汽车营销公司接待管理办法模版.docx

xxxx管理制度营销公司接待管理办法XX.1201.02.30.1-2016 北京xx汽车股份有限公司1 目的1.1 规范北京xx汽车营销有限公司（以下简称营销公司）的参观、接待流程和管理程序，明确工作职责，提高接待效率，并有效保障企业各方面的安全。1.2 树立企业良好对外形象，加强与政府、上级单位、合作单位的信息沟通，建立良好政府关系，营造企业发展有利环境。2 适用范围本办法适用于营销公司重大活动、会议等的接待工作。3 术语无4 引用文件北京xx汽车股份有限公司参观接待管理办法（XX.13010202.01.03.3-2014）5 职责5.1 营销支持部5.1.1 行政管理科5.1.1.1 是xx营销公司各类公务接待活动的归口管理及监督执行部门；5.1.1.2 负责公务接待信息收集、统计工作；5.1.1.3 负责制定xx营销公司公务接待管理办法；5.1.1.4 负责制定xx营销公司接待工作计划并组织实施，负责上级单位安排的重大接待活动来xx营销公司参观时的具体协调及落实工作；5.1.1.5 负责xx营销公司接待的日常管理，负责接待设备、讲解设备以及接待车辆等设备的维护、使用及纪念品的日常管理工作；5.1.1.7 负责参观过程中的录像、照相及相关的资料的收集、整理工作；5.1.1.8 负责xx营销公司接待过程中环境卫生及安保秩序维护等工作；5.1.1.9 负责xx试乘试驾车（公务车、商品车）的统一调度管理；5.1.1.10 负责会议室、欢迎条幅及相关展板的准备工作；5.1.1.11 负责参观嘉宾餐饮保障服务工作；5.1.1.12 负责与xxxx股份公司对接，合作接待；5.1.2 党群工作科5.1.2.1 全面负责xx营销公司消防与急救措施的建立及管理，落实办公区域及周围环境的消防安全管理工作；5.1.2.2 负责做好接待参观期间鹏龙大厦车位预留、停车指引及停车费用结算，保证停车畅通无阻；5.1.2.3 负责对口接待安监、消防等政府部门及集团、xx股份公司上级对口部门。5.1.2.4 负责会议影像资料的归档，重大接待活动的新闻通稿报送；5.1.3 经营管理科5.1.3.1 负责xx营销公司对外宣传介绍资料及数据的归口输入；5.2 营销公司各部门5.2.1 负责各部门来访客户接待信息的提报及对口接待；5.3 xxxx股份有限公司5.3.1 负责承接采育厂区的接待工作；6 管理内容和规定6.1 接待原则6.1.1 对等原则：陪同人员应与到访来宾职位对等；6.1.2 保密原则：向外部来宾介绍公司情况或产品情况过程中，应视具体情况保守公司商业机密，回避不宜回答的问题；6.1.3 节约原则：在树立公司大气庄重的企业形象的同时，本着节约节俭的原则，坚决杜绝高消费，不铺张浪费，避免不必要的支出；6.1.4 优先原则：重大接待活动优先安排；6.1.5 服务原则：利用公司现有资源，服务于企业发展及品牌形象建设。6.1.6 业务对口原则：外部嘉宾来xx营销公司参观、考察，应本着业务对口接待的原则，应由对口单位参与进行接待陪同；6.1.7 口径统一原则：对外宣传介绍资料必须使用营销支持部确定的统一资料，未经审定， 不得自行发布。6.2 接待分类及接待标准6.2.1 按来访事由不同，主要分成以下几种类型6.2.1.1 公务来访政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；各业务部门合作人员来公司洽谈工作事宜；有合作意向的投资、金融机构来公司考察；6.2.1.2 参观来访各级党政机关领导来公司视察工作；各地机关、企事业项目部来公司参观考察；大客户参观考察。6.2.1.3 会议活动来访应邀前来参加公司会议、活动的政府领导、行业专家、新闻记者等；应邀前来参加公司会议、活动的集团领导、北京xx汽车股份有限公司；其他参会嘉宾。6.2.1.4 其他来访客人。6.2.2 按照到访来宾的职级、社会地位等因素，由营销支持部综合评定接待级别类别部门协助部门接待等级描述备注S级 营销支持部xx集团相关管部门、xx股份公司各相关业务部门国家相关部委及北京市政府部门副局级以上领导以及对xx集团、xx股份公司有重大影响的国内外行业知名专家、客户及合作伙伴。1.相关领导签批文件需存 档 ； 2.接待活动完成后报送新闻通稿并收集影像资料归档；A级 营销支持部各相关业务部门国家机关及北京市行政主管部门处级及以下领导，其他上级主管单位、金融、财税及相关领域负责人，公司重要业务伙伴、潜在客户或领导安排指定的。B级 营销支持部xx股份公司各相关业务部门集团领导、集团单位、xx股份公司副总级以上领导C级 各相关业务部门营销支持部一般业务伙伴、企事业单位、科研学术机构及院校一般来访人员（来访、采访、参观、会议）D级 各相关业务部门营销支持部行业大客户推介、推广会客户群体；营销公司零售客户；6.2.3.按照接待分类，制定不同接待标准，进行接待事务的策划组织执行各级接待标准准对照表1、接待若涉及以下项目，则按对应要求安排；2、-必须安排；-可选择性安排；空白-一般情况下不安排，如有需要可视情况调整项目内容S 级A 级B 级C 级D 级迎接车辆接送或引路接机；值机（带客人办理登机、行李托运）； 机场贵宾通道及贵宾休息厅；试情况提供机场鲜花迎接公司副总级以上领导门前迎接相关业务部门负责人门前迎接接待安排股份公司党政领导出席接待营销公司党政领导出席接待会见交流根据接待要求预定会议场所，并确保会议场所达到会议需求茶水、公司红头纸、笔矿泉水、咖啡、果盘企业画册电脑、投影仪、激光笔接待人员会前复查会议室物品配备投影 PPT 欢迎页摆放桌签安排休息室和/或其他会议室供主宾和/或随行人员休息会后检查会议室，若发现客人遗落物品，及时联系、归还餐饮提前了解客人的就餐习惯，在公司指定就餐地点按要求提供相应服务；确保就餐地点及洗手间、电梯等周边公共区域正常运作，内外部环境整洁摆放餐签餐标：200 元/人及以上标准餐标：150 元/人餐标：100 元以下/人（自助餐形式）礼品赠送有纪念意义/有一定只用价值的能代表公司的产品、地区特产摄影摄像及宣传报道摄影摄像内部宣传报道安排外部宣传报道，外部宣传部门正式发布报道前须经相关领导审核住宿安排代办入住、退房手续住宿场所须保密客人信息客房内准备当地当地特产及企业/产品宣传画册车辆提供良好的车辆服务，包括但不限于司机提前熟悉接待线路、准点接送等提供车位预留、停车指引、停车费用结算根据人数、路线、天气情况配备瓶装水试驾车辆（借调专用试驾车）6.3 报批流程6.3.1 在条件允许的情况下，需至少提前 3 个工作日或接待参观调研信函 3 个小时内，通过邮件的形式向营销支持部进行提报及部门领导签批完成的接待方案（见附件 1）。6.3.2 业务部门应提供完整的客户信息，提报客户信息提报表（附件 2）。6.3.3 营销支持部在接到提报后 1 小时内进行反馈，在营销支持部确认无误后，方可按照接待流程开展进行。如在营销支持部没有确认的情况下强制执行接待，综合管理部有权追究相关责任人责任。6.3.4 营销支持部建立信息档案，填写公共关系登记表（附件 3）6.4 参观站点6.4.1 xxxx股份有限公司厂区（体验中心多媒体展厅、客户试乘试驾跑道、总装车间、监控平台、电动汽车充电体验站、普莱德电池车间、试验中心、大洋电机车间等）： 参照北京xx汽车股份有限公司参观接待管理办法（XX.13010202.01.03.3-2014） 进行预约，营销支持部协助。6.4.2 营销公司鹏龙大厦办公区：文化墙、工作区域介绍。7 激励考核序号考核项考核额度责任人及承担比例执行人直管领导主管领导1没有第一时间上报 S 级或 A 级来访信息，导致协调被动，甚至无法协调1000-3000 元/次30%40%30%2不按时将接待计划报送接待归口管理部门审核、备案、发布300 元/次35%35%30%3实际执行超出审核通过内容，并不利于公司公关形象展示300-500 元30%30%40%4未按程序报批500-1000 元/次， 并承担由此造成的损失35%35%30%5不配合公司接待工作，造成工作协调被动300-500 元/次30%30%40%6在公关接待执行、评价过程中奖励 1000-200040%30%30%善于思考，有创新精神，促进公关形象水平提升元8.记录序号表格名称表号保存地点保存期9.附则9.1 本文件由营销支持部起草并负责解释。9.2 本文件自下发之日起执行。10.附件10.1 附件 1：北京xx汽车营销有限公司接待方案模板10.2 附件 2、客户信息提报表10.3 附件 3、客户信息提报表附加说明：本文件提出部门： 营销支持部本文件归口部门： 营销支持部本文件使用范围： 营销公司本文件阅读范围： 营销公司文件版本修改记录表表号：生效日期：文件编号版本状态发布时间修改章节修改摘要备注附件 1：北京xx汽车营销有限公司接待方案模板关于下发 XXX 活动准备计划及接待方案的通知xx销知字【年份】字号部门：请示通报纪要撰稿：报告通知呈报日期：年月日呈报领导：会签部门：各相关部门：活动简介一、会议概况 1、会议名称：2、会议主题：3、主办单位：4、承办单位：5、支持媒体：6、协办单位：7、会议日期：8、会议地点：9、参会对象：10、主要日/议程安排： 二、准备计划 1、汇报材料准备计划序号材料名称（主题）责任部门责任人审定人完成时间备注2、现场与媒体传播计划序号材料名称数量责任部门责任人审定人完成时间备注3、车辆及人员准备计划类别要求责任部门责任人到位时间备注车型数量颜色车身包装来源展示车辆试驾摆渡车辆接机车辆4、环境整改计划序号材料名称责任部门责任人验收人完成时间备注5、接待计划日程时间时长具体安排地点负责人相关要求欢迎参观调研1、1、汇报座谈返回审批流程审核审定批准会签意见（此接待方案按照 S 级接待制定，可根据接待等级进行删减）附件 2、客户信息提报表营销公司接待管理办法XX.1201.02.30.1-2016序号客户分类提报人员接待领导区域所在城市单位职位姓名性别会议信息是否需要订票身份证手机号到达信息离开信息酒店住宿是否回民其他会务需求*会*会到达日前到达时间到达方式车次到站信息是否接机离开日期离开时间离开方式车次送站信息是否送机17日18日1经销商王耀斌曹斌华东上海*店总经理张三男是是是110104198565865253136914787341月16日12:00火车是1月19日12:00飞机是是是是23456789101112131415161718192021222324合计012 / 13附件 3、公共关系登记表营销公司接待管理办法XX.1201.02.30.1-2016序号姓名性别单位职务级别电话来访信息备注13 / 13