现金报销管理制度.doc

工作指引 佛山市好来客食品有限公司 文件编码：HLK-CW-07 版本版次：A生效日期：年 月 日现金报销管理制度注：1、此份为试运行文件。该制度编制人为办公室负责人，主要职责是维护制度的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；2、若在试运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉编制人；3、试运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行。文件更改一览表版本更改内容更改日期更改人本制度适用部门分发适用部门负责人会签编制审核批 准年 月 日年 月 日年 月 日现金报销管理制度 第一 总则（一） 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。（二） 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。（三） 本制度适用公司全体员工。第二 借支管理规定及借支流程 借款管理规定：(一) 临时借款，如业务费、周转备用金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。(二) 各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。(三) 借款销账规定： 1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销。2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。 3）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 借款流程：(一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。(二) 审批流程：经办人制单主管部门经理审核签字财务经理复核总经理审批。(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。第三 日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括油料费、租车费、差旅费、电话费、交通费、临时购买的办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、没有固定的咨询顾问费、培训费、布草费、拓展费、资料费、广告费、修理费、误餐费、以及没有工资卡的离职员工工资、等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。（一） 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或审批好的入库单部门经理审核签字财务部门费用会计审核财务经理复核总经理审批到出纳处报销（二） 费用报销的一般规定1. 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。2. 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附 件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 3. 按规定的审批程序报批。各部门每周四之前将待审批的费用单据交到财务部费用会计处。 4. 财务经理的审批权限为：1元-300元。超过300元以上的经副总经理审批。 5.副总经理审批权限为：301元-1000元。超过1000元以上的经总经办审批。6. 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。（三） 办公费、低值易耗品报销制度及流程. 管理规定: 1. 为了合理控制费用支出,办公费用由公司人事部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 报销流程：1购置申请: 公司人事部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3费用归集：人事部按月根据各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。4. 财务经理的审批权限为：1元-300元。超过300元以上的经副总经理审批。5.副总经理审批权限为：301元-1000元。超过1000元以上的经总经办审批。 6. 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。（四） 工薪福利及固定电话费用支出制度及流程 包括临时工资、固定电话费等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。1.临时工资支付流程 离职的员工工资|（无工资卡的）发放，原则上不管什么时间离职，离职工资都必须和公司发放工资时统一转到工资卡上。没工资卡的，离职工资统一由人事部提前将单据整理好，待单据审批完成后，通知离职员工并带离职员工到财务部。结账时要员工准备好入职时备案的身份证原件，以便发放工资时核查。2. 固定电话费支付流程 人事部根据话费的充值时间，提前出单，待单据审核完毕后，通知对方前来结账。结账时通知对方带齐所需证件并带客户到财务部领款。审批流程：1. 离职工资：人事部专员提供离职表财务会计制单财务经理复核副总经理审批 . 2. 公司固定电话费：人事部专员财务会计审核财务经理复核副总经理审批。3. 财务经理的审批权限为：1元-300元。超过300元以上的经副总经理审批。4.副总经理审批权限为：301元-1000元。超过1000元以上的经总经办审批。 （五） 专项支出财务报销制度及流程 专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。软件及固定资产购置报销财务制度及流程。1. 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。2. 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票或现金形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。审批流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：经办人制单主管部门经理签字 财务审核 财务经理复核总经理审批财务出纳领款； 5. 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 其他专项支出报销制度及流程1. 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费办公室装修及其他专项费用）支出。2. 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审批后才可生效。3. 财务报销流程1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。2付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：经办人制单主管部门经理签字 财务审核 财务经理复核总经办审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续.。第四 报销时间的具体规定（一） 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1财务报销：每日早上8点30分到10点为报销时间（包括费用报销和其它报销）其余时间一概不报销。特殊原因不能在规定时间报销的要先电话通知到财务部。2报销金额2000以上要提前一天通知财务部，以便备款。不预约的不得报销。第五 附则 第一 本制度解释权归公司财务部。第二 本制度经总经理签字后生效。补充签批流程1.费用报销单审批权限：1000元以上的由总经理助理审批。2.每日现金明细审批流程： 经办人制单财务经理审核总经理助理审批。3. 供应商货款付款审批流程：应付会计制单采购主管审核营运经理审批财务经理安排资金出纳付款。4. 货款收入审批流程： 应收会计制单财务经理审核总经理助理审批。5. 报价单审批流程： 经办人制单采购主管/营运经理审核营运副总审批。- - 6 - -