汽车营销公司接待管理办法模版.docx

xxxx管理制度
★

营销公司接待管理办法

XX.1201.02.30.1-2016

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 北京xx汽车股份有限公司

1 目的

1.1 规范北京xx汽车营销有限公司（以下简称营销公司）的参观、接待流程和管理程序，明确工作职责，提高接待效率，并有效保障企业各方面的安全。
1.2 树立企业良好对外形象，加强与政府、上级单位、合作单位的信息沟通，建立良好政

府关系，营造企业发展有利环境。
2 适用范围
本办法适用于营销公司重大活动、会议等的接待工作。
3 术语
无
4 引用文件
《北京xx汽车股份有限公司参观接待管理办法》（XX.13010202.01.03.3-2014）
5 职责
5.1 营销支持部
5.1.1 行政管理科
5.1.1.1 是xx营销公司各类公务接待活动的归口管理及监督执行部门；
5.1.1.2 负责公务接待信息收集、统计工作；
5.1.1.3 负责制定xx营销公司公务接待管理办法；
5.1.1.4 负责制定xx营销公司接待工作计划并组织实施，负责上级单位安排的重大接待活动来xx营销公司参观时的具体协调及落实工作；
5.1.1.5 负责xx营销公司接待的日常管理，负责接待设备、讲解设备以及接待车辆等设备的维护、使用及纪念品的日常管理工作；
5.1.1.7 负责参观过程中的录像、照相及相关的资料的收集、整理工作；
5.1.1.8 负责xx营销公司接待过程中环境卫生及安保秩序维护等工作；
5.1.1.9 负责xx试乘试驾车（公务车、商品车）的统一调度管理；
5.1.1.10 负责会议室、欢迎条幅及相关展板的准备工作；
5.1.1.11 负责参观嘉宾餐饮保障服务工作；
5.1.1.12 负责与xxxx股份公司对接，合作接待；
5.1.2 党群工作科
5.1.2.1 全面负责xx营销公司消防与急救措施的建立及管理，落实办公区域及周围环

境的消防安全管理工作；
5.1.2.2 负责做好接待参观期间鹏龙大厦车位预留、停车指引及停车费用结算，保证停车畅通无阻；
5.1.2.3 负责对口接待安监、消防等政府部门及集团、xx股份公司上级对口部门。
5.1.2.4 负责会议影像资料的归档，重大接待活动的新闻通稿报送；
5.1.3 经营管理科
5.1.3.1 负责xx营销公司对外宣传介绍资料及数据的归口输入；
5.2 营销公司各部门
5.2.1 负责各部门来访客户接待信息的提报及对口接待；
5.3 xxxx股份有限公司
5.3.1 负责承接采育厂区的接待工作；

6 管理内容和规定
6.1 接待原则
6.1.1 对等原则：陪同人员应与到访来宾职位对等；
6.1.2 保密原则：向外部来宾介绍公司情况或产品情况过程中，应视具体情况保守公司商业机密，回避不宜回答的问题；
6.1.3 节约原则：在树立公司大气庄重的企业形象的同时，本着节约节俭的原则，坚决杜绝高消费，不铺张浪费，避免不必要的支出；
6.1.4 优先原则：重大接待活动优先安排；
6.1.5 服务原则：利用公司现有资源，服务于企业发展及品牌形象建设。
6.1.6 业务对口原则：外部嘉宾来xx营销公司参观、考察，应本着业务对口接待的原则，应由对口单位参与进行接待陪同；
6.1.7 口径统一原则：对外宣传介绍资料必须使用营销支持部确定的统一资料，未经审定， 不得自行发布。
6.2 接待分类及接待标准
6.2.1 按来访事由不同，主要分成以下几种类型
6.2.1.1 公务来访
①政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；
②各业务部门合作人员来公司洽谈工作事宜；

③有合作意向的投资、金融机构来公司考察；
6.2.1.2 参观来访
①各级党政机关领导来公司视察工作；
②各地机关、企事业项目部来公司参观考察；
③大客户参观考察。
6.2.1.3 会议活动来访
①应邀前来参加公司会议、活动的政府领导、行业专家、新闻记者等；
②应邀前来参加公司会议、活动的集团领导、北京xx汽车股份有限公司；
③其他参会嘉宾。
6.2.1.4 其他来访客人。
6.2.2 按照到访来宾的职级、社会地位等因素，由营销支持部综合评定接待级别

类别
部门
协助部门
接待等级描述
备注

S级

营销支持部
xx集团相关管部门、xx股份公司各
相关业务部门
国家相关部委及北京市政府部门副局级以上领导以及对xx集团、xx股份公司有重大影响的国内外行业知名
专家、客户及合作伙伴。
1.相关领导签批文件需存 档 ； 2.接待活动完成后报送新闻通稿并收集影像资
料归档；

A级

营销支持部
各相关业务部门
国家机关及北京市行政主管部门处级及以下领导，其他上级主管单位、金融、财税及相关领域负责人，公司重要业务
伙伴、潜在客户或领导安排指定的。

B级

营销支持部
xx股份公司各相关业务
部门
集团领导、集团单位、xx股份公司副总级以上领导

C级
各相关业务部门
营销支持部
一般业务伙伴、企事业单位、科研学术机构及院校一般来访人员（来访、采访、
参观、会议）

D级
各相关业务部门
营销支持部
行业大客户推介、推广会客户群体；营销公司零售客户；

6.2.3.按照接待分类，制定不同接待标准，进行接待事务的策划组织执行

各级接待标准准对照表
1、接待若涉及以下项目，则按对应要求安排；

2、●--必须安排；○--可选择性安排；空白--一般情况下不安排，如有需要可视情况调整
项目
内容
S 级
A 级
B 级
C 级
D 级

迎接
车辆接送或引路
○
○

接机；值机（带客人办理登机、行李托运）； 机场贵宾通道及贵宾休息厅；试情况提供
机场鲜花迎接
○
○

公司副总级以上领导门前迎接
●
●
●

相关业务部门负责人门前迎接

●
●
接待安排
股份公司党政领导出席接待
●
○

营销公司党政领导出席接待
●
●
●

会见交流
根据接待要求预定会议场所，并确保会议场所达到会议需求
●
●
●
●
●
茶水、公司红头纸、笔
●
●
●
○
○
矿泉水、咖啡、果盘
●
●
○

企业画册
●
●

○

电脑、投影仪、激光笔
●
●
●
●
●
接待人员会前复查会议室物品配备
●
●
●
●
●
投影 PPT 欢迎页
●
●
●
●
●
摆放桌签
●
●
●
●
●
安排休息室和/或其他会议室供主宾和/或

随行人员休息
●
●
○

会后检查会议室，若发现客人遗落物品，

及时联系、归还
●
●
●
●
●

餐饮
提前了解客人的就餐习惯，在公司指定就餐地点按要求提供相应服务；确保就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运
作，内外部环境整洁
●
●
○

摆放餐签
●
○

餐标：200 元/人及以上标准
○

餐标：150 元/人

○

餐标：100 元以下/人（自助餐形式）

○
○
○
礼品赠送
有纪念意义/有一定只用价值的能代表公司的产品、地区特产
●
●

○

摄影摄像及宣传报道
摄影
●
●

摄像
●
○

内部宣传报道
●
●

安排外部宣传报道，外部宣传部门正式发

布报道前须经相关领导审核
○

住宿
安排代办入住、退房手续
○
○
○

住宿场所须保密客人信息
○
○
○

客房内准备当地当地特产及企业/产品宣

传画册
○
○

车辆
提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待线路、准点接送等
●
○

提供车位预留、停车指引、停车费用结算
●
●
○

根据人数、路线、天气情况配备瓶装水
●
○
○

试驾车辆（借调专用试驾车）
●
●

6.3 报批流程
6.3.1 在条件允许的情况下，需至少提前 3 个工作日或接待参观调研信函 3 个小时内，通过邮件的形式向营销支持部进行提报及部门领导签批完成的接待方案（见附件 1）。
6.3.2 业务部门应提供完整的客户信息，提报《客户信息提报表》（附件 2）。
6.3.3 营销支持部在接到提报后 1 小时内进行反馈，在营销支持部确认无误后，方可按照接待流程开展进行。如在营销支持部没有确认的情况下强制执行接待，综合管理部有权追究相关责任人责任。
6.3.4 营销支持部建立信息档案，填写《公共关系登记表》（附件 3）
6.4 参观站点
6.4.1 xxxx股份有限公司厂区（体验中心多媒体展厅、客户试乘试驾跑道、总装车间、监控平台、电动汽车充电体验站、普莱德电池车间、试验中心、大洋电机车间等）： 参照《北京xx汽车股份有限公司参观接待管理办法》（XX.13010202.01.03.3-2014） 进行预约，营销支持部协助。
6.4.2 营销公司鹏龙大厦办公区：文化墙、工作区域介绍。
7 激励考核

序号
考核项
考核额度
责任人及承担比例
执行人
直管领导
主管领导
1
没有第一时间上报 S 级或 A 级来访信息，导致协调被动，甚
至无法协调
1000-3000 元/次
30%
40%
30%
2
不按时将接待计划报送接待归
口管理部门审核、备案、发布
300 元/次
35%
35%
30%
3
实际执行超出审核通过内容，
并不利于公司公关形象展示
300-500 元
30%
30%
40%
4
未按程序报批
500-1000 元/次， 并承担由此造成
的损失
35%
35%
30%
5
不配合公司接待工作，造成工
作协调被动
300-500 元/次
30%
30%
40%
6
在公关接待执行、评价过程中
奖励 1000-2000
40%
30%
30%

善于思考，有创新精神，促进
公关形象水平提升
元

8.记录

序号
表格名称
表号
保存地点
保存期

9.附则
9.1 本文件由营销支持部起草并负责解释。
9.2 本文件自下发之日起执行。

10.附件
10.1 附件 1：北京xx汽车营销有限公司接待方案模板
10.2 附件 2、客户信息提报表
10.3 附件 3、客户信息提报表

附加说明：
本文件提出部门： 营销支持部本文件归口部门： 营销支持部
本文件使用范围： 营销公司本文件阅读范围： 营销公司

文件版本修改记录表
表号：
生效日期：
文件编号
版本状态
发布时间
修改章节
修改摘要
备注

附件 1：北京xx汽车营销有限公司接待方案模板
关于下发 XXX 活动准备计划及接待方案的通知
xx销知字【年份】字号

部门：
□请示
□通报
□纪要
撰稿：
□报告
■通知
呈报日期：年月日
呈报领导：
会签部门：

各相关部门：
活动简介
一、会议概况 1、会议名称：
2、会议主题：
3、主办单位：
4、承办单位：
5、支持媒体：
6、协办单位：
7、会议日期：
8、会议地点：
9、参会对象：
10、主要日/议程安排： 二、准备计划 1、汇报材料准备计划

序号
材料名称（主题）
责任部门
责任人
审定人
完成时间
备注

2、现场与媒体传播计划

序号
材料名称
数量
责任部门
责任人
审定人
完成时间
备注

3、车辆及人员准备计划

类别
要求

责任部门

责任人

到位时间

备注
车型
数
量
颜
色
车身包
装
来源

展示车辆

试驾摆渡车辆

接机车
辆

4、环境整改计划

序
号
材料名称
责任部门
责任人
验收人
完成
时间
备注

5、接待计划

日程

时间

时长

具体安排

地点

负责人

相关要求

欢迎

参观调研

1、

1、
汇报座谈

返回

审批流程
审核
审定
批准

会签意见

（此接待方案按照 S 级接待制定，可根据接待等级进行删减）

附件 2、客户信息提报表
营销公司接待管理办法 XX.1201.02.30.1-2016

序号

客户分类
提报人员

接待领导

区域
所在城市

单位

职位

姓名

性别
会议信息
是否需要订票

身份证

手机号
到达信息
离开信息
酒店住宿
是否回民
其他会务需求
**会
**会
到达日前
到达时间
到达方式
车次
到站信息
是否
接机
离开日期
离开时间
离开方
式
车次
送站信
息
是否
送机
17日
18日
1
经销商
王耀斌
曹斌
华东
上海
**店
总经理
张三
男
是
是
是
110104198565865253
13691478734
1月16日
12:00
火车

是
1月19日
12:00
飞机

是
是
是
是

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

合计

0

12 / 13

附件 3、公共关系登记表
营销公司接待管理办法 XX.1201.02.30.1-2016

序号
姓名
性别
单位
职务
级别
电话
来访信息
备注

13 / 13