FBV0-过帐/删除事务代码FBV05.3.5.1举例操作输入预制凭证编号，或点进行选取，回车生成如下屏幕：继续按普通凭证过帐办法完毕凭证过帐即可，回车进入下一屏幕：点进入下一屏幕：点完毕凭证过帐，生成如下屏幕：预制凭证编号占用正式凭证编号资源，故生成凭证编号即为预制凭证编号备注：预制凭证与暂存凭证类似，均可保存不完整凭证，但预制凭证占用正式凭证编号资源。5.4暂存凭证5.4.1生成暂存凭证（在做凭证后，发现昂首时间错了，但又改不了状况下可以用这个先暂存，再调用就可以改了）5.4.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-025.4.1.2举例操作暂存凭证与预制凭证类似，均可保存不完整凭证，但暂存凭证不占用正式凭证编号资源，暂存凭证使用自定义暂时编号，且只能调用一次。回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点菜单上在跳出下拉框中选取，生成如下屏幕：浮现系统提示框，输入自定义暂时凭证编号：L0001，点运营后屏幕左下方浮现系统提示5.4.2调用暂存凭证5.4.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-025.4.2.2举例操作点击或点菜单上，在下拉框单击选取进入下一屏幕：点进行选取，浮现如下屏幕：将光标放在要选取凭证编号上，点进入下一屏幕：继续按普通凭证过帐办法完毕凭证过帐即可。生成凭证编号与普通过帐凭证相似。5.4.3显示暂存凭证5.4.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-02（或直接输入事务代码FB11查询）点击或点菜单上，在下拉框单击选取，在生成屏幕中点进行查询。5.4.4删除暂存凭证5.4.4.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账F-02普通过账事务代码F-02（或直接输入事务代码FB11删除）点击或点菜单上，在下拉框单击选取，在生成屏幕中点屏幕显示如下：点生成如下屏幕：将光标放在要删除凭证编号上，点进入下一屏幕：点完毕凭证删除。5.5周期性凭证5.5.1生成周期性凭证5.5.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账过账参照凭证FBD1-周期性凭证事务代码FBD15.5.1.2举例操作对于要定期生成凭证，可以输入周期性凭证，设定运营周期，在相应会计期间运营直接生成记账凭证，从而避免重复录入，提高工作效率。录入预提工资周期性凭证并运营生成记账凭证，操作如下：屏幕解释：字段名称描 述顾客操作和输入值初次运营日期选取或输入初次运营日期，即开始预提日期-04-30最后运营于选取或输入周期性分录凭证最后过账日期-12-31运营间隔月数输入或选取间隔月数，填01表达每月提一次01运营日期指定凭证过帐那天为过帐日期01凭证类型选取或输入周期性凭证类型SA（总分类账凭证）回车进入下一屏幕：屏幕解释：字段名称描 述顾客操作和输入值金额输入每次运营金额2400成本中心选取或输入成本中心编码记帐码40（贷方）科目回车进入下一屏幕：输入凭证借方科目后，再输入下一行项目贷方凭证内容，屏幕显示如下：点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：生成了一种周期性凭证，后来在这张周期性凭证执行期内咱们每月都要去执行这张周期性凭证，不需要再录入这张周期性凭证，用事务代码F.14执行，详细执行办法如下：5.5.2执行周期性凭证5.5.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账期间解决周期性分录F.14执行事务代码F.145.5.2.2举例操作点运营后系统屏幕左下方 提示信息如下：然后单击屏幕菜单上方，屏幕显示如下：运营后进入下一屏幕：选中创立会话“SAPF 120”，点进入下一屏幕：单击选中系统提示框中“仅显示错误” ,之后单击进入下一屏幕：再单击系统提示框中，生成如下屏幕：选中会话SAPF120，点击屏幕上方（查看日记），运营后生成下一屏幕：选中会话SAPF120，单击屏幕上方，运营后生成下一屏幕：进入凭证显示（事务代码：FB03），即可查看生成凭证后来每月按规定期间执行F.14操作，即可生成周期性记帐凭证，不需再重新输入相似分录。5.5.3查看周期性凭证清单5.5.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账期间解决周期性分录F.15清单事务代码F.155.5.3.2举例操作点进入下一屏幕：5.5.4更改周期性凭证5.5.4.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证参照凭证周期性凭证FBD2-更改事务代码FBD2与更改样本凭证（FBM2）操作基本相似，对凭证修改，系统仅容许对文本、分派、参照等非核心字段进行修改，对记账日期、金 额、业务范畴、凭证类型等核心字段系统不容许修改，但在错误状况下可以对此凭证进行删除。5.5.5显示周期性凭证5.5.5.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证参照凭证周期性凭证FBD3-显示事务代码FBD3与显示样本凭证（FBM3）操作基本相似5.5.6显示更改周期性凭证5.5.6.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证参照凭证周期性凭证FBD4-显示更改事务代码FBD4与显示更改样本凭证（FBM4）操作基本相似5.5.7删除周期性凭证5.5.7.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算财务会计总分类账凭证参照凭证周期性凭证F.56-删除事务代码F.56与删除样本凭证（F.57）操作基本相似5.6帐户查询5.6.1总账科目余额查询5.6.1.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算 - 财务会计 - 总分类帐 - 信息系统 - 总帐报表 科目余额 - 普通 - 总帐科目余额 - S_ALR_87012277-总帐科目余额事务代码S_ALR_870122775.6.1.2举例操作点进入下一屏幕：5.6.2凭证日记帐查询5.6.2.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算 - 财务会计 - 总分类帐 - 信息系统 - 总帐报表 凭证 - 普通 - S_ALR_87012289-简要凭证日记帐事务代码S_ALR_870122895.6.2.2举例操作点进入下一屏幕：5.6.3帐户余额/明细查询5.6.3.1菜单途径及事务代码菜单途径会计核算 - 财务会计 - 总分类帐 -帐户 - FAGLB03-显示余额（新）事务代码FAGLB035.6.3.2举例操作选取或输入需要显示科目编号、公司代码、会计年度、分类帐,（也可再单击,输入更多查询条件 ），单击运入下一屏幕：双击上表中某一月份借方或贷方发生额,可分别显示明细.双击四月借方金额生成屏幕如下：双击上表任一行项目可显示更详细凭证信息：凭证查询、打印事务代码：zfi006、zfi099、zfi004明细帐打印查询：zfi099A总帐打印查询：ZFI099B总帐余额对比查询：F.01资产负债表查询：zfi001利润表查询：zfi002钞票流量表查询：zfi003凭证导入：zfi005会计凭证收入成本查询：zco099