XX公司借款报销管理制度.doc

公司借款、报销管理制度
第一章 总则
第一条、规范和完善公司财务管理，严格执行财务制度，确保资金安全及合理使用，特制度本制度。
第二章 适用范围
第二条、本公司工作人员办理的差旅费、招待费、日常开支、材料采购、办公生活用品购买、合同付款等涉及企业资金支出的全部活动。
第三章 借款管理
第三条、出差借款
（一） 出差人应先到财务部填写“借款单”，详细填写借款日期、事由、资金性质、目的地及金额，经项目经理确认后报总经理签批，借款单交会计留存。
（二） 对于前次款项在超过预算期10天无故未报账者，不得再借款。
第四条 、日常费用及备用金借款
（一） 借款金额超过人民币2000元的，必须提前一个工作日将填制审批完毕的借款单交出纳备款。由于未做准备而导致不能付款，后果由借款人自行承担。
第五条 、购置固定资产借款
（一） 施工用具、机电设备单价在300元以上、使用年限一年以上者、办公设施500元以上者，属固定资产。需填写固定资产申购单、固定资产申购单报总经理审批后，方可有相应部门办理。
（二） 购置固定资产必须开具正式发票。
第六条 、购置办公用品及低值易消耗品的借款
（一） 由各部门根据需要，于每月25日-30日提出办公用品购置申请，由人力资源部统一汇总，报总经理审批后，由人力资源部统一采购。
（二） 请款时需提供总经理签署的“采购需求单”
第七条 、特殊情况
（一） 总经理出差不在不能签字，而又急需办理的借款，总经理可电话通知财务部办理，事后补签。
第四章 报销管理
第八条 、报销程序：
经办人→财务部审核→总经理审核→财务部结算
（一） 费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。经办人必须要求开票单位的收据如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票的收据一律不予报销。
（二） 每张票据支出必须由经手人、随从人员、项目经理签字确认，饭费应注明吃饭人数
（三） 填写费用报销单时必须按单据性质（差旅费、办公费、劳动工具、设备设施零部件，其它）分类、分次、分页粘贴填制。
（四） 所有报销的单据的张数和合计金额必须准确无误填写，粘贴要求整齐、美观。
（五） 报销人须填写“费用报销单”，方可到财务部领取资金或核销相应借款。涉及到多笔业务活动时，应在报销单后附报销清单，详列时间、人物、地点、事件及金额。
（六） 工地上发生的招待费，需提前请示总经理，没有请示或未批准的招待费一律不报销。
第九条 、报销日期
（一） 日常费用报销实行统一报销，报销日为每周2、3超出日期，财务部不办理报销事宜。
（二） 备用金在第二个月5-10日为报销日，对于无故推迟报账者，在第三个月起从工资中扣除100元滞纳金，每月按100元/月累计，直至还款为止。还回借款时滞纳金将不再退还。（计入公司非常规福利）
第十条、费用报销规定
（一） 车辆费用：车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费、驾驶员体检费等车辆费用由使用人，和财务部提出申请，总经理审批。
（二） 定期费用支出，如水电杂费、房租、电话费、物业管理费等需附合同原件及发票原
（三） 费用经办人原则上应在费用发生后的3个工作日内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销。
（四） 借款、报销原因必须写明，涉及合同付款的，必须按要求填写《合同付款审批单》。
（五） 由于个人原因损坏公司财物，由个人照价赔偿，损坏他人财物，公司一概不予报销。
第五章 审核管理
第十一条、合同付款，每付出一笔资金，财务部均须同时在该合同对帐单上记录清楚。
第十二条、财务部会计、出纳必须严把资金支出及报销关，做到资金使用合理、支出清晰、报销及时、票据合规。严禁以任何形式的假发票、与事实不符发票、白条报帐。
第六章 监督检查
第十三条、总经办依据本制度对XXX 所有员工，对本制度的执行、落实情况进行监督检查。
第七章 罚则
第十四条、凡属不认真执行本制度的，财务部不得受理，并须在每月工作报告上详细列明，作为员工品德、绩效考核的重要参考；
第十五条、凡属在借款报销环节上玩忽职守、渎职甚至有贪污行为的，公司视情节轻重，分别给以罚款、降奖、降薪、降职、辞退处理直至以法律形式解决。
第七章 附则
第十六条、本制度由总经办制度、修改和解释，经总经理批示下发之日起执行。

XXX 合同付款审批单
合同名称

合同总金额

付款依据:
累计已付金额

本次申请金额

付款方式
现金（） 电汇（） 承兑（） 汇票（）
收款单位名称

收款单位账号

开户行名称

经办人： 批准人：
年 月 日

客 户 往 来 对 账 单
客户名称：
签收（时间）：
上期欠款金额： 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分￥：
本 期 发 生 额
日 期
单 号
发货金额
收款金额
欠款金额
备 注

贵公司至 年 月 日止累计金额为 元是否相符，请于接到对账3日内核对签字（盖章）后，退回我公司。 年 月 日
我公司至 年 月 日止确认欠款金额为 元（本期发生额中有异议的在上面相应备注栏中注明）。