机关单位内部控制操作流程手册之合同控制模版.docx

合同控制第一节 业务管理概述一、合同定义及组成1、本规范所称合同指局机关为实现一定经济目的，与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。2、合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同风险，提高单位资金使用效益。3、根据局机关业务性质，为方便归口管理，把涉及的主要合同分为：（1）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；（2）审计、鉴证、信息化、咨询等服务类合同；（3）其他合同。二、合同管理环节及目标合同管理分为合同订立与审批、合同履行及跟踪、合同监督管理、合同档案管理等环节。合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。第二节 控制设计一、流程目录流程编号流程类别流程名称HTGL04合同管理HTGL04.01合同审查与签订HTGL04.02合同执行与监督HTGL04.03合同结算与归档二、管理流程及节点说明1、合同审查与签订（1）流程图（2）流程描述合同审查与签订编号流程步骤责任部门责任岗位流程步骤描述输出文档关键控制点控制要素0对于在政府采购中签订政府采购合同，已经通过采购申请，不必要重复进行合同签订审核审批流程（01-07）01合同签订事项申请业务科室经办岗业务科室根据自身业务需要，有需要签订合同的事项，提出申请。合同签订申请表是合同签订的原因、金额、资金来源、支付、收取情况等事项的真实完整。02审核业务科室业务科室负责人科室负责人对合同签订事项的原因、需求进行审核。需求编制准确、合理、全面，细化程度高，测算依据充足、真实、有效。03审核N业务科室分管领导业务科室分管领导负责审批预算金额5000元以下的合同事项，并对合同签订事项的原因，整体合理合规性进行审核。需求编制准确、合理、全面，细化程度高，测算依据充足、真实、有效。04审核办公室合同管理岗负责审核合同签订是否合理，进行监督。申请合法合规、真实有效。05审核办公室主任对合同签订事项申请的资金来源进行审核。资金来源、支付/收取方式合法有效。06审核N办公室分管局领导负责对预算金额5000元以上，50000元以下的合同事项审批，并对资金来源、资金收取/支付方式、资金额度等进行审核。合同事项符合单位预算要求、合法合规。07审批党组会对于“三重一大”，大额资金（50000元以上）申请，重大事项的合同签订，提请党组会决议。会议纪要、集体决策书合同事项的必要性、合理性及合法合规性。09牵头组织合同谈判业务科室经办岗业务科室搜集合同相对方的主体资料，包括其资信、履约能力、信用、资产等情况，牵头组织合同谈判（谈判小组）。合同相对方相关真实性资料、谈判纪要组建素质结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有法律、技术、财会等方面的人员参与谈判；收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息；关注合同核心内容和关键细节，具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等；对于影响重大、涉及较髙专业技术或法律关系复杂的合同还应当聘请外部专家参与合同的相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力、职业道德情况；谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管，建立严格的责任追究制度；在谈判过程中加强保密工作。10草拟合同文本业务科室经办岗根据合同谈判结果以及需求要求情况，参照不同形式的政府采购合同范本模板草拟合同文本。合同文本（草稿）是严禁口头协议，杜绝合同履行在先，合同签订在后的情况；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律专业人士参与起草保证合同内容和条款的完整准确；国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。；单位有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确；载明纠纷解决方式；明确变更、补充、转让等合同条款；签约对方起草的合同，单位应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。11审核业务科室科室负责人科室负责人对合同相关内容事项，进行审核。对数量、质量条款、技术要求，交货时间、地点等关键性内容进行技术审查。12审核办公室合同管理岗对合同文本中的格式、文字等进行合规性审核。对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。13审核N外部法律咨询顾问对合同文本中的内容、条款的合法性、合规性，以及双方权利义务、责任等进行分析明确。是对于草拟的合同初稿，在进行审查时对每一条合同条款及内容进行仔细的斟酌审查，是否违背中华人名共和国合同法的有关规定，文字表述是否有歧义，条款权利义务是否明晰等。14修订完善合同文本业务科室经办岗根据科室负责人及法律专业人员审核意见修改完善合同文本。合同文本（最终版）是认真分析研究，慎重对待审核意见，对合同条款内容斟酌仔细的进行修改完善，确保合同内容合法合规、完整真实。15审核办公室主任对合同文本中的资金金额、支付/收取方式等进行审核。对支付条款等内容进行经济审查，合同所载资金情况是否属实，是否符合要求。14审核签订分管领导按照委托授权书的签署权限，将已修改后的合同文本进行审核签订。已签字的合同是明确签署权限，非局机关主要负责人签字的严格执行授权审批程序，严禁越权。15盖章办公室印章管理岗办公室合同管理岗负责人在合同上加盖合同专用章或局机关公章（必要时可加盖骑缝章）。已签字盖章的合同是盖章时仔细审查合同的审核审批流程是否合规。16登记备案合同办公室合同管理岗按照合同管理台账格式及内容要求，登记合同信息并进行合同备案。合同管理台账合同备案登记要及时准确完整。合同的资料包括但不限于：合同对方的资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的相关证书、往来函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、往来函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。2、合同执行与监督（1）流程图（2）流程描述合同执行与监督编号流程步骤责任部门责任岗位流程步骤描述输出文档关键控制点控制要素01跟踪对接、反馈合同相对方履行情况业务科室经办岗根据合同约定事项，跟踪反馈合同履行过程中的异常或可能出现的问题，如未按约定履行、执行过程中发现漏洞或纠纷隐患以及违约现象等。是在合同执行过程中，及时关注合同履行过程中可能出现的异常情况，包括合同变更、补充、转让、解除、终止、纠纷等。如有问题，需要提供证据材料。监督检查合同履行情况人事科经办岗不定期的监督检查影响重大的合同执行情况。检查意见书检查合同履行过程中是否有异常或风险。02是否存在异常或风险情况业务科室经办岗判断是否存在异常或风险情况。及时的进行跟踪管理，及时提示异常或风险。03实施应急处理措施业务科室经办岗在出现异常或风险时，在职责范围内，与对方协商处理或采取其他补救应急措施，并同时搜集、保存对方的违约证据，并及时报告合同管理岗。应急补救措施方法、对方相关违约证据是及时采取补救或应急处理措施，及时收集、保存违约证据。04制定应急方案人事科内审小组对于在合同执行过程中发生的合同变更、补充、解除、转让、纠纷等异常风险集体讨论制定出应对措施。异常风险应对方案讨论出的应对方案的科学性、合法性、可行性。05审核N业务科室分管领导对应对方案进行审核并出具完善意见。审核、完善意见审核方案的科学性、可行性、合理性、合法性。06审批N主要领导或党组会对于关于“三重一大”合同发生的突发异常情况和风险，选择提请党组会审议决定，本着单位利益最大化原则，批复风险应对方案。会议纪要或批示审核方案科学性、可行性、合理性。07实施应对方案业务科室经办岗依据潘局长或党组会批准意见开展实施，进行合同的变更、解除、转让、终止等操作或按照合同约定的方式解决纠纷。避免发生不必要的冲撞，维护局机关机关的最大利益。3、合同结算与归档（1）流程图（2）流程描述合同结算与归档编号流程步骤责任部门责任岗位流程步骤描述输出文档是否为关键控制点控制要素01合同验收评价N合同验收小组合同验收小组负责对合同的执行情况进行最后验收评价(在采购管理中，合同验收小组同采购验收小组)。验收评价表是对合同标的的质量、数量、规格、技术、服务水平等进行及时性、公正性的验收评价。02支付报销流程03合同付款结算集中支付中心根据合同金额及支付方式审核付款。是申请付款信息的规范性、真实性，审批程序的完整性。04整理合同相关资料业务科室经办岗整理与本次合同签订有关的所有资料，准备移交办公室合同管理岗。合同申请审批表、合同管理台账、合同文本、合同验收表资料完整性、保密性；资料提交的及时性。资料包括但不限于：合同对方的资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的相关证书、往来函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、往来函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。05合同归档办公室合同管理岗办公室合同管理岗负责对合同进行连续分类编号续管理，对于合同的借阅、保密、清理、销毁等进行规范化管理，将合同相关资料进行完整装订归档。合同存档及时、完整、保密。三、相关管理制度1、国家规章制度：中华人民共和国合同法（主席令第15号）2、部门规章制度：行政事业单位单位内部控制规范（财会201221号）