有机笋管理手册.doc

有机生产、加工、经营管理手册和程序文件

单位：龙游志华茶业专业合作社
发布日期：2014年8月1日
有机生产、加工、经营管理手册和程序文件审批页

编制：陆洪涛

审核：陆志华

批准：陆志华

2014年8月 1日
有机生产、加工、经营管理手册
第一章 发布令
本手册是龙游志华茶业专业合作社依据GB/T19630.1,2,3,4-2011《有机产品》标准，结合本厂以往质量管理经验编制而成的，适用于本厂有机产品及相关有机产品生产、包装、运输、标识和销售有关的各个部门和场所的有机产品管理。该手册规定了企业有机产品质量管理组织机构，明确了有机产品生产的方针和目标，规定了各级与有机产品质量有关的管理、验证和执行人员的职责，从有机产品生产到产品销售后的服务对各环节进行控制，以保证有机产品质量管理的有效性。主要目的是通过严格的有机产品生产过程的控制，为生产天然、营养、安全、健康的有机产品提供坚固保障。
有机产品的生产是利国利民，有利于全社会乃至全人类生存环境的公益事业，生产过程遵循自然规律和生态学原理，绝对禁止使用对人体健康和生态环境有害的物质，是为了改善生态环境、维护人体健康。本厂旨在发展有机事业，为人类健康和维护生态环境尽一臂之力。
本手册是企业有机产品生产、加工、经营管理的纲领和行动准则，为达到顾客满意和企业进行有机产品生产、加工、经营之目的，全体员工必须遵照执行。

法人：陈桂芳
2014年8月1日
第二章 任命书
为了贯彻GB/T19630.1,2,3,4-2011《有机产品》标准，加强对有机生产、加工、经营管理体系运作的领导，任命沈素珠同志为我企业有机内部检查组组长。
除履行原有职责外，还具有以下的管理职责：
1. 负责有机产品生产、加工、经营管理体系的建立和维护；
2. 向最高管理者报告有机管理的业绩和改进方案；
3. 在整个有机产品管理体系内促进满足有机产品认证意识的形成；
4. 确保加贴有机产品认证标志的产品符合有机产品标准的要求；
5. 建立文件化的有机产品认证标志的管理办法，确保有机产品认证标志妥善保管和使用；
6. 就有机产品相关事宜的对外联系。

法人：陆志华
2014年8月1日

第三章 企业简介
龙游志华茶业专业合作社位于龙北与建德、衢江交界大力山顶的大佛岩，由陆志华创办竹笋初、精制加工的民营企业，在政府和市场的大力支持下，不断扩大生产经营规模，同时通过引进先进的笋叶深加工机械和制作工艺，企业得到了快速发展，资金实力不断壮大。企业产品深受市场好评。
我场经营理念是：立足本地资源优势，以筑建有机笋基地，生产名优笋为方向，确保产品质量求生存、稳定销售市场谋发展，应对市场变化的灵活性强，生产的各式名优笋产品无积压；客户往来遵循信誉至上、诚信双赢的原则。

第四章 企业有机生产、加工、经营管理方针和目标
1. 有机产品生产方针
以质量增强客户满意，以技术推动企业持续发展
2. 有机产品生产的主要目标
根据上述生产方针和企业的产品特点，制定本企业各层次质量目标如下：
部门
质量目标
测量方法/计算公式
企业
总目标
产品交付合格率≥98%
(交货合格批数÷总交货批数)×100%
交期达成率≥99%
(及时交付订单批数÷合同规定交单总批数)×100%
客户满意率≥95%
依客户满意度调查汇总表计算
销售部
客户投诉及时处理率= 100%
(及时处理投诉单数÷投诉总单数)×100%
基地笋园
按有机种植规程完成率=100%
(日常有机管理符合项÷有机种植规程规定项)×100%
人事
员工培训合格率= 100%
(上岗合格人数÷上岗员工总数)×100%
有机加工厂
品质一次交验合格率≥97%
(成品总数-不合格数)/ 成品总数*100%

技术
错、漏检率≤2%
(错、漏检批数÷总批数)×100%
相关
说明
1. 各部门依企业整体质量目标,结合本部门职责及运作内容订出部门质量目标;每月5日之前汇总上个月的各种原始数据,统计出质量目标值,每季度进行质量目标达成之研讨. 每年底各部门汇总质量目标达成情况, 并通过年度管理评审会议评审有机质量目标的适宜性，以持续改进有机质量体系的有效性。

法人：陆志华
2014年8月1日
第五章 企业管理组织机构图及其相关岗位的责任和权限
1组织架构图
法人

财务组
营销组
办公组

加工组
培育组

技术员
保管员
内部检查员
验收员

2.相关岗位的责任和权限
2.1法人的工作职责
2.1.1 制订企业有机笋质量方针，确定质量目标，确保企业各级人员都能理解和实施，并采取有效措施保证有机笋管理手册的贯彻实施；
2.1.2 对建立符合有机笋、有机笋产地环境条件、NY/T391有机笋生产技术规程、有机笋加工技术规程标准要求的质量体系负责，批准颁布《有机生产、加工、经营管理手册》和程序文件；
2.1.3 建立与质量体系相适应的企业组织机构，以保证管理手册体系的有效运行，核准职能分配和资源配置；
2.1.4 授权管理者代表，确认影响质量的各职能部门的职责和权限；
2.1.5 定期主持管理评审；
2.1.6 参与特殊合同的评审。
2.2技术员工作职责
2.2.1 加工厂生产技术准备工作；
2.2.2 负责编制笋园农事作业指导书；
2.2.3 负责建立、健全和完善设备的使用和维修操作规程，及时处理生产过程中的设备故障；
2.2.4 负责组织样品的试作；
2.2.5 签发合格证同时做好信息反馈工作；
2.2.6 对不合格品有权拒绝放行。
2.3笋园组的工作职责
2.3.1 负责有机笋园生产计划制定与实施；
2.3.2 负责有机笋园生产管理；
2.3.3 组织实施有机笋园施肥、病虫害防治工作；
2.3.4 负责有机笋园农事作业记录；
2.3.5 负责鲜笋采摘管理工作；
2.3.6 对采笋工进行考核。
2.4加工组的工作职责
2.4.1 根据年度生产经营计划，编制加工计划并实施；
2.4.2 负责生产计划的实施与现场管理；
2.4.3 负责对生产过程进行控制，保证生产处于受控状态；
2.4.4 负责技术、仓库和生产班组的管理工作；
2.4.5 负责产品实现的策划工作；
2.4.6 负责生产工艺管理；
2.4.7 负责设备的管理工作和日常的设备维护和保养；
2.4.8 执行不合格品评审和处置决定；
2.4.9 负责员工的考核工作；
2.4.10 协助业务的售后服务工作。
2.5验收员的工作职责
2.5.1 负责对鲜笋验收工作和在加工过程检验的监督；
2.5.2 负责对成品最终检验的监督和决定合格品的放行；
2.5.3 负责产品标识的监督检查和产品标识及检验状态标识的管理；
2.5.4 负责检验、测量和试验设备的管理工作；
2.5.5 负责组织不合格品评审、处置及纠正和预防措施的效果验证；
2.5.6 做好检验记录；
2.5.7 负责质量记录归档管理工作；
2.5.8 负责检验、测量和试验设备的校检工作。
2.6内部检查员的职责
2.6.1 全面了解《有机笋生产技术规程》及相关生产技术规程；
2.6.2 对企业的“质量管理体系”对照《有机笋认证技术准则》进行检查，并对违反该准则的内容提出修改意见；
2.6.3 对本企业“生产过程控制体系”对照《有机笋认证技术准则》进行监督检查，并对违反该准则的内容提出修改意见；
2.6.4 对本企业“追踪体系”全过程签字、确认；
2.6.5 向认证机构提供内部检查报告。
2.7营销组工作责任
2.7.1 负责产品销售，组织新产品的合同评审；
2.7.2 负责顾客财产的接收、检验，并交与品管人员保管；
2.7.3 收集顾客反馈的信息，做好沟通和服务工作；
2.7.4 负责顾客满意度的调查；
2.7.5 参与不合格品的评审和处置。
2.8办公组工作职责
2.8.1 负责文件资料的管理；
2.8.2 负责记录的管理；
2.8.3 负责员工的培训管理；
2.8.4 负责对员工的资格评定。
2.9保管员的工作职责
2.9.1 按仓库管理制度，做好物资的验收、记帐工作；
2.9.2 负责管理仓库物资，做到库容整洁、摆放整齐、标识清楚、防护措施齐全、帐物卡一致；
2.9.3 严格按计划限额发料及时做好物资的发放工作；
2.9.4 做好库存物资的记录，清仓盘点和统计报表等工作。
2.10财务部的工作职责
2.10.1 实行财务监督，保证计划目标的实现；
2.10.2 负责成本核算；
2.10.3 负责核定贮备资金、生产资金和成本资金等流动资金定额，实行统一资金调度。

第六章 有机标识的管理
1.通则
1.1有机产品按照国家有关法律法规、标准的要求进行标识。
1.2“有机”术语或其它间接暗示为有机产品的字样、图样、符号，以及中国有机产品认证标识只应用于按照GB/T19630.1,2,3,4-2011的要求生产和加工并获得认证的有机产品的标识，除非“有机”表述的意思与有机产品国家标准完全无关。
1.3“有机”、“有机产品”仅适用于获得有机产品认证的产品，“有机转换”、“有机转换产品”仅适用于获得转换产品认证的产品。不得误导消费者将常规产品作为有机转换产品或者将有机转换产品作为有机产品。
1.4标识中的文字、图形或符号等应清晰、醒目。图形、符号应直观、规范。文字、图形、符号的颜色与背景色或底色应为对比色。
1.5进口有机产品的标识和有机产品认证标志也应符合本部分的规定。
2.产品标识要求
2.1有机配料含量等于或者高于9*%并获得有机产品认证的产品，方可在产品名称前标识“有机”，在产品或者包装上加施中国有机产品认证标识。
2.2有机配料含量等于或者高于9*%并获得有机转换产品认证的产品，方可在产品名称前标识“有机转换”，在产品或者包装上加施中国有机转换产品认证标识。
2.3有机配料含量低于9*%、等于或者高于70%的产品，可在产品名称前标识“有机配料生产”，并应注明获得认证的有机配料比例。
2.4有机配料含量低于9*%、等于或者高于70%的产品，有机配料为转换期产品的，可在产品名称前标识“有机转换配料生产”，并应注明获得认证的有机转换配料比例。
2.5有机配料含量低于70%的加工产品，只可在产品配料表中将获得认证的有机配料标识为“有机”，并应注明有机配料比例。
2.6有机配料含量低于70%的加工产品，有机配料为转换期产品，只可在产品配料表中将获得认证的有机配料标识为“有机转换”，并应注明有机转换配料比例。
3.中国有机产品认证标识
3.1中国有机产品认证标识和中国有机转换产品认证标识的图形与颜色如图1、2所示。

图1 中国有机产品认证标志

图2 中国有机转换产品认证标志

第七章 可追溯体系与产品召回
1.目的
  为确保在产品实现的全过程中，使产品明显的得到识别，对产品的形成过程，实现必要的追溯。
2.适用范围
  本程序适用于本企业在产品实现过程中对产品进行标识，使产品得到识别，确保不合格品不被混用、错用，确保返回企业的产品能被识别，并能与合格品区分开来，并达到规定的可追溯性范围和程度。
3.职责
3.1 生产部为本程序的归口管理部门。
3.2 物料采购人员，仓库保管人员负责对采购产品进行标识和标识的防护。
3.3 生产部负责对进入生产过程的采购产品、过程产品、产成品进行标识和标识的防护。
3.4 产品永久唯一标志与标识办法，由质管部在产品有关文件中确定。
3.5 各相关过程唯一性标识的记录由相关部门负责保持。
4.活动程序
4.1 产品标识要求：
4.1.1 标识应是唯一性的，并准确、清晰。
4.1.2 标识应能满足可追溯性的要求。
4.2 产品标识方法：
4.2.1 产成品的唯一性标志：
4.2.2 本公司产品的唯一性标志为产品批号
4.3产品标识方法
4.3.1 采购物资标识
4.3.1.1 采购物资采用分区、标识牌、货位卡和记录（《入库单》、《出库单》）等方式，进行标识和区分。
4.3.1.2 对于有可追溯性要求的物料的《入库单》和《出库单》应记录品名、规格型号、批号、生产厂家等信息，以便追溯。
4.3.2 生产过程中的过程产品和成品的标识。
4.3.2.1 生产部按《标识、可追溯性控制程序》的规定进行标识。
4.3.2.2 生产人员在批生产记录中记录产品标识内容，并填写操作班组或操作人、生产日期等信息，以便追溯。
4.3.3 成品库标识
采用分区、标识牌、材料卡（货位卡）和记录（《入库单》、《出库单》）等方式，对产品进行标识和区分。
4.3.4 销售产品去向
  库房应建立《销售台帐》，记录用户名称、品名、规格、数量、生产批号、发货日期等信息，以备追溯。
4.3.5对于返回本企业的产品，加贴/挂“不合格品”标识，或单独分区存放，以与正常生产的产品区分开来。
4.4 追溯
4.4.1 可追溯性要求
A、物料：确定能追溯到供方与生产批号；
B、生产过程：能追溯到每道工序的操作人员与质量检验人员；
C、成品：向上游能追溯到物料采购产品的生产厂家、批号，向下游能追溯到产品的第一接收人。
4.4.2 产品需要追溯时，由相关部门根据产品标识和相关记录进行追溯。

第八章 内部检查
1.目的
通过内部检查，验证有机生产和质量管理体系是否符合GB/T19630.1~GB/T19630.4的要求，是否得到有效实施和保持，寻找改进机会，提高体系的符合性和有效性。
2.适用范围
适用于本企业内部有机生产质量管理体系的检查活动。
3.职责
1.1 场长批准本企业《年度内部检查计划》。
1.2 有机质量管理内部检查组组长策划检查方案。
1.3 检查组长根据批准的检查计划实施检查，对不符合项采取措施进行跟踪验证，并编写《内部检查报告》。
1.4 内部检查员负责编制《内审检查表》，实施现场检查，协助内部检查组组长复查。
1.5 各部门配合检查组做好内部检查工作，并对检查中发现的不符合项采取纠正措施。
4.程序
4.1年度检查方案策划
4.1.1每年年初，有机质量管理内部检查组组长根据本企业管理体系的现状，拟检查的过程和区域的状况和重要程度，并考虑以往检查的结果，对检查方案进行策划，其中包括检查的准则、范围、频次和方法。
4.1.2检查方式采用集中检查的方式进行。
4.1.3遇有如下情况，可组织特殊追加的内部检查：
a.组织结构、有机管理方针、目标等发生重大改变时；
b.发生严重问题，或顾客及其他相关有严重投诉时；
c.即将进行第二方、第三方检查或法律、法规规定变更时；
d.由市场调研与服务信息反馈，认为有必要时。
特殊追加内部检查，由有机质量管理负责人向场长请示，场长同意后，由内部检查员编制《内部检查计划表》确定检查范围与日期，经场长批准后，组织实施。
4.2内部检查的依据
a.依据GB/T19630.1~GB/T19630.4-2011《有机产品》国家标准；
b.本企业《有机生产质量管理手册》和其他文件；
c.本企业适用的国家、地方有关法律、其他要求和标准。
4.3检查准备
4.3.1 企业场长任命一名或若干名具有资格的内部检查员组成检查组，并任命其中一名内部检查员为检查组长。必要时，可聘请具有专业知识的外部专家参加检查。
4.3.2 检查组长根据年度检查方案，编制《内部检查计划表》，确保检查过程的客观性和公正性。
4.3.3 《内部检查计划表》经场长批准后，提前通知受检查部门负责人。受检查部门如果对日程有异议，可在两天之内通知检查组长，经过协商可以再行安排。
4.3.4 检查组全体成员应认真学习有关文件（如规范、有机生产质量管理手册和其他文件、有关法律和其他要求等），了解受检查部门的具体情况后，根据所分配的任务编制《内部检查表》，并经检查组长批准。
4.4检查实施
4.4.1 见面会
a.检查开始前由检查组长主持召开见面会议，介绍检查目的、范围、依据、方式、检查组成员和检查日程安排、结束会的日期和时间、及其他有关事项。要说明检查是一个抽样过程，有一定的局限性，但检查尽可能取得具有代表性的样本，使检查结论合理、正确。
b.参加会议人员：企业领导、有机生产质量管理负责人、受检查部门的负责人、检查组成员，与会者签到。
4.4.2 现场检查
4.4.2.1 收集检查证据
a.收集检查证据要与客观事实为基础，一检查准则为依据，作出公正的判断；
b.检查员根据《内部检查表》，通过交谈、查阅文件和记录、现场观察有关方面的工作和现状来，对受检部门的程序和文件执行情况进行现场检查，收集检查证据。如发现重大的可能导致不合格的线索，即使不在检查之列，也要进行调查并记录。对于面谈获得的信息要通过实际观察、测量和记录等其他渠道予以验证。
4.4.2.2 汇总分析检查结果，确定不合格项
a.检查员对所有检查中观察到的结果应做好检查记录；
b.检查组长召开检查组会议，对所有观察结果的检查记录进行评审，确定不合格项。然后在《不合格项报告》上填写不合格事实、条款等内容。如有异议时，由检查组长裁决；
c.开具的不符合项报告的内容应清晰、判断准确，并且说明不符合标准条款；
d.开具的不符合项报告，要得到受检查部门负责人确认，以保证不合格项能够完全被理解，有利于纠正。
4.4.3 结束会
a.在现场检查和起草内部检查报告结束，由检查组长主持召开末次会议：检查员负责向受检查部门介绍检查结果，宣读不符合项报告；检查组长提出检查结论和建议，并商谈纠正措施，商定纠正措施完成日期，以及跟踪验证等事宜。
b.参加人员：企业领导、有机生产质量管理负责人、受检查部门的负责人、检查组成员，与会者签到。
4.5检查报告
末次会议结束后，由检查组长编制《内部检查报告》，报送场长批准后，交办公室按受控文件发放到企业领导、有机生产质量管理负责人、受检查部门。
4.6纠正措施的实施和跟踪验证
4.6.1 受检查部门接到不符合项报告，立即分析原因制定出相应的纠正措施，提交检查员确认、有机生产质量管理负责人批准后，予以实施。
4.6.2 检查员对纠正措施实施情况进行跟踪，如发现问题要及时向有机生产管理负责人报告，确保及时采取措施，以消除已发现的不符合及其原因。
4.6.3 纠正措施完成后，检查员对措施实施情况进行验证。验证内容包括：纠正措施是否按规定日期完成；纠正措施的各项措施是否都已完成；完成后的效果；实施纠正措施时是否记录，记录是否按《记录控制程序》的要求进行管理；
4.6.4 经验证，确认纠正措施已完成，检查员要在《不符合项报告》的跟踪验证栏目中记录验证结果和签名。
4.7记录管理
内部检查中产生的全部记录由检查组长移交办公室按照《记录控制程序》进行管理。

第九章 文件和资料管理
1.目的
通过对外来文件（包括法律、法规、标准）、文件、技术性文件及资料进行控制，确保本企业有机产品生产体系的制定及各种经营和管理活动符合国家法律、法规的要求，确保体系所有文件资料都是受控的现行有效版本。
2.适用范围
本程序适用于本企业有机产品生产管理体系涉及的相关法律、法规的收集与执行，以及文件、技术文件资料的管理和控制。
3.要素控制
3.1 法律、法规的控制
3.1.1 法律、法规管理流程图
3.1.2 法律、法规收集范围、途径和频率
3.1.2.1 收集范围包括各种与本企业经营管理活动、体系设立相关的法律、法规和标准，特别是对质量安全、食品安全相关的、及对各产品输入国的法律、法规的收集。
3.1.2.2 各相关部门负责收集与本部门工作相关的法律、法规及标准（一年至少两次），编制“部门适用法律、法规一览表”，并将新收集的适用于本部门的法律、法规及标准在本部门内宣贯学习。同时及时增加或更新的内容传递给有机生产管理小组。企业部门法律、法规的筛选整理、保存管理及版本更新等工作由有机生产管理小组负责。
3.1.2.3 法律、法规收集的途径。
(1) 从相关政府部门收集
(2) 订购相关的法律、法规文件和资料
(3) 通过媒体（如互联网等）下载等
3.1.3 对收集到的各种法律、法规和标准进行筛选、讨论、确定，摘录对本企业有机产品安全管理体系相关的内容，列出 “法律法规一览表”。
3.1.4 法律法规一览表”提交场长批准确认。
3.1.5 相关法律、法规的合规性评价每年一次。法律法规收集的时机可与有机生产管理体系内部检查活动相结合，对原有的“法律法规一览表”进行修改，对与本企业实际不相符的法律、法规修订应填写“纠正预防措施表”，并按企业文件控制要求履行相关手续。
3.1.6 根据收集到的相关法律法规，对企业《管理手册》和《程序文件》进行修订，以增强其指导性和可操作性。
4.有机管理文件控制
4.1 编制与审核
4.1.1《有机生产管理手册》和《程序文件》由有机生产管理小组组织各部门相关人员编制，相关组长、有机生产管理小组评审、修改，办公室代表审核，场长批准。按要求填写“文件建立审批表”。
4.1.2其它文件由各部门负责人指定专人编制，各部门负责人审核。
4.2批准
4.2.1《有机生产管理手册》和《程序文件》由场长批准。
4.2.2其它文件由编制该文件的部门负责人审核，企业代表批准。
4.3发放和接收
4.3.1有机生产管理小组负责发放《有机生产管理手册》和《程序文件》。发放前应填写“文件发放清单”，经管办公室审批后方可发放。发放时填写“文件发放／收回登记表”。
4.3.2收到其它部门发放的有机生产管理文件，资料员应在本部门的“文件接收登记表”上做好接收登记。同时使用“部门文件传阅单”，将文件采用传阅或其它形式（例如会议）传达给相关人员，阅读人员在“部门文件传阅单”上签名。完成文件传阅后，“部门文件传阅单”与收到的文件同时保存。
4.4编号
4.4.1《有机生产管理手册》和《程序文件》编号按《文件格式、编码规定》编号。
4.5.有机生产管理文件的受控和非受控
4.5.1 受控文件
(1)有机生产管理小组负责列出《有机生产管理手册》、《程序文件》和《作业指导书》、《规章制度》的“文件有效版本清单”。
(2)编审文件的部门的资料管理员列出文件的“文件有效版本清单”。
(3)受控的文件打印发放时，必须加盖红色“受控”印章。
4.5.2 非受控的文件不受更改的影响，过期失效不必收回。
4.6文件发放范围
4.6.1 一般情况文件以企业内部网络发送，并以word形式存档；确需打印发放的，发放范围不得超过企业部门组长以上人员、内审员，发给第三方认证机构的文件必须加盖“非受控”红印章，且均须经管理审批。
4.6.2 确因工作需要，受控的《有机生产管理手册》经场长批准后，可适当扩大发放范围，如上级有关部门等。
4.6.3 程序性文件单行本，可根据实际需要由场长批准确定发行范围。除第三方认证机构外，程序性文件一般不对外发放。
4.6.4 因特殊需要打印发至外单位的文件，须经场长批准，并加盖“非受控”红印章。
4.7文件的更改
4.7.1 文件的更改，原起草部门填写“文件更改申请单”，经原审批程序及审批权限审批后，方可对文件进行修改，而且应对修改内容做出明显标识（注明更改日期、更改通知单编码）。有机生产管理小组负责填写“文件更改通知单”，使用部门资料员在更改通知单原件上签收。
4.7.2 收到更改通知单后，资料管理员或领用人应及时查看学习文件更改内容。
4.7.3 若更改较大无法注明更改内容时则需换页（新页需附于原件后页），若多次更改、换页或更改内容较多无法用换页解决时则需换版，换页或换版由发放部门按原发放程序统一实行。换版、收回按照3.2.8.3执行。
4.8文件的保管
4.8.1 领用受控的文件的部门和个人，必须妥善保管，若有遗失，必须填写“文件和资料领用申请单”，经发放批准人批准后方可补发。
4.8.2 文件各资料的原件由专人负责保管。如为电子版本，保存原件的电脑必须设置密码，专人保管。
4.8.3 换版、收回要在“文件发放／收回记录”上做好记录；销毁过期、作废的文件，资料管理员填写“文件销毁清单”，经场长或其授权人批准后进行销毁，批准人或其授权的代表现场监督文件销毁。
4.8.4外来的与质量、环境和职业健康安全、食品安全管理体系相关的技术文件资料，各相关职能部门接收、保管、使用，并负责做好记录（登记）。
5.技术文件控制
5.1设立资料管理员，负责技术文件和外来技术文件的接收、发放、收回管理，并建立“文件一览表”。
5.2技术文件的编制、审批
5.2.1技术文件的编制、更改由生技生产部门，质量管理部门等参加会审，生产部门经理或主管副总审核。
5.2.2技术文件的编制应完整、正确、统一，并符合国家或行业的相关标准。
5.2.3技术文件编号按《文件格式、编码规定》中有关技术文件编号规定进行。
5.3技术文件的更改
5.3.1技术文件的更改可由各部门、分厂或个人提出，生产部更改，但技术文件的更改需保证或提高产品的质量。
5.3.2换版后的技术文件应有相应的编号，与现行的技术文件得到识别，并建立“更改文件一览表”。
5.4标记
5.4.1确保技术文件在运行各场所受到识别，生产部的资料员要合理使用标记。
5.4.2“作废”标记：要求作废、换新、收回的技术文件由生产部的资料管理员负责收回，并在显著位置上及时盖上“作废”字样红色印章，禁止在现场使用。
5.4.3“参考用”标记：当技术文件提供给规定范围以外的部门或单位时，生产部的资料管理员在该文件首页盖上“参考用”字样红色印章，文件为非受控文件，不得流通使用。
5.4.4技术文件发放时，生产部的资料管理员将合适的标记加盖在技术文件上。
5.4.5技术文件原件的存档管理原件应符合下列要求：清晰无破损，无污迹和皱折；按规定填写标题栏和签署。
5.5原件由资料管理员保存在合适的文件柜中，要分类保存，便于查找，并建立台帐，确保帐物一致。原件不应折叠，应平放或立放，不同的原件可分开存放，但多张页组成的同一代号原件应保存在一起。
5.6电子版本只能作为原稿，不能作为原件保存，存放原稿的电脑必须设置密码，专人保管。本公司程序文件不作电子方式签字。
5.7技术文件原件原则上不得外借。
5.8重新复制的原件应按审批程序重新签署，在被替代的旧原件上，应在明显位置加盖“作废”红色印章，另行保管、备查。
6.技术文件的发放、接收
6.1生产部的资料管理员填写“文件发放清单”，经本部门的负责人审批后，资料管理员按清单发放，并在 “文件发放／收回登记表”上做好记录，接收部门的资料员签收。若资料管理员出差或其它原因不能签收，可由部门内其他人员代为签收，并注明代签字样。
6.2技术文件的发放范围为：
a.生产副总；
b.品管部正、副经理、相关品管员、测试中心正、副主任、相关化验员；
c.生产分厂正、副场长
6.3技术文件的接收、作废、遗失申补方法同文件控制方法执行。
6.4生产部资料管理员负责外来技术文件的接收和管理，如需借阅或发放的外来技术文件，资料管理员复印后并加盖“外来资料”印章后再行借阅或发放。
7.玷污、破损处理
技术文件因玷污、破损影响使用时，资料管理员送回文件发放部门，并办理复制、更换手续，以旧换新。
8.技术文件的清理和销毁
8.1各部门的资料管理员定期对本部门的技术文件进行清理，一般为每年初进行一次。
8.2对作废的原件一般不进行销毁。
8.3技术文件的销毁由生产部的资料管理员填写“文件销毁清单”由原发放审批人审批。
8.4技术文件销毁根据文件销毁清单由生产部资料管理员负责实施，审批人或其授权人现场监督。

第十章 记录管理
1.目的
有机产品生产应建立并保存记录。记录应清晰准确，并为有机生产提供有效证据。记录至少保存3年。
2.适用范围
本程序适用于企业有机生产质量管理体系运行的所有记录的控制。
3.职责
3.1 办公室负责对有机生产质量管理体系运行进行记录控制，并负责记录表格的备案、编号、标识，以及对各部门移交的记录进行贮存、保护、检索和处置；
3.2 各部门负责本部门记录的填写、收集整理、标识、贮存、保护，按规定时间移交办公室管理和处置。
4.程序
4.1 记录的分级管理
4.1.1 办公室负责本企业所有记录的控制，编制《记录控制清单》，并做好本部门的记录。还要负责对各部门移交来的记录的标识、贮存、保护、检索和处置工作；
4.1.2 各部门负责本部门的记录的设计、填写、标识、贮存、保护、检索，按规定时间将所记录移交办公室管理和处置。
4.2 记录填写
4.2.1 记录用钢笔或圆珠笔填写，应填写及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠线划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.2.2 出于笔误需要更改的内容，可用划改。涉及到检测数据的更改，还要在划改处签上更改者姓名。非生产性记录的更改也可用涂改液实现。
4.3 记录的收集、整理、贮存、保护
4.3.1 各部门负责将本部门的所有记录分类收集，依日期顺序整理好（量大的记录按月装订成册），便于检索。
4.3.2 记录应贮存于通风、干燥的地方，并做好防火、防虫蛀工作。
4.3.3 各部门按规定的期限保管记录，保证记录在保管期内不丢失、不损坏。
4.4 记录的保存期限和归档
4.4.1 记录保存期由各部门根据实际需要而顶，一般为*年。
4.4.2 各部门应于次年年初将上年记录统一交办公室归档保存。
4.5记录的查阅、借阅
4.5.1 已归档的记录，需查阅、借阅时，应经办公室主任同意后方可进行。
4.5. 2 所有的记录不外借。
4.6 记录的销毁
对于记录超期或无查考价值的记录，由办公室征求有关部门意见后予以销毁。
4.7 记录格式的设计和检查、复制和更改
4.7.1 各部门的记录格式，由公司统一设计。记录须做到规范、合理、简练、明确，记录的内容能准确反映产品、活动或服务的真实情况，应具备可追溯性。
4.7.2 各部门根据实际工作需要对不适用的表格格式可提出修改意见，由办公室集中提出意见报总经理批准后 修改。

第十一章 客户投诉的处理
1.目的
与顾客进行充分的沟通，使顾客的申、投诉得到最满意的答复，充分收集并分析顾客反馈信息，作为持续改进的输入。
2.适用范围
适用于企业有机产品引起的顾客申、投诉的处理及产品召回。
3.职责
3.1销售部负责与顾客的沟通，接受顾客的投诉并及时处理。
3.2有关部门应配合销售部解决用户申、投诉引起的各类问题，如必要时的通知和召回以及顾客不满意的纠正措施。
4.工作程序
4.1销售部接受顾客的来电、来函、来访。对用户意见和投诉登记验证，将该表复印一份，报总经理备案。
4.2销售部在接到有机产品质量投诉，尤其是涉及到产品安全的投诉时，在确认事实报场长批准后可对该批次产品实施紧急召回，并赔偿损失。
4.3销售部对顾客的申、投诉应认真对待，及时解决。根据不同的情况采取相应的赔偿，道歉或其他措施，直至用户满意。
4.4当顾客对有机产品投诉时间严重或影响教大时，应分析原因，采取纠正措施，并验证其有效性。
4.5销售部每年有计划地选定主要顾客进行顾客满意信息收集，其方式可为走访，电话采访等，了解顾客的要求以及对产品质量、服务质量的反映。
执行本程序所形成和涉及的质量记录由办公室保管，并按《有机生产记录控制程序》规定进行控制。
第十二章 持续改进
1.目的
采取有效的改进、纠正和预防措施以实现有机管理体系的持续改进。
2.职责和权限
2.1各部门负责分管范围内相应的改进措施的控制和实施。
2.2有机小组组长代表负责监督、协调改进措施的实施。
2.3有机小组组长负责改进措施实施效果的跟踪验证。
3.控制要求
3.1改进的需求
持续改进企业有机生产管理体系的有效性，促进有机山葡萄酒的健康发展，在策划和管理改进时应考虑改进的方向：
3.1.1实现有机方针和目标的情况；
3.1.2内部检查的结果；
3.1.3有机山葡萄酒生产过程中的技术问题；
3.1.4对不符合所采取的纠正和预防措施；
3.1.5产品检验的结果；
3.1.6分析现有有机过程的状况确定改进方案；
3.1.7顾客的申诉/投诉的处理。
3.2识别不符合
在整个生产、运输、销售等过程中发现的任何不符合均应进行识别和分析，并采取相应的纠正预防措施，对不符合的控制详见《不合格品控制程序》。
应接受顾客对产品的意见，特别是申诉/投诉情况，对申诉/投诉应作详细的记录和处理，特别是针对产品有机性能方面的申诉/投诉。对申诉/投诉的控制详见《申诉/投诉处理控制程序》。
4.纠正预防措施
目的：
针对企业内部体系运行中所发现的不符合及顾客的申诉/投诉，采取相应的措施消除不符合并防止其再次发生以达到改进的目的。
职责和权限：
1.各部门负责分管范围内相应的纠正和预防措施的控制和实施。
2.有机小组组长负责监督、协调纠正和预防措施的实施。
控制要求：
1.针对不符合进行评价，确定不符合性质是一般不符合还是严重不符合，对不符合要分析原因，确定责任部门/责任人。
2.不符合的责任人应针对其原因制定相应的纠正/预防措施，所制定的措施应消除不符合或潜在不符合的原因，防止其再次发生。
3.纠正/预防措施的实施
不符合责任部门/责任人制定的纠正/预防措施经部门负责人批准后实施，实施效果由有机管理者代表评审。
记录：
对不符合、纠正/预防措施应作好记录。